Hur en brist på synlighet synligt skadar ditt lag

En bra ledare vet att deras vision inte kan uppnås utan hjälp av ett smart, begåvat, passionerat team. Men även lysande lag kan misslyckas. Million-dollarnsfrågan är varför?

Du kanske tror att ditt lag missade varumärket på grund av anbud, brist på motivation eller budgetkonstruktioner. Men ta ett annat utseende.

Kommunikation frustration, resursbrist och missade förfallodagar: Dessa kan vara ett resultat av brist på synlighet. När lag ser i olika riktningar och oklart på den ultimata destinationen börjar de ta olika vägar och alla får självklart. Saknade mål gör att människor känner sig omotiverade och prestanda lider - och med låg prestanda kommer du inte att få ut det mesta av de resurser du redan har.

Så innan du börjar tigga om anbud eller budget, ta en närmare titt på ditt lags nuvarande arbetsflöde och se om du kan identifiera nyckelfaktor.

Först, vad betyder synlighet på arbetsplatsen?

Så,Vad är ett högt synlighetsprojekt? När vi pratar om arbetsplatsens synlighet, måste vi först separera kraven och effekterna av synligheten på den ledande och individuella bidragsgivaren.

Som ledareVisibility har verktygen att snabbt kunna smälta resurskrav, tilldela uppgifter och identifiera flaskhalsar, så att du kan hjälpa till med att driva projekt. Att kunna få en snapshot av aktiva projekt och ansluta uppgifter till den större avdelningen eller företagsmålen är avgörande för att hålla ditt lag motiverat och på rätt spår.

För lagmedlemmar, Synlighet ger dem effektivare med sina uppgifter och kommunikation. När de hardashboardssom låter dem se båda sina direkta uppgifter och den störreprojektbild, de känner sig mer självsäker på att driva ett projekt framåt. Utan tydlighet kan människor förlora förtroende eller bli omotiverat. De vill veta att deras uppgifter är viktiga.

För att sammanfatta innebär god synlighet att kunna få en fågelperspektiv av den övergripande strategin, samtidigt som det kan zooma in i minutens detaljer om enskilda uppgifter. När du börjar titta på att optimera ditt arbetsflöde, vill du leta efter verktyg som hjälper dig att:

Priset på dålig synlighet

Nu kanske du tänker på att när du har mer budget och anbud, först då kommer du att ha bandbredd att ta en titt på ditt arbetsflöde och resurser. Men den ledsna sanningen är att om du inte tar med sig synlighet till dina arbetsflödesblinda fläckar först kommer de bara att växa. När lagmedlemmar inte förstår förväntningar eller inte har befogenhet att hantera risker, kan små problem bli stora problem.

Ett perfekt exempel på detta kan ses inom byggbranschen. Företaget blomstrar, vilket är bra, men det betyder också att du har fler projekt med växande komplexitet. Eftersom mer konkurrens kommer in i marknaden förväntas företagen kunna möta tidslinjer och budgetar. I alla fall,MckinseyRapporter att många företag inte håller upp, med några stora projekt som går 20% över tiden och 80% över budgeten. Det är mycket pengar och kundlojalitet som du inte har råd att förlora. TacklingProjektets synlighetJust nu ger en stark grund för ditt lag att bygga på.

Låt oss kolla din synfält

Börjar du undra om du har 20/20 vision? För att hjälpa dig att få en läsning på ditt lags synlighet, försök att sitta ner med en penna och skriva ut var du står med dessa frågor:

Ser några problem? Oroa dig inte, du är inte ensam. Låt oss gräva i hur ledande företag noll in på viktiga synlighetsproblem.

Hur toppföretag fokuserar på synlighet

Justera lagmedlemmar

Börja med att anpassa ditt lagOckrs. Se till att alla dina lags projekt och uppgifter knyter till de övergripande företagsmålen. Tillhandahålla enuppgiftKalender och instrumentbräda så att de kan förstå när deras arbete är förfallen och den påverkan den kommer att göra. När lagmedlemmar har klarhet i vad, var, varför, när och hur deras projekt, kommer de att känna sig mer bemyndigade och är mindre benägna att förhöra. Detta hjälper också laget att arbeta mer smidigt, eftersom projekten lämnas av mellan arbetsägare. Att bygga ett konsekvent arbetsflöde ser till att alla vet var de passar, vem ska arbeta med och inspirerar dem att arbeta till sin fulla potential - #alignment.

