لاگت مینجمنٹ میں نیا؟ یہاں سے شروع کرو.
خلاصہ
مؤثر طریقے سے تخمینہ، بجٹ، اور لاگت کے انتظام کے ساتھ منصوبے کے اخراجات کا انتظام. اس آرٹیکل میں، ہم لاگت کے انتظام کے ساتھ ساتھ اس عمل کے پیشہ اور خیال کے 6 مراحل پر نظر آتے ہیں. ہر وقت آپ کے منصوبے کے بجٹ کے اندر رہنے کے لئے اپنے اگلے منصوبے پر لاگت مینجمنٹ کا استعمال کریں.
آپ کو درست طریقے سے اندازہ لگانا اور نگرانیپروجیکٹ بجٹبہت سے شروع سے کامیابی کے لئے آپ کے منصوبے کو قائم کرنے کے بہترین طریقوں میں سے ایک ہے. یہ عمل آپ کے منصوبے کی مدت کے لئے بجٹ پر وضاحت اور رہنے میں مدد کرنے کے لئے لاگت مینجمنٹ- چھ مراحل کے طور پر جانا جاتا ہے. اس گائیڈ میں، ہم لاگت مینجمنٹ کے عمل پر جائیں گے اور آپ اپنے اگلے منصوبے پر اس عمل کو کیسے لاگو کرسکتے ہیں.
لاگت کا انتظام کیا ہے؟
لاگت کا انتظام تخمینہ، بجٹ، اور پراجیکٹ کے اخراجات کو کنٹرول کرنے کا عمل ہے. عام طور پر لاگت کے انتظام کے عمل کے دوران شروع ہوتا ہےپروجیکٹ کی شروعات اور منصوبہ بندی کے مرحلے. منصوبے کی زندگی کے دوران، پروجیکٹ مینیجرز اس منصوبے کے اخراجات کا جائزہ لینے اور نگرانی کرنے کے لئے اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ یہ منظور شدہ بجٹ پر نہیں جاتا ہے.
ایک بار جب منصوبے ختم ہوجائے تو، پروجیکٹ مینیجر نے اصل اخراجات کا اندازہ کیا ہے. قیمت کا تخمینہ کسی کو جمع کرنے کے لۓسبق سیکھامنصوبے سے. یہ مستقبل کے منصوبوں پر پیشن گوئی اور بینچ مارکنگ کے ساتھ مدد کرسکتا ہے.
کیوں لاگت مینجمنٹ معاملات
لاگت مینجمنٹ پراجیکٹ کی منصوبہ بندی اور پراجیکٹ مینجمنٹ کے عمل کا ایک اہم حصہ ہے. مؤثر لاگت مینجمنٹ کے ساتھ، آپ زیادہ درست پروجیکٹ منصوبوں کو تشکیل دے سکتے ہیں، پراجیکٹ کی رکاوٹوں کی بہتر تفہیم تیار کر سکتے ہیں، اور لائن کو مزید نیچے کی گہرائی کو روکنے سے روک سکتے ہیں.
درست پراجیکٹ کی منصوبہ بندی بنائیں
لاگت کے انتظام کے دو اہم حصوں کے ساتھ مدد ملتی ہےپراجیکٹ کی منصوبہ بندی کے عملقیمت کا تخمینہ اور لاگت کنٹرول. جاننے کے لئے کس طرح درست طریقے سے ایک منصوبے کا بجٹ کا اندازہ لگایا گیا ہےپراجیکٹ مینجمنٹ مہارت .
عام طور پر، ایک پروجیکٹ بجٹ آپ کی وضاحت کی پہلی چیزوں میں سے ایک ہو گا. آپ کی تنظیم پر منحصر ہے، اس منصوبے کو پچانے کے لئے اس منصوبے کے چارٹر کے دوران آپ کی وضاحت بھی ہوسکتی ہے. اس وجہ سے ایک منصوبے کے بجٹ کے بغیر، آپ درست طریقے سے قابل نہیں ہیںوسائل مختصاپنے منصوبے کے مقاصد کو اعتماد سے مارنے کے لئے.
