8 vaihetta valmiussuunnitelman luomiseksi yritysriskien estämiseksi

Yhteenveto

Liiketoiminnan valmiussuunnitelma on tiimisi tai organisaation varmuusstrategia. Se antaa, miten voit vastata, jos ennakoimattomat tapahtumat koputtavat suunnitelmasi pois kappaleesta, miten käännät, jos menetät avaimen asiakkaan tai mitä teet, jos ohjelmistopalvelu laskee yli kolme tuntia. Hanki vaiheittaiset ohjeet tehokkaan varautumissuunnitelman luomiseksi, joten jos odottamaton tapahtuu, tiimi voi keventää toimintaan ja saada asioita takaisin radalle.

Kukaan ei halua suunnitelman a fail-mutta jolla on vahva suunnitelma B paikassa on paras tapa valmistaa tilanteeseen. Kiinteän varmuuskopiointisuunnitelman avulla voit tehokkaasti vastata ennakoimattomiin tapahtumiin tehokkaasti ja palata radalle mahdollisimman nopeasti.

Varaussuunnitelma on ennakoiva strategia, jonka avulla voit käsitellä negatiivista kehitystä ja varmistaa liiketoiminnan jatkuvuus. Tässä artikkelissa oppia luomaan valmiussuunnitelma odottamattomille tapahtumille ja rakentaa elvytysstrategioita sen varmistamiseksi, että yrityksesi on terve.

Mikä on liiketoiminnan valmiussuunnitelma?

Liiketoiminnan valmiussuunnitelma on strategia siitä, miten organisaatiosi vastaa tärkeisiin tai liiketoiminnan kriittisiin tapahtumiin, jotka kopuvat alkuperäiset suunnitelmat pois kappaleesta. Suoritettu oikein, liiketoiminnan valmiussuunnitelma voi lieventää riskiä ja auttaa sinua palaamaan yritykseen tavalliseen tapaan - niin nopeasti kuin mahdollista.

Saatat tuntea valmiussuunnitelmia vastaamaan luonnonkatastrofeihin ja hallituksiin tyypillisesti luovat valmiussuunnitelmat katastrofien elpymiseen tulvien, maanjäristyksen tai tornadojen jälkeen.

Mutta valmiussuunnitelmat ovat yhtä tärkeitä yritysriskeille. Esimerkiksi saatat luoda valmiussuunnitelman, jossa kuvataan, mitä teet, jos ensisijaiset kilpailijat yhdistyvät tai miten käännät, jos menetät avaimen asiakkaan. Voit jopa luoda valmiussuunnitelman pienemmille tapahtumille, jolla olisi suuri vaikutus kuin ohjelmistopalvelu, joka laskee yli kolme tuntia.

Ero liiketoiminnan valmiussuunnitelman ja projektin riskienhallintasuunnitelman välillä

Hankkeen riskienhallintaon projektin tason riskien tunnistamis-, seuranta- ja käsittelyprosessi. Käytä hankkeen riskienhallintaa alussaHankesuunnitteluprosessivalmistautua mahdollisiin riskeihin, jotka saattavat tulla esiin. Voit tehdä niin, luo riskirekisteri mahdollisten projektin riskien tunnistamiseksi ja valvomiseksi. Jos riski tapahtuu, voit käyttää riskirekisteriä riskin ennakoivaksi ja ratkaista se mahdollisimman nopeasti.

Varaussuunnitelma on samanlainen kuin projektin riskienhallintasuunnitelma, koska se auttaa myös tunnistamaan ja ratkaisemaan riskejä. Liiketoiminnan valmiussuunnitelmassa olisi kuitenkin katettava riskit, jotka ulottavat useita hankkeita tai jopa riskejä, jotka voivat vaikuttaa useisiin osastoihin. Luodaan valmiussuunnitelma, tunnistaa ja valmistautua suurille, liiketoiminnan tason riskeille.

8 vaihetta valmiussuunnittelusta varten

Voit luoda valmiussuunnitelman organisaation eri tasoilla. Esimerkiksi jos olet joukkueen johtava, voit luoda valmiussuunnitelman tiimellesi tai osastolle. Vaihtoehtoisesti yritysjohtajien olisi luotava liiketoiminnan valmiussuunnitelmat tilanteisiin, jotka voivat vaikuttaa koko organisaatioon.

