Novinka na správu nákladů? Začněte zde.
souhrn
Efektivně odhadovat, rozpočet a řízení nákladů na projekt s řízením nákladů. V tomto článku se podíváme na 6 kroků řízení nákladů, jakož i klady a zápory tohoto procesu. Použijte správu nákladů na dalším projektu, abyste zůstali v rámci svého rozpočtu projektu pokaždé.
Přesně odhaduje a monitoruje vašeProjektový rozpočetje jedním z nejlepších způsobů, jak nastavit svůj projekt pro úspěch od samého počátku. Tento proces je známý jako správa nákladů-šest kroků, které vám pomohou definovat a zůstat na rozpočtu na dobu trvání projektu. V této příručce půjdeme přes proces správy nákladů a jak můžete tento proces implementovat na dalším projektu.
Co je to správa nákladů?
Řízení nákladů je procesem odhadování, rozpočtování a kontroly nákladů na projekt. Obvykle začíná proces správy nákladů běhemFáze zahájení a plánování projektu. V průběhu životního cyklu projektu, projektoví manažeři sledují a sledují náklady projektu, aby zajistily, že nechodí přes schválený rozpočet.
Jakmile je projekt dokončen, správce projektu hodnotí skutečné náklady vs. odhady nákladů shromažďovat všechnyponaučeníz projektu. To může pomoci s prognózováním a benchmarkingem na budoucích projektech.
Proč záležitosti řízení nákladů
Řízení nákladů je kritickou součástí projektového plánování a procesu řízení projektů. S účinným řízením nákladů můžete vytvářet přesnější projektové plány, rozvíjet lepší porozumění omezením projektu a zabránit rozsahu objasnění.
Vytvořit přesné projektové plány
Řízení nákladů pomáhá se dvěma kritickými částmiProces plánování projektu: Odhad nákladů a kontroly nákladů. Vědět Jak přesně odhadnout rozpočet projektu je kritickýDovednost projektového řízení .
Projektový rozpočet bude typicky jedním z prvních věcí, které definujete. V závislosti na vaší organizaci, to může být dokonce něco, co definujete během Project Charty, aby se projekt rozteče. To proto, že bez rozpočtu projektu, nejste schopni přesně přesněpřidělit zdrojes jistotou zasáhnout své cíle projektu.
Rozumět omezení projektu
Náklady jsou jedním ze tří prvkůProject Management Triangle.(někdy nazývá trojnásobná omezení nebo železný trojúhelník): náklady, rozsah a čas. Jen proto, že náklady jsou jedním ze tří omezení projektu neznamená, že nemůžete zvýšit náklady - ale je důležité si uvědomit, že rostoucí náklady dopadů dopadů a času a naopak.
Zabránit rozsahu Creep.
Zůstat na rozpočet je klíčovým prvkem, zda je projekt na trati. To zabraňuje překročení nákladů, což může vykolejit projekt a vést kOblast působnosti Creep.. Jakmile začne projekt, proces kontroly nákladů vám může pomoci sledovat rozpočty projektu a zajistit, abyste nechodili přes rozpočet nebo rychle správný, pokud budete dělat.
Stejně jako mnoho prvkůŘízení projektových rizik, správa nákladů je místo reaktivního proaktivní. Cílem není vyhodnocovat výkon projektu po skutečnosti, ale spíše soudit výkonnost nákladů, protože projekt je v letu.
6 kroků k řízení nákladů
K vybudování plánu řízení nákladů existuje šest kroků:
1. Zdrojování
Než budete moci identifikovat náklady na projekt, nejprve potřebujete smysl pro zdroje, které budete potřebovat pro projekt. Pochopení vašich projektů pro projektové zdroje pomáhá vám odhadnout, kolik času, úsilí a peněz budete trávit během vašeho projektu.
A Je cokoliv, co vám pomůže dokončit projektové nástroje, peníze, čas, vybavení a dokonce členy týmu. Je to v pořádku, pokud nevíte přesně každý detail během této první fáze. Cílem kroku financování v řízení nákladů je získat odhad ballpark-odhad zdrojů - a v důsledku toho náklady-budete potřebovat pro váš projekt. Později vám jasný plán řízení zdrojů vám pomůže s přidělováním zdrojů, jakmile se projekt skutečně spustí.
