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Resumo
Efetivamente estimativa, orçamento e gerenciar custos de projeto com gerenciamento de custos. Neste artigo, analisamos os 6 passos de gerenciamento de custos, bem como os prós e contras desse processo. Use o gerenciamento de custos no seu próximo projeto para ficar dentro do seu orçamento do projeto todas as vezes.
Estimando e monitora com precisão o seuorçamento do projetoé uma das melhores maneiras de definir seu projeto para o sucesso desde o início. Este processo é conhecido como gerenciamento de custos - seis etapas para ajudá-lo a definir e permanecer no orçamento para a duração do seu projeto. Neste guia, passaremos pelo processo de gerenciamento de custos e como você pode implementar este processo no seu próximo projeto.
O que é gerenciamento de custos?
O gerenciamento de custos é o processo de estimativa, orçamento e controle dos custos do projeto. Normalmente, o processo de gerenciamento de custos começa durante oFases de Iniciação e Planejamento do Projeto. Durante o curso do ciclo de vida do projeto, os gerentes de projeto revisam e monitoram os custos do projeto para garantir que ele não passe pelo orçamento aprovado.
Quando o projeto estiver concluído, o gerente do projeto avalia os custos reais vs. As estimativas de custo para coletar qualquerlições aprendidasdo projeto. Isso pode ajudar na previsão e benchmarking em projetos futuros.
Por que assuntos de gerenciamento de custos
O gerenciamento de custos é uma parte crítica do processo de planejamento de projetos e gerenciamento de projetos. Com o gerenciamento de custos eficaz, você pode criar planos de projeto mais precisos, desenvolver uma melhor compreensão das restrições do projeto e impedir que o escopo incheu ainda mais a linha.
Criar planos de projeto precisos
O gerenciamento de custos ajuda com duas partes críticas doprocesso de planejamento de projetos: Custo estimando e controle de custos. Saber como estimar com precisão o orçamento de um projeto é críticohabilidade de gerenciamento de projetos .
Normalmente, um orçamento de projeto será uma das primeiras coisas que você define. Dependendo da sua organização, isso pode até ser algo que você define durante a Carta do Projeto, a fim de lançar o projeto. Isso é porque sem um orçamento de projeto, você não é capaz de precisãoalocar recursospara atingir com confiança seus objetivos do projeto.
Entenda as restrições do projeto
O custo é um dos três elementos doTriângulo de gerenciamento de projetos(às vezes chamado de restrições triplas ou o triângulo de ferro): custo, escopo e tempo. Só porque o custo é que uma das três restrições do projeto não significa que você não pode aumentar o custo - mas é importante estar ciente de que o aumento do custo de impactos e tempo e vice-versa.
Impedir o escopo rastejar
Ficar no orçamento é um elemento-chave do projeto é ou não no caminho certo. Isso evita excesso de custos, o que pode desencadir um projeto e levar aOportunista. Uma vez que o projeto inicie, o processo de controle de custos pode ajudá-lo a acompanhar os orçamentos do projeto e garantir que você não passe por orçamento - ou rapidamente correto, se você fizer.
Como muitos elementos deGerenciamento de Riscos do Projeto, o gerenciamento de custos é proativo em vez de reativar. O objetivo não é avaliar o desempenho do projeto após o fato, mas sim julgar o desempenho de custos como o projeto está em vôo.
6 passos para gerenciamento de custos
Existem seis etapas para construir seu plano de gerenciamento de custos:
1. Resourcing.
Antes de identificar os custos do projeto, você primeiro precisa de um sentido dos recursos necessários para o projeto. Compreender suas necessidades de recursos do projeto ajuda você a estimar quanto tempo, esforço e dinheiro você gastará durante o seu projeto.
UMA é qualquer coisa que ajuda você a concluir um projeto - incluindo ferramentas, dinheiro, tempo, equipamentos e até mesmo membros da equipe. Tudo bem se você não sabe exatamente todos os detalhes durante esta primeira fase. O objetivo do passo de recursos no gerenciamento de custos é obter uma estimativa de ballpark dos recursos - e como resultado, os custos - você precisará para o seu projeto. Mais tarde, um plano claro de gerenciamento de recursos irá ajudá-lo com a alocação de recursos quando o projeto realmente começar.
