Maliyet Yönetimi Yeni? Buradan başlayın.
Özet
Proje maliyetlerini maliyet yönetimi ile etkin bir şekilde tahmin edin, bütçeli ve yönetin. Bu yazıda, maliyet yönetiminin 6 adımına ve bu sürecin artıları ve eksilerini bir göz atıyoruz. Proje bütçenizde her zaman kalmak için bir sonraki projenizde maliyet yönetimini kullanın.
Doğru bir şekilde tahmin etmek ve izlemekproje bütçesiProjenizi en başından beri başarı için ayarlamanın en iyi yollarından biridir. Bu işlem, projenizin süresi için bütçede tanımlamanıza ve kalmanıza yardımcı olacak altı adım olarak bilinir. Bu kılavuzda, maliyet yönetimi sürecini ve bu işlemi bir sonraki projenizde nasıl uygulayabileceğinizi ileri süreceğiz.
Maliyet yönetimi nedir?
Maliyet yönetimi, proje maliyetlerini tahmin etme, bütçeleme ve kontrol etme sürecidir. Tipik olarak maliyet yönetimi süreci sırasında başlar.Proje Başlatma ve Planlama Aşamaları. Proje Yaşam Döngüsü boyunca proje yöneticileri, onaylanmış bütçenin üzerinden geçmemesini sağlamak için projenin maliyetlerini gözden geçirir ve izler.
Proje bittiğinde, Proje Yöneticisi, fiili maliyetleri ve maliyet tahminlerinin herhangi bir şekilde toplanması için değerlendirir.dersler öğrenildiProjeden. Bu, gelecekteki projelerde tahmin ve kıyaslama konusunda yardımcı olabilir.
Neden maliyet yönetimi önemli
Maliyet yönetimi, proje planlama ve proje yönetimi sürecinin kritik bir parçasıdır. Etkili maliyet yönetimi ile daha doğru proje planları oluşturabilir, proje kısıtlamalarının daha iyi anlaşılmasını geliştirebilir ve kapsamın çizgisinin aşağıya doğru sürünmesini önleyebilirsiniz.
Doğru proje planları oluşturun
Maliyet yönetimi, iki kritik parçası ile yardımcı olur.Proje Planlama Süreci: Maliyet tahmini ve maliyet kontrolü. Bir projenin bütçesinin nasıl doğru tahmin edileceğini bilmek kritikProje Yönetimi Becerisi .
Tipik olarak, bir proje bütçesi, tanımladığınız ilk şeylerden biri olacaktır. Kuruluşunuza bağlı olarak, bu projeyi yapmak için Proje Kiralama sırasında tanımladığınız bir şey olabilir. Çünkü bir proje bütçesi olmadan, doğru yapamıyorsunuzKaynakları tahsis etmekProje hedeflerinize güvenle vurgulamak.
Proje kısıtlamalarını anlamak
Maliyet, üç unsurundan biridir.Proje Yönetimi Üçgeni(bazen üçlü kısıtlamalar veya demir üçgeni olarak adlandırılır): maliyet, kapsam ve zaman. Sadece maliyet üç proje kısıtlamasından biri olduğu için maliyeti artıramayacağınız anlamına gelmez - ancak maliyetin kapsamı ve zamanı etkilediğini ve bunun tersi de geçerli olduğunu bilmek önemlidir.
Kapsam sürünmesini önlemek
Bütçeye devam etmek, bir projenin yolda olup olmadığının önemli bir unsurudur. Bu, bir projeyi raydan çıkarabilen maliyet aşımcılarını önler vekapsam sürüngen. Proje başladığında, Maliyet Kontrol Süreci, proje bütçelerini takip etmenize ve bütçenin üzerinden geçmemenizi sağlayabilir veya yaparsanız hızlıca dersin doğrudur.
Birçok unsur gibiProje Risk Yönetimi, Maliyet yönetimi reaktif yerine proaktif. Amaç, gerçeklikten sonra proje performansını değerlendirmek değildir, ancak proje uçarken maliyet performansını değerlendirmek yerine.
