8 trinn for å skape en beredskapsplan for å hindre forretningsrisiko
Sammendrag
En forretningsmessig beredskapsplan er en backupstrategi for teamet ditt eller organisasjonen din. Den legger ut hvordan du svarer hvis uforutsette hendelser banker planene dine av spor-lignende hvordan du vil svinge hvis du mister en nøkkelklient, eller hva du vil gjøre hvis programvaretjenesten din går ned i mer enn tre timer. Få trinnvise instruksjoner for å skape en effektiv beredskapsplan, så hvis det uventede skjer, kan laget ditt komme til handling og få ting tilbake på sporet.
Ingen ønsker å planlegge å mislykkes - men å ha en sterk plan B på plass er den beste måten å være forberedt på enhver situasjon. Med en solid sikkerhetskopieringsplan kan du effektivt svare på uforutsette hendelser effektivt og komme tilbake på sporet så raskt som mulig.
En beredskapsplan er en proaktiv strategi for å hjelpe deg med å ta opp negativ utvikling og sikre forretnings kontinuitet. I denne artikkelen lærer du hvordan du oppretter en beredskapsplan for uventede hendelser og bygger gjenopprettingsstrategier for å sikre at virksomheten din fortsatt er sunn.
Hva er en bedriftsbehandlingsplan?
En bedriftsbehandlingsplan er en strategi for hvordan organisasjonen din vil svare på viktige eller forretningskritiske hendelser som banker dine opprinnelige planer av sporet. Utført riktig, en bedrifts beredskapsplan kan redusere risikoen og hjelpe deg med å komme tilbake til virksomheten som vanlig - så raskt som mulig.
Du kan være kjent med beredskapsplaner for å svare på naturkatastrofer-bedrifter og regjeringer skaper vanligvis beredskapsplaner for katastrofeutvinning etter flom, jordskjelv eller tornadoer.
Men beredskapsplaner er like viktig for forretningsrisiko. For eksempel kan du opprette en beredskapsplan som beskriver hva du vil gjøre hvis dine primære konkurrenter fusjonerer eller hvordan du vil svinge hvis du mister en nøkkelklient. Du kan til og med skape en beredskapsplan for mindre hendelser som ville ha en stor innvirkning som programvaretjenesten din går ned i mer enn tre timer.
Forskjellen mellom en bedriftsbehandlingsplan og en prosjektrisikostyringsplan
Prosjektrisikostyring er prosessen med å identifisere, overvåke og adressere prosjektrisiko. Bruk prosjektrisikostyring i begynnelsen av Prosjektplanleggingsprosessen å forberede seg på noen risiko som kan komme opp. For å gjøre det, opprett et risikoregister for å identifisere og overvåke potensielle prosjektrisiko. Hvis en risiko skjer, kan du bruke ditt risikoregister for å proaktivt målrette den risikoen og løse det så raskt som mulig.
En beredskapsplan ligner en prosjektrisikostyringsplan fordi det også hjelper deg med å identifisere og løse risiko. Imidlertid bør en bedrifts beredskapsplan dekke risikoer som spenner over flere prosjekter eller til og med risikoer som kan påvirke flere avdelinger. For å opprette en beredskapsplan, identifisere og forberede seg på store, forretningsnivårisiko.
8 trinn for beredskapsplanlegging
Du kan opprette en beredskapsplan på ulike nivåer i organisasjonen din. For eksempel, hvis du er en lagledelse, kan du opprette en beredskapsplan for teamet ditt eller avdelingen. Alternativt bør bedriftsledere skape forretningsplaner for situasjoner som kan påvirke hele organisasjonen.
Når du lager din beredskapsplan, må du sørge for at du vurderer sannsynligheten og alvorlighetsgraden av hver risiko. Deretter, når du har opprettet planen eller planene - få det godkjent av din leder eller avdelingshodet. På den måten hvis en negativ hendelse oppstår, kan laget ditt hoppe til handling og raskt løse risikoen uten å måtte vente på godkjenninger.
1. Lag en liste over risiko
Før du kan løse risiko, må du først identifisere dem. Start med å lage en liste over alle og alle risikoer som kan påvirke firmaet ditt. Husk: Det er forskjellige nivåer av beredskapsplanlegging - du kan planlegge på forretnings-, avdelingen eller programnivået. Sørg for at dine beredskapsplaner er justert med omfanget og størrelsen på risikoen du er ansvarlig for å adressere.
En beredskapsplan er en storskala innsats, så hold en brainstorming med relevante interessenter for å identifisere og diskutere potensielle risikoer. Hvis du ikke er sikker på hvem som skal inkluderes i din brainstorming økt, opprette en Stakeholder analyse kart å identifisere hvem som skal være involvert.
2. Veier risiko basert på alvorlighetsgrad og sannsynlighet
Du trenger ikke å skape en beredskapsplan for enhver risiko du la ut. Når du skisserer risikoen og potensielle trusler, jobber du med dine interessenter for å identifisere den potensielle effekten av hver risiko.
