8 langkah untuk membuat rencana kontingensi untuk mencegah risiko bisnis

Ringkasan

Sebuah rencana bisnis kontingensi adalah strategi cadangan untuk tim atau organisasi. Ini memaparkan bagaimana Anda akan merespon jika kejadian tak terduga mengetuk rencana Anda keluar jalur-seperti bagaimana Anda akan poros jika Anda kehilangan klien kunci, atau apa yang Anda akan lakukan jika layanan perangkat lunak Anda turun selama lebih dari tiga jam. Dapatkan petunjuk langkah-demi-langkah untuk membuat rencana darurat yang efektif, sehingga jika tak terduga terjadi, tim Anda dapat beraksi dan mendapatkan sesuatu kembali ke jalur.

Tidak ada yang ingin Plan A gagal-tetapi memiliki kuat rencana B di tempat adalah cara terbaik untuk dipersiapkan untuk situasi apapun. Dengan rencana cadangan yang solid, Anda dapat secara efektif merespon kejadian tak terduga secara efektif dan kembali ke jalur secepat mungkin.

Sebuah rencana kontingensi merupakan strategi proaktif untuk membantu Anda mengatasi perkembangan negatif dan menjamin kelangsungan bisnis. Pada artikel ini, belajar bagaimana membuat rencana kontingensi untuk kejadian tak terduga dan strategi membangun pemulihan untuk memastikan sisa-sisa bisnis Anda sehat.

Apa rencana bisnis kontingensi?

Sebuah rencana bisnis kontingensi adalah strategi untuk bagaimana organisasi Anda akan merespon peristiwa-peristiwa penting atau kritis bisnis yang mengetuk rencana asli Anda keluar jalur. Dijalankan dengan benar, rencana bisnis kontingensi dapat mengurangi risiko dan membantu Anda kembali ke bisnis seperti biasa-secepat mungkin.

Anda mungkin akrab dengan rencana kontingensi untuk merespon bencana alam-perusahaan dan pemerintah biasanya membuat rencana kontingensi untuk pemulihan bencana setelah banjir, gempa bumi, atau tornado.

Tapi rencana kontinjensi sama pentingnya untuk risiko bisnis. Misalnya, Anda dapat membuat rencana kontingensi menguraikan apa yang akan Anda lakukan jika pesaing utama Anda menggabungkan atau bagaimana Anda akan poros jika Anda kehilangan klien kunci. Anda bahkan bisa membuat rencana kontingensi untuk kejadian kecil yang akan memiliki dampak seperti Anda layanan perangkat lunak besar turun selama lebih dari tiga jam.

Perbedaan antara rencana bisnis kontingensi dan rencana manajemen risiko proyek

manajemen risiko proyekadalah proses identifikasi, monitoring, dan menangani risiko tingkat proyek. Menerapkan manajemen risiko proyek di awalproses perencanaan proyekuntuk mempersiapkan untuk setiap risiko yang mungkin akan muncul. Untuk melakukannya, membuat daftar risiko untuk mengidentifikasi dan memantau risiko proyek potensial. Jika risiko tidak terjadi, Anda dapat menggunakan daftar risiko Anda untuk secara proaktif menargetkan risiko itu dan menyelesaikannya secepat mungkin.

Sebuah rencana kontingensi mirip dengan rencana manajemen risiko proyek karena juga membantu Anda mengidentifikasi dan risiko tekad. Namun, rencana bisnis kontingensi harus mencakup risiko yang berlangsung beberapa proyek atau bahkan risiko yang dapat mempengaruhi beberapa departemen. Untuk membuat rencana kontingensi, mengidentifikasi dan mempersiapkan diri untuk risiko besar, bisnis-tingkat.

8 langkah untuk perencanaan kontingensi

Anda dapat membuat rencana kontingensi pada berbagai tingkat organisasi Anda. Misalnya, jika Anda memimpin tim, Anda bisa membuat rencana kontingensi untuk tim Anda atau departemen. Atau, eksekutif perusahaan harus membuat rencana kontingensi bisnis untuk situasi yang dapat mempengaruhi seluruh organisasi.