Maliyet Yönetimi için 6 Adım
Maliyet yönetim planınızı oluşturmak için altı adım vardır:
1. Kaynaklanma
Eğer proje maliyetleri tespit önce, öncelikle proje için gerekecek kaynakların duygusu gerekir. Proje resourcing ihtiyaçlarını anlamak projeniz sırasında harcayacağınız ne kadar zaman, çaba ve para tahmin etmenize yardımcı olur.
A Bir proje dahil araçları, para, zaman, ekipman ve hatta ekip üyeleri tamamlamak yardımcı herşeydir. Eğer bu ilk safhasında tam olarak her detayını bilmiyorum, sorun değil. Maliyet yönetiminde kaynak ayırma adımın amacı kaynakları-ve olarak neticesinde yuvarlak bir rakam tahminini elde etmektir, projeniz için maliyetleri-you'll gerekir. Proje aslında başladığında Daha sonra açık kaynak yönetimi kaynak tahsisi planlamasını size yardımcı olacaktır.
İhtiyacın olacak:
Açıkça tanımlanmışProje Hedefleri
A üst düzey proje yol haritasıveyaiş dağılım yapısı (Tg)Projenin karmaşıklığına bağlı olarak
bir denemekaynak yönetimi planı
A Proje kapsam beyanı
2. Tahmin
maliyet tahmini aşamasında size nihai proje bütçesine varmak için her kaynağın ilişkili maliyetleri tahmin eder. Eğer varsa bir kriter olarak geçmiş bir projeyi kullanabilir bir olarak veya size kaynak yönetimi planına dayalı maliyetleri tahmin etmek deneyebilirsiniz.
Esasen, bir anahtar soruya cevap ediyoruz tahmin aşamasında: Ne kadar proje hedeflerine ulaşmak için mal olacak? böylece herhangi tahminleri için% 5-10 tampon inşa bekliyoruz beklenmedik maliyetler olabileceğini unutmayın.
Bir ile birlikte önceki adımda her şeyi gerekir:
Proje takvimi(Veya bunun birPERT grafik) Daha karmaşık projeler için
Listesi seninProje Teslimatları
Açıkça tanımlanmışBaşarı Metrikleri
Maliyet yönetiminin ilk aşamasında olduğu gibi, projeniz için onay ele verdik önce maliyetlerini tahmin etmek gerekecektir. Projenizin karmaşıklığına bağlı olarak, ne düşündüğünü dayalı farklı kaynak maliyetleri veya nihai teslimat, birden fazla proje bütçesi tahminini oluşturmak isteyebilir seninproje sponsoruve yürütme paydaşlar onaylayacak. Her zaman bu tahminler değişebilir unutmayın.
maliyetlerinizi tahmini sonra, bir oluşturmakproje kiralamaveyaiş durumuProjenizi Saha ve top yuvarlanma olsun. Henüz maliyet yönetimi süreci bitmiş değil, ama hiçbir şey için tüm bu yapmak istemiyorum o Not.
3. Bütçeleme
Artık proje ihtiyaçları ve kaynak gereksinimleri için genel tahminleri olduğuna göre, proje bütçe çalışmalarına başlayabilir. Projeniz bütçesi ne için, proje sırasında harcama yapmayı planladıklarını ne kadar ayrıntılı bir plandır ve zaman ile.
Projeniz “” önemli ölçüde etkileyebilir maliyet yönetimi stratejisi karmaşıklığına bağlı. çok yıllık projeler için, bütçenizin en fazla% 30, vb ilk yılda harcanması gerektiğine Bu daha sonra yolda maliyet artışları önleyebilir olduğunu açıklamak isteyebilirsiniz.
