Uusi kustannushallinta? Aloita tästä.
Yhteenveto
Tehokkaasti arvioida, budjetteja ja hallita projektien kustannuksia kustannusten hallintaan. Tässä artikkelissa tarkastelemme kustannusten hallinnan 6 vaihetta sekä tämän prosessin ammattilaisia ja haittoja. Käytä kustannusten hallintaa seuraavaan hankkeeseen pysyäkseen projektin budjetissasi joka kerta.
Tarkasti arvioida ja valvoaHankkeen talousarvioon yksi parhaista tavoista asettaa projektisi menestykseen alusta alkaen. Tämä prosessi tunnetaan kustannusten hallintaan-kuusi vaihetta, joiden avulla voit määritellä ja pysyä budjetissa projektin keston ajan. Tässä oppaassa menemme kustannusten hallintaprosessin yli ja miten voit toteuttaa tämän prosessin seuraavaan projektiin.
Mikä on kustannusten hallinta?
Kustannusten hallinta on prosessi, jolla arvioidaan, budjetointia ja hallinnoida hankekustannuksia. Tyypillisesti kustannusten hallintaprosessi alkaaHankkeen aloittaminen ja suunnitteluvaiheet. Hankkeen elinkaaren aikana projektipäälliköt tarkastelevat ja valvovat hankkeen kustannuksia sen varmistamiseksi, että se ei mene hyväksytyn talousarvion yli.
Kun projekti on valmis, projektipäällikkö arvioi todelliset kustannukset vs. kustannusarviot keräämään mitäänopittuahankkeesta. Tämä voi auttaa ennustamisessa ja vertailuanna tulevissa hankkeissa.
Miksi kustannusten hallintaasiat
Kustannusten hallinta on kriittinen osa hankesuunnittelua ja projektinhallintaprosessia. Tehokkaalla kustannusten hallinnalla voit luoda tarkempia projektisuunnitelmia, kehittää parempaa ymmärrystä projektirajoituksista ja estää laajuuden edelleen alaspäin.
Luo tarkat projektisuunnitelmat
Kustannusten hallinta auttaa kahdella kriittisellä osallaHankesuunnitteluprosessi: Kustannusarviointi ja kustannusten hallinta. Tietäen, kuinka tarkasti arvioida hankkeen talousarvio on kriittinenProjektinhallintaosaaminen .
Tyypillisesti projektibudjetti on yksi ensimmäisistä asioista, joita määrität. Riippuen organisaatiostasi, tämä voi jopa olla jotain, jonka määrität projektin peruskirjan aikana projektin korjaamiseksi. Se johtuu siitä, että ilman hankkeen budjettia, et pysty tarkastikohdentaa resurssejaluottavaisesti osuma projektin tavoitteita.
Ymmärrä projektirajoitukset
Kustannukset ovat yksi kolmesta elementistäProjektinhallinta kolmio(joskus kutsutaan kolminkertaiseksi rajoituksiksi tai rauta-kolmion): kustannukset, soveltamisala ja aika. Vain siksi, että kustannukset ovat yksi kolmesta hankkeen rajoituksista, ei tarkoita sitä, ettet voi lisätä kustannuksia - mutta on tärkeää olla tietoinen siitä, että kustannusvaikutusten lisääntyminen ja aika ja päinvastoin.
Estä laajuus hiipivä
Budjetin oleskelu on keskeinen osa siitä, onko projekti radalla vai ei. Tämä estää kustannustehokkuuden, joka voi heikentää projektin ja johtaaSoveltamisala. Kun hanke alkaa, kustannusten ohjausprosessi voi auttaa sinua seuraamaan projektia budjetteja ja varmistamaan, että et mene budjetille tai nopeasti kurssille, jos teet.
Kuten monet elementitHankkeen riskienhallinta, kustannusten hallinta on ennakoiva reaktiivisen sijasta. Tavoitteena ei ole arvioida projektien suorituskykyä sen jälkeen, vaan pikemminkin arvioida kustannustehokkuutta hankkeessa lennossa.
6 vaihetta kustannusten hallintaan
Kuusi vaihetta kustannusten hallintasuunnitelman rakentamiseen:
1. Resurssien
Ennen kuin voit tunnistaa projektikustannukset, tarvitset ensinnäkin resurssit, joita tarvitset projektiin. Projektin resurssien tarpeiden ymmärtäminen auttaa arvioimaan, kuinka paljon aikaa, vaivaa ja rahaa käytät projektin aikana.
A On jotain, joka auttaa sinua suorittamaan projektin, mukaan lukien työkalut, rahat, aika, laitteet ja jopa tiimin jäsenet. Se on kunnossa, jos et tiedä tarkalleen kaikkina yksityiskohdat tämän ensimmäisen vaiheen aikana. Resurssivaiheen tavoite kustannusten hallinnassa on saada ballpark-arvion resursseista - ja sen seurauksena kustannukset - tarvitset projektisi. Myöhemmin selkeä resurssien hallintasuunnitelma auttaa sinua resurssien kohdalla, kun projekti todella alkaa.