Ketika Anda membuat rencana darurat Anda, pastikan Anda mengevaluasi kemungkinan dan keparahan setiap risiko. Kemudian, setelah Anda membuat rencana-atau Anda rencana-mendapatkannya disetujui oleh manajer atau kepala departemen. Bahwa cara jika peristiwa negatif tidak terjadi, tim Anda dapat melompat ke tindakan dan cepat menyelesaikan risiko tanpa harus menunggu persetujuan.

1. Buatlah daftar risiko

Sebelum Anda dapat mengatasi risiko, Anda harus terlebih dahulu mengidentifikasi mereka. Mulailah dengan membuat daftar dari setiap dan semua risiko yang mungkin berdampak perusahaan Anda. Ingat: ada berbagai tingkat kontingensi perencanaan-Anda dapat merencanakan pada bisnis, departemen, atau tingkat program. Pastikan rencana kontingensi Anda selaras dengan ruang lingkup dan besarnya risiko Anda bertanggung jawab untuk mengatasi.

Rencana kontingensi adalah upaya skala besar, jadi pegang sesi brainstorming dengan para pemangku kepentingan yang relevan untuk mengidentifikasi dan mendiskusikan risiko potensial. Jika Anda tidak yakin siapa yang harus dimasukkan dalam sesi brainstorming Anda, buat a Peta analisis pemangku kepentinganuntuk mengidentifikasi siapa yang harus terlibat.

2. Timbang risiko berdasarkan keparahan dan kemungkinan

Anda tidak perlu membuat rencana darurat untuk setiap risiko yang diletakkan. Setelah Anda menguraikan risiko dan ancaman potensial, bekerja dengan para pemangku kepentingan Anda untuk mengidentifikasi dampak potensial dari setiap risiko.

Mengevaluasi setiap risiko berdasarkan dua metrik: tingkat keparahan dampaknya jika risikonya terjadi, dan kemungkinan risikonya terjadi. Selama fase penilaian risiko, berikan setiap risiko keparahan dan kemungkinan - kami sarankan menggunakan tinggi, sedang, dan rendah.

3. Identifikasi risiko penting

Setelah Anda menugaskan keparahan dan kemungkinan untuk setiap risiko, terserah Anda dan para pemangku kepentingan Anda untuk memutuskan risiko mana yang paling penting untuk diatasi. Misalnya, Anda harus membuat rencana darurat untuk risiko yang kemungkinan besar dan keparahan tinggi, sedangkan Anda mungkin tidak perlu membuat rencana darurat untuk risiko yang kemungkinan rendah dan tingkat keparahannya yang rendah.

Anda dan para pemangku kepentingan Anda harus memutuskan di mana harus menarik garis. Misalnya, apa yang akan Anda lakukan tentang risiko yang merupakan keparahan rendah tetapi kemungkinan besar? Bagaimana dengan risiko yang keparahan tinggi, tetapi kemungkinan relatif rendah?

Beginilah risiko yang berbeda dapat diputar, dan skenario rencana kontingensi potensial, tim Anda mungkin mendarat di:

Keparahan tinggi dan kemungkinan tinggiataukeparahan sedang dan kemungkinan tinggi.Buat rencana kontingensi yang kuat untuk risiko-risiko ini. Pastikan Anda memiliki rencana mitigasi yang kuat di tempatnya jika risiko ini terjadi, sehingga Anda dapat melanjutkan operasi bisnis normal secepat mungkin.

Keparahan tinggi dan kemungkinan medium.Buat rencana kontingensi untuk risiko ini juga. Meskipun mereka cenderung terjadi, mereka dapat berdampak parah pada fungsi bisnis Anda jika mereka melakukannya. Berencana secara proaktif untuk skenario terburuk dapat membantu Anda menanggapi peristiwa tak terduga dengan lebih cepat.

Keparahan tinggi dan kemungkinan rendah.Anda juga harus membuat rencana darurat untuk risiko ini. Satu-satunya perbedaan untuk rencana kontingensi ini adalah dengan siapa Anda harus membaginya begitu mereka selesai. Pertimbangkan untuk berbagi rencana ini dengan lebih sedikit orang karena mereka kurang relevan.

