ビジネスリスクを予防するための緊急プランを作成するための8つのステップ

概要

ビジネス緊急プランは、チームや組織のためのバックアップ戦略です。予期しないイベントがキークライアントを失った場合、またはソフトウェアサービスが3時間以上停止した場合にどのようにして行うかをトラックのような方法でノックオンした場合、それはどのように答えるかをレイアウトします。効果的な緊急事態計画を作成するためにステップバイステップの指示を得るので、予期せぬ起こりば、チームは行動にぶつかることがあり、トラックに戻すことができます。

Aが失敗することを望んでいる人はいません - 整って強い計画Bを持つことは、どのような状況にも準備するための最良の方法です。しっかりしたバックアッププランを使用すると、予期しないイベントに効果的に対応し、できるだけ早くトラックに戻ることができます。

緊急性計画は、否定的な動向に対処し、事業継続性を確保するのに役立つ積極的な戦略です。この記事では、予期しないイベントの緊急プランを作成し、あなたのビジネスが健康的なままであることを確認するための復旧戦略を構築する方法を学びましょう。

ビジネス緊急プランは何ですか？

ビジネス緊急プランは、あなたの組織があなたのオリジナルの計画を追跡した重要な計画をノックする重要またはビジネスクリティカルなイベントにどのように対応する戦略です。正しく実行されると、ビジネス緊急プランはリスクを軽減し、あなたがいつものように早くビジネスに戻るのを助けます。

あなたは自然災害に対応するための偶然の計画に精通しているかもしれません - 企業や政府は通常、洪水、地震、または竜巻の後に災害復旧のための緊急時の緊急性計画を創造します。

しかし、偶発的な計画はビジネスリスクにとって同じくらい重要です。たとえば、プライマリ競合他社がマージした場合、またはキークライアントを紛失した場合にどのようにするかを概説する緊急プランを作成することができます。あなたは3時間以上のあなたのソフトウェアサービスのような大きな影響のような大きな影響を及ぼすことになるような偶然の出現計画を作成することさえできます。

事業緊急計画とプロジェクトリスク管理計画の違い

プロジェクトリスク管理プロジェクトレベルのリスクを識別、監視、およびアドレッシングするプロセスです。の冒頭でプロジェクトリスク管理を適用するプロジェクト計画プロセス出現するかもしれないリスクを準備するために。そのためには、潜在的なプロジェクトリスクを識別して監視するためのリスクレジスタを作成します。リスクが発生した場合は、リスクレジスタを使用してそのリスクを積極的に対象とし、できるだけ早く解決できます。

緊急プランは、リスクを特定して解決するのにも役立つため、プロジェクトリスク管理計画に似ています。ただし、ビジネス緊急時刻計画では、複数の部門に影響を与える可能性がある複数のプロジェクトまたはリスクにもわやかわるリスクをカバーする必要があります。緊急性計画を作成するには、大規模なビジネスレベルのリスクを特定して準備します。

緊急度計画のための8ステップ

あなたはあなたの組織のさまざまなレベルで緊急性計画を作成することができます。たとえば、チームリードであれば、チームや部門の緊急プランを作成することができます。あるいは、会社の幹部は、組織全体に影響を与える可能性がある状況についてビジネス緊急時計画を作成する必要があります。

あなたがあなたの緊急時の計画を作成するとき、あなたが各リスクの可能性と重大度を評価してください。それから、あなたがあなたの計画や計画を作成したら、あなたのマネージャーや部門の頭の中で承認されました。そのように、否定的なイベントが発生した場合、チームは承認を待たずにリスクを迅速に解決することができます。

1.リスクのリストを作成します

リスクを解決する前に、まずそれらを特定する必要があります。あなたの会社に影響を与えるかもしれないすべてのリスクのリストを作ることから始めます。覚えておいてください：さまざまなレベルの偶発性計画があります - あなたはビジネス、部門、またはプログラムレベルで計画することができます。あなたの緊急時の計画が、アドレス指定の責任を負うリスクの範囲と大きさと整列していることを確認してください。

緊急事態計画は大規模な努力であるので、潜在的なリスクを特定し議論するために、関連する利害関係者とのブレーンストーミングセッションを保持しています。誰がブレインストーミングセッションに含まれるべきかを確信していない場合は、 ステークホルダー分析マップ誰が関与するべきかを識別するために。

