8 trin for at oprette en beredskabsplan for at forhindre forretningsmæssige risici

Resumé

En virksomhed beredskabsplan er en backup-strategi for dit team eller organisation. Det indeholder ud hvordan du vil reagere, hvis uforudsete begivenheder banke dine planer sporet-lignende hvordan du vil dreje, hvis du mister en nøgle klient, eller hvad du vil gøre, hvis din software tjeneste går ned i mere end tre timer. Få trin-for-trin instruktioner til at skabe en effektiv beredskabsplan, så hvis det uventede sker, kan dit team i aktion og få tingene tilbage på sporet.

Ingen ønsker Plan A til fail-men at have en stærk plan B i stedet er den bedste måde at være forberedt på enhver situation. Med en solid backup plan, kan du effektivt reagere på uforudsete begivenheder effektivt og komme tilbage på sporet så hurtigt som muligt.

En beredskabsplan er en proaktiv strategi til at hjælpe dig med at håndtere negative udvikling og sikre virksomhedens kontinuitet. I denne artikel, lære at oprette en beredskabsplan for uventede begivenheder og strategier build recovery for at sikre din virksomheds rester sunde.

Hvad er en virksomhed beredskabsplan?

En virksomhed beredskabsplan er en strategi for, hvordan din organisation vil reagere på vigtige eller forretningskritiske begivenheder, banke din oprindelige planer off sporet. Udføres korrekt, kan en virksomhed beredskabsplan mindske risikoen og hjælp du kommer tilbage til business as usual-så hurtigt som muligt.

Du kan være fortrolig med beredskabsplaner til at reagere på naturkatastrofer-virksomheder og regeringer typisk skaber beredskabsplaner for disaster recovery efter oversvømmelser, jordskælv eller tornadoer.

Men beredskabsplaner er lige så vigtige for forretningsmæssige risici. For eksempel kan du oprette en beredskabsplan skitserer, hvad du vil gøre, hvis dine primære konkurrenter fusionere eller hvordan du vil dreje, hvis du mister en vigtig kunde. Du kan endda oprette en beredskabsplan for mindre forekomster, der ville have en stor indvirkning-lignende din software tjeneste går ned i mere end tre timer.

Forskellen mellem en virksomhed beredskabsplan og en projektplan risikostyring

Projekt risikostyringer processen med at identificere, overvågning, og tager hensyn til risikoen projekt-niveau. Påfør projekt risikostyring i begyndelsen af detprojektplanlægning procesat forberede sig på eventuelle risici, der måtte opstå. For at gøre dette, skal du oprette en risiko registeret til at identificere og overvåge potentielle projektrisici. Hvis en risiko sker, kan du bruge din risiko register til proaktivt at målrette denne risiko og løse det så hurtigt som muligt.

En beredskabsplan ligner en projektplan risikostyring, fordi det også hjælper dig med at identificere og løse risici. Dog bør en virksomhed beredskabsplan dækker risici, der strækker sig over flere projekter eller endog risici, som kan påvirke flere afdelinger. For at oprette en beredskabsplan, identificere og forberede store, business-level risici.

8 trin til beredskabsplanlægning

Du kan oprette en beredskabsplan på forskellige niveauer i organisationen. For eksempel, hvis du er et team bly, kan du oprette en beredskabsplan for dit team eller afdeling. Alternativt bør topchefernes skabe forretningsmuligheder beredskabsplaner for situationer, som kan påvirke hele organisationen.

Når du opretter din beredskabsplan, skal du sørge for at evaluere sandsynligheden og alvoren af hver risiko. Så, når du har oprettet din plan-eller planer-få det godkendt af din leder eller afdelingsleder. Den måde, hvis en negativ hændelse sker, kan dit team spring til handling og hurtigt at løse risikoen uden at skulle vente på godkendelse.

1. Lav en liste over risici

Før du kan løse risici, skal du først identificere dem. Start med at lave en liste over eventuelle og alle risici, der kan påvirke din virksomhed. Husk: der er forskellige niveauer af beredskabsplanlægning-du kan planlægge på virksomheden, afdelingen eller programniveau. Sørg for at dine beredskabsplaner er på linje med omfanget og størrelsen af de risici, du er ansvarlig for løsning.

En beredskabsplan er en stor indsats, så hold en brainstorming session med relevante interessenter for at identificere og diskutere potentielle risici. Hvis du ikke er sikker på, hvem der skal medtages i din brainstorming session, skal du oprette en Stakeholder Analysis Map.at identificere, hvem der bør være involveret.

2. Væg risici baseret på sværhedsgrad og sandsynlighed

Du behøver ikke at oprette en beredskabsplan for enhver risiko, du lagt ud. Når du er skitsere risici og potentielle trusler, arbejder med dine interessenter for at identificere den potentielle virkning af hver risiko.