Keparahan sedang dan kemungkinan mediumataukeparahan rendah dan kemungkinan tinggi.Pertimbangkan untuk menciptakan rencana darurat untuk risiko ini. Anda mungkin ingin mengadakan pertemuan pemangku kepentingan yang lebih kecil untuk rencana kontingensi ini atau mengambil pendekatan yang kurang ketat untuk perencanaan kontingensi. Tetapi memiliki rencana umum B untuk apa yang mungkin Anda lakukan jika risiko tertentu terjadi - terutama jika mereka cenderung terjadi - adalah strategi proaktif yang baik.

Keparahan sedang dan kemungkinan rendah , keparahan rendah dan kemungkinan medium, ataukeparahan rendah dan kemungkinan rendah.Jangan membuat rencana darurat untuk risiko ini. Risiko-risiko ini mungkin tidak akan terjadi, dan mereka tidak akan memengaruhi fungsi bisnis Anda jika mereka melakukannya. Namun, berencana untuk kembali ke risiko-risiko ini secara berkala untuk menilai apakah tingkat keparahan dan kemungkinan telah berubah.

4. Buat Rencana Kontinjensi untuk Risiko Terbesar

Buat rencana darurat untuk setiap risiko yang Anda identifikasi sebagai penting. Sebagai bagian dari rencana kontingensi itu, jelaskan risiko, dan bertukar pikiran apa yang akan dilakukan tim Anda jika risikonya terjadi. Setiap rencana harus mencakup semua langkah yang perlu Anda ambil untuk kembali ke bisnis seperti biasa.

Rencana Kontinjensi Anda harus mencakup informasi tentang:

Pemicu yang akan membuat rencana ini menjadi gerakan

Tanggapan langsung

Siapa yang harus terlibat dan diinformasikan

Tanggung jawab utama, termasuk aRACI Chart.jika diperlukan

Timeline dari respons Anda (I.E. hal-hal langsung yang harus dilakukan vs. hal-hal jangka panjang yang harus dilakukan)

Misalnya, katakanlah Anda telah mengidentifikasi kekurangan staf potensial sebagai risiko yang mungkin dan parah. Ini akan secara signifikan berdampak pada operasi normal, sehingga Anda ingin membuat rencana darurat untuk mempersiapkannya. Setiap orang di tim Anda memiliki set keterampilan yang sangat khusus, dan akan sulit untuk mengelola tanggung jawab tim jika lebih dari satu orang tersisa pada saat yang sama. Rencana kontingensi Anda mungkin termasuk siapa yang dapat membahas proyek atau proses tertentu saat Anda menyewa isi ulang, atau bagaimana meningkatkan dokumentasi tim untuk mencegah keterampilan yang diam.

5. Dapatkan persetujuan untuk Rencana Kontinjensi Anda

Pastikan para pemimpin perusahaan yang relevan mengetahui tentang rencana dan setuju dengan tindakan Anda. Ini sangat relevan jika Anda membuat rencana tingkat tim atau departemen. Dengan menciptakan rencana darurat, Anda memberdayakan tim Anda untuk merespons dengan cepat terhadap risiko, tetapi Anda ingin memastikan bahwa tindakan adalah yang tepat. Plus, pra-persetujuan akan memungkinkan Anda untuk mengatur rencana bergerak dengan percaya diri Anda berada di jalur yang benar - dan tanpa harus meminta persetujuan sebelumnya.

6. Mendistribusikan rencana darurat Anda

Setelah Anda membuat rencana kontingensi Anda, bagikan dengan orang yang tepat. Pastikan semua orang tahu apa yang akan Anda lakukan, jadi jika dan kapan waktu datang, Anda dapat bertindak secepat dan mulus mungkin. Simpan rencana darurat Anda dalam sumber utama kebenaran sehingga setiap orang dapat dengan mudah mengaksesnya jika perlu.

Menciptakan proyek dalam platform manajemen kerja adalah cara yang bagus untuk mendistribusikan rencana dan memastikan semua orang memiliki panduan langkah demi langkah untuk bagaimana memberlakukannya.

7. Pantau Rencana Kontinjensi Anda

Tinjau Rencana Kontinjensi Anda Seringkali untuk memastikan itu masih akurat. Mempertimbangkan risiko baru atau peluang baru, seperti karyawan baru atau lanskap bisnis yang berubah. Jika seorang pemimpin eksekutif baru bergabung dengan tim, pastikan untuk memaparkan rencana kontingensi untuk tinjauan mereka juga.

