8 kroků k vytvoření pohotovostního plánu, který by zabránil obchodní rizikům

souhrn

Obchodní pohotovostní plán je záložní strategií pro váš tým nebo organizace. To stanoví, jak budete reagovat, pokud nepředvídané události vyrazíte své plány mimo trať-jako jak budete otočit, pokud ztratíte klíčový klient nebo co budete dělat, pokud vaše softwarová služba klesá déle než tři hodiny. Získejte krok za krokem pokyny k vytvoření efektivního pohotovostního plánu, takže pokud se neočekávané stane, váš tým se může nacházet do akce a získat věci zpět na trati.

Nikdo nechce plánovat, aby selhal - ale má silný plán B na místě je nejlepším způsobem, jak být připraven na jakoukoliv situaci. S pevným záložním plánem můžete efektivně reagovat na nepředvídané události efektivně a vrátit se co nejrychleji.

Pohotovostní plán je proaktivní strategie, která vám pomůže řešit negativní vývoj a zajistit kontinuitu podnikání. V tomto článku se dozvíte, jak vytvořit pohotovostní plán pro neočekávané události a budovat strategie pro obnovu, abyste zajistili, že vaše podnikání zůstane zdravé.

Co je to obchodní pohotovostní plán?

Obchodní pohotovostní plán je strategií, jak bude vaše organizace reagovat na důležité nebo obchodní události, které srazí vaše původní plány mimo trať. Prováděný správně, obchodní pohotovostní plán může zmírnit riziko a pomoci vám vrátit se k podnikání jako obvykle co nejrychleji.

Můžete být obeznámeni s pohotovostním plánem reagovat na přírodní katastrofy-podniky a vlády typicky vytvářejí pohotovostní plány pro obnovu po havárii po povodních, zemětřesení nebo tornáda.

Ale pohotovostní plány jsou stejně důležité pro obchodní rizika. Můžete například vytvořit pohotovostní plán nastíňující to, co budete dělat, pokud vaše primární konkurenti sloučí nebo jak budete otočit, pokud ztratíte klíčový klient. Můžete dokonce vytvořit pohotovostní plán pro menší události, které by mělo velký dopad-jako vaše softwarové služby, která jde o déle než tři hodiny.

Rozdíl mezi obchodní pohotovostní plán a plán pro řízení projektů

Řízení projektových rizikje proces identifikace, monitorování a řešení rizik na úrovni projektu. Použít řízení rizik projektu na začátkuProces plánování projektupřipravit se na jakákoli rizika, která by mohla přijít. Vytvořte si registr rizika pro identifikaci a sledování potenciálních rizik projektu. Pokud se riziko stane, můžete použít registr rizika pro aktivně cíl, aby riziko a řešení co nejrychleji.

Pohotovostní plán je podobný plánu řízení rizik projektu, protože také pomáhá identifikovat a řešit rizika. Nicméně, obchodní pohotovostní plán by měl zahrnovat rizika, která zahrnuje více projektů nebo dokonce rizik, které by mohly ovlivnit více oddělení. Chcete-li vytvořit pohotovostní plán, identifikovat a připravit se na velké rizika na úrovni podnikání.

8 kroků pro pohotovostní plánování

Můžete vytvořit pohotovostní plán na různých úrovních vaší organizace. Například, pokud jste vedení týmu, můžete vytvořit kontingenční plán pro váš tým nebo oddělení. Případně by vedoucí pracovníci společnosti by měly vytvářet obchodní pohotovostní plány pro situace, které by mohly ovlivnit celou organizaci.

Jak vytvoříte svůj pohotový plán, ujistěte se, že vyhodnotíte pravděpodobnost a závažnost každého rizika. Poté, jakmile jste vytvořili svůj plán-nebo plány-dostat to schválené vaším manažerem nebo oddělením hlavy. Tímto způsobem, pokud dojde k negativní události, váš tým může skočit na akci a rychle vyřešit riziko, aniž by museli čekat na schválení.

1. Proveďte seznam rizik

Než budete moci vyřešit rizika, musíte je nejprve identifikovat. Začněte tím, že se seznam všech rizik, která by mohla ovlivnit vaši společnost. Nezapomeňte: Existují různé úrovně pohotovostního plánování - můžete plánovat na úrovni podnikání, oddělení nebo programu. Ujistěte se, že vaše pohotovostní plány jsou sladěny s rozsahem a rozsahem rizik, které jste odpovědný za adresování.

Pohodlný plán je rozsáhlé úsilí, takže držte brainstorming sezení s příslušnými zúčastněnými stranami, aby se identifikovala a diskutovala o potenciálních rizicích. Pokud si nejste jisti, kdo by měl být zařazen do své brainstormingové relace, vytvořit a Mapa analýzy zúčastněných stranidentifikovat, kdo by měl být zapojen.

2. Vážení rizik na základě závažnosti a pravděpodobnosti

Nemusíte vytvořit pohotovostní plán pro každý riziko, které jste stanovili. Jakmile nastíní rizika a potenciální hrozby, pracujte se svými zainteresovanými stranami s cílem identifikovat potenciální dopad každého rizika.