2.重大度と尤度に基づいてリスクを量ります

あなたがレイアウトしたリスクすべてのために偶然の計画を作成する必要はありません。リスクと潜在的な脅威を概説すると、ステークホルダーと協力して、各リスクの潜在的な影響を特定します。

2つの測定基準に基づいて各リスクを評価するリスクが発生した場合の影響の重大度、およびリスクが発生する可能性があります。リスクアセスメントフェーズの間に、それぞれのリスクを重大度と尤度に割り当てます。

3.重要なリスクを特定します

各リスクに重大度と可能性を割り当てたら、それはあなたとあなたの利害関係者との間で、どのリスクが最も重要であるかを決定するためのあなたの利害関係者です。たとえば、尤度と高い重大度が高いリスクのための緊急時限計画を間違いなく作成する必要がありますが、おそらく尤度や低い重大度の危険性のための緊急性計画を作成する必要はありません。

あなたとあなたのステークホルダーはどこに行を描くかを決めるべきです。たとえば、重大度が低いが可能性の高いリスクについて何をするつもりですか？重症度が高いが比較的低い可能性のリスクはどうですか？

さまざまなリスクがどのように再生できるか、そしてあなたのチームが着陸する可能性がある潜在的な偶然の計画のシナリオです。

高い重症度と高い可能性 また 中程度の重症度と高い可能性これらのリスクのための堅牢な緊急性計画を作成します。これらのリスクが発生した場合は、強力な軽減計画を立てていることを確認してください。

高い重症度と中尤度これらのリスクにも緊急プランを作成します。彼らが起こる可能性が低いとしても、彼らは彼らがそうならあなたのビジネス機能に深刻な影響を与える可能性があります。最悪のシナリオを積極的に計画することは、予期しないイベントにより迅速に対応するのに役立ちます。

高い重症度と低い可能性また、これらのリスクの緊急性計画を作成する必要があります。これらの偶発性計画の唯一の違いは、完了したらそれらを共有するべきです。それらが関連性が低いので、これらの計画をより少ない人々と共有することを検討してください。

中程度の重症度と中尤度 また 低い重症度と高い尤度。これらのリスクの緊急性計画を作成することを検討してください。これらの緊急時の計画のために小規模な利害関係者会議を受けること、または偶然の計画への厳密なアプローチを取りたいと思うかもしれません。しかし、特定のリスクが発生した場合には、特に起こる可能性が高い場合に、あなたがするかもしれないことのために一般化された計画Bを持っています - それは良い積極的な戦略です。

中程度の重症度と低い可能性 又 低重症度と中尤度、 また低い重症度と低い可能性。これらのリスクの緊急性計画を作成しないでください。これらのリスクはおそらく起こらないでしょう、そして彼らがそうであればあなたのビジネス機能に影響を与えません。しかし、重大度と尤度が変わったかどうかを評価するために定期的にこれらのリスクに戻ることを計画しています。

4.最大のリスクの緊急時の計画を作成します

重要な限り識別されたリスクごとに緊急プランを作成してください。その緊急プランの一環として、リスクを説明し、リスクが合格した場合にあなたのチームがすることをブレインストーミングします。各計画には、いつものようにビジネスに戻るために取る必要があるすべてのステップを含める必要があります。

あなたの緊急時の計画には、に関する情報を含めるべきです。

この計画を動作させるトリガー

即時対応

誰が関与して知識しているべきです

Aを含む主な責任RACIチャート必要であれば

あなたの反応のタイムライン（すなわち、やるべきことやより長期的なことをすること）

たとえば、潜在的なスタッフ不足をおそらく厳しいリスクとして特定したとしましょう。これにより通常の操作に大きな影響を与えるため、準備するための緊急プランを作成します。あなたのチーム上の一人一人が非常に特別なスキルセットを持っています、そして、複数の人が同時に残した場合、チームの責任を管理するのは難しいでしょう。あなたの緊急時にあなたの緊急時の計画には、埋め戻しを雇っている間に特定のプロジェクトやプロセスをカバーできる人、またはシーリングスキルセットを防ぐためにチームのマニュアルを改善する方法が含まれます。

5.あなたの緊急事態計画の承認を得てください

適切な会社の指導者たちが計画について知っており、あなたの行動方針に同意します。チームまたは部門レベルの計画を作成している場合、これは特に関連性があります。緊急プランを作成することによって、あなたはあなたのチームがリスクに迅速に対応するように力を与えていますが、あなたはアクションの経過が正しいものであることを確認したいです。さらに、事前承認により、あなたが正しいトラック上であなたが正しいトラックにあることを知って、そして事前に承認を求める必要なしに、運動の計画を設定することを可能にします。