Evaluere hver risiko baseret på to metrics: sværhedsgraden af ​​virkningen, hvis risikoen skulle ske, og sandsynligheden for den risiko, der forekommer. I løbet af risikovurderingsfasen skal du tildele hver risiko en sværhedsgrad og sandsynlighed - vi anbefaler at bruge høj, medium og lavt.

3. Identificer vigtige risici

Når du har fået en sværhedsgrad og sandsynlighed for hver risiko, er det op til dig og dine interessenter at bestemme, hvilke risici der er vigtigst for at adressere. For eksempel bør du helt sikkert skabe en beredskabsplan for en risiko, der er høj sandsynlighed og høj sværhedsgrad, mens du sandsynligvis ikke behøver at skabe en beredskabsplan for en risiko, der er lav sandsynlighed og lav sværhedsgrad.

Du og dine interessenter bør beslutte, hvor du skal tegne linjen. For eksempel, hvad skal du gøre om risici, der er lav sværhedsgrad, men høj sandsynlighed? Hvad med risici, der er høj sværhedsgrad, men relativt lav sandsynlighed?

Sådan kan de forskellige risici kan afspilles, og et potentielt beredskabsplan Scenario Dit hold kan lande på:

Høj sværhedsgrad og høj sandsynlighedellermedium sværhedsgrad og høj sandsynlighed.Skabe robuste beredskabsplaner for disse risici. Sørg for, at du har en stærk afhjælpningsplan på plads, hvis disse risici sker, så du kan genoptage normale forretningsaktiviteter så hurtigt som muligt.

Høj sværhedsgrad og medium sandsynlighed.Opret en beredskabsplan for disse risici også. Selvom de er mindre tilbøjelige til at ske, kunne de have en alvorlig indflydelse på dine forretningsfunktioner, hvis de gør det. Proaktivt planlægning for det værste tilfælde kan hjælpe dig med at reagere hurtigt på uventede begivenheder.

Høj sværhedsgrad og lav sandsynlighed.Du bør også skabe beredskabsplaner for disse risici. Den eneste forskel for disse beredskabsplaner er, hvem du bør dele dem med, når de er færdige. Overvej at dele disse planer med færre mennesker, da de er mindre relevante.

Medium sværhedsgrad og medium sandsynlighedellerLav sværhedsgrad og høj sandsynlighed.Overvej at skabe beredskabsplaner for disse risici. Du vil måske have et mindre interessentmøde for disse beredskabsplaner eller tage en mindre stringent tilgang til beredskabsplanlægning. Men at have en generaliseret plan b for det, du måtte gøre, hvis der sker visse risici - især hvis de sandsynligvis vil ske - er en god proaktiv strategi.

Medium sværhedsgrad og lav sandsynlighed Vi Lav sværhedsgrad og medium sandsynlighed, Or.Lav sværhedsgrad og lav sandsynlighed.Opret ikke en beredskabsplan for disse risici. Disse risici vil sandsynligvis ikke ske, og de vil ikke påvirke din virksomhed fungerer meget, hvis de gør det. Men planlægger at komme tilbage til disse risici regelmæssigt for at vurdere, om sværhedsgraden og sandsynligheden er ændret.

4. Opret beredskabsplaner for de største risici

Opret en beredskabsplan for hver risiko, du har identificeret som vigtig. Som en del af denne beredskabsplan skal du beskrive risikoen og brainstorm, hvad dit hold vil gøre, hvis risikoen kommer til at passere. Hver plan skal indeholde alle de trin, du skal tage for at vende tilbage til forretningen som sædvanlig.

Din beredskabsplan skal indeholde oplysninger om:

De triggere, der vil sætte denne plan i bevægelse

Det umiddelbare svar

Hvem skal være involveret og informeret

Nøgleansvar, herunder aRaci diagrammer.Hvis det er nødvendigt

Tidslinjen for dit svar (dvs. umiddelbare ting at gøre vs. langsigtede ting at gøre)

Lad os f.eks. Sige, at du har identificeret en potentiel mangel på personale som en sandsynlig og alvorlig risiko. Dette ville betydeligt påvirke normale operationer, så du vil oprette en beredskabsplan for at forberede sig på det. Hver person på dit hold har et meget specifikt færdighedssæt, og det ville være svært at styre holdansvar, hvis mere end en person forlod på samme tid. Din beredskabsplan kan omfatte, hvem der kan dække visse projekter eller processer, mens du ansætter en Backfill, eller hvordan man forbedrer holddokumentationen for at forhindre siled skilevikler.

5. Få godkendelse til din beredskabsplan

Sørg for, at relevante virksomhedsledere kender til planen og enig med dit handlingsforløb. Dette er især relevant, hvis du opretter team- eller afdelingsplaner. Ved at skabe en beredskabsplan, giver du dit team til at reagere hurtigt på en risiko, men du vil sørge for, at handlingsforløbet er den rigtige. Plus, forudgodkendelse giver dig mulighed for at indstille planen i bevægelse med tillid - at vide, at du er på rette spor - og uden at skulle bede om godkendelser på forhånd.

