8 خطوات لإنشاء خطة طوارئ لمنع مخاطر الأعمال
ملخص
خطة طوارئ الأعمال هي استراتيجية احتياطية لفريقك أو مؤسستك. يضع الطريقة التي ستستجيب فيها إذا ضربت الأحداث غير المتوقعة خططك خارج المسار مثل كيفية فقدان عميل رئيسي، أو ما عليك فعله إذا انخفضت خدمة البرامج الخاصة بك لأكثر من ثلاث ساعات. احصل على إرشادات خطوة بخطوة لإنشاء خطة طوارئ فعالة، لذلك إذا حدث ما هو غير متوقع، فيمكن لفريقك الربيع في العمل والحصول على الأشياء مرة أخرى على المسار الصحيح.
لا أحد يريد التخطيط للفشل - لكن وجود خطة قوية B معه هو أفضل طريقة لتكون مستعدة لأي موقف. مع خطة احتياطية صلبة، يمكنك الاستجابة الفعالة للأحداث غير المتوقعة بفعالية وتعود إلى المسار الصحيح في أسرع وقت ممكن.
تعد خطة الطوارئ استراتيجية استباقية لمساعدتك في معالجة التطورات السلبية وضمان استمرارية العمل. في هذه المقالة، تعرف على كيفية إنشاء خطة للطوارئ للأحداث غير المتوقعة وبناء استراتيجيات الاسترداد لضمان ظل عملك صحي.
ما هي خطة الطوارئ التجارية؟
تعد خطة الطوارئ التجارية استراتيجية لكيفية الاستجابة لمؤسستك للأحداث المهمة أو المهمة التجارية التي تدق خططك الأصلية خارج المسار. نفذت بشكل صحيح، يمكن لخطة الطوارئ التجارية تخفيف المخاطر وتساعدك على العودة إلى العمل كالمعتاد - في أسرع وقت ممكن.
قد تكون على دراية بخطط الطوارئ للاستجابة للكوارث الطبيعية - الشركات والحكومات عادة إنشاء خطط للطوارئ لاستعادة الكوارث بعد الفيضانات أو الزلازل أو الأعاصير.
لكن خطط الطوارئ مهمة تماما لمخاطر الأعمال. على سبيل المثال، قد تقوم بإنشاء خطة طوارئ تحدد ما ستفعله إذا دمج المنافسين الأساسيين أو كيف ستقوم المحورة إذا فقدت عميل رئيسي. يمكنك حتى إنشاء خطة للطوارئ للحصول على حدوث أصغر من شأنها أن تغطي خدمة برامج التأثير الكبيرة لأكثر من ثلاث ساعات.
الفرق بين خطة الطوارئ التجارية وخطة إدارة مخاطر المشروع
إدارة مخاطر المشروع هي عملية تحديد ورصد ومعالجة مخاطر مستوى المشروع. تطبيق إدارة مخاطر المشروع في بدايةعملية تخطيط المشاريعللتحضير لأي مخاطر قد تأتي. للقيام بذلك، قم بإنشاء سجل مخاطرة لتحديد ورصد مخاطر المشروع المحتملة. إذا حدث خطر، فيمكنك استخدام سجل المخاطر الخاص بك لاستهداف استباقي أن المخاطرة وحلها في أسرع وقت ممكن.
تشبه خطة الطوارئ خطة إدارة مخاطر المشروع لأنها تساعدك أيضا في تحديد وتحليل المخاطر. ومع ذلك، يجب أن تغطي خطة طوارئ الأعمال المخاطر التي تمتد مشاريع متعددة أو حتى المخاطر التي قد تؤثر على أقسام متعددة. لإنشاء خطة للطوارئ، حدد وتحضير للمخاطر الكبيرة على مستوى الأعمال.
8 خطوات للتخطيط للطوارئ
يمكنك إنشاء خطة للطوارئ على مستويات مختلفة من مؤسستك. على سبيل المثال، إذا كنت تقود فريقا، فيمكنك إنشاء خطة طوارئ لفريقك أو قسمك. بدلا من ذلك، يجب على المديرين التنفيذيين إنشاء خطط طوارئ أعمال للحالات التي يمكن أن تؤثر على المنظمة بأكملها.
