8 ขั้นตอนในการสร้างแผนฉุกเฉินเพื่อป้องกันความเสี่ยงทางธุรกิจ

สรุป

แผนฉุกเฉินทางธุรกิจเป็นกลยุทธ์การสำรองข้อมูลสำหรับทีมหรือองค์กรของคุณ มันวางวิธีการที่คุณจะตอบสนองอย่างไรหากกิจกรรมที่ไม่คาดคิดเคาะแผนของคุณปิดวิธีการที่คุณจะหมุนหากคุณสูญเสียลูกค้าที่สำคัญหรือสิ่งที่คุณจะทำหากบริการซอฟต์แวร์ของคุณลดลงนานกว่าสามชั่วโมง รับคำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อสร้างแผนฉุกเฉินที่มีประสิทธิภาพดังนั้นหากสิ่งที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นทีมของคุณสามารถเข้าสู่การปฏิบัติและรับสิ่งต่าง ๆ ในการติดตาม

ไม่มีใครต้องการวางแผนที่จะล้มเหลว แต่การมีแผนที่แข็งแกร่ง B ในสถานที่เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการเตรียมพร้อมสำหรับทุกสถานการณ์ ด้วยแผนสำรองที่แข็งแกร่งคุณสามารถตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝันได้อย่างมีประสิทธิภาพและกลับมาติดตามให้เร็วที่สุด

แผนฉุกเฉินเป็นกลยุทธ์เชิงรุกที่จะช่วยให้คุณแก้ไขพัฒนาการติดลบและสร้างความมั่นใจในความต่อเนื่องทางธุรกิจ ในบทความนี้เรียนรู้วิธีการสร้างแผนฉุกเฉินสำหรับเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดและสร้างกลยุทธ์การกู้คืนเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณยังคงมีสุขภาพดี

แผนฉุกเฉินทางธุรกิจคืออะไร?

แผนฉุกเฉินทางธุรกิจเป็นกลยุทธ์สำหรับวิธีการที่องค์กรของคุณจะตอบสนองต่อเหตุการณ์สำคัญหรือที่สำคัญทางธุรกิจที่ทำให้แผนเดิมของคุณหยุดติดตาม ดำเนินการอย่างถูกต้องแผนฉุกเฉินทางธุรกิจสามารถลดความเสี่ยงและช่วยให้คุณกลับไปทำธุรกิจตามปกติได้เร็วที่สุด

คุณอาจคุ้นเคยกับแผนฉุกเฉินที่จะตอบสนองต่อธุรกิจภัยพิบัติทางธรรมชาติและรัฐบาลโดยทั่วไปจะสร้างแผนฉุกเฉินสำหรับการฟื้นตัวของภัยพิบัติหลังเกิดน้ำท่วมแผ่นดินไหวหรือพายุทอร์นาโด

แต่แผนฉุกเฉินมีความสำคัญต่อความเสี่ยงทางธุรกิจ ตัวอย่างเช่นคุณอาจสร้างแผนฉุกเฉินโดยสรุปสิ่งที่คุณจะทำหากคู่แข่งหลักรวมหรือวิธีการที่คุณจะหมุนหากคุณสูญเสียลูกค้าที่สำคัญ คุณสามารถสร้างแผนฉุกเฉินสำหรับการเกิดขึ้นขนาดเล็กที่จะมีผลกระทบอย่างมากเช่นบริการซอฟต์แวร์ของคุณที่ลดลงมานานกว่าสามชั่วโมง

ความแตกต่างระหว่างแผนฉุกเฉินทางธุรกิจและแผนการบริหารความเสี่ยงโครงการ

การบริหารความเสี่ยงโครงการเป็นกระบวนการของการระบุการตรวจสอบและจัดการกับความเสี่ยงระดับโครงการ ใช้การจัดการความเสี่ยงของโครงการที่จุดเริ่มต้นของกระบวนการวางแผนโครงการเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น ในการทำเช่นนั้นสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงเพื่อระบุและตรวจสอบความเสี่ยงของโครงการที่อาจเกิดขึ้น หากมีความเสี่ยงเกิดขึ้นคุณสามารถใช้การลงทะเบียนความเสี่ยงของคุณเพื่อกำหนดเป้าหมายเชิงรุกที่มีความเสี่ยงและแก้ไขโดยเร็วที่สุด