منصوبے کی روک تھام کو سمجھنے
لاگت کے تین عناصر میں سے ایک ہےپراجیکٹ مینجمنٹ مثلث(کبھی کبھی ٹرپل رکاوٹوں یا آئرن مثلث کہا جاتا ہے): لاگت، دائرہ کار، اور وقت. صرف اس وجہ سے کہ لاگت تین پروجیکٹ کی رکاوٹوں میں سے ایک ہے اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ آپ لاگت میں اضافہ نہیں کر سکتے ہیں - لیکن اس سے آگاہ ہونا ضروری ہے کہ لاگت کے اثرات دائرہ کار اور وقت میں اضافہ، اور اس کے برعکس.
دائرہ کار کو روکنے کی روک تھام
بجٹ پر رہنا ایک اہم عنصر ہے جو پراجیکٹ پر ٹریک پر ہے یا نہیں. یہ لاگت کے اضافے کو روکتا ہے، جو ایک منصوبے کو ختم کر سکتا ہے اور اس کی قیادت کرسکتا ہےدائرہ کار. ایک بار جب منصوبے شروع ہوتا ہے تو، لاگت کے کنٹرول کے عمل کو آپ کو پراجیکٹ بجٹ کے ٹریک کو برقرار رکھنے میں مدد مل سکتی ہے اور اس بات کا یقین ہے کہ اگر آپ کرتے ہیں تو آپ کو بجٹ یا فوری طور پر کورس درست نہیں ہے.
بہت سے عناصر کی طرحپروجیکٹ خطرے کا انتظام، لاگت کا انتظام رد عمل کے بجائے فعال ہے. مقصد اس حقیقت کے بعد پراجیکٹ کی کارکردگی کا اندازہ نہیں ہے، بلکہ اس منصوبے کی کارکردگی کا فیصلہ کرنے کے بجائے منصوبے میں پرواز میں ہے.
لاگت مینجمنٹ کے لئے 6 مراحل
آپ کی لاگت مینجمنٹ پلان کی تعمیر کے لئے چھ اقدامات ہیں:
1. ریستوراننگ
منصوبے کے اخراجات کی شناخت کرنے سے پہلے، آپ کو اس منصوبے کے لئے سب سے پہلے وسائل کی ضرورت کی ضرورت ہے. آپ کے منصوبے کی بحالی کی ضروریات کو سمجھنے میں آپ کی مدد سے آپ کی منصوبہ بندی کے دوران کتنا وقت، کوشش، اور پیسہ خرچ کرنے میں مدد ملتی ہے.
A. کیا کچھ بھی ہے جو آپ کو ایک منصوبے کو مکمل کرنے میں مدد ملتی ہے- بشمول ٹولز، پیسہ، وقت، سامان، اور یہاں تک کہ ٹیم کے ارکان بھی شامل ہیں. یہ ٹھیک ہے اگر آپ اس پہلے مرحلے کے دوران ہر تفصیل کو نہیں جانتے. لاگت مینجمنٹ میں ریستوراننگ قدم کا مقصد وسائل کے Ballpark تخمینہ حاصل کرنے کے لئے ہے- اور اس کے نتیجے میں، آپ کو آپ کے منصوبے کی ضرورت ہوگی. بعد میں، ایک واضح وسائل مینجمنٹ پلان اصل میں شروع ہونے کے بعد ایک بار پھر وسائل کی تخصیص کے ساتھ آپ کی مدد کرے گی.