6. Fordel dine beredskabsplaner

Når du har oprettet dine beredskabsplaner, del dem med de rigtige mennesker. Sørg for, at alle ved, hvad du vil gøre, så hvis og når tiden kommer, kan du fungere så hurtigt og problemfrit som muligt. Hold dine beredskabsplaner i en central kilde til sandhed, så alle kan nemt få adgang til dem, hvis det er nødvendigt.

Oprettelse af et projekt i en arbejdshåndteringsplatform er en fantastisk måde at distribuere planen og sikre, at alle har en trinvis vejledning for, hvordan man vedtager det.

7. Overvåg dine beredskabsplaner

Gennemgå din beredskabsplan ofte for at sikre, at det stadig er korrekt. Tage hensyn til nye risici eller nye muligheder, som nye ansættelser eller et skiftende forretningslandskab. Hvis en ny ledende leder slutter sig til holdet, skal du sørge for at overflade beredskabsplanen også for deres anmeldelse.

8. Opret nye beredskabsplaner, hvis det er nødvendigt

Det er godt, hvis du har oprettet beredskabsplaner for alle de risici, du har fundet, men sørg for, at du konstant overvåger nye risici. Hvis du opdager en ny risiko, og den har en høj nok sværhedsgrad eller sandsynlighed, skal du skabe en ny beredskabsplan for denne risiko. Ligeledes kan du se tilbage på dine planer og indse, at nogle af de scenarier, du engang er bekymret for, ikke vil ske, eller hvis de gør det, vil de ikke påvirke dit hold så meget.

Fælles beredskabsplanlægning Pitfalls-og hvordan man undgår dem

En beredskabsplan er et kraftfuldt værktøj til hurtigt at komme tilbage til normale forretningsfunktioner. For at sikre, at din beredskabsplanlægningsproces er så glat som muligt, pas på almindelige faldgruber, som:

Manglende buy-in

Det kræver meget arbejde at skabe en beredskabsplan, så før du kommer i gang, skal du sikre dig, at du har støtte fra executive interessenter. Når du opretter din plan, skal du indtaste løbende med dine sponsorer for at sikre, at du har adresseret nøglearisici, og at din handlingsplan er solid. Ved at gøre det kan du sikre, at dine interessenter ser din beredskabsplan som noget, de kan komme bagud.

Bias mod "plan b" stil tænkning

Nogle virksomhedskulturer kan ikke lide at tænke på plan B-de kan lide at kaste alt, hvad de har på Plan A og håber det virker. Men tænker på denne måde kan faktisk udsætte dit hold til flere risici end hvis du proaktivt opretter en plan B.

Tænk på det som at kontrollere vejret, før du sejler, så du ikke ved et uheld bliver fanget i en storm. Ni gange ud af ti, en klar solskinsdag vil ikke pludselig blive stormfulde, men det er altid bedre at være forberedt. Oprettelse af en beredskabsplan kan hjælpe dig med at sikre, at hvis der opstår en negativ begivenhed, vil din virksomhed være klar til at møde det og hoppe tilbage så hurtigt som muligt.

En-og-gjort beredskabsplaner

Det kræver meget arbejde at sætte en beredskabsplan sammen. Nogle gange, når du er færdig, kan det være fristende at overveje det et godt udført arbejde og glemme det. Men sørg for at planlægge regelmæssige påmindelser (måske en eller to gange om året) for at gennemgå og opdatere din beredskabsplan, hvis det er nødvendigt. Hvis nye risici vises op, eller hvis din virksomhedsoperation ændrer sig, kan opdatering af din beredskabsplan sikre, at du har det bedste svar på negative begivenheder.

Du har oprettet en beredskabsplan - nu hvad?

En beredskabsplan kan være meget arbejde at skabe, men hvis du nogensinde har brug for at bruge det, vil du være glad for at du lavede en. Men ud over at skabe en stærk beredskabsplan skal du sørge for at holde din plan up-to-date.

At være proaktiv kan hjælpe dig med at afbøde risici, før de sker - så sørg for at kommunikere din beredskabsplan til de teammedlemmer, der vil være ansvarlige for at transportere dem ud, hvis der sker en risiko. Forlad ikke din beredskabsplan i et dokument for at indsamle støv - efter at have oprettet det, skal du bruge det, hvis det er nødvendigt!

Når du har oprettet planen, skal du sørge for at gemme den på en central placering, som alle kan få adgang til, som enArbejdsstyringsplatform. Hvis det kommer tid til at bruge en af ​​dine beredskabsplaner, kan lagring af dem på en centralt tilgængelig placering hjælpe dit hold hurtigt om at vende planer til handling.