Budeš potřebovat:
Jasně definovanécíle projektu
A Cílem projektu na vysoké úrovninebo A.Struktura členění práce (WBS)v závislosti na složitosti projektu
PředběžnýPlán řízení zdrojů
A Prohlášení o rozsahu projektu
2. Odhad
Během fáze odhadu nákladů odhadnete náklady spojené s každým zdrojem, aby se dospělo k vašemu eventuálnímu rozpočtu projektu. Pokud máte jeden - nebo se můžete pokusit o odhad nákladů na základě plánu správy zdrojů, můžete použít jako benchmark.
V podstatě během fáze odhadu jste zodpovězte na jednu klíčovou otázku: Kolik to bude stát k dosažení vašich cílů projektu? Mějte na paměti, že mohou být neočekávané náklady, takže očekávejte, že budujeme v 5-10% vyrovnávací paměti pro jakékoli odhady.
Budete potřebovat vše od předchozího kroku, spolu s:
Schéma projektu(nebo A.ChartPro složitější projekty)
Seznam vašehoProjektové výstupy
Jasně definovanéÚspěch Metrics.
Stejně jako první etapa správy nákladů budete muset odhadnout náklady dříve, než se dostanete schválení pro váš projekt. V závislosti na složitosti vašeho projektu budete chtít vytvořit více než jeden odhad rozpočtu projektu s různými náklady na zdroje nebo konečné výstupy, založené na tom, co si myslíteSponzor projektua výkonné zúčastněné strany budou schválit. Vždy mějte na paměti, že tyto odhady se mohou změnit.
Jakmile odhadnete své náklady, vytvořte aProject Charter.neboObchodní případPitch svůj projekt a dostat míč válcování. Všimněte si, že jste dosud nedokončili proces správy nákladů, ale nechcete nic dělat za nic.
3. Rozpočtování
Nyní, když máte obecné odhady pro potřeby projektu a požadavky na zdroje, můžete začít pracovat na rozpočtu projektu. Váš projektový rozpočet je podrobným plánem toho, kolik plánujete strávit během projektu, za co a kdy.
V závislosti na složitosti vašeho projektu může "kdy" významně ovlivnit vaši strategii řízení nákladů. Pro multi-roční projekty, možná budete chtít objasnit, že v prvním roce by nemělo být vynaloženo více než 30% svého rozpočtu atd. To může zabránit překročení nákladů později po silnici.
Budete potřebovat vše od předchozích kroků, spolu s:
PrůhlednáProjektový rozpočet
Analýza zúčastněných stran projektu
4. Kicking off
I když není přímo součástí procesu řízení nákladů, je to fázi při spuštění projektu. Ujistěte se, že jste dokončil svůj rozpočet projektu, a jít do co detailů, kolik potřebujete k úspěchu. Plánu sdílet všechny tyto informace se zúčastněnými stranami projektu během vašehoProject Kickoff setkání .
Budete potřebovat vše od předchozích kroků, spolu s:
Časová osa projektuspolu s jakýmkolivprojektové milníky
5. Kontrolní náklady
Většina procesu řízení nákladů se děje během kroku pět-theControl Control.fáze. Jakmile váš projekt spustil, účetní účetnictví je důležité, aby vám pomohl vyhnout se nadměrnému rozpočtu. Sledujte, jak trávíte rozpočet projektu, abyste zajistili, že nemusíte přijmout žádná nápravná opatření. Toto je část, kde kontrolujte náklady, v případě potřeby upravením projektu Mid-Flight.
Frekvence, se kterou zkontrolujete, bude záviset na vašem projektu. Někdy budete chtít zkontrolovat náklady v reálném čase. V jiných případech můžete zkontrolovat měsíčně nebo dokonce čtvrtletně. Aktualizace nákladů podle potřebyZprávy o stavu projektuTakže celý projektový tým je na stejné stránce.
Mějte na paměti, že jakékoli změny rozsahu projektu budou mít vliv na rozpočet projektu a náklady, takže udržet úzké oko na Creep Creep. Pokud se projekt stáhl příliš odchyluje od toho, co jste rozpočtovali, nechte své zúčastněné strany vědět, takže můžete aktivně přijít s akčním plánem.
Budete potřebovat vše od předchozích kroků, spolu s:
Univerzální nástroj pro výkaznictví
6. Identifikace rozptyl nákladů
Jakmile je projekt skončil, je čas vyhodnotit, jak jste to udělali. Jaké byly celkové náklady projektu? Jak vaše skutečné náklady porovnávají s odhadovanými náklady?
Mějte v paměti - nechcete být příliš daleko v obou směrech. Úspěšný projekt končí blízko (ale pod) předpokládaným rozpočtem projektu. Pokud jste strávili příliš mnoho peněz, buď podceňujete svůj rozpočet projektu nebo měl příliš mnoho nepředvídatelných výdajů. Pokud se to stane, držteProject Post Mortem Meetingvyhodnotit, proč se to stalo a zabránilo tomu v budoucnu.