Kun luot valmiussuunnitelmasi, varmista, että arvioit kunkin riskin todennäköisyyden ja vakavuuden. Sitten kun olet luonut suunnitelmasi tai suunnitelmat - saat sen hyväksymän johtajan tai osastopäälläsi. Näin jos negatiivinen tapahtuma tapahtuu, tiimisi voi hypätä toimia nopeasti ja ratkaista nopeasti riskin ilman, että tarvitsemme hyväksyntää.

1. Tee luettelo riskeistä

Ennen kuin voit ratkaista riskejä, sinun on ensin tunnistettava ne. Aloita tekemällä luettelo kaikista ja kaikista riskeistä, jotka voivat vaikuttaa yrityksesi. Muista: On olemassa erilaisia ​​valmiussuunnittelua - voit suunnitella liiketoiminnan, osaston tai ohjelman tasolla. Varmista, että valmiussuunnitelmasi on yhdenmukaistettu riskien soveltamisalaan ja suuruuteen, jonka olet vastuussa.

Valmistussuunnitelma on laajamittainen ponnistus, joten pidä aivoriihi-istuntoa asianomaisten sidosryhmien kanssa tunnistaa ja keskustella mahdollisista riskeistä. Jos et ole varma, kuka olisi sisällytettävä aivoriihi-istuntoon, luo a Sidosryhmien analyysikarttatunnistaa, kenen pitäisi olla mukana.

2. Punnitse riskia, jotka perustuvat vakavuuteen ja todennäköisyyteen

Sinun ei tarvitse luoda valmiussuunnitelmaa jokaiselle asetettulle riskille. Kun esittelet riskiä ja mahdollisia uhkia, työskentele sidosryhmien kanssa tunnistamaan kunkin riskin mahdolliset vaikutukset.

Arvioi jokaisen riskin, joka perustuu kahteen metriin: vaikutuksen vakavuus, jos riski tapahtuisi ja riskin todennäköisyys. Riskien arviointivaiheessa määritä jokainen riski vakavuus ja todennäköisyys - suosittelemme korkean, keskitason ja matalan käyttämistä.

3. Tunnista tärkeät riskit

Kun olet antanut vakavuuden ja todennäköisyyden kullekin riskille, sinun ja sidosryhmäsi päättää, mitkä riskit ovat tärkeimpiä. Esimerkiksi sinun on ehdottomasti luotava valmiussuunnitelma riski, joka on suuri todennäköisyys ja suuri vakavuus, kun taas sinun ei todennäköisesti tarvitse luoda varautumissuunnitelmaa riskille, joka on alhainen todennäköisyys ja alhainen vakavuus.

Sinä ja sidosryhmien pitäisi päättää, mistä piirtää linja. Esimerkiksi mitä aiot tehdä riskeistä, jotka ovat vähäisiä vakavuuksia, mutta suurta todennäköisyyttä? Entä riskit, jotka ovat suuria vakavuuksia, mutta suhteellisen alhainen todennäköisyys?

Näin eri riskit voivat pelata ja potentiaalinen valmiussuunnitelma skenaario, jonka tiimisi saattaa laskeutua:

Korkea vakavuus ja suuri todennäköisyystaikeskipitkä vakavuus ja suuri todennäköisyys.Luo vahvoja valmiussuunnitelmia näille riskeille. Varmista, että sinulla on vahva lieventämissuunnitelma, jos nämä riskit tapahtuvat, joten voit jatkaa normaalia liiketoimintaa mahdollisimman nopeasti.

Korkea vakavuus ja keskisuuri todennäköisyys.Luo myös varautumissuunnitelma myös näille riskeille. Vaikka ne ovat vähemmän todennäköisiä, heillä voi olla vakava vaikutus yritystoimintoihisi, jos he tekevät. Proaktiivisesti suunnittelu pahimmassa tapauksessa voi auttaa sinua vastaamaan odottamattomiin tapahtumiin nopeammin.

Korkea vakavuus ja alhainen todennäköisyys.Sinun pitäisi myös luoda valmiussuunnitelmia näille riskeille. Ainoa ero näille valmiussuunnitelmille on kuka sinun pitäisi jakaa ne kerran, kun ne ovat täydellisiä. Harkitse näiden suunnitelmien jakamista vähemmän ihmisiä, koska ne ovat vähemmän merkityksellisiä.