Bir ile birlikte önceki adımlarda her şeyi gerekir:
Temizlemekproje bütçesi
Proje paydaş analizi
4. açılışı,
maliyet yönetimi sürecinin doğrudan değil parçası olmakla birlikte, bu Projenizi başlatmak aşamadır. Eğer proje bütçesini kesinleşmiş ettik emin olun ve başarılı olmak için gereken kadar çok ayrıntı olarak girerler. Plan sırasında proje paydaşları ile tüm bu bilgileri paylaşmak için seninProje Kickoff Toplantısı .
Bir ile birlikte önceki adımlarda her şeyi gerekir:
Proje Zaman ÇizelgesiHerhangi bir birlikteProje'de önemli aşamalar
5. Kontrol maliyetler
maliyet yönetim işlemi kütle aşaması sırasında olur beşmaliyet kontrolüfaz. Projeniz başlatıldığında, bütçenizi aşmamak için maliyet muhasebesi kritik öneme sahiptir. Düzeltici bir işlem yapmanıza gerek olmadığından emin olmak için proje bütçenizi nasıl harcadığınızı takip edin. Gerekirse, uçuş ortasındaki projeyi ayarlayarak maliyetleri kontrol ettiğiniz kısımdır.
Bunu gözden geçirdiğiniz frekans, projenize bağlı olacaktır. Bazen maliyetleri gerçek zamanlı olarak incelemek istersiniz. Diğer durumlarda, aylık veya hatta üç ayda bir kontrol edebilirsiniz. Gerektiği gibi maliyet güncellemelerini paylaşınProje Durumu RaporlarıYani tüm proje ekibi aynı sayfada.
Proje kapsamındaki herhangi bir değişiklikin proje bütçesini ve maliyetlerini etkileyeceğini unutmayın, bu nedenle kapsam sürüngenlerine yakın bir göz tutun. Proje maliyeti, bütçelendirdiklerinizden çok fazla saparsa, paydaşlarınızın bunu bilmesini sağlayın, böylece proaktif bir eylem planı ile gelebilirsiniz.
Bir önceki adımlardan gelen her şeye ihtiyacınız olacak:
Evrensel Raporlama Aracı
6. Maliyet varyansını belirleme
Proje bittiğinde, nasıl yaptığınızı değerlendirme zamanı. Projenin toplam maliyetleri nelerdi? Gerçek maliyetleriniz tahmini maliyetlerinizle nasıl karşılaştırıldı?
Akılda tutun - her iki yönde de çok uzak olmak istemiyorsunuz. Başarılı bir proje, öngörülen proje bütçesine yakın (ancak altında) yakındır. Çok fazla para harcadıysanız, proje bütçenizi hafiflettiğiniz ya da çok fazla öngörülemeyen masraf geçirdiniz. Bu olursa, tutunProje Mesajı Mortem ToplantısıBunun neden olduğunu değerlendirmek ve gelecekte olmasını engellemek.
Tipside, bütçenizin çok az harcaması da ideal değildir. Bu maliyetlerin bir nedenden dolayı tahmin ettiniz ve eğer bütçe altında önemli ölçüde gelirseniz, maliyet bütçeleme süreciniz yanlıştı. Bu bilgiyi geçmiş veriler olarak kaydedin ve gelecekteki projeler için aklınızda bulundurun, böylece maliyet tahmini aşamasında doğruluğunuzu artırabilirsiniz.
Maliyet Yönetiminin Yararları ve Zorlukları
Doğru yapıldığında, Maliyet Yönetimi, proje planlama sürecinizi geliştirmenize ve projenin yolun aşağısından aşağıya doğru önlenmenize yardımcı olabilir. Etkili maliyet yönetiminin bazı önemli faydaları vardır - ve dikkat edilmesi gereken önemli dezavantajlar.
Maliyet yönetiminin faydaları
Maliyet yönetiminin faydalarından bazıları şunlardır:
Maliyet aşımını önlemek.Maliyet yönetiminin en belirgin faydası, proje maliyetlerini yönetmenize yardımcı olmasıdır. Bütçenizin çok fazla harcamasını sağlamak için bu işlemi kullanın. Bu hazırlık ve görünürlük seviyesi size uygun olduğunuz bütçenin net bir anlamı ve nasıl harcayacağınızı sağlar.
