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Resumen
Estimar efectivamente, presupuesto y administrar los costos del proyecto con la gestión de costos. En este artículo, echamos un vistazo a los 6 pasos de la gestión de costos, así como los pros y los contras de este proceso. Use la administración de costos en su próximo proyecto para permanecer dentro del presupuesto de su proyecto cada vez.
Estimación y seguimiento con precisión supresupuesto del proyectoEs una de las mejores maneras de establecer su proyecto para el éxito desde el principio. Este proceso se conoce como administración de costos, seis pasos para ayudarlo a definir y permanecer en el presupuesto por la duración de su proyecto. En esta guía, pasaremos por el proceso de administración de costos y cómo puede implementar este proceso en su próximo proyecto.
¿Qué es la gestión de costos?
La gestión de costos es el proceso de estimación, presupuestación y control de los costos del proyecto. Normalmente, el proceso de gestión de costos comienza durante elFases de iniciación y planificación del proyecto.. Durante el curso del ciclo de vida del proyecto, los gerentes de proyectos revisan y monitorean los costos del proyecto para garantizar que no cumpla con el presupuesto aprobado.
Una vez finalizado el proyecto, el gerente del proyecto evalúa los costos reales frente a las estimaciones de costos para recopilar cualquierlecciones aprendidasdel proyecto. Esto puede ayudar con el pronóstico y la evaluación comparativa en proyectos futuros.
¿Por qué los asuntos de gestión de costos?
La gestión de costos es una parte crítica del proceso de planificación del proyecto y gestión de proyectos. Con una gestión de costos efectiva, puede crear planes de proyecto más precisos, desarrollar una mejor comprensión de las restricciones del proyecto, y evitar que el alcance se arrastre hacia abajo en la línea.
Crear planes de proyecto precisos
La gestión de costos ayuda con dos partes críticas de laProceso de planificación del proyecto: Estimación de costos y control de costos. Saber cómo estimar con precisión el presupuesto de un proyecto es un críticoHabilidad de gestión de proyectos .
Normalmente, un presupuesto de proyecto será una de las primeras cosas que definió. Dependiendo de su organización, esto puede ser algo que defina durante la Carta del Proyecto para lanzar el proyecto. Eso se debe a que sin un presupuesto de proyecto, no puede ser precisaasignar recursosPara golpear con confianza los objetivos de su proyecto.
Entender las restricciones del proyecto
El costo es uno de los tres elementos de laTriángulo de gestión de proyectos(a veces llamadas las limitaciones triples o el triángulo de hierro): costo, alcance y tiempo. Solo porque el costo es una de las tres restricciones de proyecto no significa que no pueda aumentar el costo, pero es importante ser consciente de que el aumento de los impactos en el costo es alcance y el tiempo, y viceversa.
Evitar el alcance de la fluencia
Mantenerse en el presupuesto es un elemento clave de si un proyecto está en camino un proyecto. Esto evita que los costos excesivos, lo que pueden descarrilar un proyecto y llevar aScope flep. Una vez que comience el proyecto, el proceso de control de costos puede ayudarlo a realizar un seguimiento de los presupuestos de proyectos y asegurarse de que no cumpla con el presupuesto, o rápidamente, correctamente, si lo hace.
Como muchos elementos deGestión de riesgos del proyecto, la gestión de costos es proactiva en lugar de reactiva. El objetivo no es evaluar el desempeño del proyecto después del hecho, sino para juzgar el rendimiento de los costos, ya que el proyecto está en vuelo.
6 pasos para la gestión de costos
Hay seis pasos para construir su plan de gestión de costos:
1. Recursos
Antes de poder identificar los costos del proyecto, primero necesita un sentido de los recursos que necesitará para el proyecto. Comprender sus necesidades de recursos del proyecto lo ayuda a estimar cuánto tiempo, esfuerzo y dinero que pasará durante su proyecto.
A Es todo lo que le ayuda a completar un proyecto, incluidas las herramientas, el dinero, el tiempo, el equipo e incluso los miembros del equipo. Está bien si no sabe exactamente cada detalle durante esta primera fase. El objetivo del paso de recursos en la gestión de costos es obtener una estimación de la marca de béisbol de los recursos, y como resultado, los costos, necesitará para su proyecto. Más tarde, un plan de gestión de recursos claro lo ayudará con la asignación de recursos una vez que se inicie el proyecto.
Necesitarás:
Claramente definidoobjetivos del proyecto
A Hoja de ruta de alto nivel de alto nivelo unEstructura de desglose del trabajo (WBS), dependiendo de la complejidad del proyecto.