Keskipiiri ja keskitason todennäköisyystaiAlhainen vakavuus ja suuri todennäköisyys.Harkitse valmiussuunnitelmien luomista näille riskeille. Haluat ehkä olla pienempi sidosryhmien kokous näille valmiussuunnitelmille tai ottaa vähemmän tiukkaa lähestymistapaa valmiussuunnitteluun. Mutta jolla on yleinen suunnitelma B mitä voisit tehdä, jos tiettyjä riskejä tapahtuu - varsinkin jos he todennäköisesti tapahtuvat - on hyvä ennakoiva strategia.

Keskipiiri ja alhainen todennäköisyys , Alhainen vakavuus ja keskitason todennäköisyystaialhainen vakavuus ja alhainen todennäköisyys.Älä luo valmiussuunnitelmaa näille riskeille. Nämä riskit eivät todennäköisesti tapahdu, ja he eivät vaikuta yrityksesi toimii hyvin, jos he tekevät. Suunnittele kuitenkin näihin riskeihin säännöllisesti arvioimaan, onko vakavuus ja todennäköisyys muuttunut.

4. Luo varautumissuunnitelmat suurimmille riskeille

Luo valmiussuunnitelma jokaiselle riskille, jonka olet tunnistanut tärkeänä. Osana tätä valmiussuunnitelmaa, kuvaile riskiä ja aivoriihi, mitä tiimisi tekee, jos riski tulee kulkemaan. Jokaisessa suunnitelmassa olisi oltava kaikki vaiheet, jotka sinun on palattava palatakseen tavalliseen tapaan.

Valtuutussuunnitelmasi tulisi sisältää tietoja:

Laukaisimet, jotka asettavat tämän suunnitelman liikkeelle

Välitön vastaus

Kenen pitäisi olla mukana ja ilmoitettava

Keskeiset velvollisuudet, mukaan lukien aRACI-kaaviojos välttämätöntä

Vastauksen aikajana (eli välitön asioita tehdä vs. pitempiaikaisia ​​asioita)

Esimerkiksi sanotaan, että olet tunnistanut potentiaalisen henkilöstön puutteen todennäköisenä ja vakavasti. Tämä vaikuttaisi merkittävästi normaaleihin toimintoihin, joten haluat luoda varaussuunnitelman valmistautuakseen siihen. Jokaisella tiimisi henkilöllä on hyvin erityinen taito, ja olisi vaikeaa hallita tiimivelvollisuutta, jos useampi kuin yksi henkilö jätetään samanaikaisesti. Varaussuunnitelmasi voi kuulua kuka voi kattaa tiettyjä hankkeita tai prosesseja, kun palkkasi takaa tai miten parantaa tiimitiedoksia, jotta vältetään hiilidit taipumiset.

5. Hanki hyväksyntä valmiussuunnitelmaan

Varmista, että asiaankuuluvat yhtiön johtajat tietävät suunnitelmasta ja sopivat toimintanne. Tämä on erityisen tärkeää, jos luot tiimi- tai osastotason suunnitelmia. Luomalla valmiussuunnitelma, sinun on vahvistettava tiimisi vastaamaan nopeasti riskiin, mutta haluat varmistaa, että toimintatapa on oikea. Plus, etukäteishyväksyntämenetelmiä voit asettaa suunnitelman liikkeen luottamusta tietäen olet oikealla tiellä-ja pyytämättä hyväksyntää varten etukäteen.

6. Jakaa valmiussuunnitelmasi

Kun olet luonut valmiussuunnitelmasi, jakaa ne oikeilla ihmisillä. Varmista, että kaikki tietävät, mitä teet, joten jos ja milloin aika tulee, voit toimia mahdollisimman nopeasti ja saumattomasti. Pidä valmiussuunnitelmasi keskeisellä totuudessa, jotta kaikki voivat helposti käyttää niitä tarvittaessa.

Hankkeen luominen työnhallintaympäristössä on erinomainen tapa jakaa suunnitelma ja varmistaa jokaisella on vaiheittainen opas sen antamiseksi.

7. Seuraa valmiussuunnitelmia

Tarkista valmiussuunnitelmasi usein varmistaaksesi, että se on edelleen tarkka. Otetaan huomioon uudet riskit tai uudet mahdollisuudet, kuten uudet palkat tai muuttuva liiketoimintamaisema. Jos uusi johtava johtaja liittyy tiimille, varmista, että pinta-asuu suunnitelma myös niiden katsauksesta.

