Nowy do zarządzania kosztami? Zacznij tutaj.
Streszczenie
Skutecznie oszacować, budżet i zarządzaj kosztami projektu z zarządzaniem kosztami. W tym artykule spójrzmy na 6 kroków zarządzania kosztami, a także plusy i wady tego procesu. Użyj zarządzania kosztami w następnym projekcie, aby pozostać w budżecie projektu za każdym razem.
Dokładnie oszacowanie i monitorowaniebudżet projektujest jednym z najlepszych sposobów na ustalenie projektu do sukcesu od samego początku. Proces ten jest znany jako zarządzanie kosztami - sześć kroków, które pomogą Ci zdefiniować i pozostać na budżet na czas trwania projektu. W tym przewodniku przechodzimy proces zarządzania kosztami i sposobem, w jaki sposób możesz wdrożyć ten proces w następnym projekcie.
Jakie jest zarządzanie kosztami?
Zarządzanie kosztami jest proces szacowania, budżetowania i kontrolowania kosztów projektu. Zazwyczaj proces zarządzania kosztami zaczyna się podczasInicjowanie projektu i fazy planowania. W trakcie cyklu cyklu życia projektu i monitoruje koszty projektu, aby zapewnić zatwierdzony budżet.
Po zakończeniu projektu Menedżer projektu ocenia rzeczywiste koszty w porównaniu ze szacunkiem kosztówzdobyta wiedzaz projektu. Może to pomóc w prognozowaniu i benchmarkingu w przyszłych projektach.
Dlaczego sprawy zarządzania kosztami
Zarządzanie kosztami jest krytyczną częścią procesu planowania projektów i procesu zarządzania projektami. Dzięki efektywnym zarządzaniu kosztami można stworzyć dokładniejsze plany projektu, rozwijają lepsze zrozumienie ograniczeń projektu i zapobieganie zasięgu pełzanie dalszej linii.
Utwórz dokładne plany projektu
Zarządzanie kosztami pomaga w dwóch krytycznych częściachProces planowania projektu: Szacowanie kosztów i kontrola kosztów. Wiedząc, jak dokładnie oszacować budżet projektu, jest krytyczneUmiejętność zarządzania projektami .
Zazwyczaj budżet projektu będzie jedną z pierwszych rzeczy, które zdefiniujesz. W zależności od organizacji może to być nawet coś, co definiujesz podczas Karty projektu, aby wysadzić projekt. To dlatego, że bez budżetu projektu nie jesteś w stanie dokładnieprzydzielić zasobyAby pewnie uderzyć w swoje cele projektu.
Zrozumieć ograniczenia projektu.
Koszt jest jednym z trzech elementówTrójkąt zarządzania projektami(czasami nazywane potrójnymi ograniczeniami lub trójkątem żelaza): koszt, zakres i czas. Tylko dlatego, że koszt jest jednym z trzech ograniczeń projektu, nie oznacza, że nie można zwiększyć kosztów - ale ważne jest, aby mieć świadomość, że zwiększenie skutków kosztów i czas i odwrotnie.
Zapobiegać pełzanie zasięgu
Przebywanie na budżet jest kluczowym elementem, czy projekt jest na dobrej drodze. Zapobiega to przekroczeniu kosztów, które mogą wykoleić projekt i prowadzić doZakres Creep.. Po rozpoczęciu projektu proces kontroli kosztów może pomóc w śledzeniu budżetów projektu i upewnić się, że nie przechodzisz nad budżetem - ani szybko, jeśli to zrobisz.
Jak wiele elementówZarządzanie ryzykiem projektu, Zarządzanie kosztami jest aktywne, a nie reaktywne. Celem nie należy oceniać wydajności projektu po fakcie, ale raczej ocenianie wydajności kosztów, ponieważ projekt jest w locie.
6 kroków do zarządzania kosztami
Istnieje sześć kroków do budowania planu zarządzania kosztami:
1. Resourcing.
Zanim będziesz mógł zidentyfikować koszty projektu, najpierw potrzebujesz poczucia zasobów, których potrzebujesz do projektu. Zrozumienie wymagań dotyczących zasobów projektu pomaga oszacować, ile czasu, wysiłku i pieniędzy spędzasz podczas projektu.
A Czy coś, co pomaga wypełnić projekt - w tym narzędzia, pieniądze, czas, sprzęt, a nawet członków zespołu. W porządku, jeśli nie wiesz dokładnie każdy szczegół podczas tej pierwszej fazy. Celem wejścia w kierownictwu kosztów jest uzyskanie oszacowania środków na rynek - i w rezultacie koszty potrzebne do projektu. Później plan zarządzania zasobami pomoże Ci w przydziału zasobów po uruchomieniu projektu.
Będziesz potrzebował:
Jasno zdefiniowanecele projektu
A Projekt wysokiego szczeblalub A.Struktura awarii pracy (WBS), w zależności od złożoności projektu
NiepewnyPlan zarządzania zasobami
A Oświadczenie o zakresie projektu.