Vyhodnoťte každé riziko na základě dvou metrik: závažnost dopadu, pokud by se riziko vyskytlo, a pravděpodobnost, že se vyskytuje riziko. Během fáze posuzování rizik přidělte každé riziko závažnost a pravděpodobnost - doporučujeme používat vysoké, střední a nízké.

3. Identifikujte důležitá rizika

Jakmile jste přidělili závažnost a pravděpodobnost každému riziku, záleží jen na vás a vašim zúčastněným stranám, aby se rozhodli, která rizika jsou nejdůležitější pro adresu. Například byste měli určitě vytvořit pohotovostní plán pro riziko, které je vysoká pravděpodobnost a vysoká závažnost, zatímco pravděpodobně nemusíte vytvořit pohotovostní plán pro riziko, že je nízká pravděpodobnost a nízká závažnost.

Vy a vaše zúčastněné strany by se měli rozhodnout, kde kreslit linku. Co budete mít například o rizicích, která jsou nízká závažnost, ale vysoká pravděpodobnost? A co rizika, která jsou vysoká závažnost, ale relativně nízká pravděpodobnost?

Zde je způsob, jak se mohou hrát různá rizika, a potenciální scénář kontingenčního plánu váš tým může přistát na:

Vysoká závažnost a vysoká pravděpodobnostnebostřední závažnost a vysoká pravděpodobnost.Vytvářet robustní pohotovostní plány těchto rizik. Ujistěte se, že máte silný plán zmírnění, pokud se tato rizika stane, takže můžete co nejrychleji obnovit normální obchodní operace.

Vysoká závažnost a střední pravděpodobnost.Vytvořte také pohotovostní plán pro tyto rizika. I když jsou méně pravděpodobné, že se stanou, mohli mít vážný dopad na vaše obchodní funkce, pokud to dělají. Proaktivně plánování pro nejhorší scénář vám může pomoci reagovat na neočekávané události rychleji.

Vysoká závažnost a nízká pravděpodobnost.Měli byste také vytvořit pohotovostní plány těchto rizik. Jediný rozdíl pro tyto pohotovostní plány je, kdo je byste měli sdílet, jakmile budou úplné. Zvažte sdílení těchto plánů s méně osobami, protože jsou méně relevantní.

Střední závažnost a střední pravděpodobnostnebonízká závažnost a vysoká pravděpodobnost.Zvažte vytváření pohotovostních plánů pro tyto rizika. Možná budete chtít mít menší setkání zúčastněných stran pro tyto pohotovostní plány nebo mít méně přísný přístup k pohotovostním plánování. Ale mít zobecněný plán b pro to, co byste mohli udělat, pokud se stane určitá rizika - zejména pokud se pravděpodobně stane - je dobrá proaktivní strategie.

Střední závažnost a nízká pravděpodobnost , nízká závažnost a střední pravděpodobnostOr.nízká závažnost a nízká pravděpodobnost.Nevytvářejte pohotovostní plán pro tyto rizika. Tato rizika se pravděpodobně nestane, a nebudou mít vliv na vaše obchodní funkce, pokud to dělají. Nicméně, plán se pravidelně vrátí k těmto rizikům, aby posoudil, zda se změnilo závažnost a pravděpodobnost.

4. Vytvořit pohotovostní plány pro největší rizika

Vytvořit pohotovostní plán pro každé riziko, které jste identifikovali jako důležitý. Jako součást tohoto pohotovostního plánu popište riziko a brainstorming, co váš tým učiní, pokud by riziko přijde projít. Každý plán by měl zahrnovat všechny kroky, které potřebujete k návratu k podnikání jako obvykle.

Váš pohotovost by měl obsahovat informace o:

Spouštěče, které tento plán nastaví do pohybu

Okamžitá reakce

Kdo by měl být zapojen a informován

Klíčové povinnosti, včetněRACI GrafPokud je potřeba

Časová osa vaší odpovědi (tj. Okamžité věci dělat vs. dlouhodobější věci)

Řekněme například, že jste identifikovali potenciální nedostatek zaměstnanců jako pravděpodobný a vážný riziko. To by výrazně ovlivnilo normální operace, takže chcete vytvořit kontingenční plán pro přípravu na něj. Každá osoba ve vašem týmu má velmi zvláštní dovednost, a bylo by obtížné zvládnout týmové povinnosti, pokud více než jedna osoba zůstala ve stejnou dobu. Váš pohotovostní plán by mohl zahrnovat, kdo může pokrýt určité projekty nebo procesy, zatímco si najmete zásyp, nebo jak zlepšit dokumentaci týmu, aby se zabránilo skládě.