تمہیں ضرورت ہو گی:
واضح طور پر وضاحت کیپراجیکٹ مقاصد
A. اعلی درجے کی پروجیکٹ روڈ میپیا A.کام خرابی کی ساخت (WBS)، منصوبے کی پیچیدگی پر منحصر ہے
ایک تناؤوسائل مینجمنٹ منصوبہ
A. پروجیکٹ دائرہ کار بیان
2. تخمینہ
لاگت تخمینہ کے مرحلے کے دوران، آپ کو آپ کے ابتدائی منصوبے کے بجٹ پر پہنچنے کے لئے ہر وسائل کے ساتھ منسلک اخراجات کا اندازہ لگایا جائے گا. آپ پچھلے منصوبے کو ایک بینچ کے طور پر استعمال کرسکتے ہیں اگر آپ کے پاس ایک یا آپ کے وسائل مینجمنٹ پلان کی بنیاد پر اخراجات کا اندازہ کرنے کی کوشش کر سکتے ہیں.
لازمی طور پر، اندازہ مرحلے کے دوران آپ ایک اہم سوال کا جواب دے رہے ہیں: آپ کے منصوبے کے مقاصد کو حاصل کرنے کے لئے کتنا خرچ ہوگا؟ ذہن میں رکھو کہ غیر متوقع اخراجات ہوسکتے ہیں، لہذا کسی بھی تخمینہ کے لئے 5-10٪ بفر میں تعمیر کرنے کی توقع ہے.
آپ کو پچھلے مرحلے سے سب کچھ کرنے کی ضرورت ہوگی، اس کے ساتھ ساتھ:
پروجیکٹ شیڈول(یا A.پی ٹی ٹی چارٹزیادہ پیچیدہ منصوبوں کے لئے)
آپ کی فہرستپراجیکٹ ڈیلیوری
واضح طور پر وضاحت کیکامیابی میٹرکس
لاگت کے انتظام کے پہلے مرحلے کی طرح، آپ کو آپ کے منصوبے کے لئے منظوری حاصل کرنے سے پہلے آپ کو اخراجات کا اندازہ کرنے کی ضرورت ہوگی. آپ کے منصوبے کی پیچیدگی پر منحصر ہے، آپ مختلف وسائل کے اخراجات یا حتمی ڈیلیوریبلز کے ساتھ ایک سے زیادہ پروجیکٹ بجٹ کا تخمینہ بنانا چاہتے ہیں، جو آپ اپنے آپ کو سوچتے ہیںپروجیکٹ اسپانسراور ایگزیکٹو اسٹیک ہولڈرز منظور کریں گے. ہمیشہ ذہن میں رکھو کہ یہ تخمینہ تبدیل ہوسکتا ہے.
ایک بار جب آپ نے اپنے اخراجات کا اندازہ لگایا ہے، ایک تخلیق کریںپروجیکٹ چارٹر یا بزنس کیسآپ کے منصوبے کو پچانے اور گیند رولنگ حاصل کرنے کے لئے. نوٹ کریں کہ آپ نے ابھی تک لاگت مینجمنٹ کے عمل کو مکمل نہیں کیا ہے، لیکن آپ کچھ بھی نہیں کرنا چاہتے ہیں.
3. بجٹ
اب آپ کے منصوبے کی ضروریات اور وسائل کی ضروریات کے لئے آپ کے عمومی تخمینہ ہیں، آپ اپنے منصوبے کے بجٹ پر کام شروع کر سکتے ہیں. آپ کے منصوبے کا بجٹ ایک تفصیلی منصوبہ ہے جس میں آپ اس منصوبے کے دوران خرچ کرنے کی منصوبہ بندی کرتے ہیں، اور جب تک.
آپ کے منصوبے کی پیچیدگی پر منحصر ہے، "جب" آپ کی لاگت مینجمنٹ کی حکمت عملی کو نمایاں طور پر اثر انداز کر سکتا ہے. کثیر سال کے منصوبوں کے لئے، آپ واضح کرنا چاہتے ہیں کہ آپ کے بجٹ میں سے 30 فی صد سے زیادہ پہلے سال میں خرچ نہیں کیا جاسکتا ہے، وغیرہ. یہ بعد میں سڑک کے نیچے لاگت کے اضافے کو روک سکتا ہے.
