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Sommario
Stimare efficacemente, il bilancio e la gestione dei costi del progetto con la gestione dei costi. In questo articolo, diamo un'occhiata ai 6 passaggi della gestione dei costi, nonché i pro e i contro di questo processo. Usa la gestione dei costi sul tuo prossimo progetto per rimanere al tuo budget del tuo progetto ogni volta.
Stima e monitorando accuratamente il tuobudget del progettoÈ uno dei modi migliori per impostare il tuo progetto per il successo fin dall'inizio. Questo processo è noto come gestione dei costi-sei passaggi per aiutarti a definire e rimanere sul budget per la durata del progetto. In questa guida, andremo oltre il processo di gestione dei costi e come è possibile implementare questo processo sul tuo prossimo progetto.
Qual è la gestione dei costi?
La gestione dei costi è il processo di stima, budgeting e controllo dei costi del progetto. Tipicamente il processo di gestione dei costi inizia durante ilIniziazione del progetto e fasi di pianificazione. Durante il corso del ciclo di vita del progetto, i gestori dei progetti revisione e monitorano i costi del progetto per garantire che non vada oltre il budget approvato.
Una volta terminato il progetto, il project manager valuta i costi effettivi contro la stima dei costi per raccogliere qualsiasilezioni imparatedal progetto. Questo può aiutare con la previsione e il benchmarking sui progetti futuri.
Perché la gestione dei costi è importante
La gestione dei costi è una parte fondamentale della pianificazione del progetto e del processo di gestione del progetto. Con una gestione efficace dei costi, è possibile creare piani di progetto più accurati, sviluppare una migliore comprensione dei vincoli del progetto e prevenire l'ambito del raggio dell'ambito più avanti sulla linea.
Crea piani di progetto accurati
Gestione dei costi aiuta con due parti critiche delProcesso di pianificazione del progetto: stima del costo e controllo dei costi. Sapere come stimare con precisione il budget di un progetto è un criticoAbilità di gestione del progetto .
Tipicamente, un budget del progetto sarà una delle prime cose che definisci. A seconda della tua organizzazione, questo potrebbe anche essere qualcosa che definisci durante la Carta del progetto per lanciare il progetto. Questo perché senza un budget del progetto, non sei in grado di accuratamenteallocare risorsePer colpire con sicurezza i tuoi obiettivi del progetto.
Comprendere i vincoli del progetto
Il costo è uno dei tre elementi delTriangolo di gestione del progetto(A volte chiamato i limiti tripli o il triangolo di ferro): costo, portata e tempo. Solo perché il costo è uno dei tre vincoli di progetto non significa che non puoi aumentare i costi, ma è importante essere consapevoli del fatto che il costo crescente impatta l'ambito e il tempo, e viceversa.
Prevenire lo scope creep.
Stare sul budget è un elemento chiave del fatto che un progetto sia in pista o meno. Questo impedisce i superamenti dei costi, che possono deragliare un progetto e portare aScope Creep.. Una volta inizia il progetto, il processo di controllo dei costi può aiutarti a tenere traccia dei budget del progetto e assicurarti di non superare il budget o corso rapidamente corretti se lo fai.
Come molti elementi diGestione dei rischi di progetto, La gestione dei costi è proattiva anziché reattiva. L'obiettivo non è valutare le prestazioni del progetto dopo il fatto, ma piuttosto a giudicare le prestazioni dei costi come il progetto è in volo.
6 passaggi per la gestione dei costi
Ci sono sei passaggi per costruire il piano di gestione dei costi:
1. Risorse
Prima di poter identificare i costi di progetto, hai bisogno prima di un senso delle risorse di cui hai bisogno per il progetto. Comprensione dei tuoi progetti Le esigenze di risorse ti aiutano a stimare quanto tempo, sforzi e denaro che spenderai durante il tuo progetto.
UN È tutto ciò che ti aiuta a completare un progetto, compresi strumenti, denaro, tempo, attrezzature e persino membri del team. Va bene se non sai esattamente ogni dettaglio durante questa prima fase. L'obiettivo del passo di risorse nella gestione dei costi è quello di ottenere una stima del pallone delle risorse, e di conseguenza, i costi, avrai bisogno per il tuo progetto. Successivamente, un chiaro piano di gestione delle risorse ti aiuterà con l'allocazione delle risorse una volta iniziata il progetto.