6.緊急事態計画を配布します

緊急時の計画を作成したら、それらを正しい人と共有しましょう。誰もがあなたがすることを知っていることを確認してください。必要に応じて、誰もが簡単にアクセスできるようにしてください。

作業管理プラットフォームでプロジェクトを作成することは、計画を分配するための素晴らしい方法であり、誰もがそれをどのように制定するかについてのステップバイステップのガイドを確実にしています。

7.緊急時の計画を監視します

まだ正確であることを確認するために、あなたの緊急時の計画を頻繁に確認してください。新しい採用やビジネスの風景のような新しいリスクや新しい機会を考慮してください。新しいエグゼクティブリーダーがチームに参加した場合は、緊急時刻を検討してください。

8.必要に応じて新しい緊急性計画を作成します

あなたが見つけたすべてのリスクのための緊急時の計画を作成したのであれば素晴らしいことですが、必ず新しいリスクを常に監視していることを確認してください。あなたが新しいリスクを発見したならば、それは十分な深刻度や可能性が高い場合、そのリスクのための新しい緊急事態計画を作成してください。同様に、あなたはあなたの計画を振り返ることができ、あなたが一度心配しているシナリオのいくつかは起こる可能性がある、またはそうであれば、彼らはあなたのチームに影響を与えません。

一般的な緊急時の落とし穴 - そしてそれらを回避する方法

緊急時の計画は、通常のビジネス機能に迅速に戻るのに役立つ強力なツールです。緊急時の計画プロセスができるだけ滑らかであることを確認するために、一般的な落とし穴に注意してください。

バイインの欠如

それは偶発的な計画を作成するために多くの仕事を必要とします、それであなたが始める前にあなたがエグゼクティブの利害関係者からのサポートを確実にしてください。あなたがあなたの計画を作成するとき、あなたが主なリスクに取り組んでいること、そしてあなたの行動計画がしっかりしていることを確認するためにあなたのスポンサーと継続的にチェックインしてください。そうすることによって、あなたの利害関係者があなたの緊急時の計画を彼らが後ろになることができるものとして確認することができます。

「計画B」スタイルの思考に対するバイアス

いくつかの会社の文化は計画Bを考えるのが好きではありません - 彼らが計画Aで持っているすべてを投げるのが好きで、それがうまくいくことを願っています。しかし、このように考えても、計画Bを積極的に作成した場合よりも実際にチームをよりリスクにさらすことができます。

あなたが誤って嵐に巻き込まれないように、航海する前に天気をチェックするのが好きなことを考えてください。 10のうち9回、明確な晴れた日が突然嵐のように曲がることはありませんが、常に準備がされています。緊急時刻計画を作成することで、マイナスイベントが発生した場合、会社がそれに直面してできるだけ早く跳ね返る準備ができていることを確認するのに役立ちます。

1と完了の偶然のプラン

緊急プランをまとめるために多くの作業が必要です。あなたが終わったとき、それはそれをうまくやって忘れることを考えることを魅力的にすることができます。しかし、必要に応じてあなたの緊急性計画を見直して更新するために、あなたが定期的なリマインダーをスケジュールしていることを確認してください。新しいリスクがポップアップした場合、またはビジネス操作が変更された場合は、緊急時のプランを更新することで、負のイベントに最適な対応があることを確認できます。

あなたは偶然のプランを作成しました - 今何？

緊急プランは作成するための多くの作業になる可能性がありますが、それを使用する必要がある場合は、あなたが喜んであなたがうれしいです。しかし、強力な偶然の計画を作成することに加えて、あなたがあなたの計画を最新の状態に保つようにしてください。

プロ活動的であることは、彼らが起こる前にリスクを軽減するのを助けることができます - それでは、リスクが発生した場合にそれらを実行する責任があるチームメンバーにあなたの緊急性計画を伝えるようにしてください。それを作成した後、あなたの緊急時にあなたの緊急時の計画をドキュメントを獲得した後、必要ならばあなたはそれを使うべきです！

計画を作成したら、誰もがアクセスできる中央の場所に保存してください。作業管理プラットフォーム。あなたの偶発性計画の1つを使用する時間がある場合は、中心にアクセス可能な場所に保存してください。