آپ کو پچھلے اقدامات سے سب کچھ کرنے کی ضرورت ہوگی، اس کے ساتھ ساتھ:
صافپروجیکٹ بجٹ
پروجیکٹ اسٹیک ہولڈر تجزیہ
4. بند کرنا
جب براہ راست لاگت مینجمنٹ کے عمل کا حصہ نہیں، تو یہ مرحلہ ہے جب آپ اپنے منصوبے کو شروع کرتے ہیں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ نے اپنے منصوبے کے بجٹ کو حتمی شکل دی ہے، اور آپ کو کامیاب ہونے کے لۓ زیادہ تفصیل کے طور پر زیادہ تفصیل میں جائیں. آپ کے منصوبے کے حصول داروں کے ساتھ اس سبھی معلومات کو اشتراک کرنے کا ارادہ رکھتا ہےپروجیکٹ کک آف اجلاس .
آپ کو پچھلے اقدامات سے سب کچھ کرنے کی ضرورت ہوگی، اس کے ساتھ ساتھ:
پروجیکٹ ٹائم لائن، کسی کے ساتھپراجیکٹ سنگ میل
5. کنٹرول اخراجات
پانچ مرحلے کے دوران لاگت مینجمنٹ کے عمل کا بڑا حصہ ہوتا ہےقیمت پر قابومرحلہ ایک بار جب آپ کے منصوبے نے شروع کیا ہے تو، آپ کے بجٹ کو ختم کرنے سے بچنے میں مدد کرنے کے لئے لاگت اکاؤنٹنگ اہم ہے. ٹریک رکھیں کہ آپ اپنے منصوبے کے بجٹ کو کس طرح خرچ کر رہے ہیں اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ کو کسی اصلاحی کارروائی کی ضرورت نہیں ہے. یہ ایک ایسا حصہ ہے جہاں آپ لاگت کو کنٹرول کرتے ہیں، اگر ضروری ہو تو، منصوبے کی مڈ پرواز کو ایڈجسٹ کرکے.
فریکوئنسی جس کے ساتھ آپ اس کا جائزہ لیں گے آپ کے منصوبے پر منحصر ہے. کبھی کبھی آپ اصل وقت میں اخراجات کا جائزہ لیں گے. دوسرے معاملات میں، آپ ماہانہ یا یہاں تک کہ سہ ماہی میں چیک کرسکتے ہیں. کے ذریعے ضروری طور پر لاگت کی تازہ کاری کا اشتراک کریںپروجیکٹ کی حیثیت کی رپورٹلہذا پوری پروجیکٹ ٹیم اسی صفحے پر ہے.
اس بات کو ذہن میں رکھیں کہ پروجیکٹ کی گنجائش میں کوئی تبدیلی اس منصوبے کے بجٹ اور اخراجات پر اثر انداز کرے گی، لہذا گنجائش کی کھپت پر قریبی آنکھ رکھو. اگر اس منصوبے کی لاگت آپ کو بجٹ سے بہت زیادہ الگ کرتی ہے، تو آپ کے حصول داروں کو معلوم ہے کہ آپ کو ایک کارروائی کی منصوبہ بندی کے ساتھ فوری طور پر آ سکتے ہیں.
آپ کو پچھلے اقدامات سے سب کچھ کرنے کی ضرورت ہوگی، اس کے ساتھ ساتھ:
یونیورسل رپورٹنگ کا آلہ
6. لاگت لاگت کی نشاندہی
ایک بار جب اس منصوبے ختم ہو جائیں تو، اس کا اندازہ کرنے کا وقت ہے کہ آپ نے کیا کیا. منصوبے کی کل اخراجات کیا تھے؟ آپ کی اصل قیمت آپ کے متوقع اخراجات کا موازنہ کیسے کی گئی؟
ذہن میں رکھو- آپ کو بھی سمت میں بہت دور نہیں ہونا چاہئے. ایک کامیاب منصوبے کی پیشن گوئی پروجیکٹ بجٹ کے قریب (لیکن اس کے تحت) کے قریب ہوتا ہے. اگر آپ نے بہت زیادہ پیسہ خرچ کیا تو، آپ نے یا تو آپ کے منصوبے کے بجٹ کو کم سے کم کیا یا بہت سے غیر معمولی اخراجات تھے. اگر ایسا ہوتا ہے تو، اے پکڑوپروجیکٹ پوسٹ مارٹم میٹنگیہ اندازہ کرنے کے لئے کہ یہ کیوں ہوا اور مستقبل میں ہو رہا ہے.