Avrai bisogno:
Chiaramente definitoobiettivi di progetto
UN Roadmap di progetto ad alto livelloo A.Struttura di rottura del lavoro (WBS), a seconda della complessità del progetto
Un provvisorioPiano di gestione delle risorse
UN dichiarazione dello scopo del progetto
2. Stima
Durante la fase di stima dei costi, stimulerai i costi associati a ciascuna risorsa per arrivare al tuo eventuale budget del progetto. Puoi utilizzare un progetto passato come benchmark se ne hai uno, o puoi provare a stimare i costi in base al piano di gestione delle risorse.
Essenzialmente, durante la fase di stima rispondendo a una domanda chiave: quanto costa ottenere i tuoi obiettivi del progetto? Tieni presente che ci possono essere costi inaspettati, quindi aspettarsi di costruire un buffer del 5-10% per qualsiasi stima.
Avrai bisogno di tutto dal passaggio precedente, insieme a A:
Programma del progetto(o A.Grafico pertPer progetti più complessi)
Elenco dei tuoiProject deliverables.
Chiaramente definitoMetriche di successo.
Come la prima fase della gestione dei costi, dovrai stimare i costi prima di ottenere l'approvazione per il tuo progetto. A seconda della complessità del tuo progetto, potresti voler creare più di una stima del budget del progetto con diversi costi di risorse o risultati finali, in base a ciò che pensi il tuosponsor del progettoe gli stakeholder esecutivi avranno approvato. Tieni sempre presente che queste stime possono cambiare.
Una volta che hai stimato i tuoi costi, crea unCharter del progetto o cassa aziendaleper lanciare il tuo progetto e ottenere la palla rotolata. Si noti che non hai ancora finito il processo di gestione dei costi, ma non vuoi fare tutto questo per niente.
3. Budget.
Ora che hai stime generali per le tue esigenze del progetto e i requisiti di risorse, puoi iniziare a lavorare sul tuo budget del tuo progetto. Il tuo budget del tuo progetto è un piano dettagliato di quanto pensi di spendere durante il progetto, per cosa, e da quando.
A seconda della complessità del tuo progetto, il "quando" può influenzare in modo significativo la tua strategia di gestione dei costi. Per i progetti plurienni, è possibile che si desidera chiarire che non dovrebbe essere speso più del 30% del budget nel primo anno, ecc. Questo può prevenire i costi sovrastanti in seguito lungo la strada.
Avrai bisogno di tutto dai passaggi precedenti, insieme a A:
Chiarobudget del progetto
Analisi degli stakeholder del progetto
4. Calciare
Mentre non direttamente parte del processo di gestione dei costi, questo è il palcoscenico quando si avvia il tuo progetto. Assicurati di aver finalizzato il tuo budget del tuo progetto e vai in molti dettagli come devi per avere successo. Pianifica di condividere tutte queste informazioni con i propri stakeholder del progetto durante il tuoPROGETTO KICKOFF INCONTRO .
Avrai bisogno di tutto dai passaggi precedenti, insieme a A:
Cronologia del progetto, insieme a qualsiasiPietra miliari del progetto
5. Controllo dei costi
La maggior parte del processo di gestione dei costi avviene durante il passaggio cinque-ilcontrollo dei costifase. Una volta avviato il tuo progetto, la contabilità dei costi è fondamentale per aiutarti a evitare il budget di scadenza. Tieni traccia di come stai spendendo il budget del tuo progetto per assicurarti di non aver bisogno di prendere alcuna azione correttiva. Questa è la parte in cui tu controlli i costi, se necessario, regolando il progetto a metà volo.
La frequenza con cui fai esaminare questo dipenderà dal tuo progetto. A volte vorrai rivedere i costi in tempo reale. In altri casi, è possibile controllare mensilmente o addirittura trimestrale. Aggiornamenti dei costi di condivisione Se necessarioRapporti sullo stato del progettoQuindi l'intero team di progetto è sulla stessa pagina.
Tieni presente che eventuali modifiche allo scopo del progetto avranno un impatto sul budget del progetto e sui costi, quindi tieni d'occhio l'occhio sullo scope creep. Se il costo del progetto devia troppo da ciò che hai previsto, lascia che i tuoi stakeholder sappiano in modo da poter inviare proattivamente un piano d'azione.
Avrai bisogno di tutto dai passaggi precedenti, insieme a A:
Strumento di gestione del progetto
Strumento di reporting universale
6. Identificazione della varianza dei costi
Una volta che il progetto è finito, è tempo di valutare come hai fatto. Quali sono stati i costi totali del progetto? In che modo i tuoi costi effettivi sono stati confrontati con i costi stimati?