แผนฉุกเฉินคล้ายกับแผนการจัดการความเสี่ยงโครงการเนื่องจากยังช่วยให้คุณระบุและแก้ไขความเสี่ยง อย่างไรก็ตามแผนฉุกเฉินทางธุรกิจควรครอบคลุมความเสี่ยงที่ครอบคลุมหลายโครงการหรือแม้แต่ความเสี่ยงที่อาจส่งผลกระทบต่อหลายแผนก เพื่อสร้างแผนฉุกเฉินระบุและเตรียมความพร้อมสำหรับความเสี่ยงระดับธุรกิจขนาดใหญ่

8 ขั้นตอนสำหรับการวางแผนฉุกเฉิน

คุณสามารถสร้างแผนฉุกเฉินในระดับต่าง ๆ ขององค์กรของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณเป็นผู้นำทีมคุณสามารถสร้างแผนฉุกเฉินสำหรับทีมหรือแผนกของคุณ หรือผู้บริหารของ บริษัท ควรสร้างแผนฉุกเฉินทางธุรกิจสำหรับสถานการณ์ที่อาจส่งผลกระทบต่อทั้งองค์กร

ในขณะที่คุณสร้างแผนฉุกเฉินของคุณให้แน่ใจว่าคุณประเมินความน่าจะเป็นและความรุนแรงของความเสี่ยงแต่ละครั้ง จากนั้นเมื่อคุณสร้างแผนของคุณหรือแผน - รับอนุมัติจากผู้จัดการหรือหัวหน้าแผนกของคุณ ด้วยวิธีนี้หากเหตุการณ์เชิงลบเกิดขึ้นทีมของคุณสามารถกระโดดไปสู่การดำเนินการและแก้ไขความเสี่ยงได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องรอการอนุมัติ

1. ทำรายการความเสี่ยง

ก่อนที่คุณจะสามารถแก้ไขความเสี่ยงได้คุณต้องระบุตัวตนของพวกเขาเป็นครั้งแรก เริ่มต้นด้วยการทำรายการความเสี่ยงใด ๆ และทั้งหมดที่อาจส่งผลกระทบต่อ บริษัท ของคุณ โปรดจำไว้ว่า: มีการวางแผนฉุกเฉินในระดับที่แตกต่างกัน - คุณอาจวางแผนที่ธุรกิจแผนกหรือระดับโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนฉุกเฉินของคุณสอดคล้องกับขอบเขตและขนาดของความเสี่ยงที่คุณต้องรับผิดชอบต่อการจัดการ

แผนฉุกเฉินเป็นความพยายามอย่างมากดังนั้นถือเซสชั่นการระดมสมองด้วยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องในการระบุและหารือเกี่ยวกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น หากคุณไม่แน่ใจว่าใครควรรวมอยู่ในเซสชั่นการระดมความคิดของคุณให้สร้าง แผนที่การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อระบุว่าใครควรมีส่วนร่วม

2. มีน้ำหนักความเสี่ยงขึ้นอยู่กับความรุนแรงและความเป็นไปได้

คุณไม่จำเป็นต้องสร้างแผนฉุกเฉินสำหรับทุกความเสี่ยงที่คุณวางไว้ เมื่อคุณสรุปความเสี่ยงและภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้นทำงานกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเพื่อระบุผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากความเสี่ยงแต่ละครั้ง

ประเมินความเสี่ยงแต่ละรายการตามตัวชี้วัดสองประการ: ความรุนแรงของผลกระทบหากมีความเสี่ยงที่เกิดขึ้นและความเป็นไปได้ของความเสี่ยงที่เกิดขึ้น ในช่วงระยะการประเมินความเสี่ยงกำหนดความเสี่ยงแต่ละอย่างความรุนแรงและความเป็นไปได้ - เราขอแนะนำให้ใช้สูงปานกลางและต่ำ

3. ระบุความเสี่ยงที่สำคัญ

เมื่อคุณมอบหมายความรุนแรงและความเป็นไปได้ในแต่ละความเสี่ยงขึ้นอยู่กับคุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณในการตัดสินใจว่าความเสี่ยงใดที่สำคัญที่สุดในการแก้ไข ตัวอย่างเช่นคุณควรสร้างแผนฉุกเฉินเพื่อความเสี่ยงที่น่าจะเป็นไปได้สูงและความรุนแรงสูงในขณะที่คุณอาจไม่จำเป็นต้องสร้างแผนฉุกเฉินเพื่อความเสี่ยงที่มีโอกาสน้อยและความรุนแรงต่ำ

คุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณควรตัดสินใจว่าจะวาดเส้นใด ตัวอย่างเช่นคุณจะทำอะไรเกี่ยวกับความเสี่ยงที่มีความรุนแรงต่ำ แต่เป็นโอกาสสูง? เกี่ยวกับความเสี่ยงที่มีความรุนแรงสูง แต่โอกาสที่ค่อนข้างต่ำ?

