Manajemen Biaya Baru? Mulai di sini.
Ringkasan
Estimasi, anggaran, dan pengelolaan biaya proyek dengan manajemen biaya. Pada artikel ini, kami melihat 6 langkah manajemen biaya, serta pro dan kontra dari proses ini. Gunakan manajemen biaya pada proyek Anda berikutnya untuk tetap dalam anggaran proyek Anda setiap saat.
Memperkirakan dan memantau secara akurat Andaanggaran proyekadalah salah satu cara terbaik untuk menetapkan proyek Anda untuk sukses sejak awal. Proses ini dikenal sebagai manajemen biaya - enam langkah untuk membantu Anda mendefinisikan dan tetap dengan anggaran untuk durasi proyek Anda. Dalam panduan ini, kami akan membahas proses manajemen biaya dan bagaimana Anda dapat menerapkan proses ini pada proyek Anda berikutnya.
Apa itu Manajemen Biaya?
Manajemen biaya adalah proses estimasi, penganggaran, dan mengendalikan biaya proyek. Biasanya proses manajemen biaya dimulai selamafase inisiasi dan perencanaan proyek. Selama siklus hidup proyek, manajer proyek meninjau dan memantau biaya proyek untuk memastikannya tidak melampaui anggaran yang disetujui.
Setelah proyek selesai, manajer proyek mengevaluasi biaya aktual vs perkiraan biaya untuk mengumpulkanPelajaran yang Dipakaidari proyek. Ini dapat membantu peramalan dan benchmarking pada proyek masa depan.
Mengapa Manajemen Biaya Masalah
Manajemen biaya adalah bagian penting dari perencanaan proyek dan proses manajemen proyek. Dengan manajemen biaya yang efektif, Anda dapat membuat rencana proyek yang lebih akurat, mengembangkan pemahaman yang lebih baik tentang kendala proyek, dan mencegah cakupan creep lebih jauh ke bawah garis.
Buat rencana proyek yang akurat
Manajemen biaya membantu dengan dua bagian penting dariproses perencanaan proyek: Perkiraan biaya dan kontrol biaya. Mengetahui cara memperkirakan anggaran proyek secara akurat adalah kritisKeterampilan Manajemen Proyek .
Biasanya, anggaran proyek akan menjadi salah satu hal pertama yang Anda definisikan. Tergantung pada organisasi Anda, ini bahkan mungkin sesuatu yang Anda definisikan selama Piagam Proyek untuk melempar proyek. Itu karena tanpa anggaran proyek, Anda tidak dapat secara akuratalokasi sumber dayauntuk dengan percaya diri mengenai tujuan proyek Anda.
Memahami kendala proyek
Biaya adalah salah satu dari tiga elemen dariSegitiga Manajemen Proyek(kadang-kadang disebut keterbatasan triple atau segitiga besi): biaya, ruang lingkup, dan waktu. Hanya karena biaya adalah salah satu dari tiga kendala proyek tidak berarti Anda tidak dapat menambah biaya - tetapi penting untuk menyadari bahwa meningkatkan dampak biaya ruang lingkup dan waktu, dan sebaliknya.
Cegah lingkup creep.
Tetap menggunakan anggaran adalah elemen kunci dari apakah suatu proyek berada di jalur atau tidak. Ini mencegah overrun biaya, yang dapat menggagalkan proyek dan mengarah keLingkup creep.. Setelah proyek dimulai, proses pengendalian biaya dapat membantu Anda melacak anggaran proyek dan memastikan Anda tidak melebihi anggaran - atau dengan cepat tentu saja benar jika Anda melakukannya.
Seperti banyak elemenManajemen Risiko Proyek., Manajemen biaya proaktif alih-alih reaktif. Tujuannya bukan untuk mengevaluasi kinerja proyek setelah fakta, melainkan menilai kinerja biaya karena proyek ini sedang dalam penerbangan.
6 Langkah untuk Manajemen Biaya
Ada enam langkah untuk membangun rencana manajemen biaya Anda:
1. Sumber daya
Sebelum Anda dapat mengidentifikasi biaya proyek, Anda pertama-tama membutuhkan rasa sumber daya yang Anda perlukan untuk proyek tersebut. Memahami kebutuhan sumber daya proyek Anda membantu Anda memperkirakan berapa banyak waktu, usaha, dan uang yang akan Anda habiskan selama proyek Anda.