Tieni presente che non vuoi essere troppo lontano in entrambe le direzioni. Un progetto di successo finisce vicino a (ma sotto) il budget del progetto previsto. Se hai speso troppi soldi, o hai sottovalutato il tuo budget del tuo progetto o hai avuto troppe spese impreviste. Se questo accade, tenere unRiunione di progetto post mortemPer valutare perché è successo e impedire che ciò accada in futuro.
Sul flipside, spendere troppo poco del tuo budget non è ideale. Hai stimato questi costi per una ragione, e se sei stato in modo significativo al budget, il processo di bilancio dei costi è stato inaccurato. Registra queste informazioni come dati storici e tenerlo a mente per progetti futuri, in modo da poter aumentare la precisione durante la fase di stima dei costi.
I vantaggi e le sfide della gestione dei costi
Una volta terminato correttamente, la gestione dei costi può aiutarti a migliorare il processo di pianificazione del progetto e prevenire i rischi di progetto più avanti lungo la strada. Ci sono alcuni vantaggi chiave di una gestione efficace dei costi, nonché i principali inconvenienti per l'attenzione.
Benefici della gestione dei costi
Alcuni dei benefici della Gestione dei costi includono:
Prevenire il superamento dei costi.Il vantaggio più ovvio della gestione dei costi è che ti aiuta a gestire i costi di progetto. Usa questo processo per assicurarti di non spendere troppo del tuo budget. Questo livello di preparazione e visibilità ti dà un chiaro senso del budget che hai a disposizione e come lo spenderai.
Livello imposta le aspettative degli stakeholder.Se tutti comprendono il budget, può aiutare a prevenire lo scope creep. Le parti interessate saranno meno propensi a chiedere modifiche del progetto perché avranno un senso più chiaro di come questi cambiamenti influiscono sul budget. Se è necessario apportare modifiche significative, è possibile incorporare il piano di gestione dei costi nelCambia il processo di controlloper mitigare eventuali effetti negativi alla timeline complessiva del progetto.
Prevenire Rischio del progetto : Parte del processo di gestione dei costi sta costruendo l'indennità di rischio nel budget del progetto. Questo è in genere il 5-10% del budget del tuo progetto, che è possibile utilizzare per gestire eventuali costi imprevisti o imprevisti. Se sei nuovo per la gestione dei costi, mirare per circa il 10% di assegno al rischio, mentre migliora la pratica della gestione dei costi, la tua linea di base diventerà più accurata, quindi puoi ridurre al 5% di indennità di rischio.
Semplifica la pianificazione futura:Una volta attraversato il processo di gestione dei costi alcune volte su alcuni progetti diversi, migliorerai meglio la pianificazione delle risorse in futuro. Ottenere esperienza con il processo di gestione dei costi ti dà il senso di come l'ottimizzazione del bilancio e delle risorse si influenzano l'un l'altro, rendendo il processo più facile (e più accurato) nel tempo.
Sfide comuni di gestione dei costi (e come superarle)
La gestione dei costi non è priva di negativi. Dai un'occhiata ai due principali negativi della Gestione dei costi - e come prevenirli.
Non avere un grande budget di progetto sufficientemente in grado di rendere difficile il personale con precisione il progetto e completare i risultati.
Soluzione:Assicurati che il tuo budget sia realistico. Se necessario, costruisci la proposta di budget del progetto nella tua carta del progetto o nel caso di business case e pitch per il budget di cui hai bisogno. Spiega chiaramente perché il budget è importante e quali risorse sono fondamentali per il successo del progetto.
Ottenere le stime dei costi errato può impostare il tuo progetto fuori traccia prima che inizi anche.
Soluzione:Assicurati di capire lo scopo del tuo progetto prima di iniziare il processo di stima dei costi. Tieni presente che i treVincoli di progettosono collegati: tempo, portata e costo. Se si desidera ridurre i costi, potrebbe essere necessario aumentare la timeline o ridurre la portata. Se non vuoi farlo, dovrai aumentare i costi per ottenere con sicurezza l'ambito completo del progetto.
Rimani nel tuo budget del tuo progetto con Gestione dei costi
La gestione dei costi ha molte parti in movimento. Di conseguenza, il tuo team ha bisogno di visibilità per prevenire i costi invaso e assicurati di aver terminato il tuo progetto in budget, ogni volta. Per tenere traccia di tutte le informazioni del tuo progetto, utilizzare una piattaforma di gestione del lavoro come UDN Task Manager . Dal progetto costante e kickoff a post-mortem,UDN Task ManagerTi aiuta a rimanere sincronizzato con i tuoi membri del tuo progetto e le parti interessate durante l'intero processo del progetto.