นี่คือวิธีที่ความเสี่ยงที่แตกต่างกันสามารถเล่นได้และสถานการณ์โครงการฉุกเฉินที่มีศักยภาพที่ทีมงานของคุณอาจลงจอด:

ความรุนแรงสูงและโอกาสสูงหรือความรุนแรงปานกลางและโอกาสสูงสร้างแผนฉุกเฉินที่แข็งแกร่งสำหรับความเสี่ยงเหล่านี้ ให้แน่ใจว่าคุณมีแผนบรรเทาผลกระทบที่แข็งแกร่งหากเกิดความเสี่ยงเหล่านี้เพื่อให้คุณสามารถดำเนินการดำเนินธุรกิจตามปกติได้อย่างรวดเร็วที่สุด

ความรุนแรงสูงและความเป็นไปได้ปานกลางสร้างแผนฉุกเฉินสำหรับความเสี่ยงเหล่านี้เช่นกัน แม้ว่าพวกเขาจะมีโอกาสน้อยที่จะเกิดขึ้นพวกเขาอาจมีผลกระทบอย่างรุนแรงต่อหน้าที่ธุรกิจของคุณหากพวกเขาทำ การวางแผนเชิงรุกสำหรับสถานการณ์กรณีที่เลวร้ายที่สุดสามารถช่วยให้คุณตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดได้เร็วขึ้น

ความรุนแรงสูงและโอกาสน้อยคุณควรสร้างแผนฉุกเฉินสำหรับความเสี่ยงเหล่านี้ ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวสำหรับแผนฉุกเฉินเหล่านี้คือใครที่คุณควรแบ่งปันให้กับพวกเขาเมื่อเสร็จสิ้น พิจารณาแบ่งปันแผนเหล่านี้กับคนที่น้อยลงเนื่องจากมีความเกี่ยวข้องน้อยลง

ความรุนแรงปานกลางและความเป็นไปได้ปานกลางหรือความรุนแรงต่ำและโอกาสสูงพิจารณาสร้างแผนฉุกเฉินสำหรับความเสี่ยงเหล่านี้ คุณอาจต้องการที่จะมีการประชุมผู้มีส่วนได้เสียขนาดเล็กสำหรับแผนฉุกเฉินเหล่านี้หรือใช้วิธีการที่เข้มงวดน้อยกว่าในการวางแผนฉุกเฉิน แต่มีแผนทั่วไป B สำหรับสิ่งที่คุณอาจทำหากเกิดความเสี่ยงบางอย่างโดยเฉพาะหากพวกเขามีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้น - เป็นกลยุทธ์เชิงรุกที่ดี

ความรุนแรงปานกลางและโอกาสน้อย , ความรุนแรงต่ำและความเป็นไปได้ปานกลาง, หรือความรุนแรงต่ำและโอกาสน้อยอย่าสร้างแผนฉุกเฉินสำหรับความเสี่ยงเหล่านี้ ความเสี่ยงเหล่านี้อาจจะไม่เกิดขึ้นและพวกเขาจะไม่ส่งผลกระทบต่อการทำงานของธุรกิจของคุณมากนักหากพวกเขาทำ อย่างไรก็ตามวางแผนที่จะกลับมาสู่ความเสี่ยงเหล่านี้เป็นระยะเพื่อประเมินว่าความรุนแรงและความเป็นไปได้มีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่

4. สร้างแผนฉุกเฉินสำหรับความเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุด

สร้างแผนฉุกเฉินสำหรับความเสี่ยงแต่ละอย่างที่คุณระบุว่าสำคัญ เป็นส่วนหนึ่งของแผนฉุกเฉินนั้นอธิบายถึงความเสี่ยงและระดมสมองสิ่งที่ทีมของคุณจะทำอย่างไรหากความเสี่ยงมาถึง แต่ละแผนควรมีขั้นตอนทั้งหมดที่คุณต้องทำเพื่อกลับสู่ธุรกิจตามปกติ

แผนฉุกเฉินของคุณควรมีข้อมูลเกี่ยวกับ:

ทริกเกอร์ที่จะกำหนดแผนนี้ให้เป็นการเคลื่อนไหว

การตอบสนองทันที

ใครควรมีส่วนร่วมและแจ้งให้ทราบ

ความรับผิดชอบที่สำคัญรวมถึงแผนภูมิ RACIในกรณีที่จำเป็น

ไทม์ไลน์ของการตอบสนองของคุณ (I.e. สิ่งที่ต้องทำกับสิ่งที่ต้องทำอีกต่อไป)

ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณได้ระบุปัญหาการขาดแคลนพนักงานที่อาจเกิดขึ้นเป็นความเสี่ยงที่น่าจะเป็นและรุนแรง สิ่งนี้จะส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานปกติอย่างมีนัยสำคัญดังนั้นคุณต้องการสร้างแผนฉุกเฉินเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับมัน แต่ละคนในทีมของคุณมีทักษะที่เฉพาะเจาะจงและมันจะเป็นการยากที่จะจัดการความรับผิดชอบของทีมหากมีมากกว่าหนึ่งคนที่เหลืออยู่ในเวลาเดียวกัน แผนฉุกเฉินของคุณอาจรวมถึงผู้ที่สามารถครอบคลุมโครงการหรือกระบวนการบางอย่างในขณะที่คุณจ้างเงินทดแทนหรือวิธีการปรับปรุงเอกสารของทีมเพื่อป้องกันการสแนปอิน

5. รับการอนุมัติสำหรับแผนฉุกเฉินของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้นำ บริษัท ที่เกี่ยวข้องรู้เกี่ยวกับแผนและเห็นด้วยกับหลักสูตรของคุณ สิ่งนี้มีความเกี่ยวข้องเป็นพิเศษหากคุณกำลังสร้างแผนระดับทีมหรือแผนก ด้วยการสร้างแผนฉุกเฉินคุณกำลังเพิ่มพลังให้ทีมของคุณตอบสนองต่อความเสี่ยงอย่างรวดเร็ว แต่คุณต้องการให้แน่ใจว่าการกระทำนั้นเป็นสิ่งที่ถูกต้อง นอกจากนี้การอนุมัติล่วงหน้าจะช่วยให้คุณกำหนดแผนในการเคลื่อนไหวด้วยความมั่นใจการรู้ว่าคุณอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง - โดยไม่ต้องขออนุมัติล่วงหน้า

6. กระจายแผนฉุกเฉินของคุณ

เมื่อคุณสร้างแผนฉุกเฉินของคุณให้แบ่งปันกับคนที่เหมาะสม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าคุณจะทำอะไรดังนั้นถ้าและเมื่อถึงเวลาที่เกิดขึ้นคุณสามารถทำหน้าที่ได้อย่างรวดเร็วและราบรื่นที่สุดเท่าที่จะทำได้ รักษาแผนฉุกเฉินของคุณในแหล่งความจริงส่วนกลางดังนั้นทุกคนสามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายดายหากจำเป็น

การสร้างโครงการในแพลตฟอร์มการจัดการงานเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการกระจายแผนและสร้างความมั่นใจว่าทุกคนมีคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับวิธีการออก

7. ตรวจสอบแผนฉุกเฉินของคุณ

ตรวจสอบแผนฉุกเฉินของคุณบ่อยครั้งเพื่อให้แน่ใจว่ายังคงถูกต้อง คำนึงถึงความเสี่ยงใหม่หรือโอกาสใหม่ ๆ เช่นการจ้างงานใหม่หรือภูมิทัศน์ทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป หากผู้นำบริหารคนใหม่เข้าร่วมทีมตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำแผนฉุกเฉินเพื่อตรวจสอบของพวกเขาเช่นกัน

8. สร้างแผนฉุกเฉินใหม่หากจำเป็น

มันยอดเยี่ยมถ้าคุณสร้างแผนฉุกเฉินสำหรับความเสี่ยงที่คุณพบ แต่ให้แน่ใจว่าคุณกำลังติดตามความเสี่ยงใหม่อย่างต่อเนื่อง หากคุณค้นพบความเสี่ยงใหม่และมีความรุนแรงหรือความเป็นไปได้สูงให้สร้างแผนฉุกเฉินใหม่สำหรับความเสี่ยงนั้น ในทำนองเดียวกันคุณอาจย้อนกลับไปตามแผนของคุณและตระหนักว่าสถานการณ์บางอย่างที่คุณเคยกังวลนั้นไม่น่าจะเกิดขึ้นหรือถ้าพวกเขาทำพวกเขาจะไม่ส่งผลกระทบต่อทีมของคุณมาก

ข้อผิดพลาดในการวางแผนฉุกเฉินทั่วไป - และวิธีการหลีกเลี่ยง

แผนฉุกเฉินเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังที่จะช่วยให้คุณกลับไปใช้ฟังก์ชั่นธุรกิจปกติได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการวางแผนฉุกเฉินของคุณราบรื่นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ระวังข้อผิดพลาดทั่วไปเช่น:

