Phương thức đường dẫn quan trọng: Cách sử dụng CPM để quản lý dự án

Tóm lược

Phương thức đường dẫn quan trọng là một kỹ thuật cho phép bạn xác định các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án. Con đường quan trọng trong quản lý dự án là trình tự các hoạt động dài nhất phải hoàn thành đúng thời gian để hoàn thành toàn bộ dự án. Dưới đây, chúng tôi phá vỡ các bước về cách bạn có thể tìm thấy đường dẫn quan trọng cho dự án tiếp theo của mình.

Xây dựng một lộ trình dự án có thể giúp bạn hình dung những gì cần phải làm để đạt được mục tiêu cuối của bạn. Phương pháp đường dẫn quan trọng giúp bạn làm chính xác điều đó. Đó là một kỹ thuật quản lý dự án liên quan đến việc ánh xạ các nhiệm vụ chính hoặc các nhiệm vụ quan trọng cần thiết để hoàn thành một dự án.

Tận dụng kỹ thuật này cho phép bạn quản lý các phụ thuộc nhiệm vụ và đặt khung thời gian thực tế. Đọc để tìm hiểu cách thức phương pháp đường dẫn quan trọng hoạt động và cách bạn có thể sử dụng nó với nhóm của mình để tối ưu hóa Timelin dự án. .

Phương pháp đường dẫn quan trọng (CPM) là gì?

Phương thức đường dẫn quan trọng (CPM) là một kỹ thuật mà bạn xác định các tác vụ cần thiết để hoàn thành dự án và xác định sự linh hoạt theo lịch trình. Một con đường quan trọng trong quản lý dự án là trình tự các hoạt động dài nhất phải hoàn thành đúng hạn để toàn bộ dự án hoàn tất. Bất kỳ sự chậm trễ nào trong các nhiệm vụ quan trọng sẽ trì hoãn phần còn lại của dự án.

CPM xoay quanh việc khám phá các nhiệm vụ quan trọng nhất trong dòng thời gian dự án, xác định các phụ thuộc nhiệm vụ và tính toán các thời lượng nhiệm vụ.

CPM là. phát triển vào cuối những năm 1950 như một phương pháp để giải quyết vấn đề chi phí tăng do lên lịch không hiệu quả. Kể từ đó, CPM đã trở nên phổ biến cho các dự án lập kế hoạch và ưu tiên các nhiệm vụ. Nó giúp bạn phá vỡ các dự án phức tạp vào các nhiệm vụ riêng lẻ và hiểu rõ hơn về sự linh hoạt của dự án.

Tại sao nên sử dụng phương pháp đường dẫn quan trọng?

CPM có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc có giá trị về cách lên kế hoạch cho các dự án, phân bổ tài nguyên và lên lịch các nhiệm vụ.

Dưới đây là một số lý do tại sao bạn nên sử dụng phương pháp này:

Cải thiện quy hoạch trong tương lai: CPM có thể được sử dụng để so sánh kỳ vọng với tiến độ thực tế. Dữ liệu được sử dụng từ các dự án hiện tại có thể thông báo cho các kế hoạch dự án trong tương lai.

Tạo điều kiện hiệu quả hơn Quản lý nguồn tài nguyên : CPM giúp các nhà quản lý dự án ưu tiên các nhiệm vụ, cho họ một ý tưởng tốt hơn về cách thức và nơi triển khai tài nguyên.

Giúp tránh tắc nghẽn: Nút thắt trong các dự án có thể dẫn đến thời gian có giá trị bị mất. Âm mưu phụ thuộc dự án sử dụng sơ đồ mạng, sẽ cung cấp cho bạn một ý tưởng tốt hơn về các hoạt động nào có thể và không thể chạy song song, cho phép bạn sắp xếp theo đó.

Làm thế nào để tìm con đường quan trọng

Tìm kiếm con đường quan trọng liên quan đến việc xem xét thời gian của các nhiệm vụ quan trọng và không quan trọng. Dưới đây là một sự cố của các bước với các ví dụ.