Sinä tulet tarvitsemaan:
Selkeästi määriteltyprojektin tavoitteet
A Korkean tason projektin etenemissuunnitelmatai aTyöskentely Rakenne (WBS), riippuen projektin monimutkaisuudesta
AlustavaResurssien hallintasuunnitelma
A Hankkeen laajuus lausunto
2. Arviointi
Kustannusten arviointivaiheen aikana arvioit kunkin resurssin aiheuttamat kustannukset, jotta saadaan mahdollisen projektin budjetin. Voit käyttää menneisyyttä vertailuarvona, jos sinulla on yksi - tai voit yrittää arvioida kustannuksia resurssienhallintasuunnitelmasi perusteella.
Pohjimmiltaan arvioidun vaiheen aikana vastaat yhteen avainkysymykseen: Kuinka paljon se maksaa projektin tavoitteiden saavuttamiseksi? Muista, että kustannuksia voi olla odottamattomia, joten odottavat rakentavan 5-10% puskuria mihin tahansa arviointiin.
Tarvitset kaiken edellisestä vaiheesta yhdessä:
Hankkeen aikataulu(tai aKosketuskaavioMonimutkaisempia hankkeita varten)
LuetteloProjektin toimitukset
Selkeästi määriteltyMenestysmittarit
Kuten kustannusten hallinnan ensimmäinen vaihe, sinun on arvioitava kustannukset ennen kuin olet saanut projektin hyväksynnän. Riippuen projektisi monimutkaisuudesta, voit luoda useamman kuin yhden hankkeen budjetin arvioinnin eri resurssikustannuksiin tai lopullisiin toimituksiin, jotka perustuvat siihen, mitä mieltä oletprojektin sponsorija executive sidosryhmät hyväksyvät. Muista aina, että nämä arviot voivat muuttua.
Kun olet arvioinut kustannukset, luo aProjektin peruskirjataiBusiness CasePITÄÄ projektin ja saada pallon liikkuvan. Huomaa, että et ole vielä päättänyt kustannusten hallintaprosessia, mutta et halua tehdä kaikkea tätä ei mitään.
3. Budjetointi
Nyt kun sinulla on yleiset arviot projektin tarpeisiin ja resurssien vaatimuksiin, voit aloittaa projektin budjetissasi. Projektin budjetti on yksityiskohtainen suunnitelma siitä, kuinka paljon aiot viettää projektin aikana, mitä ja milloin.
Riippuen projektin monimutkaisuudesta, "kun" voi vaikuttaa merkittävästi kustannusten hallintastrategiaan. Monivuotisille hankkeille voit selventää, että enintään 30% budjetistasi olisi käytettävä ensimmäisenä vuonna jne. Tämä voi estää kustannusten ylittymät myöhemmin tiellä.
Tarvitset kaiken edellisistä vaiheista yhdessä A:
Asia selväHankkeen talousarvio
Hankkeen sidosryhmien analyysi
4. poista pois
Vaikka ei suoraan osa kustannusten hallintaprosessia, tämä on vaihe, kun käynnistät projektisi. Varmista, että olet viimeistelty projektin budjetin ja mene niin paljon yksityiskohtiin kuin sinun on onnistuttava. Suunnittele kaikki nämä tiedot hankkeen sidosryhmien kanssaProject Kickoffin kokous .
Tarvitset kaiken edellisistä vaiheista yhdessä A:
Hankkeen aikajana, yhdessä minkä tahansa kanssaHankkeen virstanpylväät
5. Kustannusten hallinta
Suurin osa kustannusten hallintaprosessista tapahtuu vaiheessa viisi-Thekustannusten hallintavaihe. Kun projekti on käynnistänyt, kustannuslaskenta on kriittinen, jotta voit välttää budjetin ylittämisen. Seuraa, miten voit viettää projektin budjetin, jotta sinun ei tarvitse ottaa korjaavia toimia. Tämä on osa, jossa hallitset tarvittaessa kustannuksia säätämällä projektin puolivälissä.
Taajuus, jolla tarkistat, tämä riippuu projektistasi. Joskus haluat tarkastella kustannuksia reaaliajassa. Muissa tapauksissa voit tarkistaa kuukausittain tai jopa neljännesvuosittain. Jaa kustannuspäivitykset tarpeen mukaanHankkeen tilaraportitJoten koko projektiryhmä on samalla sivulla.
Muista, että hankkeen muutokset vaikuttavat hankkeen talousarvioon ja kustannuksiin, joten pitää kiinni silmällä ulottuvuutta. Jos hankkeen kustannus poikkeaa liikaa siitä, mitä budjetoi, anna sidosryhmien tietää, jotta voit proaktiivisesti tulla toimintasuunnitelmaan.
Tarvitset kaiken edellisistä vaiheista yhdessä A:
Yleisraportointityökalu
6. Tunnistaminen kustannusvarianssi
Kun hanke on ohi, on aika arvioida, miten teit. Mitkä olivat hankkeen kokonaiskustannukset? Miten todelliset kustannukset verrataan arvioituihin kustannuksiin?