Na Flipside, výdaje příliš málo svého rozpočtu není také ideální. Odhadujete tyto náklady z nějakého důvodu, a pokud jste přišli výrazně pod rozpočtem, proces rozpočtu nákladů byl nepřesný. Přihlaste se tyto informace jako historická data a udržujte si to na paměti pro budoucí projekty, takže můžete zvýšit svou přesnost během fáze odhadu nákladů.
Výhody a výzvy správy nákladů
Při správném provedení může správa nákladů pomoci zlepšit proces plánování projektu a zabránit rizikům projektu dále po silnici. Existují některé klíčové výhody efektivního managementu nákladů - stejně jako hlavní nevýhody, na které se mají dávat pozor.
Výhody řízení nákladů
Některé z přínosů řízení nákladů zahrnují:
Zabránit překročení nákladů.Nejzřejmějším výhodou hospodaření nákladů je, že vám pomůže spravovat projektové náklady. Použijte tento proces, abyste zajistili, že nebudete trávit příliš mnoho svého rozpočtu. Tato úroveň přípravy a viditelnosti vám dává jasný smysl pro rozpočet, který máte k dispozici, a jak ji budete trávit.
Úroveň stanoví očekávání zúčastněných stran.Pokud každý chápe rozpočet, může pomoci zabránit propracování Creep. Zúčastněné strany budou méně pravděpodobně požádat o změny projektu, protože budou mít jasnější pocit, jak tyto změny dopadují rozpočet. Pokud potřebujete provést významné změny, můžete začlenit svůj plán řízení nákladů doZměnit proces řízeníPro zmírnění všech negativních účinků na celkovou časovou osu projektu.
Zabránit Projektový riziko : Součástí procesu řízení nákladů je stavební riziko do rozpočtu projektu. To je obvykle 5-10% rozpočtu projektu, který můžete využít k řešení všech nepředvídaných nebo neočekávaných nákladů. Pokud jste nová k řízení nákladů, zaměřte se na přibližně 10% příspěvek na riziko - Jak zlepšujete praxi správy nákladů, bude vaše základní linie přesnější, takže můžete snížit na 5% příspěvek na riziko.
Zjednodušte budoucí plánování:Jakmile projdete proces správy nákladů několikrát na několika různých projektech, budete v budoucnu lepší na plánování zdrojů. Získání zkušenosti s procesem správy nákladů vám dává smysl pro to, jak se rozpočtování a optimalizace zdrojů ovlivňují, takže proces usnadňuje (a přesnější) časem.
Společné výzvy pro řízení nákladů (a jak je překonat)
Řízení nákladů není bez jeho úschovy. Podívejte se na dva hlavní úsilí o správu nákladů - a jak jim zabránit.
Nemít velký rozpočet projektu může být těžké přesně osazovat projekt a dokončit výstupy.
Řešení:Ujistěte se, že váš rozpočet je realistický. V případě potřeby budujte návrh rozpočtu projektu do vaší charty projektu nebo obchodního případu, a hřiště pro rozpočet, který potřebujete. Jasně vysvětlit, proč je rozpočet důležitý, a jaké zdroje jsou kritické pro úspěch projektu.
Získání odhadů nákladů špatně mohou nastavit svůj projekt mimo stopu, než začne dokonce.
Řešení:Ujistěte se, že chcete pochopit rozsah vašeho projektu před zahájením procesu odhadu nákladů. Mějte na paměti, že třiomezení projektujsou připojeny: čas, rozsah a náklady. Chcete-li snížit náklady, budete možná muset zvýšit časovou osu nebo snížit rozsah. Pokud to nechcete udělat, budete muset zvýšit náklady na s jistotou dosáhnout plného prostoru projektu.
Zůstaňte v rámci svého rozpočtu projektu s řízením nákladů
Řízení nákladů má mnoho pohyblivých částí. V důsledku toho váš tým potřebuje viditelnost, aby se zabránilo překročení nákladů a zajistí dokončení vašeho projektu v rámci rozpočtu, pokaždé. Chcete-li sledovat všechny informace o projektu, použijte platformu pro správu práce Správce úloh UDN . Z projektového kalkulace a výkopu do post-mortem,Správce úloh UDNPomáhá zůstat v synchronizaci se členy projektového týmu a zúčastněných stran během celého procesu projektu.
