Làm thế nào để thiếu khả năng hiển thị là làm tổn thương đội của bạn

Một nhà lãnh đạo giỏi biết rằng tầm nhìn của họ không thể được hoàn thành mà không có sự giúp đỡ của một đội ngũ thông minh, tài năng, đam mê. Nhưng ngay cả các đội Brilliant cũng có thể thất bại. Câu hỏi triệu đô la là tại sao?

Bạn có thể nghĩ rằng nhóm của bạn đã bỏ lỡ nhãn hiệu do số lượng nhân viên, thiếu động lực hoặc co thắt ngân sách. Nhưng hãy xem xét khác.

Sự thất vọng về truyền thông, thiếu tài nguyên và ngày hết hạn: Đây có thể là kết quả của việc thiếu khả năng hiển thị. Khi các đội đang tìm kiếm theo các hướng khác nhau và không rõ ràng về điểm đến cuối cùng, họ bắt đầu tham gia các đường dẫn khác nhau và mọi người đều thoát khỏi khóa học. Thiếu mục tiêu khiến mọi người cảm thấy không có động lực và hiệu suất bị ảnh hưởng - và với hiệu suất thấp, bạn sẽ không tận dụng tối đa các tài nguyên bạn đã có.

Vì vậy, trước khi bạn bắt đầu cầu xin nhân viên hoặc ngân sách, hãy xem xét kỹ hơn về quy trình làm việc hiện tại của nhóm bạn và xem liệu bạn có thể xác định các khoảng trống có khả năng hiển thị chính.

Đầu tiên, tầm nhìn trong nơi làm việc có nghĩa là gì?

Cho nên,Dự án tầm nhìn cao là gìTrong Khi chúng ta nói về khả năng hiển thị nơi làm việc, trước tiên chúng ta cần tách các yêu cầu và tác động của khả năng hiển thị ở cấp độ cộng tác viên và cá nhân.

Như một người lãnh đạo, Tầm nhìn là có các công cụ để có thể nhanh chóng tiêu hóa các yêu cầu tài nguyên, gán các tác vụ và xác định các nút cổ chai, để bạn có thể giúp đẩy các dự án cùng. Có thể có được một ảnh chụp nhanh các dự án đang hoạt động và kết nối các nhiệm vụ với bộ phận lớn hơn hoặc mục tiêu của công ty là rất quan trọng để giữ cho đội của bạn có động lực và theo dõi.

Đối với các thành viên trong nhóm, Tầm nhìn trao quyền cho họ hiệu quả hơn với các nhiệm vụ và giao tiếp của họ. Khi họ cóbảng điều khiển.điều đó cho họ thấy cả nhiệm vụ trực tiếp của họ và lớn hơndự ánhình ảnh, họ cảm thấy tự tin hơn đẩy một dự án về phía trước. Không rõ ràng, mọi người có thể mất niềm tin hoặc trở nên không có động lực. Họ muốn biết rằng nhiệm vụ của họ quan trọng.

Tóm lại, khả năng hiển thị tốt có nghĩa là có thể có được tầm nhìn-mắt của chim về chiến lược chung, đồng thời có thể phóng to chi tiết từng phút của các nhiệm vụ riêng lẻ. Khi bạn bắt đầu xem xét tối ưu hóa quy trình làm việc của mình, bạn sẽ muốn tìm các công cụ sẽ giúp bạn:

Giá tầm nhìn kém

Bây giờ bạn có thể đang nghĩ rằng một khi bạn có nhiều ngân sách và nhân viên hơn, chỉ sau đó bạn sẽ có băng thông để xem về quy trình làm việc và tài nguyên của mình. Nhưng sự thật đáng buồn là nếu bạn không mang lại khả năng hiển thị cho các điểm mù quy dòng của mình trước tiên, chúng sẽ chỉ phát triển. Khi các thành viên trong nhóm không hiểu kỳ vọng hoặc không được trao quyền để đối phó với rủi ro, các vấn đề nhỏ có thể trở thành vấn đề lớn.

Một ví dụ hoàn hảo về điều này có thể được nhìn thấy trong ngành xây dựng. Kinh doanh đang bùng nổ, rất tuyệt, nhưng điều đó cũng có nghĩa là bạn có nhiều dự án hơn với sự phức tạp đang phát triển. Khi nhiều cạnh tranh vào thị trường, các công ty dự kiến ​​sẽ có thể đáp ứng các mốc thời gian và ngân sách. Tuy nhiên,McKinsey.Báo cáo rằng nhiều công ty không theo kịp, với một số dự án lớn chạy 20% theo thời gian và 80% ngân sách. Đó là rất nhiều tiền và lòng trung thành của khách hàng mà bạn không đủ khả năng để mất. Giải quyếtTầm nhìn dự ánNgay bây giờ cung cấp một nền tảng vững chắc cho nhóm của bạn xây dựng trên.

