Noua gestionare a costurilor? Începe aici.
rezumat
Estimarea efectivă, bugetul și gestionarea costurilor proiectului cu gestionarea costurilor. În acest articol, aruncăm o privire la cele 6 pași de gestionare a costurilor, precum și argumentele pro și contra ale acestui proces. Utilizați gestionarea costurilor la următorul proiect pentru a rămâne în cadrul bugetului proiectului dvs. de fiecare dată.
Estimarea precisă și monitorizarea dvs.bugetul proiectuluiEste una dintre cele mai bune modalități de a vă stabili proiectul pentru succesul de la început. Acest proces este cunoscut ca management al costurilor - șase pași pentru a vă ajuta să definiți și să rămâneți pe buget pe durata proiectului dvs. În acest ghid, vom trece peste procesul de gestionare a costurilor și modul în care puteți implementa acest proces la următorul proiect.
Care este gestionarea costurilor?
Gestionarea costurilor este procesul de estimare, bugetare și control al costurilor proiectului. În mod obișnuit, procesul de gestionare a costurilor începe în timpulInițierea și planificarea proiectelor. Pe parcursul ciclului de viață al proiectului, managerii de proiect revizuiesc și monitorizează costurile proiectului pentru a se asigura că nu depășește bugetul aprobat.
Odată ce proiectul este terminat, managerul de proiect evaluează costurile reale față de estimările costurilor pentru colectarea oricărorlecții învățatedin proiect. Acest lucru vă poate ajuta la prognozarea și compararea proiectelor viitoare.
De ce contează gestionarea costurilor
Gestionarea costurilor este o parte critică a procesului de planificare și gestionare a proiectelor. Cu o gestionare eficientă a costurilor, puteți crea planuri mai precise de proiect, puteți dezvolta o mai bună înțelegere a constrângerilor de proiect și împiedicați septarea domeniului mai departe în jos.
Creați planuri de proiect exacte
Managementul costurilor ajută la două părți critice aleProcesul de planificare a proiectului: estimarea costurilor și controlul costurilor. Știind cum să estimăm cu exactitate bugetul unui proiect este criticAbilitatea de management de proiect .
În mod obișnuit, un buget de proiect va fi unul dintre primele lucruri pe care le definiți. În funcție de organizația dvs., acest lucru poate fi chiar ceva ce definiți în timpul Cartei proiectului pentru a trece la proiect. Asta pentru că fără un buget de proiect, nu sunteți în stare să exacțițialocați resursesă vă atingă cu încredere obiectivele proiectului.
Înțelege constrângerile de proiect
Costul este unul dintre cele trei elemente aleTriunghiul de management al proiectului(uneori numite constrângerile triple sau triunghiul de fier): costul, scopul și timpul. Doar pentru că costul este una dintre cele trei constrângeri de proiect nu înseamnă că nu poate crește costul, dar este important să fie conștienți de faptul că domeniul de aplicare creșterea impactului costurilor și timpului, și vice-versa.
Împiedicați domeniul de aplicare târî
Bugetul este pe Staying un element cheie dacă sunt sau nu un proiect este pe drumul cel bun. Acest lucru previne depășiri de costuri, care pot deraia un proiect și să conducă laDomeniul de aplicare. Odată ce începe proiectul, procesul de control al costurilor poate ajuta să urmăriți bugetelor de proiect și să se asigure că nu te duci peste buget-sau rapid curs corect, dacă faci.
La fel ca multe elemente alemanagementul riscului de proiect, Managementul costurilor este proactivă în loc de reactivă. Scopul nu este de a evalua performanța proiectului după fapt, ci mai degrabă de a judeca performanța costurilor ca proiectul este în zbor.
6 pasi pentru managementul costurilor
Există șase pași pentru crearea planului de management al costurilor:
1. Resourcing
Înainte de a putea identifica costurile proiectului, aveți nevoie de un sentiment de resurse de care aveți nevoie pentru proiect. Înțelegerea nevoilor dvs. de resurse a proiectului vă ajută să estimați cât timp, efort și bani pe care îi veți cheltui în timpul proiectului dvs.
A Este ceva care vă ajută să completați un proiect, inclusiv instrumente, bani, timp, echipament și chiar membri ai echipei. Este bine dacă nu știți exact la fiecare detaliu în această primă fază. Scopul pasului de resurse în managementul costurilor este de a obține o estimare a resurselor - și, ca rezultat, costurile - veți avea nevoie de proiectul dvs. Mai târziu, un plan clar de gestionare a resurselor vă va ajuta cu alocarea resurselor odată ce proiectul începe de fapt.
O să ai nevoie:
Clar definitObiectivele proiectului
A Foaie de parcurs de proiect la nivel înaltsau a.Structura de defalcare a muncii (WBS), în funcție de complexitatea proiectului
Un tentativPlanul de gestionare a resurselor
A Domeniul de aplicare al proiectului
2. Estimarea
În timpul etapei de estimare a costurilor, veți estima costurile asociate fiecărei resurse pentru a ajunge la eventualul dvs. buget de proiect. Puteți utiliza un proiect trecut ca punct de referință dacă aveți unul sau puteți încerca să estimați costurile pe baza planului dvs. de gestionare a resurselor.
