Нова для управління витратами? Починай тут.
Резюме
Ефективно оцінюйте, бюджет та управління витратами на проект з управління витратами. У цій статті ми розглянемо 6 кроків управління витратами, а також плюси та мінуси цього процесу. Використовуйте управління витратами у наступному проекті, щоб кожен раз залишатись у вашому бюджеті проекту.
Точно оцінюючи та контролюватибюджет проектує одним з найкращих способів встановлення проекту для успіху від самого початку. Цей процес відомий як управління витратами-шість кроків, щоб допомогти вам визначити та перебувати на бюджет на тривалість вашого проекту. У цьому посібнику, ми перейдемо до процесу управління витратами та як ви можете реалізувати цей процес у наступному проекті.
Що таке управління витратами?
Управління витратами - це процес оцінки, бюджетування та контролю витрат на проект. Зазвичай процес управління витратами починається під часІніціювання та планування проекту. Під час ходу життєвого циклу проекту розглядаються та контролюють витрати на проект, щоб забезпечити його затвердженого бюджету.
Після завершення проекту, керівник проекту оцінює фактичні витрати проти вартості, щоб зібрати будь-якуурокивід проекту. Це може допомогти з прогнозуванням та брівненням майбутніх проектів.
Чому вартість управління справами
Управління витратами - це критична частина планування проекту та процесу управління проектами. З ефективним управлінням витрат можна створити більш точні плани проекту, розвивати краще розуміння обмежень проекту, а також запобігти розпорядження.
Створити точні плани проекту
Управління витратами допомагає з двома критичними частинамиПроцес планування проекту: вартість оцінювання та контроль витрат. Знаючи, як точно оцінити бюджет проекту є критичнимНавик управління проектами .
Як правило, бюджет проекту буде одним з перших речей, які ви визначаєте. Залежно від вашої організації, це може навіть бути те, що ви визначаєте під час хартії проекту, щоб передати проект. Це тому, що без бюджету проекту ви не можете точно точноВиділяють ресурсивпевнено потрапити в цілі проекту.
Зрозумійте обмеження проекту
Вартість є одним з трьох елементівТрикутник управління проектами(Іноді називають потрійними обмеженнями або трикутником заліза): вартість, обсяг та час. Просто тому, що вартість є одним з трьох обмежень проекту, не означає, що ви не можете збільшити вартість, але важливо знати, що збільшення витрат впливає на обсяг та час, і навпаки.
Запобігти обсязі повзучості
Перебування на бюджет є ключовим елементом того, чи є проект. Це запобігає перевищення витрат, які можуть збити проект і привести доСфера повзучість. Після початку проекту процес контролю витрат може допомогти вам відстежувати бюджети проекту та переконайтеся, що ви не переживаєте бюджет або швидко, правильно, якщо ви.
Як і багато елементівУправління ризиками проекту, Управління витратами є активним, а не реактивним. Мета - це не оцінити виконання проекту після цього, а скоріше оцінити витрати, оскільки проект знаходиться в польоті.
6 кроків до управління витратами
Існує шість кроків для побудови плану управління витратами:
1. Ресурс
Перш ніж ви зможете визначити витрати на проект, спочатку потрібен сенс ресурсів, який вам потрібно для проекту. Розуміння ваших потреб за проектом допомагає вам оцінити, скільки часу, зусиль та грошей ви будете витрачати під час вашого проекту.
A Це все, що допомагає вам завершити проект, включаючи інструменти, гроші, час, обладнання та навіть члени команди. Це нормально, якщо ви не знаєте точно кожну деталь під час цієї першої фази. Метою за кроком у сфері управління витратами полягає в тому, щоб отримати оцінку кульової парки ресурсів, а в результаті витрати - вам потрібно для вашого проекту. Пізніше, чистий план управління ресурсами допоможе вам розподіл ресурсів після того, як проект фактично запускається.
Вам потрібно:
Чітко визначеноЦілі проекту
A Дорожня карта високого рівняабоСтруктура розбиття (WBS), залежно від складності проекту
ПопереднійПлан управління ресурсами
A Заява про заходи проекту
2. Оцінка
Під час етапу оцінки витрат ви оцінюєте витрати, пов'язані з кожним ресурсом, з тим щоб прибути до вашого можливого бюджету проекту. Ви можете використовувати минулий проект як еталон, якщо у вас є один або ви можете спробувати оцінити витрати на основі плану управління ресурсами.