Hãy kiểm tra tầm nhìn của bạn

Bắt đầu tự hỏi nếu bạn có tầm nhìn 20/20? Để giúp bạn đọc về khả năng hiển thị của đội, hãy thử ngồi xuống bằng bút và viết ra nơi bạn đứng với những câu hỏi này:

Nhìn thấy một số vấn đề? Đừng lo lắng, bạn không cô đơn. Chúng ta hãy đào sâu vào cách các công ty hàng đầu 0 trong các vấn đề về tầm nhìn chính.

Làm thế nào các công ty hàng đầu tập trung vào tầm nhìn

Sắp xếp thành viên nhóm

Bắt đầu với việc sắp xếp đội của bạnOkrs.. Hãy chắc chắn rằng tất cả các dự án và nhiệm vụ của nhóm của bạn gắn liền với mục tiêu chung của công ty. Cung cấp mộtbài tậpLịch và bảng điều khiển để họ có thể hiểu khi nào công việc của họ đến hạn và tác động sẽ tạo ra. Khi các thành viên trong nhóm có sự rõ ràng về những gì, ở đâu, tại sao, khi nào, và cách các dự án của họ, họ sẽ cảm thấy được trao quyền nhiều hơn và ít có khả năng chần chừ hơn. Điều này cũng giúp nhóm làm việc suôn sẻ hơn khi các dự án được bàn giao giữa các chủ sở hữu nhiệm vụ. Xây dựng quy trình công việc nhất quán đảm bảo mọi người đều biết nơi họ phù hợp, ai sẽ làm việc với, và truyền cảm hứng cho họ để làm việc với tiềm năng đầy đủ nhất của họ - #ALIgnment.

Với đội của bạn chạy như một chiếc đồng hồ Thụy Sĩ, bạn sẽ thấy nó dễ dàng hơn bao giờ hết để phù hợp với các đội và các bộ phận khác khi bạn cần phải làm việc cùng nhau. Có khả năng hiển thị tốt đảm bảo bạn có thể sắp xếp các dự án và mục tiêu của mình với các đội khác vì các dự án của bạn chồng chéo. Mở rộng khả năng hiển thị cho các nhóm khác trong tổ chức có thể giúp các nhóm gặp gỡ khối lượng công việc và quy trình của nhau để tạo điều kiện tốt hơn, tôn trọng và liên kết. Mỗi đội có riêng của họOkrs.mà cuộn vào mục tiêu chung của công ty. Tầm nhìn cho phép các đội khác nhau để được căn chỉnh trong các dự án được chia sẻ mà không phải ở trên đầu người khác.

Một ví dụ hoàn hảo về điều này là khi chúng ta sử dụngQuản lý tác vụ UDNtrong khilập kế hoạchcủa chúng tôiHội nghị người dùng đầu tiên. Khi thông tin xuất hiện qua các cuộc trò chuyện IM, email, Google Docs và các cuộc trò chuyện hành lang, các chi tiết sự kiện quan trọng đôi khi có thể trượt qua các vết nứt. VớiQuản lý tác vụ UDNLà nguồn duy nhất của chúng tôi về sự thật, các đội đã có thể được căn chỉnh. Mỗi bộ phận có thể giải quyết các nhiệm vụ của họ trong khi vẫn kết nối và làm việc liền mạch để hoàn thành mục tiêu chung của chúng tôi.

Học cách phân bổ và sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả

Tài nguyên là người, băng thông, ngân sách và công cụ. Khi bạn phá vỡ các dự án thành các nhiệm vụ vàTiểu phụBạn sẽ bắt đầu phát hiện ra các tài nguyên nằm ngay dưới mũi của bạn.

Mọi người giao tiếp ở đâu? Làm thế nào là khối lượng công việc được phân bổ? Những bước dự án bạn có thể tự động hóa những bước nào? Là tài sản ở một nơi và có thể truy cập được cho tất cả các thành viên dự án?

