8 steg för att skapa en beredskapsplan för att förhindra affärsrisker

Sammanfattning

En affärsplan är en backupstrategi för ditt lag eller organisation. Det lägger fram hur du svarar om oförutsedda händelser knackar dina planer av spårliknande hur du svänger om du förlorar en nyckelklient, eller vad du ska göra om din mjukvaruservice går ner i mer än tre timmar. Få steg-för-steg-instruktioner för att skapa en effektiv beredskapsplan, så om det oväntade händer, kan ditt lag våren till handling och få saker tillbaka på rätt spår.

Ingen vill planera A att misslyckas - men att ha en stark plan B på plats är det bästa sättet att vara beredd på någon situation. Med en solid backup-plan kan du effektivt svara på oförutsedda händelser effektivt och komma tillbaka på spår så snabbt som möjligt.

En beredskapsplan är en proaktiv strategi som hjälper dig att ta itu med negativ utveckling och säkerställa kontinuitet. I den här artikeln, lära dig hur du skapar en beredskapsplan för oväntade händelser och bygga återhämtningsstrategier för att säkerställa att ditt företag är friskt.

Vad är en affärsplan?

En affärsplan är en strategi för hur din organisation kommer att svara på viktiga eller affärskritiska händelser som slår dina ursprungliga planer av spår. Exekverad korrekt kan en affärsplan som kan mildra risken och hjälpa dig att komma tillbaka till affärer som vanligt - så snabbt som möjligt.

Du kanske är bekant med beredskapsplaner att svara på naturkatastrofer och regeringar skapar vanligtvis beredskapsplaner för katastrofåterställning efter översvämningar, jordbävningar eller tornador.

Men beredskapsplaner är lika viktiga för affärsrisker. Du kan till exempel skapa en beredskapsplan som beskriver vad du ska göra om dina primära konkurrenter sammanfogar eller hur du svänger om du förlorar en nyckelklient. Du kan till och med skapa en beredskapsplan för mindre händelser som skulle ha en stor slagliknande din mjukvarusjänst som går ner i mer än tre timmar.

Skillnaden mellan en affärsplan och en projektriskhanteringsplan

ProjektriskhanteringÄr processen att identifiera, övervaka och hantera risker på projektnivå. Applicera projektriskhantering i början avProjektplaneringsprocessenatt förbereda sig för eventuella risker som kan komma upp. För att göra det, skapa ett riskregister för att identifiera och övervaka potentiella projektrisker. Om en risk händer kan du använda ditt riskregister för att proaktivt rikta den risken och lösa det så snabbt som möjligt.

En beredskapsplan liknar en projektriskhanteringsplan eftersom det också hjälper dig att identifiera och lösa risker. En affärsplan för affärsberäkning bör dock omfatta risker som spänner över flera projekt eller till och med risker som kan påverka flera avdelningar. För att skapa en beredskapsplan, identifiera och förbereda sig för stora risker för affärsnivå.

8 steg för beredskapsplanering

Du kan skapa en beredskapsplan på olika nivåer i din organisation. Till exempel, om du är en lagledning, kan du skapa en beredskapsplan för ditt lag eller avdelning. Alternativt bör företagsledare skapa affärsplaner för situationer som kan påverka hela organisationen.

När du skapar din beredskapsplan, se till att du utvärderar sannolikheten och svårighetsgraden av varje risk. Sedan, när du har skapat din plan-eller planer-Få den godkänd av din chef eller avdelningschef. På det sättet om en negativ händelse inträffar kan ditt lag springa till handling och snabbt lösa risken utan att behöva vänta på godkännanden.

1. Gör en lista över risker

Innan du kan lösa risker måste du först identifiera dem. Börja med att göra en lista över alla risker som kan påverka ditt företag. Kom ihåg: Det finns olika nivåer av beredskapsplanering - du kan planera på affärs-, avdelnings- eller programnivå. Se till att dina beredskapsplaner är anpassade till omfattningen och omfattningen av de risker du är ansvarig för att ta itu med.

En beredskapsplan är en storskalig insats, så håll en brainstorming session med relevanta intressenter för att identifiera och diskutera potentiella risker. Om du inte är säker på vem som ska ingå i din brainstorming, skapa en Stakeholderanalyskartaatt identifiera vem som ska vara inblandad.

2. Väg risker baserat på svårighetsgrad och sannolikhet

Du behöver inte skapa en beredskapsplan för varje risk du lagt ut. När du har beskrivit risker och potentiella hot, arbetar med dina intressenter för att identifiera den potentiella effekten av varje risk.