1. Liệt kê các hoạt động

Sử dụng một Cấu trúc phân chia công việc Để liệt kê tất cả các hoạt động của dự án hoặc nhiệm vụ cần thiết để sản xuất các sản phẩm cung cấp. Danh sách các hoạt động trong cấu trúc phân tích công việc đóng vai trò là nền tảng cho phần còn lại của CPM.

Ví dụ: giả sử nhóm tiếp thị đang sản xuất một bài viết trên blog tương tác mới. Dưới đây là một số nhiệm vụ có thể trong cấu trúc phân tích công việc:

Khi bạn có một ý tưởng cấp cao về mọi thứ cần phải được thực hiện, bạn có thể bắt đầu xác định các phụ thuộc nhiệm vụ.

2. Xác định phụ thuộc

Dựa trên cấu trúc phân tích công việc của bạn, xác định các nhiệm vụ phụ thuộc vào nhau. Điều này cũng sẽ giúp bạn xác định bất kỳ công việc nào có thể được thực hiện song song với các tác vụ khác.

Danh sách các tác vụ phụ thuộc được gọi là một chuỗi hoạt động, sẽ được sử dụng để xác định đường dẫn quan trọng.

3. Tạo sơ đồ mạng

Bước tiếp theo là biến cấu trúc phân tích công việc thành sơ đồ mạng, đó là sơ đồ hiển thị thời gian của các hoạt động. Tạo một hộp cho mỗi tác vụ và sử dụng các mũi tên để mô tả các phụ thuộc nhiệm vụ.

Bạn sẽ thêm các thành phần giới hạn thời gian khác vào sơ đồ mạng cho đến khi bạn có lịch trình dự án chung được tìm ra.

4. Ước tính thời gian nhiệm vụ

Để tính toán đường dẫn quan trọng, trình tự các nhiệm vụ quan trọng dài nhất, trước tiên bạn cần ước tính thời gian của từng hoạt động.

Ngoài ra, hãy thử sử dụng Kỹ thuật Pass Chuyển tiếp và Backward Pass:

Chuyển tiếp qua: Điều này được sử dụng để tính thời gian sớm (es) và kết thúc sớm (EF) vào ngày bằng cách sử dụng một ngày bắt đầu được chỉ định trước đó. Es là giá trị EF cao nhất từ những người tiền nhiệm ngay lập tức, trong khi EF là ES + thời gian. Việc tính toán bắt đầu bằng 0 tại ES của hoạt động đầu tiên và tiến hành thông qua lịch trình. Xác định ngày ES và EF cho phép phân bổ tài nguyên sớm cho dự án.

Backward Pass: Điều này được sử dụng để tính ngày bắt đầu muộn (LS) và ngày kết thúc muộn (LF). Ls là lf - thời gian, trong khi lf là giá trị LS thấp nhất từ những người kế thừa ngay lập tức. Tính toán bắt đầu với hoạt động theo lịch trình cuối cùng và tiến hành lùi lại toàn bộ lịch trình.

Ngày bắt đầu và đầu cuối và muộn sau đó có thể được sử dụng để tính toán phao hoặc lập lịch tính linh hoạt của từng nhiệm vụ.

5. Tính toán đường dẫn quan trọng

Tính toán đường dẫn quan trọng có thể được thực hiện thủ công, nhưng thay vào đó, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng thuật toán đường dẫn quan trọng.

Bước 1: Viết thời gian bắt đầu và kết thúc bên cạnh mỗi hoạt động.

Hoạt động đầu tiên có thời gian bắt đầu là 0 và thời gian kết thúc là thời gian của hoạt động.

Thời gian bắt đầu của hoạt động tiếp theo là thời gian kết thúc của hoạt động trước đó và thời gian kết thúc là thời gian bắt đầu cộng với thời lượng.

Bước 2: Nhìn vào thời gian kết thúc của hoạt động cuối cùng trong chuỗi để xác định thời lượng của toàn bộ trình tự.

Bước 3: Trình tự các hoạt động với thời gian dài nhất là đường dẫn quan trọng.

Sử dụng ví dụ tương tự ở trên, đây là những gì sơ đồ đường dẫn quan trọng có thể trông như thế nào:

Khi bạn có con đường quan trọng tìm ra, bạn có thể xây dựng lịch trình dự án thực tế xung quanh nó.