Vurder hver risiko basert på to beregninger: alvorlighetsgraden av virkningen dersom risikoen skulle skje, og sannsynligheten for risikoen som oppstår. Under risikovurderingsfasen, tilordne hver risiko en alvorlighetsgrad og sannsynlighet - vi anbefaler å bruke høyt, middels og lavt.
3. Identifiser viktige risikoer
Når du har tildelt en alvorlighetsgrad og sannsynlighet for hver risiko, er det opp til deg og dine interessenter å bestemme hvilke risikoer som er viktigst for å adressere. For eksempel bør du definitivt skape en beredskapsplan for en risiko som er stor sannsynlighet og høy alvorlighetsgrad, mens du sannsynligvis ikke trenger å skape en beredskapsplan for en risiko som er lav sannsynlighet og lav alvorlighetsgrad.
Du og dine interessenter bør bestemme hvor du skal tegne linjen. For eksempel, hva skal du gjøre med risiko som er lav alvorlighetsgrad, men høy sannsynlighet? Hva med risiko som er høy alvorlighetsgrad, men relativt lav sannsynlighet?
Slik kan de forskjellige risikoene spille ut, og et potensielt beredskapsplan Scenario ditt lag kan lande på:
Høy alvorlighetsgrad og høy sannsynlighet eller Middels alvorlighetsgrad og stor sannsynlighet. Skape robuste beredskapsplaner for disse risikoene. Sørg for at du har en sterk begrensningsplan på plass dersom disse risikoene skjer, slik at du kan gjenoppta normal forretningsoperasjoner så raskt som mulig.
Høy alvorlighetsgrad og medium sannsynlighet. Opprett en beredskapsplan for disse risikoene også. Selv om de er mindre tilbøyelige til å skje, kan de ha en alvorlig innvirkning på dine forretningsfunksjoner hvis de gjør det. Proaktivt planlegging for det verste fallet kan hjelpe deg med å svare på uventede hendelser raskere.
Høy alvorlighetsgrad og lav sannsynlighet. Du bør også opprette beredskapsplaner for disse risikoene. Den eneste forskjellen for disse beredskapsplanene er hvem du bør dele dem med når de er ferdige. Vurder å dele disse planene med færre mennesker siden de er mindre relevante.
Medium alvorlighetsgrad og medium sannsynlighet eller Lav alvorlighetsgrad og høy sannsynlighet. Vurder å skape beredskapsplaner for disse risikoene. Du vil kanskje ha et mindre interessentmøte for disse beredskapsplanene eller ta en mindre streng tilnærming til beredskapsplanlegging. Men å ha en generalisert plan B for hva du kan gjøre hvis visse risikoer skje - spesielt hvis de sannsynligvis vil skje - er en god proaktiv strategi.
Middels alvorlighetsgrad og lav sannsynlighet , Lav alvorlighetsgrad og medium sannsynlighet , eller lav alvorlighetsgrad og lav sannsynlighet. Ikke opprett en beredskapsplan for disse risikoene. Disse risikoene vil sannsynligvis ikke skje, og de vil ikke påvirke virksomheten dine veldig mye hvis de gjør det. Imidlertid planlegger å komme tilbake til disse risikoene regelmessig for å vurdere om alvorlighetsgraden og sannsynligheten har endret seg.
4. Opprett beredskapsplaner for de største risikoen
Opprett en beredskapsplan for hver risiko du har identifisert som viktig. Som en del av den beredskapsplanen, beskriv risikoen, og brainstorm hva laget ditt vil gjøre hvis risikoen kommer til å passere. Hver plan bør inneholde alle trinnene du må ta for å gå tilbake til virksomheten som vanlig.
Din beredskapsplan bør inneholde informasjon om:
Utløserne som vil sette denne planen i bevegelse
Den umiddelbare responsen
Hvem skal være involvert og informert
Nøkkelansvar, inkludert a RACI diagram hvis nødvendig
Tidslinjen av ditt svar (dvs. umiddelbare ting å gjøre vs. Langsiktig ting å gjøre)
La oss for eksempel si at du har identifisert en potensiell medmangel som en sannsynlig og alvorlig risiko. Dette vil signifikant påvirke normale operasjoner, så du vil skape en beredskapsplan for å forberede seg på det. Hver person på teamet ditt har et veldig spesielt ferdighetssett, og det ville være vanskelig å administrere teamansvar hvis mer enn en person igjen. Din beredskapsplan kan inkludere hvem som kan dekke visse prosjekter eller prosesser mens du ansetter en fylling, eller hvordan du forbedrer lagdokumentasjonen for å forhindre siled ferdigheter.