În esență, în timpul fazei de estimare, vă răspundeți la o întrebare cheie: cât de mult va costa atingerea obiectivelor proiectului dvs.? Rețineți că pot exista costuri neașteptate, așa că așteptați să construim într-un tampon de 5-10% pentru orice estimare.
Veți avea nevoie de totul din pasul anterior, împreună cu:
Programul proiectului(sau A.PERNT.Pentru proiecte mai complexe)
Lista dvs. de dvs.Proiecte de probe
Clar definitMetrici de succes
Ca și prima etapă a managementului costurilor, va trebui să estimați costurile înainte de a obține aprobarea pentru proiectul dvs. În funcție de complexitatea proiectului dvs., este posibil să doriți să creați mai mult de o estimare a bugetului proiectului cu diferite costuri de resurse sau rezultate finale, pe baza a ceea ce credețisponsorul proiectuluiși părțile interesate executive vor aproba. Rețineți întotdeauna că aceste estimări se pot schimba.
Odată ce ați estimat costurile, creați oCarta proiectuluisaucaz de afaceripentru a vă depune proiectul și pentru a obține rularea cu bile. Rețineți că nu ați terminat încă procesul de gestionare a costurilor, dar nu doriți să faceți totul pentru nimic.
3. Bugetarea
Acum că aveți estimări generale pentru nevoile dvs. de proiect și cerințele de resurse, puteți începe să lucrați la bugetul proiectului dvs. Bugetul proiectului dvs. este un plan detaliat despre cât de mult intenționați să cheltuiți în timpul proiectului, pentru ce și când.
În funcție de complexitatea proiectului dvs., "când" poate influența semnificativ strategia de gestionare a costurilor. Pentru proiectele multianuale, este posibil să doriți să clarificați că nu mai mult de 30% din bugetul dvs. ar trebui să fie cheltuite în primul an etc. Acest lucru poate preveni depășirea costurilor mai târziu pe drum.
Veți avea nevoie de totul de la pașii anteriori, împreună cu:
clarbugetul proiectului
Analiza părților interesate de proiect
4. lovind off.
În timp ce nu face parte direct din procesul de gestionare a costurilor, aceasta este scena când vă lansați proiectul. Asigurați-vă că ați finalizat bugetul proiectului și ați intrat în detaliu cât trebuie să aveți succes. Planificați să împărtășiți toate aceste informații cu părțile interesate de proiect în timpul dvs.Reuniunea de kickoff de proiect .
Veți avea nevoie de totul de la pașii anteriori, împreună cu:
Cronologie de proiect, împreună cu oricareetape de proiect
5. Controlul costurilor
Cea mai mare parte a procesului de gestionare a costurilor se întâmplă în timpul pasului cinci-controlul costurilorfază. Odată ce proiectul dvs. a lansat, contabilitatea costurilor este esențială pentru a vă ajuta să evitați depășirea bugetului. Urmăriți modul în care vă cheltuiți bugetul proiectului pentru a vă asigura că nu trebuie să luați nicio acțiune corectivă. Aceasta este partea în care controlați costurile, dacă este necesar, prin ajustarea proiectului la mijlocul zborului.
Frecvența cu care revizuiți acest lucru va depinde de proiectul dvs. Uneori veți dori să revizuiți costurile în timp real. În alte cazuri, puteți verifica în lunar sau chiar trimestrial. Actualizările de costuri de partajare după cum este necesarRapoarte de stare a proiectuluiDeci, întreaga echipă de proiect se află pe aceeași pagină.
Rețineți că orice modificare a domeniului de aplicare a proiectului va afecta bugetul proiectului și costurile, deci păstrați un ochi apropiat de schimbul de domenii. Dacă costul proiectului deviază prea mult din ceea ce ați bugetat, permiteți părților interesate să știe astfel încât să puteți veni în mod proactiv cu un plan de acțiune.
Veți avea nevoie de totul de la pașii anteriori, împreună cu:
Instrumentul de gestionare a proiectelor
Instrumentul de raportare universală
6. Identificarea varianței costurilor
Odată ce proiectul sa terminat, este timpul să evaluăm cum ați făcut-o. Care au fost costurile totale ale proiectului? Cum au comparat costurile dvs. reale cu costurile dvs. estimate?
Țineți minte - nu doriți să fiți prea departe în nici o direcție. Un proiect de succes se termină aproape de (dar sub) bugetul proiectului prognozat. Dacă ați cheltuit prea mulți bani, ați subestimat bugetul proiectului sau ați avut prea multe cheltuieli neprevăzute. Dacă se întâmplă acest lucru, țineți oȘedința de post mortem de proiectPentru a evalua de ce sa întâmplat și a împiedica să se întâmple în viitor.