فلپسائڈ پر، آپ کے بجٹ میں سے بہت کم خرچ بھی مثالی نہیں ہے. آپ نے ان قیمتوں کا اندازہ لگایا ہے، اور اگر آپ بجٹ کے تحت نمایاں طور پر آتے ہیں، تو آپ کی لاگت بجٹ کے عمل غلط تھا. اس معلومات کو تاریخی اعداد و شمار کے طور پر لاگ ان کریں اور مستقبل کے منصوبوں کے لئے ذہن میں رکھیں، لہذا آپ لاگت تخمینہ مرحلے کے دوران اپنی درستگی میں اضافہ کرسکتے ہیں.
لاگت مینجمنٹ کے فوائد اور چیلنجز
جب صحیح طریقے سے کیا جاتا ہے، لاگت مینجمنٹ آپ کو اپنے پراجیکٹ کی منصوبہ بندی کے عمل کو بہتر بنانے میں مدد کرسکتا ہے اور سڑک کے نیچے مزید منصوبے کے خطرات کو روکنے میں مدد مل سکتی ہے. مؤثر لاگت مینجمنٹ کے کچھ اہم فوائد کے ساتھ ساتھ دیکھنے کے لئے بڑے خرابیوں کے ساتھ ساتھ.
لاگت مینجمنٹ کے فوائد
لاگت مینجمنٹ کے کچھ فوائد میں شامل ہیں:
لاگت کے اضافے کو روکنے کے.لاگت کے انتظام کا سب سے واضح فائدہ یہ ہے کہ یہ آپ کو منصوبے کے اخراجات کو منظم کرنے میں مدد ملتی ہے. اس عمل کا استعمال کریں اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ اپنے بجٹ میں بہت زیادہ خرچ نہیں کر رہے ہیں. تیاری اور نمائش کی اس سطح کو آپ کو دستیاب بجٹ کا واضح احساس فراہم کرتا ہے اور آپ اسے کس طرح خرچ کرینگے.
سطح مقرر کردہ حصول کی توقعات.اگر ہر ایک بجٹ کو سمجھتا ہے، تو یہ دائرہ کار کو روکنے میں مدد مل سکتی ہے. اسٹیک ہولڈرز منصوبے کی تبدیلیوں کے بارے میں پوچھنے کا امکان کم ہوسکتے ہیں کیونکہ ان کی واضح احساس ہوگی کہ ان تبدیلیوں کو بجٹ پر اثر انداز کیا جائے گا. اگر آپ کو اہم تبدیلیاں کرنے کی ضرورت ہے تو، آپ اپنی لاگت مینجمنٹ پلان میں شامل کر سکتے ہیںکنٹرول عمل کو تبدیل کریںمنصوبے کے مجموعی ٹائم لائن میں کسی بھی منفی اثرات کو کم کرنے کے لئے.
روکنے پراجیکٹ خطرہ انکارلاگت مینجمنٹ کے عمل کا حصہ آپ کے منصوبے کے بجٹ میں خطرے کی بونس کی تعمیر کر رہا ہے. یہ عام طور پر آپ کے منصوبے کے بجٹ میں سے 5-10٪ ہے، جسے آپ کسی غیر معمولی یا غیر متوقع اخراجات سے نمٹنے کے لئے استعمال کرسکتے ہیں. اگر آپ لاگت مینجمنٹ میں نئے ہیں تو، تقریبا 10٪ خطرے کی بونس کے لئے مقصد کے طور پر آپ اپنے لاگت کے انتظام کی مشق کو بہتر بناتے ہیں، آپ کی بنیادی لائن زیادہ درست ہو جائے گی، لہذا آپ 5٪ خطرے کی بونس کو کم کرسکتے ہیں.