Pidä mielessä - et halua olla liian kaukana kumpaankin suuntaan. Onnistunut hanke päättyy lähellä (mutta alle) ennustetun projektibudjetin. Jos käytät liikaa rahaa, olet joko aliarvioitu projektibudjettisi tai oli liian monta ennakoimatonta kuluja. Jos näin tapahtuu, pidä aProject Post Mortem kokousArvioida, miksi se tapahtui ja estävät sen tapahtumasta tulevaisuudessa.
Flipside, liian vähän budjettisi menoja ei myöskään ole ihanteellinen. Olette arvioineet nämä kustannukset syystä, ja jos tulit huomattavasti budjetissa, kustannus budjetointiprosessi oli epätarkka. Kirjaudu nämä tiedot historiallisiksi tiedoiksi ja pidä mielessä tulevia hankkeita, joten voit lisätä tarkkuutta kustannusarvioinnin aikana.
Kustannusten hallinnan edut ja haasteet
Kun tehdään oikein, kustannusten hallinta voi auttaa sinua parantamaan projektin suunnitteluprosessia ja estämään projektin riskit edelleen tiellä. On olemassa joitakin keskeisiä etuja tehokkaasta kustannusten hallinnasta - sekä suuria haittoja tarkkailemaan.
Kustannusten hallinnan edut
Osa kustannusten hallinnan eduista ovat:
Estä kustannusten ylitys.Kustannusten hallinnan ilmeisin hyöty on se, että se auttaa sinua hallitsemaan projektikustannuksia. Käytä tätä prosessia varmistaaksesi, ettet käytä liikaa budjetistasi. Tämä valmistelun taso ja näkyvyys antavat sinulle selkeän merkityksen budjetista, jolla on käytettävissä oleva talousarvio ja miten voit viettää sen.
Taso asettaa sidosryhmien odotukset.Jos kaikki ymmärtävät budjetin, se voi estää laajuuden. Sidosryhmät eivät todennäköisesti pyydä hankkeita, koska heillä on selkeämpi tunne siitä, miten nämä muutokset vaikuttavat talousarvioon. Jos tarvitset merkittäviä muutoksia, voit sisällyttää kustannusten hallintasuunnitelmanVaihda ohjausprosessiKannattaa negatiivisia vaikutuksia hankkeen yleiseen aikatauluun.
Estää Hankkeen riski : Osa kustannusten hallintaprosessista rakentaa riskipohjaista hankkeen budjettiin. Tämä on tyypillisesti 5-10% projektin budjetista, jota voit käsitellä odottamattomien tai odottamattomien kustannusten käsittelyyn. Jos olet uusi kustannusten hallintaan, tavoitteena on noin 10% riskituki - kun parantaat kustannusten hallintakäytäntöäsi, lähtösi on tarkempi, joten voit vähentää 5 prosentin riskivuoroa.
Yksinkertaista tulevaa suunnittelua:Kun käytät kustannushallintaprosessia muutaman kerran muutaman eri projektin, saat paremman resurssisuunnittelun tulevaisuudessa. Kokemuksen hankkiminen kustannusten hallintaprosessista antaa sinulle tunteen siitä, miten budjetointi ja resurssioptimointi vaikuttavat toisiinsa, mikä helpottaa prosessin (ja tarkempaa) ajan mittaan.
Yleiset kustannusten hallinnan haasteet (ja miten ne voitetaan)
Kustannusten hallinta ei ole ilman sen alennuksia. Tutustu kahteen tärkeimpään kustannusten hallintaan - ja miten ne estävät ne.
Ei ole riittävän suuri hankkeen talousarvio voi vaikeuttaa hankkeen tarkasti ja suorittaa toimitukset.
Ratkaisu:Varmista, että budjetti on realistinen. Rakenna tarvittaessa hankkeen budjettiehdotus projektiperuskirjasi tai liiketoiminta-oikeuteen ja kentälle tarvitsemasi budjetista. Selvästi selittää, miksi talousarvio on tärkeä ja mitä resurssit ovat kriittisiä projektin menestykselle.
Kustannusarvioiden hankkiminen Väärä voi asettaa projektin pois päältä ennen kuin se alkaa.
Ratkaisu:Varmista, että ymmärrät hankkeen laajuuden ennen kustannusprosessin aloittamista. Muista, että kolmeHankkeen rajoituksetovat yhteydessä: aika, laajuus ja kustannukset. Jos haluat vähentää kustannuksia, sinun on ehkä lisättävä aikataulua tai vähentää laajuutta. Jos et halua tehdä sitä, sinun on lisättävä kustannukset täydellisen projektin laajuuden luottavaiseksi saavuttamiseksi.
Pysy projektin budjetissasi kustannusten hallinnassa
Kustannusjohtajalla on paljon liikkuvia osia. Tämän seurauksena tiimisi tarvitsee näkyvyyttä estääkseen kustannusten ylityksen ja varmistaa, että olet viimeistely talousarvioon joka kerta. Voit seurata kaikkia projektin tietoja, käytä työnhallintatapaa UDN-tehtävähallinta . Projektikustannuksista ja kickoffista post mortem,UDN-tehtävähallintaAuttaa sinua pysymään synkronoituna projektitiimin jäsenten ja sidosryhmien kanssa koko projektiprosessin aikana.