8. Luo tarvittaessa uusia valmiussuunnitelmia

On hienoa, jos olet luonut valmiussuunnitelmat kaikkiin löydettyihin riskeihin, mutta varmista, että tarkistat jatkuvasti uusia riskejä. Jos löydät uuden riskin, ja sillä on riittävän suuri vakavuus tai todennäköisyys, luo uusi valmiussuunnitelma kyseiselle riskille. Samoin saatat katsoa takaisin suunnitelmasi ja ymmärtää, että jotkut skenaariot, joita olet huolissasi, eivät todennäköisesti tapahdu tai jos he tekevät, he eivät vaikuta tiimisi niin paljon.

Yhteinen valmiussuunnittelu Pitfalls-ja miten välttää niitä

Valmistussuunnitelma on tehokas työkalu, joka auttaa sinua palaamaan normaaleihin liiketoimintoihin nopeasti. Varmistaaksesi, että valmiussuunnitteluprosessi on mahdollisimman sujuvaa, varo yhteisiä puutteita, kuten:

Ostamisen puute

Se vie paljon työtä valmiussuunnitelman luomiseksi, joten ennen aloittamista, varmista, että sinulla on tukea toimeenpanijista. Kun luot suunnitelmasi, tarkista jatkuvasti sponsoreidesi kanssa varmistaaksesi, että olet käsitellyt keskeisiä riskejä ja että toimintasuunnitelma on vankka. Näin voit varmistaa sidosryhmäsi nähdä valmiussuunnitelmasi jotain, jota he voivat saada taakse.

Bias vastaan ​​"Plan B" tyyli ajattelu

Jotkut yrityskulttuurit eivät halua ajatella suunnitelmia B-he haluavat heittää kaiken, mitä heillä on suunnitella ja toivottavasti se toimii. Mutta ajatteleminen tällä tavalla voi todella paljastaa tiimisi enemmän riskejä kuin jos olet ennakoivasti luoda suunnitelma B.

Ajattele sitä, kuten tarkistamalla sää ennen purjehdusta, joten et vahingossa jäädä myrskyn. Yhdeksän kertaa kymmenestä, selkeä aurinkoinen päivä ei yhtäkkiä käänny myrskyä, mutta se on aina parempi olla valmis. Valmistussuunnitelman luominen voi auttaa sinua varmistamaan, että jos negatiivinen tapahtuma tapahtuu, yrityksesi on valmis kohtaamaan sen ja palaa takaisin mahdollisimman nopeasti.

Yhden ja tehtävät valmiussuunnitelmat

Se vie paljon työtä valmiussuunnitelman toteuttamiseksi yhdessä. Joskus kun olet valmis, voi olla houkuttelevaa harkita sitä hyvin tehtäväksi ja unohtaa sen. Mutta varmista, että ajoittaa säännöllisiä muistutuksia (ehkä kerran tai kahdesti vuodessa) tarkastelemaan ja päivittämään valmiussuunnitelmasi tarvittaessa. Jos uudet riskit avautuvat tai jos liiketoimintasi muuttuvat, päivitys valmiussuunnitelmasi voi varmistaa, että sinulla on paras vastaus negatiivisiin tapahtumiin.

Olet luonut valmiussuunnitelman - nyt mitä?

Vastaussuunnitelma voi olla paljon työtä, mutta jos tarvitset sitä, olet iloinen, että olet tehnyt yhden. Mutta lisäksi vahvan varaussuunnitelman luominen, varmista, että pidät suunnitelmasi ajan tasalla.

Proaktiivinen voi auttaa sinua lieventämään riskejä ennen kuin ne tapahtuvat - niin varmista, että kommunikoida valmiussuunnitelma tiimin jäsenille, jotka ovat vastuussa niiden kuljettamisesta, jos riski tapahtuu. Älä jätä valmiussuunnitelmasi asiakirjaan kerätä pölyä - sen luomisen jälkeen sinun pitäisi käyttää sitä, jos tarvitset!

Kun olet luonut suunnitelman, varmista, että säilytät sen keskeisellä paikalla, että kaikki voivat käyttää, kuten aTyöhallintaalusta. Jos se tulee aika käyttää yhtä valmiussuunnitelmistasi, tallentaa ne keskitetysti saatavilla olevaan paikkaan, voi auttaa tiimisi nopeasti kääntämään suunnitelmia toimintaan.