أثناء إنشاء خطة الطوارئ الخاصة بك، تأكد من قيامك بتقييم احتمال وشدة كل مخاطر. بعد ذلك، بمجرد إنشاء خطتك - أو خطط - احصل عليه من قبل مديرك أو رئيس قسم. وبهذه الطريقة إذا حدث حدث سلبي، فيمكن للفريق الخاص بك أن يقفز إلى العمل وحل المخاطر بسرعة دون الحاجة إلى انتظار الموافقات.
1. تقديم قائمة بالمخاطر
قبل أن تتمكن من حل المخاطر، تحتاج أولا إلى تحديدها. ابدأ بإجراء قائمة بأي جميع المخاطر التي قد تؤثر على شركتك. تذكر: هناك مستويات مختلفة من تخطيط الطوارئ، هل يمكن أن تخطط في إدارة الأعمال أو القسم أو مستوى البرنامج. تأكد من محاذاة خطط الطوارئ الخاصة بك مع نطاق وحجم المخاطر التي تكون مسؤولا عن التعامل معها.
خطة الطوارئ هي جهد واسع النطاق، لذلك عقد جلسة العصف الذهني مع أصحاب المصلحة المعنيين تحديد ومناقشة المخاطر المحتملة. إذا كنت غير متأكد من من يجب إدراجه في جلسة العصف الذهني الخاص بك، فقم بإنشاء تحليل أصحاب المصلحة لتحديد من يجب أن تشارك.
2. وزن المخاطر بناء على شدة واحتمالية
لا تحتاج إلى إنشاء خطة للطوارئ لكل مخاطر توضح. بمجرد تحديد المخاطر والتهديدات المحتملة، تعمل مع أصحاب المصلحة الخاصة بك لتحديد التأثير المحتمل لكل مخاطر.
تقييم كل مخاطر استنادا إلى مقاييس: شدة التأثير إذا حدثت المخاطر، واحتمال حدوث المخاطر. خلال مرحلة تقييم المخاطر، قم بتعيين كل مخاطرة شدة ويحب، نوصي باستخدام عالية ومتوسطة ومنخفضة.
3. تحديد المخاطر الهامة
بمجرد تعيين شدة ويحب من كل مخاطر، الأمر متروك لك وأصحاب المصلحة في تقرير المخاطر الأكثر أهمية لمعالجة. على سبيل المثال، يجب عليك بالتأكيد إنشاء خطة طوارئ لخطر احتمالية عالية وشدة عالية، في حين أنك لا تحتاج إلى إنشاء خطة للطوارئ لخطر انخفاض احتمال منخفض وشدة منخفضة.
يجب أن تقرر أنت وأصحاب المصلحة الخاصة بك من أين رسم الخط. على سبيل المثال، ماذا ستفعل حول المخاطر التي تكون شدة منخفضة ولكن احتمال مرتفع؟ ماذا عن المخاطر التي تكون شدة عالية، ولكن احتمال منخفض نسبيا؟
إليك كيفية تشغيل المخاطر المختلفة، وسيناريو خطة طوارئ محتملة قد يضغط فريقك على:
عالية شدة واحتمالية عالية أو شدة متوسطة واحتمال عالية.إنشاء خطط طوارئ قوية لهذه المخاطر. تأكد من أن لديك خطة تخفيف قوية في مكانها إذا حدثت هذه المخاطر، حتى تتمكن من استئناف العمليات التجارية العادية في أسرع وقت ممكن.
شدة عالية واحتمالية متوسطة.إنشاء خطة طوارئ لهذه المخاطر كذلك. على الرغم من أنهم أقل عرضة للحدوث، فقد يكون لديهم تأثير شديد على وظائف عملك إذا فعلوا ذلك. يمكن أن يساعدك التخطيط بشكل استباقي لسيناريو الأسوأ في الرد على الأحداث غير المتوقعة بسرعة أكبر.
شدة عالية واحتمالية منخفضة.يجب عليك أيضا إنشاء خطط للطوارئ لهذه المخاطر. الفرق الوحيد لهذه خطط الطوارئ هو من يجب عليك مشاركةهم بمجرد اكتمالهم. النظر في تقاسم هذه الخطط مع عدد أقل من الناس لأنهم أقل صلة.
شدة متوسطة واحتمالية متوسطة أو شدة منخفضة واحتمالية عالية.النظر في إنشاء خطط للطوارئ لهذه المخاطر. قد ترغب في الحصول على اجتماع أصحاب المصلحة الأصغر لهذه خطط الطوارئ أو اتخاذ نهج أقل صرامة لمخطط الطوارئ. لكن وجود خطة معممة ب لما قد تفعله إذا حدثت بعض المخاطر - خاصة إذا كان من المحتمل أن تحدث - هي استراتيجية استباقية جيدة.
