व्यापार जोखिमों को रोकने के लिए आकस्मिक योजना बनाने के लिए 8 कदम
सारांश
एक व्यापार आकस्मिक योजना आपकी टीम या संगठन के लिए एक बैकअप रणनीति है। यह बताता है कि यदि आप एक महत्वपूर्ण ग्राहक खो देते हैं तो आप एक महत्वपूर्ण ग्राहक खो देते हैं, या यदि आपकी सॉफ़्टवेयर सेवा तीन घंटे से अधिक समय तक चलती है तो आप कैसे पिवट करेंगे, इस तरह आप कैसे जवाब देंगे। एक प्रभावी आकस्मिक योजना बनाने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश प्राप्त करें, इसलिए यदि अप्रत्याशित होता है, तो आपकी टीम कार्रवाई में वसंत कर सकती है और चीजों को ट्रैक पर वापस ले सकती है।
कोई भी इस योजना को विफल नहीं करना चाहता - लेकिन किसी भी स्थिति के लिए तैयार होने का सबसे अच्छा तरीका है। एक ठोस बैकअप योजना के साथ, आप प्रभावी रूप से अप्रत्याशित घटनाओं को प्रभावी ढंग से जवाब दे सकते हैं और जितनी जल्दी हो सके ट्रैक पर वापस आ सकते हैं।
एक आकस्मिक योजना नकारात्मक विकास को संबोधित करने और व्यापार निरंतरता सुनिश्चित करने में आपकी सहायता के लिए एक सक्रिय रणनीति है। इस लेख में, अनपेक्षित घटनाओं के लिए आकस्मिक योजना बनाने और वसूली रणनीतियों का निर्माण कैसे करें, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका व्यवसाय स्वस्थ रहता है।
एक व्यापार आकस्मिक योजना क्या है?
एक व्यापार आकस्मिक योजना एक रणनीति है कि आपका संगठन महत्वपूर्ण या व्यावसायिक-महत्वपूर्ण घटनाओं का जवाब कैसे देगा जो आपकी मूल योजनाओं को ट्रैक से दूर करते हैं। सही ढंग से निष्पादित, एक व्यापार आकस्मिक योजना जोखिम को कम कर सकती है और जितनी जल्दी हो सके व्यापार में वापस आने में आपकी सहायता कर सकती है।
आप प्राकृतिक आपदाओं का जवाब देने के लिए आकस्मिक योजनाओं से परिचित हो सकते हैं- व्यवसाय और सरकारें आमतौर पर बाढ़, भूकंप या तूफानों के बाद आपदा वसूली के लिए आकस्मिक योजनाएं पैदा करती हैं।
लेकिन आकस्मिक योजनाएं व्यवसाय जोखिमों के लिए उतनी ही महत्वपूर्ण हैं। उदाहरण के लिए, आप एक आकस्मिक योजना बना सकते हैं कि यदि आप अपने प्राथमिक प्रतियोगियों को विलय करते हैं या आप एक महत्वपूर्ण ग्राहक खो देते हैं तो आप क्या करेंगे या क्या करेंगे। आप छोटी घटनाओं के लिए एक आकस्मिक योजना भी बना सकते हैं जिनके पास एक बड़ा प्रभाव होगा- आपकी सॉफ़्टवेयर सेवा तीन घंटे से अधिक समय तक चल रही है।
एक व्यापार आकस्मिक योजना और एक परियोजना जोखिम प्रबंधन योजना के बीच का अंतर
परियोजना जोखिम प्रबंधन परियोजना-स्तर के जोखिमों की पहचान, निगरानी और संबोधित करने की प्रक्रिया है। की शुरुआत में परियोजना जोखिम प्रबंधन लागू करें परियोजना नियोजन प्रक्रिया आने वाले किसी भी जोखिम के लिए तैयार करने के लिए। ऐसा करने के लिए, संभावित परियोजना जोखिमों की पहचान और निगरानी के लिए एक जोखिम रजिस्टर बनाएं। यदि कोई जोखिम होता है, तो आप उस जोखिम को सक्रिय रूप से लक्षित करने के लिए अपने जोखिम रजिस्टर का उपयोग कर सकते हैं और जितनी जल्दी हो सके इसे हल कर सकते हैं।
एक आकस्मिक योजना एक परियोजना जोखिम प्रबंधन योजना के समान होती है क्योंकि यह आपको जोखिमों को पहचानने और हल करने में भी मदद करती है। हालांकि, एक व्यापार आकस्मिक योजना को ऐसे जोखिमों को कवर करना चाहिए जो कई परियोजनाओं या यहां तक कि जोखिमों को भी बढ़ा सकते हैं जो कई विभागों को प्रभावित कर सकते हैं। एक आकस्मिक योजना बनाने, पहचानने और बड़े, व्यापार स्तर के जोखिमों के लिए तैयार करने के लिए।