Bắt đầu bằng cách hình dung tài nguyên quan trọng nhất của bạn - người của bạn.Biểu đồ GANTT giúp bạn hình dung các mốc thời gian dự ánVì vậy, bạn có thể xác định nơi cần các tài nguyên và có thể trùng lặp. Khi bạn bắt đầu gán các tác vụ, bạn có thể xem chế độ xem tài nguyên để xem cách khối lượng công việc được cân bằng trên toàn đội. Điều này giúp bạn xác định các tắc nghẽn và xây dựng tiềm năngKế hoạch dự ántrao quyền cho nhóm của bạn để có được công việc đúng hạn và trong ngân sách.

Ngoài những người, công cụ và tự động hóa của bạn có thể chiếm thêm tài nguyên bổ sung. Dựa theoMcKinsey., công nhân trung bình dành 20% mỗi tuần làm việc thu thập thông tin từ các công cụ khác nhau. Thực hiện một kho lưu trữ duy nhất cho tất cả các tài sản kỹ thuật số có thể tiết kiệm hàng giờ.

Trên thực tế, khi nhà bán lẻ thời trang cách mạng,Stitch Fix, đã trải qua sự tăng trưởng bùng nổ, các dự án của họ bị bỏ lại vì họ đang giao tiếp trên bảng tính và các công cụ sild.Quản lý tác vụ UDNđã giúp họ có được tất cả ở một nơi. Với khả năng hiển thị, minh bạch và tính nhất quán trong quy trình công việc dự án của họ, họ đã có thể giải phóng 18 giờ mỗi tuần trên 6 người quản lý. Nói về việc tìm kiếm tài nguyên có giá trị!

Các đội giúp hợp tác hiệu quả hơn

Có một nguồn sự thật duy nhất cho các dự án và quy trình làm việc nhất quán giúp các thành viên trong nhóm hiểu được mong đợi, biết những nhiệm vụ họ sở hữu và giao tiếp nội bộ. Không có khả năng hiển thị, mọi người có thể rất nhanh chóng để bị thất vọng và ghi ngón tay khi xảy ra tắc nghẽn. Sự thất vọng này và thiếu sự trao quyền có thể nhanh chóng tác động đến động lực.

Tuy nhiên, có những cách đơn giản để tránh tất cả những cách đó bằng cách thêm một chút khả năng hiển thị vào công việc giao tiếp và nhiệm vụ. Ví dụ,Quản lý tác vụ UDNSử dụng @mentions, để các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng gắn thẻ cho chính nhiệm vụ để yêu cầu phản hồi, hãy chuyển một dự án về phía trước hoặc cung cấp cho ai đó một FYI nhanh chóng. Cho dù bạn cần một bài đăng blog được chỉnh sửa hoặc phản hồi về một thiết kế,Quản lý tác vụ UDNcung cấp một nguồn cấp dữ liệu tập trung và thời gian của tất cả các thông tin cần thiết. Bằng cách này, cả hai thành viên trong nhóm, các nhà lãnh đạo và các tổ chức khác có thể dễ dàng thấy tình trạng của dự án. VớiQuản lý tác vụ UDN, bạn có tầm nhìn vào tất cả các dự án của họ. Tất cả các giao tiếp là ở một nơi, mọi người đều có quyền truy cập vào tài sản cập nhật nhất và các nhiệm vụ dự án sẽ rõ ràng trên các nhóm.

Làm thế nào để có được tầm nhìn 20/20

Tầm nhìn đạt được bằng cách khai thác các công cụ phù hợp để căn chỉnh nhóm của bạn, phân bổ tài nguyên và cộng tác.Khi tìm kiếm một công cụĐể giúp bạn, bạn sẽ muốn tìm một cửa hàng một cửa để giữ tất cả các giao tiếp và tài liệu dự án.

Có chức năng lập bản đồ các dự án trên dòng thời gian và trực quan xem khối lượng công việc đội sẽ giúp bạn đảm bảo các dự án thành công. Bảng điều khiển và báo cáo Giữ cho nhóm của bạn phù hợp với họOkrs.và có thể thấy tác động của họ đối với các mục tiêu của công ty sẽ khiến họ có động lực. Khi khả năng hiển thị là trung tâm của nhóm của bạn, mọi người đều tham gia biết nơi các dự án đứng và có thể nhảy vào khi cần thiết.

Tìm hiểu thêmQuản lý nguồn tài nguyênnguyên tắc cơ bản và thực tiễn tốt nhất. Ebook của chúng tôi, "Quản lý tác vụ UDNHướng dẫn quản lý tài nguyên, "có nhiều lời khuyên có thể hành động, bạn có thể bắt đầu triển khai ngày nay.