5. Få godkjenning for din beredskapsplan
Pass på at relevante selskapsledere vet om planen og er enig med ditt handlingsforløp. Dette er spesielt relevant hvis du lager lag- eller avdelingsplaner. Ved å skape en beredskapsplan, gir du muligheten til å reagere raskt på en risiko, men du vil sørge for at handlingsplanen er den rette. I tillegg vil forhåndsgodkjenning tillate deg å sette planen i bevegelse med selvtillit - å vite at du er på rett spor - og uten å måtte be om godkjenninger på forhånd.
6. Distribuere dine beredskapsplaner
Når du har opprettet dine beredskapsplaner, del dem med de riktige menneskene. Pass på at alle vet hva du vil gjøre, så hvis og når tiden kommer, kan du fungere så raskt og sømløst som mulig. Hold beredskapsplanene dine i en sentral sannhetskilde, slik at alle lett kan få tilgang til dem om nødvendig.
Å skape et prosjekt i en arbeidsstyringsplattform er en fin måte å distribuere planen på, og sikre at alle har en trinnvis veiledning for hvordan man kan legge ut det.
7. Overvåk dine beredskapsplaner
Se gjennom din beredskapsplan ofte for å sikre at det fortsatt er nøyaktig. Ta hensyn til nye risikoer eller nye muligheter, som nye ansettelser eller et skiftende forretningslandskap. Hvis en ny ledende leder blir med i laget, sørg for å gå overfor beredskapsplanen for deres anmeldelse også.
8. Lag nye beredskapsplaner om nødvendig
Det er flott hvis du har opprettet beredskapsplaner for alle risikoen du fant, men sørg for at du stadig overvåker for nye risikoer. Hvis du oppdager en ny risiko, og det har en høy nok alvorlighetsgrad eller sannsynlighet, skape en ny beredskapsplan for den risikoen. På samme måte kan du se tilbake på dine planer og innse at noen av scenariene du en gang er bekymret for, ikke sannsynligvis vil skje, eller hvis de gjør det, vil de ikke påvirke teamet ditt så mye.
Vanlige beredskapsplanlegging fallgruver - og hvordan å unngå dem
En beredskapsplan er et kraftig verktøy for å hjelpe deg med å komme tilbake til normale forretningsfunksjoner raskt. For å sikre at din beredskapsplanlegging er så jevn som mulig, pass opp for vanlige fallgruver, som:
Mangel på innkjøp
Det tar mye arbeid å skape en beredskapsplan, så før du kommer i gang, sørg for at du har støtte fra utøvende interessenter. Når du lager din plan, kan du kontinuerlig sjekke inn med sponsorene dine for å sikre at du har adressert nøkkelrisiko, og at handlingsplanen din er solid. Ved å gjøre det, kan du sikre at interessentene dine ser din beredskapsplan som noe de kan komme bak.
Bias mot "Plan B" Stil Tenk
Noen selskapskulturer liker ikke å tenke på Plan B-de liker å kaste alt de har på Plan A og Håper det fungerer. Men å tenke på denne måten kan faktisk utsette teamet ditt i flere risikoer enn hvis du proaktivt lager en plan B.
Tenk på det som å sjekke været før du går seiling, slik at du ikke ved et uhell blir fanget i en storm. Ni ganger ut av ti, vil en klar solrik dag ikke plutselig bli stormfulle, men det er alltid bedre å være forberedt. Å skape en beredskapsplan kan hjelpe deg med å sikre at hvis en negativ hendelse oppstår, vil firmaet være klar til å møte det og sprette tilbake så raskt som mulig.
En og ferdig beredskapsplaner
Det tar mye arbeid å sette en beredskapsplan sammen. Noen ganger når du er ferdig, kan det være fristende å vurdere det en jobb som er godt utført og glem det. Men sørg for at du planlegger vanlige påminnelser (kanskje en eller to eller to ganger i året) for å gjennomgå og oppdatere beredskapsplanen din om nødvendig. Hvis nye risikoer dukker opp, eller hvis bedriftsoperasjonen endres, kan oppdatering av beredskapsplanen sikre at du har det beste svaret på negative hendelser.
Har du opprettet en beredskapsplan - nå hva?
En beredskapsplan kan være mye arbeid å skape, men hvis du noen gang trenger å bruke den, vil du være glad du gjorde en. Men i tillegg til å skape en sterk beredskapsplan, sørg for at du holder planen oppdatert.
Å være proaktiv kan hjelpe deg med å redusere risikoen før de skjer - så sørg for å formidle din beredskapsplan til lagmedlemmene som vil være ansvarlige for å bære dem ut hvis en risiko skjer. Ikke la din beredskapsplan i et dokument for å samle støv-etter å ha opprettet det, bør du bruke det hvis det er nødvendig!
Når du har opprettet planen, må du sørge for at du lagrer den på en sentral beliggenhet som alle kan få tilgang til, som a Arbeidsstyringsplattform . Hvis det kommer tid til å bruke en av dine beredskapsplaner, kan lagring av dem i et sentralt tilgjengelig sted hjelpe laget ditt raskt å slå planene til handling.