شدة متوسطة واحتمالية منخفضة ، انخفاض شدة واحتمالية متوسطة، أوانخفاض الشدة والاحتمالية المنخفضة.لا تنشئ خطة طوارئ لهذه المخاطر. ربما لن تحدث هذه المخاطر، ولن تؤثر على وظائف عملك كثيرا إذا فعلوا ذلك. ومع ذلك، قم بالتخطيط للعودة إلى هذه المخاطر بشكل دوري لتقييم ما إذا كانت الشدة والاحتمالية قد تغيرت.
4. إنشاء خطط للطوارئ لأكبر المخاطر
قم بإنشاء خطة طوارئ لكل مخاطر قمت بتحديدها بنفس القدر. كجزء من خطة الطوارئ هذه، تصف المخاطرة، وعلى العصف الذهني الذي سيفعله فريقك إذا جاء الخطر لتمريره. يجب أن تتضمن كل خطة جميع الخطوات التي تحتاجها للعودة إلى العمل كالمعتاد.
يجب أن تتضمن خطة الطوارئ معلومات حول:
المشغلات التي من شأنها أن تحدد هذه الخطة في الحركة
الاستجابة الفورية
من يجب أن تكون متورطة وإعلامها
المسؤوليات الرئيسية، بما في ذلكالرسم البياني الريجياذا كان ضروري
الجدول الزمني لردكم (أي أشياء فورية للقيام بها مقابل أشياء طويلة الأجل للقيام بها)
على سبيل المثال، دعنا نقول أنك حددت نقصا محتملا في الموظفين بمثابة خطر محتمل وشديد. هذا من شأنه أن يؤثر بشكل كبير على العمليات العادية، لذلك تريد إنشاء خطة طوارئ للتحضير لذلك. كل شخص في فريقك لديه مجموعة مهارات خاصة للغاية، وسيكون من الصعب إدارة مسؤوليات الفريق إذا غادر أكثر من شخص في نفس الوقت. قد تتضمن خطة الطوارئ الخاصة بك من يمكنه تغطية بعض المشاريع أو العمليات أثناء استئجار ردم، أو كيفية تحسين وثائق الفريق لمنع المهارات الصلبة.
5. الحصول على موافقة لخطة الطوارئ الخاصة بك
تأكد من أن قادة الشركة ذات الصلة يعرفون الخطة والاتفاق مع مسار العمل الخاص بك. هذا مناسب بشكل خاص إذا كنت تقوم بإنشاء خطط في الفريق أو مستوى القسم. من خلال إنشاء خطة طوارئ، فأنت تمكين فريقك للاستجابة بسرعة لخطر، لكنك تريد التأكد من أن مسار العمل هو الصحيح. بالإضافة إلى ذلك، ستتيح لك الموافقة المسبقة تحديد الخطة في الحركة بثقة مع العلم أنك على المسار الصحيح - دون الحاجة إلى طلب الموافقات مسبقا.
6. توزيع خطط الطوارئ الخاصة بك
بمجرد إنشاء خطط الطوارئ الخاصة بك، شاركها مع الأشخاص المناسبين. تأكد من أن الجميع يعرفون ما ستفعله، لذلك إذا وصل الوقت، يمكنك التصرف بأسرع ما يمكن وسلاسة قدر الإمكان. حافظ على خطط الطوارئ الخاصة بك في المصدر المركزي للحقيقة حتى يتمكن الجميع من الوصول إليها بسهولة إذا لزم الأمر.
يعد إنشاء مشروع في منصة إدارة العمل طريقة رائعة لتوزيع الخطة وضمان أن يكون لدى الجميع دليل خطوة بخطوة لكيفية سنه.
7. راقب خطط الطوارئ الخاصة بك
مراجعة خطة الطوارئ الخاصة بك في كثير من الأحيان للتأكد من أنها لا تزال دقيقة. تأخذ في الاعتبار المخاطر الجديدة أو الفرص الجديدة، مثل هيريس جديدة أو مشهد تجاري متغير. إذا انضم زعيم تنفيذي جديد إلى الفريق، فتأكد من السطح خطة الطوارئ لاستعراضهم أيضا.