Med ditt lag som körs som en schweizisk klocka, det är lättare än någonsin att anpassa sig till andra lag och avdelningar som du behöver arbeta tillsammans. Att ha bra synlighet säkerställer att du kan anpassa dina projekt och mål med andra lag som dina projekt överlappar varandra. Att förlänga synligheten till andra grupper i organisationen kan hjälpa lag att se varandras arbetsbelastningar och processer för att bättre underlätta förståelse, respekt och anpassning. Varje lag har sina egnaOckrssom rullar upp i övergripande företagsmål. Synlighet gör det möjligt för olika lag att hålla sig i linje med delade projekt utan att behöva stanna på toppen av varandra.

Ett perfekt exempel på detta är när vi användeUDN Task ManagermedanplaneravårFörsta användarkonferensen. När informationen kommer att hälla in genom IM-chattar, e-postmeddelanden, Google Docs och Hallway-konversationer, kan kritiska händelse detaljer ibland glida genom sprickorna. MedUDN Task ManagerSom vår enda källa till sanning kunde lagen hålla sig inriktade. Varje avdelning kan ta itu med sina uppgifter medan de är anslutna och arbetar sömlöst för att uppnå vårt gemensamma mål.

Lär dig att effektivt fördela och använda resurser

Resurser är människor, bandbredd, budget och verktyg. När du bryter ner projekt till uppgifter ochsubtaskDu kommer att börja avslöja resurser som ligger rätt under näsan.

Var kommunicerar människor? Hur är arbetsbelastningen tilldelade? Vilka projektsteg kan du automatisera? Är tillgångar på ett ställe och tillgängligt för alla projektmedlemmar?

Börja med att visualisera din viktigaste resurs - ditt folk.Gantt-diagram hjälper dig att visualisera projekttimelinesSå du kan identifiera var resurser behövs och kan överlappa varandra. När du börjar tilldela uppgifter kan du titta på en resursutsikt för att se hur arbetsbelastningen balanseras över laget. Detta hjälper dig att identifiera potentiella flaskhalsar och byggaProjektplanersom bemyndigar ditt team att få sitt arbete i tid och inom budgeten.

Utöver ditt folk kan verktyg och automation ta upp betydande extra resurser. EnligtMckinseyDen genomsnittliga arbetstagaren spenderar 20% av varje arbetsvecka som samlar in information från olika verktyg. Genomförandet av ett enda förråd för alla digitala tillgångar kan spara timmar.

I själva verket, när revolutionär modehandlare,Stygnfix, upplevde explosiv tillväxt, deras projekt föll bakom eftersom de kommunicerade över kalkylblad och settverktyg.UDN Task Managerhjälpte dem att få allt på ett ställe. Med synlighet, öppenhet och konsistens i sina arbetsflöden kunde de frigöra 18 timmar per vecka över 6 chefer. Prata om att hitta värdefulla resurser!

Hjälpgrupper samarbetar mer effektivt

Att ha en enda källa till sanning för projekt och ett konsekvent arbetsflöde hjälper lagmedlemmar att förstå förväntningarna, vet vilka uppgifter de äger och kommunicerar internt. Utan synlighet kan människor vara mycket snabba att bli frustrerade och peka fingrarna när flaskhalsar uppstår. Denna frustration och brist på empowerment kan snabbt påverka motivationen.

Det finns dock enkla sätt att undvika allt det genom att lägga till lite synlighet för kommunikation och arbetsflöde. Till exempel,UDN Task ManagerAnvänder @menter, så att lagmedlemmar enkelt kan märka varandra på den uppgiften själv för att be om feedback, flytta ett projekt framåt, eller ge någon en snabb fyi. Oavsett om du behöver en bloggpostredigerad eller feedback på en design,UDN Task ManagerErbjuder en centraliserad och kronologisk matning av all information som behövs. På så sätt kan båda lagmedlemmarna, ledare och andra organisationer enkelt se ett projekts status. MedUDN Task Manager, du har synlighet i alla sina projekt. All kommunikation är på ett ställe, alla har tillgång till de mest aktuella tillgångarna, och projektuppgifterna är tydliga över lag.

Hur man får den 20/20 visionen

Synlighet uppnås genom att utnyttja de rätta verktygen för att anpassa ditt team, fördela resurser och samarbeta.När du letar efter ett verktygFör att hjälpa dig, vill du hitta en one-stop-butik för att hålla all projektkommunikation och dokumentation.

Att ha funktionaliteten att kartlägga projekt på en tidslinje och visuellt se lagets arbetsbelastning hjälper dig att säkerställa framgångsrika projekt. Dashboards och rapporter håller ditt lag i linje med derasOckrsOch att kunna se deras inverkan på företagsmål kommer att hålla dem motiverade. När synligheten är i hjärtat av ditt lag, vet alla inblandningar där projekt står och kan hoppa in när det behövs.

Läs merresurshanteringGrundläggande och bästa praxis. Vår eBook, "UDN Task Manager'S Guide till hantering av resurser, "är chock-full av handlingsbara tips du kan börja implementera idag.