2. Szacowanie
Podczas etapu oszacowania kosztów oszacujesz koszty związane z każdym zasobem w celu uzyskania ewentualnego budżetu projektu. Możesz użyć przeszłego projektu jako benchmarku, jeśli masz jeden - lub możesz spróbować oszacować koszty na podstawie planu zarządzania zasobami.
Zasadniczo, podczas fazy szacowania odpowiadasz na jedno kluczowe znaczenie: ile będzie kosztować osiągnięcie celów projektu? Należy
Potrzebujesz wszystkiego z poprzedniego kroku, a także:
Harmonogram projektu(lub A.WykresDla bardziej złożonych projektów)
Lista twoichWyniki projektu.
Jasno zdefiniowaneMetryki sukcesu.
Podobnie jak pierwszy etap zarządzania kosztami, będziesz musiał oszacować koszty, zanim dostałeś aprobatę do projektu. W zależności od złożoności projektu możesz utworzyć więcej niż jeden szacunek budżetu projektu z różnymi kosztami zasobów lub końcowymi rezultatami, na podstawie tego, co myśliszsponsor projektua zainteresowane strony wykonawcze zatwierdzą. Zawsze pamiętaj, że te szacunki mogą się zmienić.
Po oszacowaniu kosztów, utwórzCzarter projektulubSprawa biznesu.wysadzić twój projekt i zdobyć walcowanie piłki. Zauważ, że jeszcze nie ukończyłeś procesu zarządzania kosztem, ale nie chcesz tego robić tego za nic.
3. Budżetowanie
Teraz, gdy masz ogólne oszacowania dotyczące wymagań dotyczących projektu i wymagań zasobów, możesz zacząć pracować nad budżetem projektu. Twój budżet projektu jest szczegółowym planem, ile planujesz wydawać podczas projektu, na co, kiedy.
W zależności od złożoności twojego projektu, "kiedy" może znacząco wpłynąć na strategię zarządzania kosztami. W przypadku projektów wieloletnich możesz wyjaśnić, że nie więcej niż 30% budżetu powinno być wydawane w pierwszym roku, itd. Może to zapobiec przekroczeniu kosztów później w dół drogi.
Potrzebujesz wszystkiego z poprzednich kroków, wraz z:
Jasnybudżet projektu
Analiza interesariuszy projektu.
4. Wyrzucenie
Chociaż nie jest bezpośrednio częścią procesu zarządzania kosztami, jest to etap po uruchomieniu projektu. Upewnij się, że sfinalizowałeś budżet projektu i wejdź jak najwięcej szczegółów, aby odnieść sukces. Zaplanuj udostępnienie wszystkich tych informacji za pomocą interesariuszy projektuSpotkanie rozpoczynającego projektu .
Potrzebujesz wszystkiego z poprzednich kroków, wraz z:
Oś czasu projektu, wraz z każdymKamienie milowe projektu.
5. Koszty kontrolujące
Większość procesu zarządzania kosztami występuje podczas kroku pięćkontrola kosztówfaza. Po rozpoczęciu projektu, księgowość kosztów ma kluczowe znaczenie dla uniknięcia przewagi budżetu. Śledź, jak wydawasz budżet projektu, aby zapewnić, że nie musisz podejmować żadnych działań naprawczych. Jest to część, w której należy kontrolować koszty, w razie potrzeby, dostosowując projekt w połowie lotu.
Częstotliwość, z którą przeglądasz, zależy od projektu. Czasami chcesz przejrzeć koszty w czasie rzeczywistym. W innych przypadkach możesz sprawdzić co miesiąc lub nawet kwartalnie. Udostępniaj aktualizacje kosztów w razie potrzebyRaporty o stanie projektu.Więc cały zespół projektu znajduje się na tej samej stronie.
Należy Jeśli koszt projektu odbiega zbyt wiele z tego, co budżetowałeś, pozwól, aby interesariusze wiedzieli, dzięki czemu możesz aktywnie wymyślić plan działania.
Potrzebujesz wszystkiego z poprzednich kroków, wraz z:
Narzędzie do zarządzania projektami
Uniwersalne narzędzie do raportowania
6. Identyfikacja wariancji kosztów
Po zakończeniu projektu nadszedł czas, aby ocenić, jak to zrobiłeś. Jakie były całkowite koszty projektu? Jak twoje rzeczywiste koszty porównali się ze swoimi szacunkowymi kosztami?
Pamiętaj o tym, nie chcesz być zbyt daleko w dowolnym kierunku. Udany projekt kończy się blisko (ale w pobliżu prognozowanego budżetu projektu. Jeśli spędziłeś za dużo pieniędzy, albo niedoceniasz budżet projektu lub miałem zbyt wiele nieprzewidzianych wydatków. Jeśli tak się stanie, trzymajSpotkanie projektu Post MortemAby ocenić, dlaczego tak się wydarzyło i zapobiec jej odbywać się w przyszłości.