6. Tính toán phao

Float, hoặc chùng, đề cập đến lượng linh hoạt của một nhiệm vụ nhất định. Nó cho biết bao nhiêu nhiệm vụ có thể bị trì hoãn mà không ảnh hưởng đến các tác vụ tiếp theo hoặc ngày kết thúc dự án.

Tìm kiếm float rất hữu ích trong việc đo lường mức độ linh hoạt của dự án có bao nhiêu. Float là một tài nguyên nên được sử dụng để bao gồm rủi ro dự án hoặc các vấn đề bất ngờ xuất hiện.

Nhiệm vụ quan trọng có không nổi, có nghĩa là ngày của chúng được đặt. Nhiệm vụ với các số nổi dương tính thuộc về đường dẫn không quan trọng, có nghĩa là chúng có thể bị trì hoãn mà không ảnh hưởng đến ngày hoàn thành dự án. Nếu bạn thiếu thời gian hoặc tài nguyên, các nhiệm vụ không quan trọng có thể bị bỏ qua.

Tính toán phao có thể được thực hiện với một thuật toán hoặc thủ công. Sử dụng các phép tính từ phần bên dưới để xác định tổng số float và float miễn phí.

Tất cả cái phao: Đây là khoảng thời gian mà một hoạt động có thể bị trì hoãn từ ngày bắt đầu sớm mà không trì hoãn ngày kết thúc dự án hoặc vi phạm ràng buộc lịch trình. Tổng float = ls - es hoặc lf - ef

Float miễn phí: Điều này đề cập đến thời gian một hoạt động có thể bị trì hoãn mà không ảnh hưởng đến hoạt động sau. Chỉ có thể có float miễn phí khi hai hoặc nhiều hoạt động chia sẻ một người kế nhiệm chung. Trên sơ đồ mạng, đây là nơi hội tụ các hoạt động. Float miễn phí = es (nhiệm vụ tiếp theo) - EF (nhiệm vụ hiện tại)

Có một vài lý do chính đáng tại sao các nhà quản lý dự án được hưởng lợi từ việc hiểu rõ về float:

Nó giữ cho các dự án chạy đúng giờ: Giám sát tổng phao của dự án cho phép bạn xác định liệu một dự án có đang diễn ra hay không. Sự nổi dậy càng lớn, bạn càng có nhiều khả năng sẽ hoàn thành sớm hoặc đúng giờ.

Nó cho phép bạn ưu tiên : Bằng cách xác định các hoạt động với float miễn phí, bạn sẽ có một ý tưởng tốt hơn về những nhiệm vụ nào nên được ưu tiên và những nhiệm vụ nào linh hoạt hơn để bị hoãn lại.

Đó là một nguồn tài nguyên hữu ích: Float là thêm thời gian có thể được sử dụng để bao gồm rủi ro dự án hoặc các vấn đề bất ngờ xuất hiện. Biết bao nhiêu float bạn cho phép bạn chọn cách hiệu quả nhất để sử dụng nó.

Cách sử dụng phương thức đường dẫn quan trọng

CPM cung cấp khả năng hiển thị vào tiến trình của dự án của bạn, cho phép bạn theo dõi các nhiệm vụ và thời gian hoàn thành của họ. Dưới đây là một số ứng dụng bổ sung của CPM.

Nén lịch trình

Mặc dù không lý tưởng, có những lúc thời hạn dự án có thể được đẩy lên. Trong những tình huống đó, có hai kỹ thuật nén lịch trình bạn có thể sử dụng: theo dõi nhanh và gặp sự cố.

Theo dõi nhanh: Nhìn vào con đường quan trọng để xác định các hoạt động có thể được thực hiện đồng thời. Chạy các quy trình song song sẽ tăng tốc độ tổng thể.

Va chạm: Quá trình này liên quan đến việc phân bổ nhiều tài nguyên hơn để tăng tốc các hoạt động. Trước khi có thêm tài nguyên, hãy chắc chắn rằng nó vẫn sẽ ở trong phạm vi dự án và để các bên liên quan biết về bất kỳ thay đổi nào.

