8 pasos para crear un plan de contingencia para evitar riesgos de negocio.

Resumen

Un plan de contingencia de negocios es una estrategia de copia de seguridad para su equipo u organización. Apuesta cómo responderá si los eventos imprevistos golpean sus planes fuera de la pista, como lo hagas, si pierde un cliente clave, o lo que hará si su servicio de software disminuye durante más de tres horas. Obtenga instrucciones paso a paso para crear un plan de contingencia efectivo, por lo que si lo inesperado sucede, su equipo puede resortar en acción y volver a encender las cosas.

Nadie quiere que el plan A falle, pero tener un plan fuerte B en su lugar es la mejor manera de prepararse para cualquier situación. Con un plan de respaldo sólido, puede responder de manera efectiva a los eventos imprevistos de manera efectiva y volver a ponerse en marcha lo más rápido posible.

Un plan de contingencia es una estrategia proactiva para ayudarlo a abordar los desarrollos negativos y garantizar la continuidad del negocio. En este artículo, aprenda cómo crear un plan de contingencia para eventos inesperados y desarrollar estrategias de recuperación para garantizar que su negocio siga siendo saludable.

¿Qué es un plan de contingencia de negocios?

Un plan de contingencia de negocios es una estrategia para la forma en que su organización responderá a eventos importantes o críticos de negocios que llaman a sus planes originales fuera de la pista. Ejecutado correctamente, un plan de contingencia de negocios puede mitigar el riesgo y ayudarlo a volver a los negocios como sea habitual, lo más rápido posible.

Puede estar familiarizado con los planes de contingencia para responder a los desastres naturales: las empresas y los gobiernos generalmente crean planes de contingencia para la recuperación de desastres después de las inundaciones, terremotos o tornados.

Pero los planes de contingencia son tan importantes para los riesgos comerciales. Por ejemplo, puede crear un plan de contingencia que describe lo que hará si sus competidores principales se fusionan o cómo girará si pierde un cliente clave. Incluso podría crear un plan de contingencia para ocurrencias más pequeñas que tendrían un gran impacto, al igual que su servicio de software por más de tres horas.

La diferencia entre un plan de contingencia de negocios y un plan de gestión de riesgos de proyectos.

Gestión de riesgos del proyectoes el proceso de identificación, monitoreo y abordaje de riesgos a nivel de proyecto. Aplicar la gestión de riesgos del proyecto al comienzo de laProceso de planificación del proyectopara prepararse para cualquier riesgo que pueda surgir. Para hacerlo, cree un registro de riesgo para identificar y monitorear los riesgos potenciales del proyecto. Si ocurre un riesgo, puede usar su registro de riesgo para orientar de manera proactiva ese riesgo y resolverlo lo más rápido posible.

Un plan de contingencia es similar a un plan de gestión de riesgos del proyecto porque también lo ayuda a identificar y resolver riesgos. Sin embargo, un plan de contingencia de negocios debe cubrir los riesgos que abarcan múltiples proyectos o incluso los riesgos que podrían afectar múltiples departamentos. Para crear un plan de contingencia, identifique y prepare los riesgos grandes y de nivel comercial.

8 pasos para la planificación de contingencia

Puede crear un plan de contingencia en varios niveles de su organización. Por ejemplo, si usted es un cliente potencial, podría crear un plan de contingencia para su equipo o departamento. Alternativamente, los ejecutivos de la compañía deben crear planes de contingencia comercial para situaciones que podrían afectar a toda la organización.

A medida que cree su plan de contingencia, asegúrese de evaluar la probabilidad y la gravedad de cada riesgo. Luego, una vez que haya creado su plan, o planes, hágalo aprobado por su gerente o cabeza del departamento. De esa manera, si ocurre un evento negativo, su equipo puede saltar a la acción y resolver rápidamente el riesgo sin tener que esperar a que las aprobaciones.

1. Hacer una lista de riesgos.

Antes de que pueda resolver riesgos, primero debe identificarlos. Comience por hacer una lista de todos y todos los riesgos que puedan afectar a su empresa. Recuerde: Hay diferentes niveles de planificación de contingencia, usted podría estar planificando en el negocio, departamento o nivel de programa. Asegúrese de que sus planes de contingencia estén alineados con el alcance y la magnitud de los riesgos que es responsable de la dirección.

Un plan de contingencia es un esfuerzo a gran escala, así que tiene una sesión de lluvia de ideas con las partes interesadas relevantes para identificar y discutir riesgos potenciales. Si no está seguro de quién debe incluirse en su sesión de lluvia de ideas, cree un Mapa de análisis de partes interesadaspara identificar quién debe estar involucrado.