Pe flipside, cheltuielile prea puțin din bugetul dvs. nu este, de asemenea, ideal. Ați estimat aceste costuri pentru un motiv și dacă ați venit în mod semnificativ în buget, procesul de bugetare a costurilor a fost inexact. Înregistrați aceste informații ca date istorice și păstrați-le în minte pentru proiectele viitoare, astfel încât să puteți mări precizia în timpul fazei de estimare a costurilor.
Beneficiile și provocările managementului costurilor
Când este făcut corect, managementul costurilor vă poate ajuta să vă îmbunătățiți procesul de planificare a proiectului și să împiedicați riscurile proiectului mai departe pe drum. Există câteva beneficii-cheie ale managementului eficient al costurilor - precum și dezavantajele majore pentru a urmări.
Beneficiile managementului costurilor
Unele dintre beneficiile managementului costurilor includ:
Împiedicați depășirea costurilor.Cel mai evident beneficiu al managementului costurilor este că vă ajută să gestionați costurile proiectului. Utilizați acest proces pentru a vă asigura că nu cheltuiți prea mult din bugetul dvs. Acest nivel de pregătire și vizibilitate vă oferă un sens clar al bugetului pe care îl aveți la dispoziție și cum îl veți cheltui.
Nivelul stabilit așteptările părților interesate.Dacă toată lumea înțelege bugetul, acesta poate ajuta la prevenirea formării de domenii. Părțile interesate vor fi mai puțin probabil să solicite modificări ale proiectului, deoarece vor avea un sentiment mai clar al modului în care aceste schimbări au influențat bugetul. Dacă trebuie să faceți schimbări semnificative, puteți include planul dvs. de gestionare a costurilor înSchimbarea procesului de controlpentru a atenua orice efecte negative asupra cronologiei generale a proiectului.
Împiedica Risc de proiect. : O parte din procesul de gestionare a costurilor construiește indemnizația de risc în bugetul proiectului dvs. Acest lucru este de obicei 5-10% din bugetul proiectului, pe care îl puteți utiliza pentru a face față unor costuri neprevăzute sau neașteptate. Dacă sunteți nou la gestionarea costurilor, încercați un indemnizație de risc de aproximativ 10% - pe măsură ce vă îmbunătățiți practica de gestionare a costurilor, linia de bază va deveni mai precisă, astfel încât să puteți reduce la indemnizația de risc de 5%.
Simplificați planificarea viitoare:Odată ce treceți prin procesul de gestionare a costurilor de câteva ori pe câteva proiecte diferite, veți obține mai bine la planificarea resurselor în viitor. Obținerea experienței cu procesul de gestionare a costurilor vă oferă un sens pentru modul în care bugetarea și optimizarea resurselor influențează unii pe alții, făcând procesul mai ușor (și mai precis) în timp.
Provocări comune de gestionare a costurilor (și cum să le depășim)
Managementul costurilor nu este fără dezavantajele sale. Uitați-vă la cele două mari dezavantaje ale managementului costurilor - și cum să le preveniți.
Nu are un buget suficient de mare de proiect, poate face dificilă funcționarea cu precizie a proiectului și completarea livrărilor.
Soluţie:Asigurați-vă că bugetul dvs. este realist. Dacă este necesar, construiți propunerea bugetului proiectului în charterul proiectului sau în cazul de afaceri și pentru bugetul de care aveți nevoie. Explicați în mod clar de ce bugetul este important și ce resurse sunt esențiale pentru succesul proiectului.
Obținerea estimărilor costurilor GRESTIY vă poate seta proiectul de pe pistă înainte de a începe chiar.
Soluţie:Asigurați-vă că înțelegeți domeniul de aplicare al proiectului dvs. înainte de a începe procesul de estimare a costurilor. Țineți minte că cele treiConstrângeri de proiectsunt conectate: timpul, scopul și costul. Dacă doriți să micșorați costurile, este posibil să fie necesar să creșteți cronologia sau să reduceți domeniul de aplicare. Dacă nu doriți să faceți acest lucru, va trebui să creșteți costurile pentru a atinge cu încredere domeniul de aplicare al proiectului.
Rămâneți în cadrul bugetului proiectului cu gestionarea costurilor
Gestionarea costurilor are o mulțime de părți în mișcare. Ca urmare, echipa dvs. are nevoie de vizibilitate pentru a împiedica depășirea costurilor și pentru a vă asigura că ați terminat proiectul în buget, de fiecare dată. Pentru a urmări toate informațiile despre proiect, utilizați o platformă de gestionare a muncii Manager de sarcini UDN. . De la costurile de proiect și de kickoff la post-mortem,Manager de sarcini UDN.Vă ajută să rămâneți în sincronizare cu membrii echipei de proiect și cu părțile interesate în timpul întregului proces de proiect.