5. Získejte schválení pro svůj pohotovostní plán

Ujistěte se, že příslušná vůdci společnosti vědí o plánu a souhlasí s vaším průběhem akce. To je zvláště důležité, pokud vytváříte plány týmu nebo oddělení. Tím, že vytvoříte pohotovostní plán, posílíte svůj tým, abyste rychle reagovali na riziko, ale chcete se ujistit, že postup je správný. Plus, předběžné schválení vám umožní nastavit plán v pohybu s důvěrou - s vědomím, že jste na správné stopě - a aniž byste museli požádat o schválení předem.

6. Distribuujte své pohotovostní plány

Jakmile jste vytvořili své pohotovostní plány, sdílejte je se správnými lidmi. Ujistěte se, že každý ví, co budete dělat, takže pokud a když přichází čas, můžete jednat co nejrychleji a bezproblémově. Udržujte své pohotovostní plány v centrálním zdroji pravdy, takže je každý může v případě potřeby snadno přistupovat.

Vytvoření projektu v platformě pro správu práce je skvělý způsob distribuce plánu a zajištění toho, že každý má krok za krokem průvodce, jak jej přijmout.

7. Sledujte své pohotovostní plány

Přečtěte si svůj kontingenční plán často, aby se ujistil, že je stále přesný. Vezměte v úvahu nová rizika nebo nové příležitosti, jako jsou nové hezi nebo změnou obchodní krajiny. Pokud se nový výkonný vůdce připojí k týmu, ujistěte se, že se rovněž postavit pohotovostní plán.

8. Vytvořte nové pohotovostní plány v případě potřeby

Je skvělé, pokud jste vytvořili pohotovostní plány pro všechna rizika, která jste našli, ale ujistěte se, že neustále monitorujete pro nová rizika. Pokud zjistíte nové riziko, a má vysokou závažnost nebo pravděpodobnost, vytváří nový pohotovostní plán pro toto riziko. Stejně tak se můžete ohlédnout zpět na své plány a uvědomit si, že některé scénáře, které jste se kdysi obávali, se pravděpodobně nestanou, nebo pokud to dělají, nebudou mít vliv na váš tým tolik.

Společné pohotovostní plánování úskalí - a jak je jim vyhnout

Pohodlný plán je výkonný nástroj, který vám pomůže rychle se vrátit k normálním podnikovým funkcím. Aby bylo zajištěno, že proces plánování pohotovosti je tak hladký, pozor, pozor na běžné úskalí, jako:

Nedostatek buy-in

Trvá hodně práce na vytvoření pohotovostního plánu, takže před začátkem, ujistěte se, že máte podporu od začátečních zúčastněných stran. Při vytváření plánu, průběžně se přihlásíte ke svým sponzorům, abyste zajistili, že jste oslovili klíčová rizika a že váš akční plán je pevný. Tímto způsobem můžete zajistit, že vaše zúčastněné strany uvidíte svůj pohotovostní plán jako něco, co se mohou dostat.

Zkreslení proti "plánu b" stylu myšlení

Některé kultury společnosti nemají rádi na plán b - rádi hodí vše, co mají na plánu a doufat, že to funguje. Ale přemýšlet tímto způsobem může skutečně vystavit váš tým na více rizik, než kdybyste proaktivně vytvořili plán B.

Přemýšlejte o tom, že je to kontrolovat počasí, než půjdete plachtění, takže se náhodně nezachytíte v bouři. Devětkrát z deseti, jasný slunečný den se náhle nezmění bouřlivý, ale je vždy lepší být připraven. Vytvoření pohotovostního plánu vám může pomoci zajistit, že pokud dojde k negativní události, bude vaše společnost připravena čelit a odrazit se co nejrychleji.

Jednorázové pohotovostní plány

Trvá hodně práce, aby se společně vložilo pohotovostní plán. Někdy, když jste skončili, může být lákavé zvážit to práci dobře provedené a zapomenout na to. Ale ujistěte se, že naplánujete pravidelné připomenutí (možná jednou nebo dvakrát ročně), abyste zkontrolovali a aktualizovali svůj kontingenční plán. Pokud se zobrazí nová rizika, nebo pokud se vaše obchodní operace změní, aktualizace vašeho pohotovostního plánu může zajistit, že máte nejlepší reakci na negativní události.

Vytvořili jste pohotovostní plán - co?

Pohotovostní plán může být hodně práce, aby vytvořil, ale pokud jste někdy potřebovali používat, budete rádi, že jste udělali jeden. Ale kromě vytváření silného pohotovostního plánu, ujistěte se, že máte svůj plán up-to-date.

Být proaktivní vám pomůže zmírnit rizika dříve, než se stanou - tak se ujistěte, že sdělit svůj pohotovostní plán členům týmu, kteří budou zodpovědní za nošení, pokud se riziko stane. Nenechávejte svůj kontingenční plán v dokumentu sbírat prach - po vytvoření, měli byste jej použít, pokud je to potřeba!

Jakmile jste vytvořili plán, ujistěte se, že uložíte v centrálním místě, které každý může přistupovat, jako jePlatforma pro správu práce. Pokud to přijde čas použít jeden z vašich kontingenčních plánů, ukládání je v centrálně přístupné lokalitě může pomoci vašemu týmu rychle zase plány do akce.