2. Pesar riesgos basados ​​en la severidad y la probabilidad

No necesita crear un plan de contingencia para cada riesgo que haya presentado. Una vez que describe los riesgos y las amenazas potenciales, trabaje con sus partes interesadas para identificar el impacto potencial de cada riesgo.

Evalúe cada riesgo basado en dos métricas: la gravedad del impacto si surgiría el riesgo y la probabilidad del riesgo que se produce. Durante la fase de evaluación de riesgos, asigne cada riesgo una gravedad y probabilidad, recomendamos usar altos, medios y bajos.

3. Identificar riesgos importantes.

Una vez que haya asignado una severidad y probabilidad de cada riesgo, depende de usted y sus partes interesadas decidir qué riesgos son los más importantes para abordar. Por ejemplo, definitivamente debe crear un plan de contingencia para un riesgo que sea alta probabilidad y alta severidad, mientras que probablemente no necesite crear un plan de contingencia para un riesgo que sea una baja probabilidad y baja severidad.

Usted y sus partes interesadas deben decidir dónde dibujar la línea. Por ejemplo, ¿qué vas a hacer sobre los riesgos que son de baja severidad pero la alta probabilidad? ¿Qué pasa con los riesgos que son una alta severidad, pero una probabilidad relativamente baja?

Así es como pueden desempeñar los diferentes riesgos, y un escenario de plan de contingencia potencial que su equipo podría aterrizar en:

Alta severidad y alta probabilidad o Severidad media y alta probabilidad.Crea planes sólidos de contingencia para estos riesgos. Asegúrese de tener un plan de mitigación fuerte en su lugar si estos riesgos ocurren, por lo que puede reanudar las operaciones comerciales normales lo más rápido posible.

Alta severidad y probabilidad media.Crea un plan de contingencia para estos riesgos también. Aunque es menos probable que sucedan, podrían tener un impacto severo en las funciones de su negocio si lo hacen. La planificación proactiva para el peor de los casos puede ayudarlo a responder a eventos inesperados más rápidamente.

Alta severidad y baja probabilidad.También debe crear planes de contingencia para estos riesgos. La única diferencia para estos planes de contingencia es la que debe compartirlos una vez que estén completos. Considere compartir estos planes con menos personas, ya que son menos relevantes.

Gravedad media y probabilidad media o Baja severidad y alta probabilidad.Considere crear planes de contingencia para estos riesgos. Es posible que desee tener una reunión de interesados ​​más pequeños para estos planes de contingencia o tomar un enfoque menos riguroso para la planificación de la contingencia. Pero tener un plan general B para lo que podría hacer si ciertos riesgos ocurren, especialmente si es probable que suceda, es una buena estrategia proactiva.

Severidad media y baja probabilidad De baja severidad y probabilidad media, oBaja severidad y baja probabilidad.No cree un plan de contingencia para estos riesgos. Estos riesgos probablemente no sucederán, y no afectarán mucho sus funciones de negocios si lo hacen. Sin embargo, planee regresar a estos riesgos periódicamente para evaluar si la gravedad y la probabilidad han cambiado.

4. Crear planes de contingencia para los mayores riesgos.

Cree un plan de contingencia para cada riesgo que haya identificado como importante. Como parte de ese plan de contingencia, describa el riesgo, y haga una lluvia de ideas sobre lo que hará su equipo si el riesgo viene a pasar. Cada plan debe incluir todos los pasos que debe tomar para volver a los negocios como de costumbre.

Su plan de contingencia debe incluir información sobre:

Los desencadenantes que pondrán en marcha este plan.

La respuesta inmediata

¿Quién debería estar involucrado e informado?

Responsabilidades clave, incluyendo unCarta de racisi necesario

La línea de tiempo de su respuesta (es decir, cosas inmediatas para hacer frente a las cosas a largo plazo que hacer)

Por ejemplo, digamos que ha identificado una posibilidad de escasez de personal como un riesgo probable y grave. Esto impactaría significativamente las operaciones normales, por lo que desea crear un plan de contingencia para prepararse para ello. Cada persona en su equipo tiene un conjunto de habilidades muy particular, y sería difícil administrar las responsabilidades del equipo si queda más de una persona al mismo tiempo. Su plan de contingencia puede incluir quién puede cubrir ciertos proyectos o procesos mientras contrata un relleno, o cómo mejorar la documentación del equipo para prevenir las habilidades sedosas.

5. Obtener la aprobación para su plan de contingencia

Asegúrese de que los líderes relevantes de la compañía sepa sobre el plan y acuerdan con su curso de acción. Esto es especialmente relevante si está creando planes de nivel de equipo o de departamento. Al crear un plan de contingencia, está capacitando a su equipo que responda rápidamente a un riesgo, pero desea asegurarse de que ese curso de acción sea el correcto. Además, la aprobación previa le permitirá establecer el plan en movimiento con la confianza, ya que está en la pista correcta, y sin tener que pedir aprobaciones de antemano.

