Új költséggazdálkodás? Kezdd itt.
Összefoglaló
Hatékonyan becsüljük meg, a költségvetés és a projektköltségek kezelése költséggazdálkodással. Ebben a cikkben megvizsgáljuk a költséggazdálkodás 6 lépését, valamint a folyamat előnyeit és hátrányait. Használja a költséggazdálkodást a következő projektben, hogy minden alkalommal a projektköltségkereten belül maradjon.
Pontosan becsülik és ellenőrzikprojekt költségvetésaz egyik legjobb módja annak, hogy a projekt sikerét a kezdetektől fogva állítsa be. Ezt a folyamatot nevezik költséggazdálkodás-hat lépést, hogy segítsen meghatározni és tartózkodás költségvetési idejére a projekt. Ebben az útmutatóban átmegyünk a költségkezelési folyamatra, és hogyan valósíthatja meg ezt a folyamatot a következő projekten.
Mi a költséggazdálkodás?
A költséggazdálkodás a projektköltségek becslésének, költségvetésének és ellenőrzésének folyamata. Jellemzően a költségkezelési folyamat aA projekt megkezdése és tervezési fázisok. A projekt életciklusa során a projektvezetők felülvizsgálják és ellenőrzik a projekt költségeit annak biztosítása érdekében, hogy ne kerüljön át a jóváhagyott költségvetésre.
Miután befejeződött a projekt, a projektmenedzser értékeli a tényleges költségeket, vs. a költségbecslések összegyűjtéséretanulságoka projektből. Ez segíthet az előrejelzésben és a jövőbeni projektek előrejelzésében.
Miért a költségirányítási kérdések
A költséggazdálkodás a projekt tervezésének és a projektmenedzsment folyamatának kritikus része. A hatékony költséggazdálkodás, akkor létrehozhat pontosabb projekttervek, hogy jobban megértse a projekt korlátok, és megakadályozzák hatálya kúszás tovább le a pályáról.
Hozzon létre pontos projektterveket
A költséggazdálkodás segít két kritikus részévelprojekttervezési folyamat: költségbecslés és költségellenőrzés. A projekt költségvetésének pontos becslésének módja, hogy a projekt költségvetésének pontos becslése kritikusProjektmenedzsment készség .
Jellemzően egy projekt költségvetés lesz az egyik első dolog, amit meghatároz. A szervezetétől függően ez még akkor is lehet, amit a projekt charter során határozhat meg a projekt lebonyolítása érdekében. Ez azért van, mert egy projekt költségvetés nélkül, akkor nem tudsz pontosanAz erőforrások kiosztásahogy magabiztosan elérje a projekt céljait.
A projektkorlátok megértése
A költség az egyik három eleme aProjektmenedzsment háromszög(néha a hármas korlátozásoknak vagy a vas háromszögnek nevezik): költség, terjedelem és idő. Csak azért, mert a költségek a három projekt korlátozás egyike nem jelenti azt, hogy nem tudod növelni a költségeket - de fontos, hogy tudatában legyen, hogy a növekvő költség hatása és időpontja, és fordítva.
Megakadályozzák a kúszást
A költségvetésen való tartózkodás kulcsfontosságú eleme annak, hogy egy projekt a pályán van-e. Ez megakadályozza a költségcsökkentéseket, amelyek képesek egy projektet, és vezethetnekkúszás. Amint a projekt megkezdődik, a költségek ellenőrzési folyamat segítségével nyomon követheti a projekt költségvetését, és biztosítják, hogy nem megy át költségvetést vagy gyorsan Természetesen helyes, ha nem.
Mint sok elemProjektkockázatkezelés, a költséggazdálkodás a reaktív helyett proaktív. A cél nem az, hogy értékelje a projekt teljesítményét a tény után, hanem inkább a költségelvezetés megítélése, ahogy a projekt repülés közben van.
6 lépés a költséggazdálkodáshoz
Hat lépés a költséggazdálkodási terv megteremtéséhez:
1. Resourcing
Mielőtt azonosítaná a projektköltségeket, először szükség van a projektre, amire szüksége van a projekthez. A projekt forrásainak megértése segít megbecsülni, hogy mennyi időt, erőfeszítést és pénzt töltesz a projekt során.
A Bármi, ami segít egy projekt befejezésében - beleértve az eszközöket, pénzt, időt, felszerelést, sőt a csapattagokat is. Rendben van, ha nem tudod pontosan minden részletet ebben az első fázisban. A költséggazdálkodás röntgenfelvételének célja az erőforrások ballpark becslése - és ennek eredményeképpen a költségeket - szüksége lesz a projektre. Később egyértelmű erőforrás-gazdálkodási terv segít az erőforrás-elosztásban, miután a projekt ténylegesen elindul.