ขาดการซื้อใน

ต้องใช้งานจำนวนมากเพื่อสร้างแผนฉุกเฉินดังนั้นก่อนที่คุณจะเริ่มต้นให้แน่ใจว่าคุณได้รับการสนับสนุนจากผู้มีส่วนได้เสียผู้บริหาร ในขณะที่คุณสร้างแผนของคุณตรวจสอบกับสปอนเซอร์ของคุณอย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับความเสี่ยงที่สำคัญและแผนปฏิบัติการของคุณเป็นของแข็ง ด้วยการทำเช่นนั้นคุณสามารถมั่นใจได้ว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณจะเห็นแผนฉุกเฉินของคุณเป็นสิ่งที่พวกเขาสามารถอยู่เบื้องหลังได้

อคติต่อการคิดสไตล์ "แผน B"

วัฒนธรรมของ บริษัท บางแห่งไม่ชอบคิดว่าแผน B - พวกเขาชอบที่จะโยนทุกสิ่งที่พวกเขามีในการวางแผนและหวังว่ามันจะใช้งานได้ แต่การคิดแบบนี้จริง ๆ แล้วสามารถเปิดเผยทีมของคุณเพื่อความเสี่ยงมากกว่าถ้าคุณสร้างแผนปฏิบัติการ B.

คิดว่ามันเหมือนกับการตรวจสอบสภาพอากาศก่อนที่จะแล่นเรือเพื่อให้คุณไม่ได้รับการจับในพายุโดยไม่ตั้งใจ เก้าครั้งจากสิบวันที่มีแดดที่ชัดเจนจะไม่เปลี่ยนพายุ แต่ก็ดีกว่าที่จะเตรียมไว้เสมอ การสร้างแผนฉุกเฉินสามารถช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าหากเหตุการณ์เชิงลบเกิดขึ้น บริษัท ของคุณจะพร้อมที่จะเผชิญหน้ากับมันและย้อนกลับให้เร็วที่สุด

แผนฉุกเฉินแบบหนึ่งและทำ

ต้องใช้เวลามากในการวางแผนการวางแผนฉุกเฉินด้วยกัน บางครั้งเมื่อเสร็จแล้วก็สามารถล่อลวงให้พิจารณาว่างานทำได้ดีและลืมไปแล้ว แต่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำหนดเวลาการแจ้งเตือนปกติ (อาจจะครั้งหนึ่งหรือสองครั้งต่อปี) เพื่อตรวจสอบและอัปเดตแผนฉุกเฉินของคุณหากจำเป็น หากความเสี่ยงใหม่ปรากฏขึ้นหรือหากการดำเนินการดำเนินงานทางธุรกิจของคุณอัปเดตแผนฉุกเฉินของคุณสามารถให้แน่ใจว่าคุณมีการตอบสนองต่อเหตุการณ์เชิงลบที่ดีที่สุด

คุณได้สร้างแผนฉุกเฉิน - ตอนนี้อะไร

แผนฉุกเฉินสามารถทำงานได้มากในการสร้าง แต่ถ้าคุณต้องใช้มันคุณจะดีใจที่คุณทำ แต่นอกเหนือจากการสร้างแผนฉุกเฉินที่แข็งแกร่งตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทำให้แผนของคุณทันสมัยอยู่เสมอ

การเป็นเชิงรุกสามารถช่วยคุณลดความเสี่ยงก่อนที่จะเกิดขึ้น - ดังนั้นอย่าลืมสื่อสารแผนฉุกเฉินของคุณกับสมาชิกในทีมที่จะรับผิดชอบในการดำเนินการหากมีความเสี่ยงเกิดขึ้นหรือไม่ อย่าปล่อยแผนฉุกเฉินของคุณไว้ในเอกสารเพื่อรวบรวมฝุ่นหลังจากสร้างมันคุณควรใช้มันถ้าต้องการ!

เมื่อคุณสร้างแผนแล้วให้แน่ใจว่าคุณเก็บไว้ในตำแหน่งกลางที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้เช่นแพลตฟอร์มการจัดการงาน. หากถึงเวลาที่จะใช้หนึ่งในแผนฉุกเฉินของคุณเก็บไว้ในตำแหน่งที่เข้าถึงได้จากศูนย์กลางสามารถช่วยให้ทีมของคุณเปลี่ยนแผนปฏิบัติการได้อย่างรวดเร็ว