Un tentativoPlan de gestión de recursos
A enunciado del alcance del proyecto
2. Estimación
Durante la etapa de estimación de costos, estimará los costos asociados con cada recurso para llegar a su eventual presupuesto del proyecto. Puede usar un proyecto anterior como punto de referencia si tiene uno, o puede intentar estimar los costos según su plan de gestión de recursos.
Esencialmente, durante la fase de estimación está respondiendo una pregunta clave: ¿cuánto costará alcanzar los objetivos de su proyecto? Tenga en cuenta que puede haber costos inesperados, así que espere construir en un búfer de 5-10% para cualquier estimación.
Necesitará todo desde el paso anterior, junto con A:
Cronograma del proyecto(o unCarta pertPara proyectos más complejos)
Lista de suproyectos Deliverable
Claramente definidométricas de éxito
Al igual que la primera etapa de la gestión de costos, deberá estimar los costos antes de haber obtenido la aprobación de su proyecto. Dependiendo de la complejidad de su proyecto, es posible que desee crear más de una estimación de presupuesto de proyecto con diferentes costos de recursos o entregables finales, según lo que piense suPatrocinador de proyectoy las partes interesadas ejecutivas aprobarán. Tenga siempre en cuenta que estas estimaciones pueden cambiar.
Una vez que hayas estimado sus costos, crea uncarta del proyecto o caja de negociosPara lanzar su proyecto y hacer rodar la pelota. Tenga en cuenta que aún no ha terminado el proceso de gestión de costos, pero no quiere hacer todo esto por nada.
3. Presupuesto
Ahora que tiene estimaciones generales de las necesidades de su proyecto y los requisitos de recursos, puede comenzar a trabajar en su presupuesto de proyecto. Su presupuesto de proyecto es un plan detallado de cuánto planea gastar durante el proyecto, por lo que, y para cuándo.
Dependiendo de la complejidad de su proyecto, el "cuándo" puede influir significativamente en su estrategia de gestión de costos. Para proyectos de varios años, es posible que desee aclarar que no se debe gastar más del 30% de su presupuesto en el primer año, etc. Esto puede evitar que los costos se excedan más tarde en la carretera.
Necesitará todo, desde los pasos anteriores, junto con A:
Claropresupuesto del proyecto
Análisis de los interesados del proyecto
4. PIKEING OFF
Si bien no es directamente, parte del proceso de gestión de costos, esta es la etapa cuando inicia su proyecto. Asegúrese de haber finalizado el presupuesto de su proyecto y continúe tanto en detalles como necesita para tener éxito. Planee compartir toda esta información con sus partes interesadas del proyecto durante suReunión de inicio del proyecto .
Necesitará todo, desde los pasos anteriores, junto con una:
Línea de tiempo del proyecto, junto con cualquierHitos del proyecto
5. Control de costos
La mayor parte del proceso de gestión de costos ocurre durante el paso cinco, elcontrol de costosfase. Una vez que su proyecto se haya lanzado, la contabilidad de costos es fundamental para ayudarlo a evitar sobrepasar su presupuesto. Realice un seguimiento de cómo está gastando su presupuesto de proyecto para asegurarse de que no necesita tomar ninguna acción correctiva. Esta es la parte donde usted controla los costos, si es necesario, ajustando el proyecto de vuelo central.
La frecuencia con la que revisa esto dependerá de su proyecto. A veces querrás revisar los costos en tiempo real. En otros casos, puede registrarse mensualmente o incluso trimestralmente. Compartir actualizaciones de costos según sea necesario a través deInformes de estado del proyectoAsí que todo el equipo del proyecto está en la misma página.
Tenga en cuenta que cualquier cambio en el alcance del proyecto impactará el presupuesto y los costos del proyecto, así que mantenga un ojo cercano en el alcance del alcance. Si el costo del proyecto se desvía demasiado de lo que presupueste, le permite saber a sus partes interesadas para que pueda encontrar de manera proactiva un plan de acción.
Necesitará todo, desde los pasos anteriores, junto con una:
Herramienta de gestión de proyectos
Herramienta de informes universal
6. Identificación de la varianza de costos
Una vez que termine el proyecto, es hora de evaluar cómo lo hizo. ¿Cuáles fueron los costos totales del proyecto? ¿Cómo se compararon sus costos reales con sus costos estimados?
