Comment un manque de visibilité est visiblement blesser votre équipe

Un bon chef sait que leur vision ne peut être accomplie sans l'aide d'une équipe intelligente, talentueuse et passionnée. Mais même des équipes brillantes peuvent échouer. La question de millions de dollars est pourquoi?

Vous pensez peut-être que votre équipe a raté la marque en raison de l'effectif, du manque de motivation ou de constrictions budgétaires. Mais prenez un autre coup d'oeil.

Frustration de la communication, pénuries de ressources et dates d'échéance manquées: elles peuvent résulter d'un manque de visibilité. Lorsque les équipes recherchent dans des directions différentes et peu clairs sur la destination ultime, ils commencent à prendre des chemins différents et que tout le monde se déchaîne. Les objectifs manquants font que les gens se sentent malotivés et la performance souffre - et avec des performances peu performantes, vous n'allez pas tirer le meilleur parti des ressources que vous avez déjà.

Donc, avant de commencer à mendier d'effectifs ou de budget, examinez de plus près le flux de travail actuel de votre équipe et voyez si vous pouvez identifier des lacunes de visibilité clés.

Tout d'abord, qu'est-ce que la visibilité sur le lieu de travail signifie?

Alors,Quel est un projet de haute visibilité? Lorsque nous parlons de visibilité sur le lieu de travail, nous devons d'abord séparer les exigences et les impacts de la visibilité au niveau de la gestion et de la contribution individuelle.

Comme un chef, la visibilité consiste à mettre les outils pour pouvoir digérer rapidement les besoins en ressources, attribuer des tâches et identifier des goulots d'étranglement afin de pouvoir aider à pousser les projets. Être capable d'obtenir un instantané de projets actifs et de connecter des tâches au grand département ou aux objectifs de la société est essentiel pour garder votre équipe motivée et sur la bonne voie.

Pour les membres de l'équipe, la visibilité les autorise à être plus efficace avec leurs tâches et leurs communications. Quand ils onttableaux de bordqui leur permettent de voir à la fois leurs tâches directes et le plus grandprojetimage, ils se sentent plus confiants enfoncer un projet en avant. Sans clarté, les gens peuvent perdre confiance en soi ou devenir non motivés. Ils veulent savoir que leurs tâches importent.

Pour résumer, une bonne visibilité signifie pouvoir obtenir une vue à vol d'oiseau de la stratégie globale, tout en étant capable de zoomer sur la minute de détails sur les tâches individuelles. Lorsque vous commencez à envisager d'optimiser votre flux de travail, vous voudrez rechercher des outils qui vous aideront:

Le prix de la mauvaise visibilité

Maintenant, vous pensez peut-être qu'une fois que vous aurez plus de budget et de dépassement, vous n'aurez alors que la bande passante pour examiner votre flux de travail et vos ressources. Mais la triste vérité est que si vous n'apportez pas d'abord de visibilité à vos taches aveugles de flux de travail, ils ne grandiront que. Lorsque les membres de l'équipe ne comprennent pas les attentes ou ne sont pas habilités à traiter des risques, de petites questions peuvent devenir des problèmes majeurs.

Un exemple parfait de cela peut être vu dans l'industrie de la construction. Les affaires sont en plein essor, ce qui est génial, mais cela signifie également que vous avez plus de projets avec une complexité croissante. Alors que plus de concurrence entre sur le marché, les entreprises devraient pouvoir respecter les délais et les budgets. Cependant,McKinseyRapports que de nombreuses entreprises ne surveillent pas, avec certains grands projets fonctionnant 20% au fil du temps et à 80% de budget. C'est beaucoup d'argent et de fidélité de la clientèle que vous ne pouvez pas vous permettre de perdre. S'attaquer àVisibilité du projetÀ l'heure actuelle fournit une base solide de votre équipe à construire.

Vérifions votre ligne de mire

Commencer à se demander si vous avez 20/20 vision? Pour vous aider à faire une lecture sur la visibilité de votre équipe, essayez de vous asseoir avec un stylo et de vous écrire dans vos questions.

Voir des problèmes? Ne vous inquiétez pas, vous n'êtes pas seul. Discutons dans la manière dont les entreprises de premier plan sont nulles sur des problèmes de visibilité clés.

Comment les plus grandes entreprises se concentrent sur la visibilité

Aligner les membres de l'équipe

Commencez avec alignement de votre équipeOks. Assurez-vous que toutes les projets et tâches de votre équipe se lient à des objectifs généraux de la société. Fournir untâcheCalendrier et tableau de bord afin qu'ils puissent comprendre quand leur travail est dû et l'impact qu'il fera. Lorsque les membres de l'équipe ont une clarté dans ce que, où, pourquoi, lorsque, et comment de leurs projets, ils se sentiront plus habilités et être moins susceptibles de procraffer. Cela aide également l'équipe à travailler ensemble plus facilement car des projets sont transférés entre les propriétaires de tâches. Construire un flux de travail cohérent s'assure que tout le monde sait où ils s'adaptent, qui travailler avec et les inspire à travailler à leur potentiel total - #alignement.