Seviye belirlenen paydaş beklentileri.Herkes bütçeyi anlarsa, kapsam sürünmesinin önlenmesine yardımcı olabilir. Paydaşların proje değişikliklerini sorma olasılığı daha düşük olacaktır, çünkü bu değişikliklerin bütçeyi nasıl etkilediğine dair daha net bir duyguya sahip olacaklar. Önemli değişiklikler yapmanız gerekiyorsa, maliyet yönetim planınızı dahil edebilirsiniz.Kontrol işlemini değiştirProjenin genel zaman çizelgesine olumsuz etkileri azaltmak için.
Engel olmak proje riski : Maliyet yönetimi sürecinin bir parçası, proje bütçenize risk ödeneği oluşturmaktadır. Bu, genellikle öngörülemeyen veya beklenmedik bir maliyetle başa çıkmak için kullanabileceğiniz proje bütçenizin% 5-10'udur. Maliyet yönetimi için yeniyseniz, yaklaşık% 10'luk risk ödenekini hedefleyin - maliyet yönetimi uygulamanızı geliştirirken, taban çizginiz daha doğru hale gelecektir, böylece% 5 risk ödeneğini azaltabilirsiniz.
Gelecekteki planlamayı basitleştirin:Birkaç farklı projede maliyet yönetimi sürecinden birkaç kez geçtiğinizde, gelecekte kaynak planlamasında daha iyi olursunuz. Maliyet Yönetimi Sürecine İlişkin Deneyim Alma, bütçeleme ve kaynak optimizasyonunun birbirini nasıl etkilediğini, sürecin zaman içinde daha kolay (ve daha doğru) yapma konusunda bir anlam vermektedir.
Ortak Maliyet Yönetimi Zorlukları (ve bunların nasıl üstesinden gelince)
Maliyet yönetimi dezavantajları olmadan değil. Maliyet yönetiminin iki ana dezavantajına bir göz atın - ve bunların nasıl önleneceği.
Yeterince büyük bir proje bütçesine sahip olmamak, projeyi doğru bir şekilde çalıştırmayı ve teslimatları tamamlamasını zorlaştırabilir.
Çözüm:Bütçenizin gerçekçi olduğundan emin olun. Gerekirse, proje bütçe teklifinizi proje kiralama veya iş durumuna getirin ve ihtiyacınız olan bütçe için sahaya girin. Bütçenin neden önemli olduğunu ve hangi kaynakların proje başarısı için kritik öneme sahip olduğunu açıkça açıklayın.
Maliyet tahminlerini yanlış almak, projenizi bile başlamadan önce izleyebilir.
Çözüm:Maliyet tahmini sürecine başlamadan önce projenizin kapsamını anladığınızdan emin olun. Üç olduğunu unutmayınproje kısıtlamalarıBağlıdır: Zaman, Kapsam ve Maliyet. Maliyetleri azaltmak istiyorsanız, zaman çizelgesini arttırmanız veya kapsamı azaltmanız gerekebilir. Bunu yapmak istemiyorsanız, tam proje kapsamına güvenle elde etmek için maliyetleri artırmanız gerekir.
Maliyet yönetimi ile proje bütçenizde kalın
Maliyet yönetimi çok fazla hareketli parçaya sahiptir. Sonuç olarak, ekibinizin maliyet aşımını önlemek için görünürlüğe ihtiyaç duyar ve her seferinde projenizi bütçe altında bitirdiğinden emin olun. Projenizin tüm bilgilerini takip etmek için, gibi bir iş yönetimi platformu kullanın. UDN Görev Yöneticisi . Proje Maliyetlendirme ve Kickoff'a Mortem'e kadar,UDN Görev YöneticisiProje ekibi üyeleriniz ve paydaşlarınızla proje sürecinde senkronize edilmenize yardımcı olur.