6. Distribuya tus planes de contingencia.

Una vez que haya creado sus planes de contingencia, compártalos con las personas adecuadas. Asegúrese de que todos sepa lo que harás, así que, por lo tanto, si y cuando llegue el momento, puede actuar de la manera más rápida y perfecta posible. Mantenga sus planes de contingencia en una fuente central de la verdad para que todos puedan acceder fácilmente a ellos si es necesario.

Crear un proyecto en una plataforma de gestión de trabajo es una excelente manera de distribuir el plan y garantizar que todos tengan una guía paso a paso para cómo promulgarlo.

7. Monitoree sus planes de contingencia.

Revise su plan de contingencia con frecuencia para asegurarse de que sigue siendo preciso. Tenga en cuenta nuevos riesgos o nuevas oportunidades, como nuevas contrataciones o un paisaje de negocios cambiante. Si un nuevo líder ejecutivo se une al equipo, asegúrese de surgir el plan de contingencia para su revisión.

8. Crea nuevos planes de contingencia si es necesario.

Es genial si ha creado planes de contingencia para todos los riesgos que ha encontrado, pero asegúrese de que esté constantemente monitoreando los nuevos riesgos. Si descubre un nuevo riesgo, y tiene una severidad o probabilidad de alta calidad, cree un nuevo plan de contingencia para ese riesgo. Asimismo, puede mirar hacia atrás en sus planes y darte cuenta de que algunos de los escenarios que una vez le preocupa que es probable que suceda o, si lo hacen, no afectarán a su equipo tanto.

Pitelos de planificación de contingencia común, y cómo evitarlos.

Un plan de contingencia es una herramienta poderosa para ayudarlo a volver a las funciones comerciales normales rápidamente. Para garantizar que su proceso de planificación de contingencia sea lo más suave posible, tenga cuidado con las trampas comunes, como:

Falta de compra

Se necesita mucho trabajo para crear un plan de contingencia, por lo que antes de comenzar, asegúrese de tener apoyo de los interesados ​​ejecutivos. A medida que cree su plan, consulte continuamente con sus patrocinadores para asegurarse de que haya abordado los riesgos clave y que su plan de acción es sólido. Al hacerlo, puede asegurarse de que sus partes interesadas ven su plan de contingencia como algo que puedan ponerse atrás.

Sesgo contra el pensamiento estilo "plan B"

A algunas culturas de la compañía no les gusta pensar en el plan B, les gusta lanzar todo lo que tienen en el plan A y esperar que funcione. Pero pensar de esta manera realmente puede exponer a su equipo a más riesgos que si crea proactivamente un plan B.

Piense en ello como verificar el clima antes de ir a navegar para que no se atrapen accidentalmente en una tormenta. Nueve veces de cada diez, un claro día soleado no se volverá tormentoso, sino que siempre es mejor estar preparado. Crear un plan de contingencia puede ayudarlo a asegurarse de que, si ocurre un evento negativo, su compañía estará lista para enfrentarla y rebotar lo más rápido posible.

Planes de contingencia uno al día.

Se necesita mucho trabajo para juntar un plan de contingencia. A veces, cuando hayas terminado, puede ser tentador considerarlo bien hecho y olvidarse de ello. Pero asegúrese de programar recordatorios regulares (tal vez una o dos veces al año) para revisar y actualizar su plan de contingencia si es necesario. Si aparecen nuevos riesgos, o si sus operaciones comerciales cambian, la actualización de su plan de contingencia puede asegurarse de tener la mejor respuesta a los eventos negativos.

Has creado un plan de contingencia, ¿ahora qué?

Un plan de contingencia puede ser mucho trabajo por crear, pero si alguna vez necesita usarlo, se alegrará que haya hecho uno. Pero además de crear un plan de contingencia fuerte, asegúrese de mantener su plan actualizado.

Ser proactivo puede ayudarlo a mitigar los riesgos antes de que suceda, así que asegúrese de comunicar su plan de contingencia a los miembros del equipo que serán responsables de llevarlos a cabo si sucede un riesgo. No deje su plan de contingencia en un documento para recolectar el polvo, después de crearlo, ¡debe usarlo si es necesario!

Una vez que haya creado el plan, asegúrese de guardarlo en una ubicación central a la que todos puedan acceder, como unPlataforma de gestión de trabajo. Si llega el momento de usar uno de sus planes de contingencia, almacenarlos en una ubicación de acceso central, puede ayudar a su equipo rápidamente a activar los planes a la acción.