8. إنشاء خطط طوارئ جديدة إذا لزم الأمر
إنه لأمر رائع أن خلقت خطط للطوارئ لجميع المخاطر التي وجدتها، ولكن تأكد من أنك تراقب باستمرار لمخاطر جديدة. إذا اكتشفت مخاطرة جديدة، ولديها شدة عالية بما فيه الكفاية أو احتمال، فقم بإنشاء خطة طوارئ جديدة لهذا الخطر. وبالمثل، قد ننظر إلى الوراء على خططك وأدرك أن بعض السيناريوهات التي تشعر بالقلق من غير المرجح أن تحدث أو، إذا فعلت ذلك، فلن تؤثر على فريقك بنفس القدر.
مخطط تخطيط الطوارئ الشائعة - وكيفية تجنبها
تعد خطة الطوارئ أداة قوية لمساعدتك في العودة إلى وظائف الأعمال العادية بسرعة. لضمان عملية تخطيط الطوارئ سلسة قدر الإمكان، احترس من المزالق المشتركة، مثل:
عدم وجود خدمات
يستغرق الأمر الكثير من العمل لإنشاء خطة للطوارئ، لذا قبل البدء، تأكد من أن لديك دعم من أصحاب المصلحة التنفيذيين. أثناء إنشاء خطتك، تحقق باستمرار مع مقدمي مشروع القرار الخاص بك للتأكد من أنك تعالجت المخاطر الرئيسية وأن خطة عملك صلبة. من خلال القيام بذلك، يمكنك ضمان رؤية أصحاب المصلحة الخاصة بك خطة الطوارئ الخاصة بك كشيء يمكنهم إخراجه.
التحيز ضد تفكير أسلوب "الخطة ب"
لا تحب بعض ثقافات الشركة التفكير في الخطة B - أنها ترغب في إلقاء كل ما لديهم في خطة A وآمل أن يعمل. لكن التفكير بهذه الطريقة يمكن أن تعرض فريقك في الواقع لمزيد من المخاطر مما لو قمت بإنشاء خطة ب.
فكر في الأمر مثل التحقق من الطقس قبل الإبحار حتى لا يتم القبض عليك بطريق الخطأ في عاصفة. تسع مرات من أصل عشرة، لن يتحول يوم مشمس واضح فجأة، ولكن من الأفضل دائما أن تكون مستعدا. إن إنشاء خطة للطوارئ يمكن أن يساعدك في ضمان ذلك، إذا حدث حدث سلبي، فستكون شركتك جاهزة لمواجهة ذلك وترتد في أسرع وقت ممكن.
خطط طوارئ واحدة
يستغرق الأمر الكثير من العمل لوضع خطة للطوارئ معا. في بعض الأحيان عند الانتهاء، قد يكون من المغري النظر فيه بعمل جيد ونسيانه. ولكن تأكد من جدولة تذكير منتظم (ربما مرة واحدة أو مرتين في السنة) لمراجعة وتحديث خطة الطوارئ الخاصة بك إذا لزم الأمر. إذا كانت مخاطر جديدة منبثقة، أو إذا تغيرت عمليات عملك، فيمكن تحديث خطة الطوارئ الخاصة بك، فيمكنك التأكد من أن لديك أفضل استجابة للأحداث السلبية.
لقد أنشأت خطة طوارئ - الآن ماذا؟
يمكن أن تكون خطة الطوارئ الكثير من العمل لإنشاءها، ولكن إذا كنت بحاجة إلى استخدامها، فسوف تكون سعيدا لأنك صنعت واحدة. ولكن بالإضافة إلى إنشاء خطة طوارئ قوية، تأكد من حافظ على خطتك محدثة.
إن الاستبقاء يمكن أن تساعدك في تخفيف المخاطر قبل أن تحدث - لذلك تأكد من توصيل خطة الطوارئ الخاصة بك لأعضاء الفريق الذين سيكونون مسؤولين عن حملها إذا حدث خطر. لا تترك خطة الطوارئ الخاصة بك في وثيقة لجمع الغبار بعد إنشاء ذلك، يجب عليك استخدامه إذا لزم الأمر!
بمجرد إنشاء الخطة، تأكد من تخزينها في موقع مركزي يمكن للجميع الوصول إليها، مثلمنصة إدارة العملوبعد إذا حدث وقت لاستخدام إحدى خطط الطوارئ الخاصة بك، فيمكن تخزينها في موقع يمكن الوصول إليها مركزيا أن يساعد فريقك بسرعة في تحويل الخطط موضع التنفيذ.