Avec votre équipe en cours d'exécution comme une montre suisse, vous trouverez plus facile que jamais d'aligner avec d'autres équipes et départements, car vous devez travailler ensemble. Avoir une bonne visibilité vous assure que vous pouvez aligner vos projets et vos objectifs avec d'autres équipes à mesure que vos projets se chevauchent. L'extension de la visibilité à d'autres groupes de l'organisation peut aider les équipes à se voir les charges de travail et les processus de chacun afin de mieux faciliter la compréhension, le respect et l'alignement. Chaque équipe a leur propreOksqui roulent dans les objectifs généraux de la société. La visibilité permet aux différentes équipes de rester alignées sur des projets partagés sans avoir à rester au-dessus les uns des autres.

Un exemple parfait de cela est quand nous avons utiliséGestionnaire de tâches UDNtandis quePlanificationnotrePremière conférence utilisateur. Lorsque les informations découlent dans des discussions, des courriels, des documents Google Docs et des conversations de couloir, les détails de l'événement critiques peuvent parfois glisser à travers les fissures. AvecGestionnaire de tâches UDNEn tant que source unique de vérité, les équipes ont pu rester alignées. Chaque département pourrait s'attaquer à leurs tâches tout en restant connectés et travaillant de manière transparente pour accomplir notre objectif commun.

Apprenez à allouer efficacement et à utiliser des ressources

Les ressources sont des personnes, une bande passante, un budget et des outils. Comme vous cassez des projets dans des tâches etsous-élémentsVous allez commencer à découvrir des ressources allongées sous votre nez.

Où sont les gens communiquant? Comment les charges de travail sont-elles allouées? Quelles étapes du projet pouvez-vous automatiser? Sont des actifs au même endroit et accessibles à tous les membres du projet?

Commencez par visualiser votre ressource la plus importante - votre peuple.Gantt Graphiques vous aident à visualiser les délais de projetVous pouvez donc identifier où les ressources sont nécessaires et peuvent se chevaucher. Une fois que vous avez commencé à attribuer des tâches, vous pouvez consulter une vue de ressource pour voir comment les charges de travail sont équilibrées dans l'ensemble de l'équipe. Cela vous aide à identifier les goulots d'étranglement et à la construction potentielsplans de projetCela permettra à votre équipe de tirer leur travail à temps et dans les limites du budget.

Au-delà de votre peuple, les outils et l'automatisation peuvent prendre des ressources supplémentaires importantes. SelonMcKinseyLe travailleur moyen passe 20% de chaque semaine de travail de collecte d'informations à partir d'outils disparates. La mise en œuvre d'un seul référentiel pour tous les actifs numériques peut les sauvegarder des heures.

En fait, lorsque le détaillant de mode révolutionnaire,Fixation, connaissait une croissance explosive, leurs projets sont tombés en retard parce qu'ils communiquaient dans des feuilles de calcul et des outils silencieux.Gestionnaire de tâches UDNles a aidés à tout faire au même endroit. Avec la visibilité, la transparence et la cohérence dans leurs flux de travail de projet, ils ont pu libérer 18 heures par semaine sur 6 gestionnaires. Parlez de la recherche de ressources précieuses!

Les équipes d'aide collaborent plus efficacement

Avoir une seule source de vérité pour les projets et un flux de travail cohérent aide les membres de l'équipe à comprendre les attentes, sachez quelles tâches elles possèdent et communiquent en interne. Sans visibilité, les gens peuvent être très rapides pour se faire frustration et les doigts lorsque des goulots d'étranglement se produisent. Cette frustration et le manque d'autonomisation peuvent avoir rapidement une incidence sur la motivation.

Cependant, il existe des moyens simples d'éviter tout ce qui en ajoutant dans un peu de visibilité au flux de communication et de travail. Par exemple,Gestionnaire de tâches UDNUtilise des @ mmentions, de sorte que les membres de l'équipe puissent facilement se qualifier sur la tâche de demander des commentaires, de déplacer un projet en avant ou de donner à quelqu'un un FYI rapide. Que vous ayez besoin d'un blog post édité ou de vos commentaires sur une conception,Gestionnaire de tâches UDNoffre une alimentation centralisée et chronologique de toutes les informations nécessaires. De cette façon, les membres de l'équipe, les dirigeants et d'autres organisations peuvent facilement voir le statut d'un projet. AvecGestionnaire de tâches UDN, vous avez une visibilité dans tous leurs projets. Toute la communication est au même endroit, tout le monde a accès aux actifs les plus récents et les tâches de projet sont claires entre les équipes.

Comment obtenir cette vision 20/20

La visibilité est obtenue en exploitant les bons outils pour aligner votre équipe, allouer des ressources et collaborer.Quand cherche un outilPour vous aider, vous voudrez trouver un guichet unique pour conserver toute la communication et la documentation du projet.

Avoir la fonctionnalité de cartographier des projets sur une chronologie et voir visuellement les charges de travail de l'équipe vous aidera à vous assurer des projets réussis. Les tableaux de bord et les rapports gardent votre équipe alignée avec leurOkset être capable de voir leur impact sur les objectifs de l'entreprise les gardera motivé. Lorsque la visibilité est au cœur de votre équipe, tout le monde impliqué sait où les projets se présentent et peuvent sauter en cas de besoin.

Apprendre encore plusla gestion des ressourcesfondamentaux et meilleures pratiques. Notre ebook, "Gestionnaire de tâches UDNLe guide de gestion des ressources », est-ce que vous pouvez commencer à mettre en œuvre aujourd'hui.