Utvärdera varje risk baserat på två mätvärden: svårighetsgraden av effekterna om risken skulle hända och sannolikheten för att den riskerade. Under riskbedömningsfasen, tilldela varje risk en svårighetsgrad och sannolikhet - vi rekommenderar att du använder högt, medium och lågt.

3. Identifiera viktiga risker

När du har tilldelat en svårighetsgrad och sannolikhet för varje risk är det upp till dig och dina intressenter att bestämma vilka risker som är viktigast att ta itu med. Till exempel bör du definitivt skapa en beredskapsplan för en risk som är hög sannolikhet och hög svårighetsgrad, medan du förmodligen inte behöver skapa en beredskapsplan för en risk som är låg sannolikhet och låg svårighetsgrad.

Du och dina intressenter bör bestämma var du ska rita linjen. Till exempel, vad ska du göra om risker som är låg svårighetsgrad men hög sannolikhet? Vad sägs om risker som är hög svårighetsgrad, men relativt låg sannolikhet?

Så här kan de olika riskerna spela ut, och ett potentiellt beredskapscenario kan ditt lag landa på:

Hög svårighetsgrad och hög sannolikhetellermedium svårighetsgrad och hög sannolikhet.Skapa robusta beredskapsplaner för dessa risker. Se till att du har en stark mildringsplan på plats om dessa risker inträffar, så du kan återuppta normala affärsverksamhet så fort som möjligt.

Hög svårighetsgrad och medelstora sannolikhet.Skapa en beredskapsplan för dessa risker också. Trots att de är mindre benägna att hända, kan de få en allvarlig inverkan på dina affärsfunktioner om de gör det. Proaktivt planering för det värsta scenariot kan hjälpa dig att svara på oväntade händelser snabbare.

Hög svårighetsgrad och låg sannolikhet.Du bör också skapa beredskapsplaner för dessa risker. Den enda skillnaden för dessa beredskapsplaner är vem du ska dela dem med när de är färdiga. Överväg att dela dessa planer med färre människor eftersom de är mindre relevanta.

Medium svårighetsgrad och medelstora sannolikhetellerlåg svårighetsgrad och hög sannolikhet.Överväg att skapa beredskapsplaner för dessa risker. Du kanske vill ha ett mindre intressentmöte för dessa beredskapsplaner eller tar en mindre strikt inställning till beredskapsplanering. Men att ha en generaliserad plan B för vad du kan göra om vissa risker händer - särskilt om de kommer att hända - är en bra proaktiv strategi.

Medium svårighetsgrad och låg sannolikhet , Låg svårighetsgrad och medelstora sannolikhetellerlåg svårighetsgrad och låg sannolikhet.Skapa inte en beredskapsplan för dessa risker. Dessa risker kommer förmodligen inte att hända, och de kommer inte att påverka ditt företag fungerar väldigt mycket om de gör det. Men planerar att komma tillbaka till dessa risker regelbundet för att bedöma om svårighetsgraden och sannolikheten har förändrats.

4. Skapa beredskapsplaner för de största riskerna

Skapa en beredskapsplan för varje risk du har identifierat så viktigt. Som en del av den beredskapsplanen, beskriv risken och brainstorm vad ditt lag kommer att göra om risken kommer att passera. Varje plan bör innehålla alla de steg du behöver ta för att återvända till affärer som vanligt.

Din beredskapsplan bör innehålla information om:

De triggers som kommer att ställa in denna plan i rörelse

Det omedelbara svaret

Vem ska vara inblandad och informerad

Nyckelansvar, inklusive aRaci diagramom nödvändigt

Tidslinjen för ditt svar (dvs omedelbara saker att göra vs längre sikt att göra)

Låt oss till exempel säga att du har identifierat en potentiell personalbrist som en sannolik och svår risk. Detta skulle väsentligt påverka normala operationer, så du vill skapa en beredskapsplan för att förbereda sig för det. Varje person på ditt lag har en mycket speciell skicklighet, och det skulle vara svårt att hantera lagansvar om mer än en person lämnade samtidigt. Din beredskapsplan kan inkludera vem som kan täcka vissa projekt eller processer medan du anställer ett fyllning, eller hur man förbättrar lagdokumentationen för att förhindra settiska färdigheter.