По суті, під час оцінки фази ви відповідаєте одному ключовому питання: скільки це буде коштувати для досягнення ваших цілей проекту? Майте на увазі, що можуть бути несподівані витрати, тому очікуйте побудувати у 5-10% буфері для будь-яких оцінок.
Вам знадобиться все з попереднього кроку, а також:
Графік проекту(або aСхема pertДля більш складних проектів)
Список вашихДоставка проектів
Чітко визначеноУспіх показників
Як і перший етап управління витратами, вам доведеться оцінити витрати, перш ніж ви отримаєте затвердження для вашого проекту. Залежно від складності вашого проекту, ви, можливо, захочете створити більш ніж одну оцінку бюджету проекту з різними витратами на ресурси або остаточні результати, засновані на тому, що ви думаєтеСпонсор проектуі виконавчі зацікавлені сторони схвалить. Завжди майте на увазі, що ці оцінки можуть змінюватися.
Після того, як ви оцінили ваші витрати, створітьСтатут проектуабобізнес-кейсЩоб передати свій проект і отримати м'яч прокатки. Зауважте, що ви ще не закінчили процес управління витратами, але ви не хочете робити все це для нічого.
3. Бюджетування
Тепер, коли у вас є загальні оцінки для потреб вашого проекту та вимог до ресурсів, ви можете почати працювати над вашим бюджетом проекту. Ваш бюджет проекту є детальним планом того, наскільки ви плануєте витратити під час проекту, за що, і, коли.
Залежно від складності вашого проекту, "коли" може суттєво вплинути на стратегію управління витратами. Для багаторічних проектів, можливо, ви захочете прояснити, що не більше 30% вашого бюджету повинні бути витрачені в перший рік тощо. Це може запобігти перевищення витрат пізніше по дорозі.
Вам знадобиться все з попередніх кроків, а також:
Яснийбюджет проекту
Аналіз зацікавлених сторін проекту
4. ногами
Хоча безпосередньо частина процесу управління витратами, це етап, коли ви запускаєте свій проект. Переконайтеся, що ви завершили свій бюджет проекту та перейдіть до того, що вам потрібно, щоб бути успішним. Плануйте поділитися всю цю інформацію за допомогою вашого проекту зацікавленими сторонами під час вашогоЗустріч проекту Kickoff .
Вам знадобиться все з попередніх кроків, а також:
Хронологія проектуразом з будь-якиметапи проекту
5. Контроль витрат
Основна частина процесу управління витратами відбувається під час кроку п'ятиконтроль витратфаза. Після того, як ваш проект запущений, облік витрат є критичним, щоб допомогти вам уникнути перевищення вашого бюджету. Слідкуйте за тим, як ви витрачаєте бюджет проекту, щоб вам не потрібно приймати будь-які коригувальні дії. Це частина, де ви контролюєте витрати, при необхідності, шляхом коригування середнього польоту проекту.
Частота, з якою ви переглядаєте, буде залежати від вашого проекту. Іноді ви хочете переглянути витрати в режимі реального часу. В інших випадках ви можете перевірити щомісяця або навіть щоквартально. Поділіться оновленням витрат за необхідностіЗвіти про стан проектуОтже, вся команда проекту знаходиться на тій же сторінці.
Майте на увазі, що будь-які зміни до сфери проекту вплинуть на бюджет проекту та витрати, тому зберегти близькі очі на обсяг повзучості. Якщо вартість проекту занадто багато від того, що ви заводите бюджет, нехай ваші зацікавлені сторони знають, щоб ви могли вийти з планом дій.
Вам знадобиться все з попередніх кроків, а також:
Інструмент управління проектами
Універсальний інструмент звітності
6. Визначення вартості дисперсії
Після закінчення проекту пора оцінити, як ви зробили. Які загальні витрати проекту? Як ваші фактичні витрати порівнювали з оціночними витратами?
Майте на увазі - ви не хочете бути занадто далеко в будь-якому напрямку. Успішний проект закінчується близьким до (але за) прогнозований бюджет проекту. Якщо ви витратили занадто багато грошей, ви або недооцінив ваш бюджет проекту або мали занадто багато непередбачених витрат. Якщо це станеться, тримайтеПроект після засіданняДля того, щоб оцінити, чому це сталося і запобігти цьому у майбутньому.