Você precisará:
Claramente definidoObjetivos do projeto
UMARoteiro de projeto de alto nívelou A.Estrutura de avaria de trabalho (WBS), dependendo da complexidade do projeto
Uma tentativaPlano de gerenciamento de recursos
UMAdeclaração do escopo do projeto
2. Estimativa
Durante o estágio de estimativa de custo, você estimará os custos associados a cada recurso para chegar ao seu eventual orçamento do projeto. Você pode usar um projeto passado como benchmark se você tiver um - ou você pode tentar estimar os custos com base no seu plano de gerenciamento de recursos.
Essencialmente, durante a fase de estimativa você está respondendo a uma pergunta chave: quanto custará alcançar seus objetivos do projeto? Tenha em mente que pode haver custos inesperados, então espere construir em um buffer de 5 a 10% para qualquer estimativa.
Você precisará de tudo, desde a etapa anterior, junto com A:
Cronograma do projeto(ou A.Gráfico pertoladoPara projetos mais complexos)
Lista do seuentregas de projeto
Claramente definidométricas de sucesso
Como o primeiro estágio de gerenciamento de custos, você precisará estimar os custos antes de ter aprovado o seu projeto. Dependendo da complexidade do seu projeto, você pode criar mais de uma estimativa de orçamento de projeto com diferentes custos de recursos ou entregas finais, com base no que você pensapatrocinador do projetoe as partes interessadas executivas aprovarão. Tenha sempre em mente que essas estimativas podem mudar.
Depois de estimar seus custos, crie umCarta do projeto ou Caso de negóciospara lançar seu projeto e pegar a bola rolando. Note que ainda não terminou o processo de gerenciamento de custos, mas não quer fazer tudo isso por nada.
3. Orçamento
Agora que você tem estimativas gerais para suas necessidades de projeto e requisitos de recursos, você pode começar a trabalhar no orçamento do projeto. Seu orçamento do projeto é um plano detalhado de quanto você planeja gastar durante o projeto, pelo que, e por quando.
Dependendo da complexidade do seu projeto, o "quando" pode influenciar significativamente sua estratégia de gerenciamento de custos. Para projetos plurianuais, você pode querer esclarecer que não mais de 30% do seu orçamento deve ser gasto no primeiro ano, etc. Isso pode impedir que o custo invadisse mais tarde na estrada.
Você precisará de tudo, desde os passos anteriores, junto com um:
Claroorçamento do projeto
Análise de stakeholder do projeto
4. Chute fora
Embora não seja diretamente parte do processo de gerenciamento de custos, este é o estágio quando você lança seu projeto. Certifique-se de que você finalizou o orçamento do seu projeto e volte tanto quanto você precisa para ser bem sucedido. Planeje compartilhar todas essas informações com os stakeholders do projeto durante o seuReunião de pontapé do projeto .
Você precisará de tudo, desde os passos anteriores, junto com um:
Cronograma do projeto, junto com qualquerMilestones do projeto
5. Controlando os custos
A maior parte do processo de gerenciamento de custos acontece durante a etapa cinco - acontrole de custoEstágio. Quando seu projeto tiver sido lançado, a contabilidade de custos é fundamental para ajudá-lo a evitar o excesso de seu orçamento. Acompanhe como você está gastando seu orçamento do projeto para garantir que você não precise tomar nenhuma ação corretiva. Esta é a parte em que você controla os custos, se necessário, ajustando o projeto do projeto.
A frequência com a qual você revisa isso dependerá do seu projeto. Às vezes, você vai querer rever os custos em tempo real. Em outros casos, você pode verificar mensalmente ou até trimestra. Atualizações de custos de compartilhamento conforme necessárioRelatórios de status do projetoPortanto, toda a equipe do projeto está na mesma página.
Tenha em mente que qualquer alteração no escopo do projeto afetará o orçamento e os custos do projeto, então fique de olho no escopo do escopo. Se o custo do projeto se desvia muito do que você orçou, deixe seus stakeholders saberem que você pode criar proativamente com um plano de ação.
Você precisará de tudo, desde os passos anteriores, junto com um:
Ferramenta de gerenciamento de projetos
Ferramenta de relatórios universais
6. Identificar a variação de custos
Quando o projeto acabar, é hora de avaliar como você fez. Quais foram os custos totais do projeto? Como seus custos reais se compararam aos seus custos estimados?
Tenha em mente - você não quer estar muito longe em qualquer direção. Um projeto de sucesso termina perto de (mas sob) o orçamento de projeto previsto. Se você gastou muito dinheiro, você subestimou seu orçamento do projeto ou tinha muitas despesas imprevistas. Se isso acontecer, segure umReunião Pós-Mortema do Projetoavaliar por que isso aconteceu e impediu que isso aconteça no futuro.