5. Få godkännande för din beredskapsplan

Se till att relevanta företagsledare vet om planen och håller med om din handlingsplan. Detta är särskilt relevant om du skapar team- eller avdelningsplaner. Genom att skapa en beredskapsplan, bemyndigar du ditt team att reagera snabbt på en risk, men du vill se till att åtgärden är den rätta. Plus, förhandsgodkännande gör att du kan ställa in planen med förtroende, att du är på rätt spår och utan att behöva begära godkännanden på förhand.

6. Distribuera dina beredskapsplaner

När du har skapat dina beredskapsplaner, dela dem med rätt personer. Se till att alla vet vad du ska göra, så om och när tiden kommer, kan du agera så snabbt och sömlöst som möjligt. Håll dina beredskapsplaner i en central sanningskälla så att alla lätt kan komma åt dem om det behövs.

Att skapa ett projekt på en arbetshanteringsplattform är ett utmärkt sätt att distribuera planen och se till att alla har en steg-för-steg-guide för hur man anger det.

7. Övervaka dina beredskapsplaner

Granska din beredskapsplan ofta för att se till att det fortfarande är korrekt. Ta hänsyn till nya risker eller nya möjligheter, som nya anställningar eller ett förändrat affärslandskap. Om en ny verkställande ledare ansluter sig till laget, var noga med att planera beredskapsplanen för deras recension också.

8. Skapa nya beredskapsplaner om det behövs

Det är bra om du har skapat beredskapsplaner för alla risker du hittat, men se till att du ständigt övervakar för nya risker. Om du upptäcker en ny risk, och det har tillräckligt med svårighetsgrad eller sannolikhet, skapa en ny beredskapsplan för den risken. På samma sätt kan du se tillbaka på dina planer och inse att några av de scenarier du en gång är orolig för att de inte kommer att hända eller, om de gör det, kommer de inte att påverka ditt lag så mycket.

Vanliga beredskapsplanering - och hur man undviker dem

En beredskapsplan är ett kraftfullt verktyg för att snabbt komma tillbaka till vanliga affärsfunktioner. För att säkerställa att din beredskapsplaneringsprocess är så smidig som möjligt, se upp för gemensamma fallgropar, som:

Brist på inköp

Det tar mycket arbete att skapa en beredskapsplan, så innan du börjar, se till att du har support från verkställande intressenter. När du skapar din plan, kontinuerligt checka in med dina sponsorer för att säkerställa att du har tagit upp nyckelrisker och att din handlingsplan är solid. Genom att göra det kan du se till att dina intressenter ser din beredskapsplan som något de kan komma bakom.

Bias mot "plan B" stil tänkande

Vissa företagskulturer tycker inte om att tänka på plan B-de gillar att kasta allt de har på plan A och hoppas det fungerar. Men att tänka på det här sättet kan faktiskt avslöja ditt lag till fler risker än om du proaktivt skapar en plan B.

Tänk på det som att kontrollera vädret innan du går segling så att du inte av misstag fångas i en storm. Nio gånger av tio, en tydlig solig dag kommer inte plötsligt att bli stormig, men det är alltid bättre att vara beredd. Att skapa en beredskapsplan kan hjälpa dig att se till att, om en negativ händelse inträffar, kommer ditt företag att vara redo att möta det och studsa tillbaka så fort som möjligt.

En-och-gjort beredskapsplaner

Det tar mycket arbete att sätta en beredskapsplan tillsammans. Ibland när du är klar kan det vara frestande att överväga det ett bra jobbat och glöm det. Men se till att du planerar vanliga påminnelser (kanske en eller två gånger om året) för att granska och uppdatera din beredskapsplan om det behövs. Om nya risker dyker upp, eller om din affärsverksamhet ändras, kan du uppdatera din beredskapsplan, se till att du har det bästa svaret på negativa händelser.

Du har skapat en beredskapsplan - nu vad?

En beredskapsplan kan vara mycket arbete att skapa, men om du någonsin behöver använda det, kommer du att vara glad att du gjorde en. Men förutom att skapa en stark beredskapsplan, se till att du håller din plan uppdaterad.

Att vara proaktiv kan hjälpa dig att mildra risker innan de händer - så se till att kommunicera din beredskapsplan till lagmedlemmarna som ansvarar för att utföra dem om en risk händer. Lämna inte din beredskapsplan i ett dokument för att samla damm - efter att du skapar det, bör du använda den om det behövs!

När du har skapat planen, se till att du lagrar den på ett centralt läge som alla kan komma åt, som aArbetshanteringsplattform. Om det kommer dags att använda en av dina beredskapsplaner kan du lagra dem på ett centralt tillgängligt läge hjälpa ditt team att snabbt göra planer till handling.