Szükséged lesz:
Világosan megfogalmazottprojekt céljai
A Magas szintű projekt útitervvagy aMunka lebontásszerkezet (WBS)a projekt összetettségétől függően
KísérletiErőforrás-gazdálkodási terv
A Projektkoncentráció
2. becslés
A költségbecslési szakasz során megbecsülheti az egyes erőforrásokhoz kapcsolódó költségeket annak érdekében, hogy megérkezzen az esetleges projektköltségbe. A múltbeli projektet referenciaértékként használhatja, ha van-e, vagy megpróbálhatja megbecsülni a költségeket az erőforrás-gazdálkodási terv alapján.
Lényegében, a becslési fázis alatt Ön válaszol egy kulcsfontosságú kérdésre: Mennyibe kerül a projekt céljainak eléréséhez? Ne feledje, hogy váratlan költségek lehetnek, ezért elvárják, hogy 5-10% -os pufferben építsenek minden becsléshez.
Mindennek szüksége lesz az előző lépésről, az A:
Projekt menetrend(vagy aPert chartösszetettebb projektekhez)
ListájaProjektadatok
Világosan megfogalmazottSikeres mutatók
A költséggazdálkodás első szakaszához hasonlóan meg kell becsülnie a költségeket, mielőtt jóváhagyta volna a projektet. A projekt összetettségétől függően előfordulhat, hogy egynél több projekt költségvetési becslést szeretne létrehozni a különböző erőforrás-költségekkel vagy a végső megvalósításokkal, azzal a céllal, hogy mit gondolszprojekt szponzorés a végrehajtó érdekeltek jóváhagyják. Mindig szem előtt tartsuk, hogy ezek a becslések változhatnak.
Miután becsülte a költségeit, hozzon létre egykézikönyvvagyüzleti ügya projektet, és megkapja a labdát. Figyeljük meg, hogy még nem fejezte be a költség-kezelési folyamat még, de nem akarom, hogy mindezt a semmiért.
3. Költségvetés
Most, hogy általános becslései vannak a projekt igényeihez és az erőforrás-követelményekhez, elkezdhet dolgozni a projekt költségkeretén. A projekt költségvetése részletes terv, hogy mennyit tervez a projekt során, hogy mi és mikor.
A projekt összetettségétől függően a "mikor" jelentősen befolyásolhatja a költségirányítási stratégiát. A több éves projektek, érdemes tisztázni, hogy nem több, mint 30% -át a költségvetés kell költeni az első évben, stb Ez megakadályozhatja költségtúllépéseit később az úton.
Mindenre szüksége lesz az előző lépésekből, az A:
Egyértelműprojekt költségvetés
Projekt érdekképviseleti elemzés
4. Kicking
Bár nem közvetlenül része a költségirányítási folyamatnak, ez a szakasz, amikor elindítja a projekt. Győződjön meg róla, hogy véglegesítette a projekt költségvetése, és bemegy legrészletesebben kell annak érdekében, hogy sikeres legyen. Tervezze meg, hogy megoszthassa az összes információt a projekt érdekeltjeivel az Ön alattkickoff találkozó .
Mindenre szüksége lesz az előző lépésekből, az A:
Projekt idővonal, együttProjekt mérföldkövek
5. A költségek ellenőrzése
A költségkezelési folyamat nagy része az ötödik lépés során történik - aköltségkontrollfázis. Miután a projekt elindult, a költségszámítás kritikus fontosságú, hogy elkerülje a költségvetés túllépését. Tartsa nyomon, hogyan tölti ki a projekt költségvetését annak biztosítása érdekében, hogy ne legyen korrekciós intézkedés. Ez az a rész, ahol szükség esetén ellenőrzi a költségeket a projekt közepén.
Az a gyakoriság, amellyel felülvizsgálja ezt a projektet a projekttől függ. Néha meg akarja vizsgálni a költségeket valós időben. Más esetekben havi vagy akár negyedévente ellenőrizheti. Ossza meg a költségfrissítéseket szükség szerintA projekt állapotjelentéseiTehát az egész projektcsapat ugyanazon az oldalon található.
Ne feledje, hogy a projektkoncer változásai hatással lesznek a projektköltségvetésre és a költségekre, ezért szoros szemmel tartsák a kúszást. Ha a projekt költsége eltér túl sokat abból, amit tervezett, legyen az érintettek tudják, így proaktívan felér egy cselekvési tervet.
Mindenre szüksége lesz az előző lépésekből, az A:
Univerzális jelentési eszköz
6. A költségváltozás azonosítása
Miután a projekt véget ért, itt az ideje, hogy értékelje, hogyan tetted. Mi volt a projekt teljes költsége? Hogyan hasonlítottak össze a tényleges költségei a becsült költségeivel?
Ne feledje - nem akarsz túl messzire lenni mindkét irányban. A sikeres projekt közel áll (de alá) az előrejelzett projektköltségvetéshez. Ha túl sok pénzt költöttél, alábecsülte a projekt költségvetését, vagy túl sok előre nem látható költsége volt. Ha ez megtörténik, tartsa aProjekt Post Mortem találkozóÉrtékelni, hogy miért történt, és megakadályozza, hogy a jövőben történjen.