Tenga en cuenta: no quiere estar muy lejos en ninguna de las direcciones. Un proyecto exitoso termina cerca de (pero bajo) el presupuesto del proyecto previsto. Si gastó demasiado dinero, usted subestimó el presupuesto de su proyecto o tiene demasiados gastos imprevistos. Si esto sucede, sostiene unProyecto Post Mortem ReuniónPara evaluar por qué sucedió y evitar que suceda en el futuro.
En el lado flojado, el gasto muy poco de su presupuesto tampoco es ideal. Usted estimó estos costos por una razón, y si se produjo significativamente bajo presupuesto, su proceso de presupuestación de costos fue inexacto. Registre esta información como datos históricos y tenga en cuenta para futuros proyectos, por lo que puede aumentar su precisión durante la fase de estimación de costos.
Los beneficios y desafíos de la gestión de costos.
Cuando se realiza correctamente, la administración de costos puede ayudarlo a mejorar su proceso de planificación de proyectos y evitar riesgos del proyecto más adelante en la carretera. Hay algunos beneficios clave de la gestión de costos efectivos, así como los principales inconvenientes para cuidar.
Beneficios de la gestión de costos.
Algunos de los beneficios de la gestión de costos incluyen:
Evitar el costo excesivo.El beneficio más obvio de la gestión de costos es que le ayuda a administrar los costos del proyecto. Use este proceso para asegurarse de que no está gastando demasiado de su presupuesto. Este nivel de preparación y visibilidad le brinda un claro sentido del presupuesto que tiene disponible y cómo lo gastará.
Establecer niveles de las esperadas las expectativas.Si todos entienden el presupuesto, puede ayudar a prevenir la crianza de alcance. Es menos probable que las partes interesadas soliciten cambios en el proyecto porque tendrán un sentido más claro de cómo esos cambios afectan el presupuesto. Si necesita realizar cambios significativos, puede incorporar su plan de gestión de costos en elproceso de control de cambioPara mitigar cualquier efecto negativo a la línea de tiempo general del proyecto.
Evitar riesgo de proyecto : Parte del proceso de gestión de costos es crear un subsidio de riesgo en el presupuesto de su proyecto. Esto suele ser del 5-10% del presupuesto de su proyecto, que puede utilizar para lidiar con los costos imprevistos o inesperados. Si es nuevo en la administración de costos, tenga como objetivo un 10% de subsidio de riesgo, a medida que mejora su práctica de gestión de costos, su línea de base será más precisa, por lo que puede reducir al 5% de subsidio de riesgo.
Simplificar la planificación futura:Una vez que pase por el proceso de gestión de costos varias veces en algunos proyectos diferentes, obtendrá mejor en la planificación de recursos en el futuro. Obtener experiencia con el proceso de gestión de costos le otorga un sentido de cómo la presupuestación y la optimización de recursos se influyen entre sí, lo que hace que el proceso sea más fácil (y más preciso) con el tiempo.
Desafíos de gestión de costos comunes (y cómo superarlos)
La gestión de costos no está sin sus descensos. Eche un vistazo a las dos principales desventajas de la gestión de costos, y cómo prevenirlas.
No tener un presupuesto de proyecto lo suficientemente grande puede dificultar el personal del personal con precisión y completar los entregables.
Solución:Asegúrese de que su presupuesto sea realista. Si es necesario, construya la propuesta de presupuesto de su proyecto en su caso de proyecto o caso de negocios, y tono para el presupuesto que necesita. Explique claramente por qué el presupuesto es importante, y qué recursos son críticos para el éxito del proyecto.
Obtención de estimaciones de costos El incorrecto puede configurar su proyecto fuera de la pista antes de que empiece.
Solución:Asegúrese de comprender el alcance de su proyecto antes de comenzar el proceso de estimación de costos. Tenga en cuenta que los treslas limitaciones del proyectoestán conectados: tiempo, alcance y costo. Si desea disminuir los costos, es posible que deba aumentar la línea de tiempo, o reducir el alcance. Si no quiere hacerlo, deberá aumentar los costos para lograr con confianza el alcance del proyecto completo.
Manténgase dentro de su presupuesto de proyecto con la gestión de costos.
La gestión de costos tiene muchas partes móviles. Como resultado, su equipo necesita visibilidad para prevenir el costo excesivo y asegurarse de que está terminando su proyecto bajo presupuesto, cada vez. Para realizar un seguimiento de toda la información de su proyecto, use una plataforma de gestión de trabajo como Gestor de tareas UDN . Desde el costo del proyecto y el inicio para post mortem,Gestor de tareas UDNLe ayuda a mantenerse sincronizado con los miembros del equipo de proyectos y las partes interesadas durante todo el proceso del proyecto.