8. Buat rencana kontingensi baru jika perlu

Ini bagus jika Anda telah membuat rencana kontingensi untuk semua risiko yang Anda temukan, tetapi pastikan Anda terus-menerus memantau risiko baru. Jika Anda menemukan risiko baru, dan memiliki keparahan atau kemungkinan yang cukup tinggi, membuat rencana kontingensi baru untuk risiko itu. Demikian juga, Anda dapat melihat kembali rencana Anda dan menyadari bahwa beberapa skenario yang pernah Anda khawatirkan tidak akan terjadi atau, jika mereka melakukannya, mereka tidak akan berdampak pada tim Anda.

Peringkat perencanaan kontingensi umum - dan bagaimana menghindarinya

Rencana kontingensi adalah alat yang ampuh untuk membantu Anda kembali ke fungsi bisnis normal dengan cepat. Untuk memastikan proses perencanaan kontingensi Anda sehalus mungkin, hati-hati dengan jebakan umum, seperti:

Kurangnya

Dibutuhkan banyak pekerjaan untuk membuat rencana darurat, jadi sebelum Anda memulai, pastikan Anda mendapat dukungan dari para pemangku kepentingan eksekutif. Ketika Anda membuat rencana Anda, terus-menerus check-in dengan sponsor Anda untuk memastikan Anda menangani risiko utama dan bahwa rencana tindakan Anda padat. Dengan melakukan hal itu, Anda dapat memastikan para pemangku kepentingan Anda melihat rencana darurat Anda sebagai sesuatu yang bisa mereka dapatkan.

Bias terhadap pemikiran gaya "Rencana B"

Beberapa budaya perusahaan tidak suka memikirkan rencana b-mereka suka melempar semua yang mereka miliki di Rencana A dan berharap itu berhasil. Tetapi berpikir dengan cara ini sebenarnya dapat mengekspos tim Anda untuk lebih berisiko daripada jika Anda secara proaktif membuat rencana B.

Pikirkan itu seperti memeriksa cuaca sebelum berlayar sehingga Anda tidak sengaja terjebak dalam badai. Sembilan dari sepuluh, hari yang cerah dan cerah tidak akan tiba-tiba berubah badai, tetapi selalu lebih baik untuk dipersiapkan. Membuat rencana kontingensi dapat membantu Anda memastikan bahwa, jika peristiwa negatif memang terjadi, perusahaan Anda akan siap untuk menghadapinya dan bangkit kembali secepat mungkin.

Rencana kontingensi satu-dan dilakukan

Dibutuhkan banyak pekerjaan untuk menempatkan rencana darurat bersama. Kadang-kadang ketika Anda selesai, itu bisa menggoda untuk mempertimbangkannya dengan baik dan melupakannya. Tetapi pastikan Anda menjadwalkan pengingat reguler (mungkin sekali atau dua kali setahun) untuk meninjau dan memperbarui rencana kontingensi Anda jika perlu. Jika risiko baru muncul, atau jika operasi bisnis Anda berubah, memperbarui rencana kontingensi Anda dapat memastikan Anda memiliki respons terbaik terhadap peristiwa negatif.

Anda telah membuat rencana kontingensi - sekarang apa?

Rencana kontingensi dapat berupa banyak pekerjaan untuk dibuat, tetapi jika Anda perlu menggunakannya, Anda akan senang Anda membuatnya. Tetapi selain menciptakan rencana darurat yang kuat, pastikan Anda tetap up-to-date Anda.

Menjadi proaktif dapat membantu Anda mengurangi risiko sebelum terjadi - jadi pastikan untuk mengkomunikasikan rencana darurat Anda kepada anggota tim yang akan bertanggung jawab untuk melaksanakannya jika suatu risiko terjadi. Jangan tinggalkan rencana kontingensi Anda dalam dokumen untuk mengumpulkan debu - setelah membuatnya, Anda harus menggunakannya jika perlu!

Setelah Anda membuat paket, pastikan Anda menyimpannya di lokasi pusat yang dapat diakses semua orang, seperti aPlatform Manajemen Kerja. Jika sudah tiba saatnya untuk menggunakan salah satu rencana darurat Anda, menyimpannya di lokasi yang dapat diakses secara terpusat dapat membantu tim Anda dengan cepat mengubah rencana.