Na flipside, spędzanie zbyt małego budżetu nie jest również idealne. Szacowałeś te koszty z jakiegoś powodu, a jeśli wszedłeś znacznie w ramach budżetu, proces budżetowania kosztów był niedokładny. Dziennik tych informacji jako dane historyczne i pamiętaj o przyszłych projektach, dzięki czemu możesz zwiększyć swoją dokładność podczas fazy szacowania kosztów.
Korzyści i wyzwania związane z zarządzaniem kosztami
Po wykonaniu prawidłowo, zarządzanie kosztami może pomóc w poprawie procesu planowania projektu i zapobiec ryzyku projektu w dalszej części drogi. Istnieją pewne kluczowe zalety skutecznego zarządzania kosztami - jak również głównych wad, na które uważają.
Korzyści z zarządzania kosztami
Niektóre z korzyści wynikających z zarządzania kosztami obejmują:
Zapobiegać przekroczeniu kosztów.Najbardziej oczywistą korzyścią na zarządzanie kosztami jest to, że pomaga zarządzać kosztami projektu. Użyj tego procesu, aby upewnić się, że nie spędzasz zbyt dużej ilości budżetu. Ten poziom przygotowania i widoczności zapewnia wyraźne poczucie budżetu, które masz dostępny i jak go wydasz.
Poziom ustal oczekiwania interesariuszy.Jeśli wszyscy rozumieją budżet, może pomóc zapobiegać pełzanie zasięgu. Interesariusze będą rzadsze prosić o zmiany projektu, ponieważ będą mieli wyraźniejsze poczucie, jak te zmiany wpływają na budżet. Jeśli potrzebujesz znaczących zmian, możesz włączyć swój plan zarządzania kosztem doZmień proces kontroliAby złagodzić wszelkie negatywne skutki do ogólnej osi czasu projektu.
Zapobiec Ryzyko projektu : Częścią procesu zarządzania kosztami buduje dodatek ryzyka w budżecie projektu. Jest to zazwyczaj 5-10% budżetu projektu, który można użyć do radzenia sobie z wszelkimi nieprzewidzianymi lub nieoczekiwanymi kosztami. Jeśli jesteś nowym w zarządzaniu kosztami, dążyć na około 10% dodatku na ryzyko - w miarę poprawy praktyki zarządzania kosztami, bazacyjna stanie się bardziej dokładna, więc możesz zmniejszyć do zasiłku na ryzyko 5%.
Uprość przyszłe planowanie:Po przejrzaniu przez przetwarzanie procesu zarządzania kosztami kilka razy w kilku różnych projektach, będziesz lepiej w planowaniu zasobów w przyszłości. Uzyskiwanie doświadczenia z procesem zarządzania kosztami daje Ci sens, w jaki sposób budżetowanie i optymalizacja zasobów wpływa na siebie, dzięki czemu proces jest łatwiejszy (i bardziej dokładny) w czasie.
Wspólne wyzwania zarządzanie kosztami (i jak je przezwyciężyć)
Zarządzanie kosztami nie jest bez jego zbiorów. Spójrz na dwa główne wady zarządzania kosztami - i jak im zapobiec.
Nie ma wystarczająco dużo budżetu projektu, może utrudnić dokładnie pracownikom projekt i wypełnić rezultaty.
Rozwiązanie:Upewnij się, że budżet jest realistyczny. W razie potrzeby zbuduj propozycję budżetu projektu w ramach projektu lub sprawy biznesowej oraz boiska potrzebne dla budżetu. Wyjaśnij, dlaczego budżet jest ważny i jakie zasoby mają kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu.
Uzyskiwanie oszacowania kosztów błędów może ustawić swój projekt, zanim się zacznie.
Rozwiązanie:Upewnij się, że rozumiesz zakres swojego projektu przed rozpoczęciem procesu oszacowania kosztów. Należy pamiętać, że trzyOgraniczenia projektu.są połączone: czas, zakres i koszt. Jeśli chcesz zmniejszyć koszty, może być konieczne zwiększenie osi czasu lub zmniejszenia zakresu. Jeśli nie chcesz tego robić, musisz zwiększyć koszty, aby uzyskać pewnie osiągnąć pełny zakres projektu.
Pozostań w ramach budżetu projektu z zarządzaniem kosztami
Zarządzanie kosztami ma wiele ruchomych części. W rezultacie twój zespół potrzebuje widoczności, aby zapobiec przekroczeniu kosztów i zapewnić, że kończysz projekt zgodnie z budżetem, za każdym razem. Aby śledzić wszystkie informacje o projekcie, użyj platformy zarządzania pracą Menedżer zadań UDN. . Z projektu kosztującego i rozpoczyna się do post-mortem,Menedżer zadań UDN.Pomaga pozostać w synchronizacji z członkami zespołu projektowego i interesariuszy w całym procesie projektu.