आकस्मिक योजना के लिए 8 कदम
आप अपने संगठन के विभिन्न स्तरों पर एक आकस्मिक योजना बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक टीम लीड हैं, तो आप अपनी टीम या विभाग के लिए आकस्मिक योजना बना सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, कंपनी के अधिकारियों को उन परिस्थितियों के लिए व्यावसायिक आकस्मिक योजनाएं बनाना चाहिए जो पूरे संगठन को प्रभावित कर सकते हैं।
जैसे ही आप अपनी आकस्मिक योजना बनाते हैं, सुनिश्चित करें कि आप प्रत्येक जोखिम की संभावना और गंभीरता का मूल्यांकन करते हैं। फिर, एक बार जब आप अपनी योजना-या योजना बना लेते हैं- इसे आपके प्रबंधक या विभाग के प्रमुख द्वारा अनुमोदित कर दें। इस तरह यदि एक नकारात्मक घटना होती है, तो आपकी टीम कार्रवाई के लिए छलांग लगा सकती है और अनुमोदन के लिए इंतजार किए बिना जोखिम को तुरंत हल कर सकती है।
1. जोखिम की एक सूची बनाएं
इससे पहले कि आप जोखिमों को हल कर सकें, आपको पहले उन्हें पहचानने की आवश्यकता है। किसी भी और सभी जोखिमों की एक सूची बनाकर शुरू करें जो आपकी कंपनी को प्रभावित कर सकते हैं। याद रखें: आकस्मिक योजना के विभिन्न स्तर हैं-आप व्यापार, विभाग या कार्यक्रम स्तर पर योजना बना सकते हैं। सुनिश्चित करें कि आपकी आकस्मिक योजनाएं संबोधित करने के लिए जिम्मेदार जोखिमों के दायरे और परिमाण के साथ गठबंधन की गई हैं।
एक आकस्मिक योजना एक बड़े पैमाने पर प्रयास है, इसलिए संभावित जोखिमों की पहचान और चर्चा करने के लिए प्रासंगिक हितधारकों के साथ एक मंथन सत्र आयोजित करें। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपके दिमागी तूफान सत्र में किस को शामिल किया जाना चाहिए, एक बनाएं स्टेकहोल्डर विश्लेषण मानचित्र यह पहचानने के लिए कि कौन शामिल होना चाहिए।
2. गंभीरता और संभावना के आधार पर जोखिम वजन
आपके द्वारा निर्धारित हर जोखिम के लिए आपको आकस्मिक योजना बनाने की आवश्यकता नहीं है। एक बार जब आप जोखिमों और संभावित खतरों की रूपरेखा तैयार करते हैं, तो प्रत्येक जोखिम के संभावित प्रभाव की पहचान करने के लिए अपने हितधारकों के साथ काम करें।
दो मीट्रिक के आधार पर प्रत्येक जोखिम का मूल्यांकन करें: यदि जोखिम होने पर प्रभाव की गंभीरता, और जोखिम की संभावना की संभावना है। जोखिम मूल्यांकन चरण के दौरान, प्रत्येक जोखिम को गंभीरता और संभावना असाइन करें- हम उच्च, मध्यम और निम्न का उपयोग करने की सलाह देते हैं।
3. महत्वपूर्ण जोखिमों की पहचान करें
एक बार जब आप प्रत्येक जोखिम की गंभीरता और संभावना को सौंपने के बाद, यह आपके और आपके हितधारकों पर निर्भर करता है कि यह तय करने के लिए कि कौन से जोखिम संबोधित करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण हैं। उदाहरण के लिए, आपको निश्चित रूप से एक जोखिम के लिए आकस्मिक योजना बनाना चाहिए जो उच्च संभावना और उच्च गंभीरता है, जबकि आपको शायद जोखिम के लिए आकस्मिक योजना बनाने की आवश्यकता नहीं है जो कम संभावना और कम गंभीरता है।
आप और आपके हितधारकों को यह तय करना चाहिए कि रेखा कहां खींचें। उदाहरण के लिए, आप उन जोखिमों के बारे में क्या करने जा रहे हैं जो कम गंभीरता हैं लेकिन उच्च संभावना है? उन जोखिमों के बारे में क्या उच्च गंभीरता है, लेकिन अपेक्षाकृत कम संभावना है?