На Flipside, витрачаючи занадто мало вашого бюджету, також не є ідеальним. Ви оцінили ці витрати з певною причиною, і якщо ви маєте значно під час бюджету, процес бюджетування витрат був неточним. Журнайте цю інформацію як історичні дані та майте на увазі майбутні проекти, тому ви можете збільшити вашу точність під час етапу оцінки витрат.
Переваги та виклики управління витратами
Коли це зроблено правильно, управління витратами може допомогти вам покращити процес планування проекту та запобігти ризику проекту далі по дорозі. Є деякі ключові переваги ефективного управління витратами, а також основні недоліки для спостереження за.
Переваги управління витратами
Деякі переваги управління витратами включають:
Запобігання перевищення витрат.Найбільш очевидною перевагою управління витратами є те, що він допомагає вам керувати витратами на проект. Використовуйте цей процес, щоб ви не витрачаєте занадто багато вашого бюджету. Цей рівень підготовки та видимість дає вам чітке відчуття бюджету, який ви маєте, і як ви її витрачаєте.
Рівень встановлює очікування зацікавлених сторін.Якщо кожен розуміє бюджет, це може допомогти запобігти обсягу повзучості. Зацікавлені сторони будуть менш схильні до попросити зміни проекту, оскільки вони матимуть чітке відчуття того, як ті зміни вплинуть на бюджет. Якщо вам потрібно зробити суттєві зміни, ви можете включити план управління витратами вЗмінити процес керуванняпом'якшити будь-які негативні наслідки для загальної шкала часу проекту.
Заважати Ризик проекту : Частина процесу управління витратами - це побудова допомоги у вашому бюджеті проекту. Це, як правило, 5-10% вашого бюджету проекту, який ви можете використовувати для вирішення будь-яких непередбачених або несподіваних витрат. Якщо ви новачки для управління витратами, мета до 10% ризику, оскільки ви вдосконалюєте практику управління витратами, ваша базова лінія стане більш точною, тому ви можете зменшити до 5% уподобання.
Спрощення майбутнього планування:Після того, як ви пройдете через процес управління витратами кілька разів на декількох різних проектах, ви покращитесь у плануванні ресурсів у майбутньому. Отримання досвіду з процесом управління витратами дає вам сенс того, наскільки оптимізація бюджету та оптимізації ресурсів впливають один на одного, робить процес легшим (і точнішим) з плином часу.
Загальні виклики управління витратами (і як їх подолати)
Управління витратами не без його зменшення. Погляньте на двох основних недоліків управління витратами, і як їх запобігти.
Не маючи достатнього достатнього бюджету проекту, то важко точно точно співробітникам проекту та завершити поставки.
Рішення:Переконайтеся, що ваш бюджет реалістичний. При необхідності створіть пропозицію щодо бюджету проекту у статут вашого проекту або бізнес-справі, а також поступово до бюджету. Ясно пояснити, чому бюджет є важливим, і які ресурси є критичними для успіху проекту.
Отримання оцінок вартості неправильно може встановити ваш проект від траси, перш ніж він навіть починається.
Рішення:Переконайтеся, що ви розумієте сферу вашого проекту до початку процесу оцінки витрат. Майте на увазі, що триОбмеження проектупов'язані: час, обсяг та вартість. Якщо ви хочете зменшити витрати, вам може знадобитися збільшити часову шкалу або зменшити обсяг. Якщо ви не хочете цього робити, вам потрібно буде збільшити витрати, щоб впевнено досягти повного обсягу проекту.
Залишайтеся в бюджеті проекту з управлінням витратами
Управління витратами має багато рухомих частин. Як результат, ваша команда потребує видимості, щоб запобігти перевищення витрат та забезпечити, коли ви закінчите свій проект згідно з бюджетом. Щоб відстежувати всі дані вашого проекту, використовуйте платформу управління роботою Диспетчер завдань UDN . Від проекту, що коштує та нок до пост-смертності,Диспетчер завдань UDNДопомагає вам залишатися в синхронізації з членами команди проекту та зацікавленими сторонами протягом усього процесу проекту.