A flipsiden túl kevés a költségvetése is ideális. Ezeket a költségeket egy okból becsülte, és ha a költségvetés alatt jelentősen jöttél, a költségvetési folyamata pontatlan volt. Napja meg ezt az információt történelmi adatokként, és tartsa szem előtt a jövőbeni projektek, így növelheti pontosságát a költségbecslési fázis során.
A költséggazdálkodás előnyei és kihívásai
Ha helyesen történik, a költséggazdálkodás segíthet javítani a projekt tervezési folyamatát, és megakadályozza a projekt kockázatait az úton. Van néhány előnye a hatékony költséggazdálkodás-, valamint nagy hátránya, hogy néz ki.
A költséggazdálkodás előnyei
A költséggazdálkodás előnyei a következők:
Megakadályozzák a költség túllépését.A költséggazdálkodás legnyilvánvalóbb előnye, hogy segít a projektköltségek kezelésében. Használja ezt a folyamatot annak biztosítása érdekében, hogy ne töltsön túl sok költségvetést. Ez az előkészítés és a láthatóság szintje világos értelme van a rendelkezésre álló költségvetésnek, és hogyan fogja kiadni.
Szintet állapítson meg az érdekeltek elvárásait.Ha mindenki megérti a költségvetést, segít megelőzni a kúszást. Az érdekeltek kevésbé valószínűek lesznek a projektváltozásokat, mert világosabb értelemben részesülnek, hogy ezek a változások hogyan befolyásolják a költségvetést. Ha jelentős változtatásokat igényel, akkor beillesztheti költséggazdálkodási tervét aVáltoztassa meg a vezérlési folyamatotA projekt teljes idővonalának negatív hatásainak enyhítése.
Megakadályoz projektkockázat : A költséggazdálkodási folyamat egy része a kockázati juttatás építése a projekt költségvetésébe. Ez jellemzően a projekt költségvetésének 5-10% -a, amelyet használhat az előre nem látható vagy váratlan költségek kezelésére. Ha Ön új a költséggazdálkodás, célja mintegy 10% -os kockázati pótlék-as javítani a költséggazdálkodás gyakorlatban az alapvonal pontosabbá válik, így csökkentheti 5% -os kockázati pótlék.
A jövőbeli tervezés egyszerűsítése:Miután néhány alkalommal néhány alkalommal átmegy a költségirányítási folyamaton keresztül, jobb lesz a jövőben az erőforrás-tervezésnél. A költségkezelési folyamat tapasztalatainak megszerzése érzi magát arra, hogy a költségvetés és az erőforrás-optimalizálás hogyan befolyásolja egymást, így a folyamat könnyebbé tétele (és pontosabb) idővel.
Közös költségirányítási kihívások (és hogyan lehet legyőzni őket)
A költséggazdálkodás nem a hátránya nélkül. Vessen egy pillantást a költséggazdálkodás két fő alsó részére - és hogyan lehet megakadályozni őket.
A nagyszerű projektköltségvetésnek nem lehet, hogy nehezen tudja pontosan személyzet a projektet, és befejezze a szállítást.
Megoldás:Győződjön meg róla, hogy a költségvetés reális. Szükség esetén építsd ki a projekt költségvetési javaslatát a projekt charterre vagy üzleti esetére, és a szükséges költségvetésre. Nyilvánvaló, hogy a költségvetés fontos, és milyen források kritikusak a projekt sikeréhez.
A költségbecslések rossz beszerzése A PROJECT KIÁLLÍTÁSÁNAK ELLENŐRZÉSE ELLENŐRIZNI.
Megoldás:Győződjön meg róla, hogy megérti a projekt hatókörét a költségbecslési folyamat megkezdése előtt. Ne feledje, hogy a háromA projekt korlátaicsatlakoztatva vannak: idő, hatókör és költség. Ha csökkenteni szeretné a költségeket, előfordulhat, hogy növelnie kell az idővonalat, vagy csökkentenie kell a hatókörét. Ha nem akarja ezt megtenni, meg kell növelnie a költségeket, hogy magabiztosan elérje a teljes projektkör.
Maradjon a projekt költségvetésében a költséggazdálkodással
A költséggazdálkodásnak sok mozgó része van. Ennek eredményeképpen a csapatnak láthatóságra van szüksége ahhoz, hogy megakadályozza a költség túllépését, és biztosítsa, hogy befejezze a projektet a költségvetés alatt, minden alkalommal. A projekt összes információjának nyomon követéséhez használja a Munkagazdálkodási platformot UDN feladatkezelő . A projektköltség és a kickoff a post-mortemhez,UDN feladatkezelőSegít abban, hogy szinkronban maradjon a projektcsapat tagjaival és az érdekeltekkel az egész projekt folyamat során.