यहां बताया गया है कि विभिन्न जोखिम कैसे खेल सकते हैं, और एक संभावित आकस्मिक योजना परिदृश्य आपकी टीम पर आधारित हो सकती है:
उच्च गंभीरता और उच्च संभावना या मध्यम गंभीरता और उच्च संभावना। इन जोखिमों के लिए मजबूत आकस्मिक योजनाएं बनाएं। सुनिश्चित करें कि यदि ये जोखिम होते हैं तो आपके पास एक मजबूत शमन योजना होती है, ताकि आप जितनी जल्दी हो सके सामान्य व्यावसायिक संचालन फिर से शुरू कर सकें।
उच्च गंभीरता और मध्यम संभावना। इन जोखिमों के लिए भी एक आकस्मिक योजना बनाएं। भले ही वे होने की संभावना कम हो, भले ही वे आपके व्यावसायिक कार्यों पर गंभीर प्रभाव डाल सकें। सबसे खराब स्थिति के लिए सक्रिय रूप से योजना बनाने से आप अप्रत्याशित घटनाओं को अधिक तेज़ी से प्रतिक्रिया दे सकते हैं।
उच्च गंभीरता और कम संभावना। आपको इन जोखिमों के लिए आकस्मिक योजना भी बनाना चाहिए। इन आकस्मिक योजनाओं के लिए एकमात्र अंतर यह है कि आपको पूर्ण होने के बाद उन्हें साझा करना चाहिए। इन योजनाओं को कम लोगों के साथ साझा करने पर विचार करें क्योंकि वे कम प्रासंगिक हैं।
मध्यम गंभीरता और मध्यम संभावना या कम गंभीरता और उच्च संभावना। इन जोखिमों के लिए आकस्मिक योजना बनाने पर विचार करें। आप इन आकस्मिक योजनाओं के लिए एक छोटी हितधारक बैठक करना चाहते हैं या आकस्मिक योजना के लिए कम कठोर दृष्टिकोण लेना चाहते हैं। लेकिन एक सामान्यीकृत योजना बी होने के लिए आप क्या कर सकते हैं यदि कुछ जोखिम होते हैं - विशेष रूप से यदि वे होने की संभावना रखते हैं-एक अच्छी सक्रिय रणनीति है।
मध्यम गंभीरता और कम संभावना , कम गंभीरता और मध्यम संभावना , या कम गंभीरता और कम संभावना। इन जोखिमों के लिए आकस्मिक योजना न बनाएं। ये जोखिम शायद नहीं होंगे, और यदि वे करते हैं तो वे आपके व्यावसायिक कार्यों को बहुत प्रभावित नहीं करेंगे। हालांकि, गंभीरता और संभावना बदल गई है, तो समय-समय पर इन जोखिमों पर वापस आने की योजना बनाएं।
4. सबसे बड़े जोखिमों के लिए आकस्मिक योजनाएं बनाएं
महत्वपूर्ण के रूप में पहचाने गए प्रत्येक जोखिम के लिए आकस्मिक योजना बनाएं। उस आकस्मिक योजना के हिस्से के रूप में, जोखिम का वर्णन करें, और दिमागी तूफान करें यदि आपकी टीम गुजरने के लिए आपकी टीम क्या करेगी। प्रत्येक योजना में सामान्य रूप से व्यवसाय में लौटने के लिए आवश्यक सभी चरणों को शामिल करना चाहिए।
आपकी आकस्मिक योजना में जानकारी शामिल होनी चाहिए:
ट्रिगर्स जो इस योजना को गति में सेट करेंगे
तत्काल प्रतिक्रिया
जो शामिल होना चाहिए और सूचित किया जाना चाहिए
एक सहित प्रमुख जिम्मेदारियां रैसी चार्ट यदि आवश्यक है
आपकी प्रतिक्रिया की समयरेखा (यानी तत्काल चीजें बनाम लंबी अवधि की चीजों को करने के लिए)
उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आपने संभावित कर्मचारियों की कमी की संभावना और गंभीर जोखिम के रूप में पहचाना है। यह सामान्य संचालन को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित करेगा, इसलिए आप इसके लिए तैयार करने के लिए एक आकस्मिक योजना बनाना चाहते हैं। आपकी टीम के प्रत्येक व्यक्ति के पास एक बहुत ही विशेष कौशल सेट है, और एक ही समय में एक से अधिक व्यक्ति को छोड़ने पर टीम की जिम्मेदारियों का प्रबंधन करना मुश्किल होगा। आपकी आकस्मिक योजना में शामिल हो सकता है कि जब आप बैकफिल किराए पर लेते हैं, या सिल्ल किए गए कौशल को रोकने के लिए टीम प्रलेखन में सुधार करने के लिए कुछ परियोजनाओं या प्रक्रियाओं को कवर कर सकते हैं।
5. अपनी आकस्मिक योजना के लिए अनुमोदन प्राप्त करें
सुनिश्चित करें कि प्रासंगिक कंपनी के नेताओं को योजना के बारे में पता है और आपके कार्यवाही के साथ सहमत हैं। यदि आप टीम- या विभाग-स्तरीय योजना बना रहे हैं तो यह विशेष रूप से प्रासंगिक है। एक आकस्मिक योजना बनाकर, आप अपनी टीम को जोखिम में तुरंत प्रतिक्रिया देने के लिए सशक्त बना रहे हैं, लेकिन आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि कार्रवाई का कोर्स सही है। इसके अलावा, पूर्व-अनुमोदन आपको आत्मविश्वास के साथ गति में योजना निर्धारित करने की अनुमति देगा- यह जानकर कि आप सही रास्ते पर हैं- और पहले से अनुमोदन मांगने के बिना।