No flipside, gastar muito pouco do seu orçamento também não é ideal. Você estimizou esses custos por um motivo, e se você veio significativamente sob orçamento, seu processo de orçamento de custos foi impreciso. Registre esta informação como dados históricos e mantenha-o em mente para projetos futuros, para que você possa aumentar sua precisão durante a fase de estimativa de custo.
Os benefícios e desafios da gestão de custos
Quando feita corretamente, o gerenciamento de custos pode ajudá-lo a melhorar o processo de planejamento do projeto e evitar os riscos do projeto abaixo da estrada. Existem alguns benefícios importantes da gestão efetiva de custos - bem como grandes inconvenientes para cuidar.
Benefícios do gerenciamento de custos
Alguns dos benefícios da gerência de custos incluem:
Evitar o custo excessivo.O benefício mais óbvio do gerenciamento de custos é que ele ajuda a gerenciar os custos do projeto. Use este processo para garantir que você não gaste muito do seu orçamento. Este nível de preparação e visibilidade dá-lhe um sentido claro do orçamento que você tem disponível e como você vai gastar.
Conjunto de níveis expectativas de partes interessadas.Se todos entenderem o orçamento, ele pode ajudar a evitar o escopo do escopo. As partes interessadas serão menos propensas a pedir mudanças de projeto porque elas terão um sentido mais claro de como esses muda o impacto do orçamento. Se você precisar fazer alterações significativas, você pode incorporar seu plano de gerenciamento de custos noAlterar processo de controlepara mitigar quaisquer efeitos negativos para a linha do tempo geral do projeto.
Evitar risco de projeto : Parte do processo de gerenciamento de custos é construir o subsídio de risco no orçamento do projeto. Isso é tipicamente 5-10% do orçamento do seu projeto, que você pode usar para lidar com quaisquer custos imprevistos ou inesperados. Se você é novo no gerenciamento de custos, aponte por cerca de 10% de subsídio de risco - como você melhora sua prática de gerenciamento de custos, sua linha de base se tornará mais precisa, para que você possa reduzir a 5% de subsídio de risco.
Simplifique o planejamento futuro:Depois de passar pelo processo de gerenciamento de custos algumas vezes em alguns projetos diferentes, você ficará melhor no planejamento de recursos no futuro. Obter experiência com o processo de gerenciamento de custos dá certo modo como o orçamento e a otimização de recursos influenciam um ao outro, tornando o processo mais fácil (e mais preciso) ao longo do tempo.
Desafios de gerenciamento de custos comuns (e como superá-los)
O gerenciamento de custos não é sem suas desvantagens. Dê uma olhada nas duas principais desvantagens de gerenciamento de custos - e como impedi-los.
Não ter um orçamento de projeto grande o suficiente pode dificultar a equipe com precisão o projeto e completar as entregas.
Solução:Certifique-se de que seu orçamento é realista. Se necessário, construa sua proposta de orçamento do projeto em sua carta ou caso de negócios do projeto, e peçar para o orçamento que você precisa. Explique claramente por que o orçamento é importante e quais recursos são críticos para o sucesso do projeto.
Obtendo estimativas de custo errado pode definir seu projeto fora da pista antes mesmo de começar.
Solução:Certifique-se de entender o escopo do seu projeto antes de iniciar o processo de estimativa de custo. Tenha em mente que os trêsrestrições de projetoestão conectados: tempo, escopo e custo. Se você quiser diminuir os custos, talvez seja necessário aumentar a linha do tempo ou reduzir o escopo. Se você não quer fazer isso, precisará aumentar os custos para atingir com confiança o escopo completo do projeto.
Fique dentro do seu orçamento do projeto com gerenciamento de custos
O gerenciamento de custos tem muitas partes móveis. Como resultado, sua equipe precisa de visibilidade para evitar o custo superado e garantir que você esteja terminando seu projeto sob orçamento, toda vez. Para acompanhar todas as informações do seu projeto, use uma plataforma de gerenciamento de trabalho como Gerenciador de tarefas UDN. . Do Projeto Custe e Kickoff para Post-Mortem,Gerenciador de tarefas UDN.Ajuda você a ficar em sincronia com os membros da equipe do projeto e as partes interessadas durante todo o processo de projeto.