Có đường dẫn quan trọng được vẽ có thể giúp bạn chọn chiến lược phù hợp để đáp ứng thời hạn cập nhật.

Giải quyết sự thiếu hụt tài nguyên

Hãy nhớ rằng CPM không có tính khả dụng tài nguyên vào tài khoản. Khi có sự thiếu hụt tài nguyên, giống như một thành viên trong nhóm quá nhiều hoặc thiếu thiết bị, bạn có thể sử dụng San lấp nguồn lực kỹ thuật để giải quyết vấn đề.

Các kỹ thuật này nhằm phân giải các vấn đề tổng thể tài nguyên và đảm bảo rằng một dự án có thể được hoàn thành với các tài nguyên hiện đang có sẵn.

San lấp tài nguyên hoạt động bằng cách điều chỉnh các ngày bắt đầu và kết thúc dự án, vì vậy bạn có thể phải điều chỉnh lại đường dẫn quan trọng hoặc áp dụng kỹ thuật này cho các hoạt động với float.

Biên dịch dữ liệu để sử dụng trong tương lai

Lịch trình được tạo từ CPM có thể thay đổi kể từ khi bạn đang làm việc với các ước tính có giáo dục cho thời lượng hoạt động. Bạn có thể so sánh đường dẫn quan trọng ban đầu với đường dẫn quan trọng thực tế khi dự án chạy.

Dữ liệu này có thể được sử dụng như một tham chiếu để có được ước tính thời gian nhiệm vụ chính xác hơn cho các dự án trong tương lai.

Phương pháp đường dẫn quan trọng so với Pert

CPM và đánh giá dự án và kỹ thuật xem xét (PERT) đều được phát triển vào những năm 1950. Pert được sử dụng để ước tính sự không chắc chắn xung quanh các hoạt động của dự án bằng cách áp dụng một trung bình có trọng số lạc quan và bi quan. Nó đánh giá thời gian cần thiết để hoàn thành một hoạt động.

PERT sử dụng ba ước tính để tìm một phạm vi trong suốt thời gian của một hoạt động:

Sự khác biệt chính giữa Pert và CPM là mức độ chắc chắn của chúng xung quanh các thời gian hoạt động - Pert được sử dụng để ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành các hoạt động, trong khi CPM được sử dụng khi thời lượng hoạt động đã được ước tính.

Pert quản lý các hoạt động dự án không chắc chắn, CPM quản lý các hoạt động dự án dự đoán.

PET tập trung vào cuộc họp hoặc giảm thiểu thời gian dự án, CPM tập trung vào các ngoại lệ chi phí thời gian.

Sự khác biệt sang một bên, cả Pert và CPM phân tích các thành phần sau:

Hai kỹ thuật có thể được sử dụng trong Tandem để tăng hiệu quả của chúng. Bạn có thể sử dụng PERT để có được ước tính thực tế hơn về các thời gian nhiệm vụ trước khi tiến hành tính toán đường dẫn và phao quan trọng.

Phương pháp đường dẫn quan trọng so với biểu đồ Gantt

Biểu đồ GANTT. là các biểu đồ thanh ngang mà ánh xạ các hoạt động dự án, có thể được theo dõi theo một dòng thời gian đã đặt. Cả hai biểu đồ CPM và GANTT cho thấy các phụ thuộc giữa các nhiệm vụ.

Hình dung các đường dẫn quan trọng và không quan trọng và tính toán thời lượng dự án

Hiển thị dưới dạng sơ đồ mạng với các hộp được liên kết

Biểu đồ GANTT có thể được ghép nối với CPM để theo dõi các đường dẫn quan trọng theo thời gian để giữ dự án của bạn chạy theo lịch trình.

Sử dụng đường dẫn quan trọng để quản lý dự án tốt hơn

CPM có thể là một tài sản hữu ích trong quản lý dự án, đặc biệt là cho các nhiệm vụ lập kế hoạch và quản lý tài nguyên. Với sự trợ giúp của các công cụ lập kế hoạch dự án, bạn sẽ có thể tạo lịch trình và theo dõi các dự án một cách dễ dàng. Để tăng thêm hiệu quả công việc của bạn, hãy xem 12 mẹo để có năng suất cao hơn hôm nay.