مستقبل کی منصوبہ بندی کو آسان بنائیں:ایک بار جب آپ لاگت مینجمنٹ کے عمل کے ذریعے کچھ مختلف منصوبوں پر چند بار ہوتے ہیں، تو آپ مستقبل میں وسائل کی منصوبہ بندی میں بہتر ہوں گے. لاگت مینجمنٹ کے عمل کے ساتھ تجربہ حاصل کرنے کے لئے آپ کو ایک احساس فراہم کرتا ہے کہ کس طرح بجٹ اور وسائل کی اصلاح ایک دوسرے پر اثر انداز ہوتا ہے، اس وقت کے ساتھ عمل آسان (اور زیادہ درست) بنانے کے لۓ.
عام لاگت مینجمنٹ چیلنجز (اور ان پر قابو پانے کے لئے کس طرح)
لاگت مینجمنٹ اس کے نیچے کے بغیر نہیں ہے. لاگت مینجمنٹ کے دو بڑے بڑے پیمانے پر نظر آتے ہیں اور ان کو کیسے روکنے کے لئے.
بڑے پیمانے پر پروجیکٹ بجٹ نہیں ہے اس منصوبے کو درست طریقے سے عملدرآمد کرنے اور ڈیلیوریوں کو مکمل کرنے کے لئے مشکل بنا سکتا ہے.
حل:اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کا بجٹ حقیقت پسندانہ ہے. اگر ضروری ہو تو، اپنے منصوبے کے بجٹ کی تجویز کو اپنے منصوبے کے چارٹر یا کاروباری کیس میں تعمیر کریں، اور آپ کی ضرورت کے بجٹ کے لئے پچ. واضح طور پر وضاحت کریں کہ بجٹ اہم کیوں ہے، اور منصوبے کی کامیابی کے لئے کیا وسائل اہم ہیں.
لاگت کا تخمینہ حاصل کرنا غلط آپ کے منصوبے کو ٹریک سے پہلے بھی شروع کر سکتا ہے.
حل:اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ لاگت تخمینہ کے عمل کو شروع کرنے سے پہلے آپ کے منصوبے کی گنجائش کو سمجھتے ہیں. ذہن میں رکھو کہ تینپراجیکٹ کی روک تھاممنسلک ہیں: وقت، گنجائش، اور لاگت. اگر آپ اخراجات کو کم کرنا چاہتے ہیں، تو آپ کو ٹائم لائن کو بڑھانے یا گنجائش کو کم کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے. اگر آپ ایسا نہیں کرنا چاہتے ہیں، تو آپ کو مکمل منصوبے کی گنجائش کو یقینی بنانے کے لۓ اخراجات کو بڑھانے کی ضرورت ہوگی.
لاگت مینجمنٹ کے ساتھ اپنے منصوبے کے بجٹ کے اندر رہو
لاگت کا انتظام بہت بڑھتی ہوئی حصوں میں ہے. نتیجے کے طور پر، آپ کی ٹیم لاگت کے اضافے کو روکنے کے لئے نمائش کی ضرورت ہے اور اس بات کا یقین ہے کہ آپ ہر وقت بجٹ کے تحت آپ کے منصوبے کو ختم کر رہے ہیں. آپ کے تمام منصوبے کی معلومات کے بارے میں ٹریک رکھنے کے لئے، کام کے انتظام کے پلیٹ فارم کی طرح استعمال کریں UDN ٹاسک مینیجر . پراجیکٹ کی لاگت اور کک آف مارٹم سے،UDN ٹاسک مینیجرپورے منصوبے کے عمل کے دوران آپ کے پروجیکٹ ٹیم کے ارکان اور اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ مطابقت پذیر میں رہنے میں مدد ملتی ہے.