SEBUAH Adalah segala sesuatu yang membantu Anda menyelesaikan proyek - termasuk alat, uang, waktu, peralatan, dan bahkan anggota tim. Tidak apa-apa jika Anda tidak tahu persis setiap detail selama fase pertama ini. Tujuan dari langkah sumber daya dalam pengelolaan biaya adalah untuk mendapatkan estimasi sandangan sumber daya - dan sebagai hasilnya, biaya - Anda harus untuk proyek Anda. Kemudian, rencana pengelolaan sumber daya yang jelas akan membantu Anda dengan alokasi sumber daya setelah proyek sebenarnya dimulai.
Kamu akan membutuhkan:
Didefinisikan dengan jelastujuan proyek
SEBUAHRoadmap proyek tingkat tinggiatau seorangStruktur Breakdown Kerja (WBS), tergantung pada kompleksitas proyek
Tentatif.Rencana Manajemen Sumber Daya
SEBUAHPernyataan Lingkup Proyek
2. memperkirakan
Selama tahap estimasi biaya, Anda akan memperkirakan biaya yang terkait dengan setiap sumber daya untuk sampai pada anggaran proyek akhirnya. Anda dapat menggunakan proyek masa lalu sebagai tolok ukur jika Anda memiliki satu - atau Anda dapat mencoba memperkirakan biaya berdasarkan rencana pengelolaan sumber daya Anda.
Pada dasarnya, selama fase estimasi Anda menjawab satu pertanyaan kunci: berapa biayanya untuk mencapai tujuan proyek Anda? Perlu diingat bahwa mungkin ada biaya tak terduga, jadi berharap untuk membangun buffer 5-10% untuk estimasi apa pun.
Anda akan membutuhkan semuanya mulai dari langkah sebelumnya, bersama dengan:
Jadwal proyek(atau seorangPertengahan pertunjukanUntuk proyek yang lebih kompleks)
DaftarmuProduktif Project.
Didefinisikan dengan jelasMetrik sukses
Seperti tahap pertama manajemen biaya, Anda harus memperkirakan biaya sebelum Anda mendapat persetujuan untuk proyek Anda. Tergantung pada kompleksitas proyek Anda, Anda mungkin ingin membuat lebih dari satu perkiraan anggaran proyek dengan biaya sumber daya yang berbeda atau hasil akhir, berdasarkan pada apa yang Anda pikirkanSponsor Proyekdan pemangku kepentingan eksekutif akan menyetujui. Perlu diingat bahwa estimasi ini dapat berubah.
Setelah Anda memperkirakan biaya Anda, buat aPiagam proyekataukasus bisnisuntuk melempar proyek Anda dan mendapatkan bola bergulir. Perhatikan bahwa Anda belum menyelesaikan proses manajemen biaya, tetapi Anda tidak ingin melakukan semua ini tanpa hasil.
3. Penganggaran
Sekarang Anda memiliki estimasi umum untuk kebutuhan proyek dan persyaratan sumber daya, Anda dapat mulai mengerjakan anggaran proyek Anda. Anggaran proyek Anda adalah rencana terperinci tentang berapa banyak yang Anda rencanakan untuk dibelanjakan selama proyek, untuk apa, dan kapan.
Tergantung pada kompleksitas proyek Anda, "kapan" dapat secara signifikan mempengaruhi strategi manajemen biaya Anda. Untuk proyek-proyek multi-tahun, Anda mungkin ingin mengklarifikasi bahwa tidak lebih dari 30% dari anggaran Anda harus dihabiskan di tahun pertama, dll. Ini dapat mencegah overruns biaya kemudian di ujung jalan.
Anda akan membutuhkan semuanya, mulai dari langkah-langkah sebelumnya, bersama dengan:
Jernihanggaran proyek
Analisis Stakeholder Proyek
4. Mulai
Meskipun tidak secara langsung bagian dari proses manajemen biaya, ini adalah tahap ketika Anda meluncurkan proyek Anda. Pastikan Anda telah menyelesaikan anggaran proyek Anda, dan masuk ke detail sebanyak yang Anda butuhkan untuk menjadi sukses. Berencana untuk berbagi semua informasi ini dengan pemangku kepentingan proyek Anda selama AndaPertemuan Proyek Kickoff .
Anda akan membutuhkan semuanya, mulai dari langkah-langkah sebelumnya, bersama dengan:
Timeline Project., bersama dengan apa puntonggak proyek
5. Mengontrol Biaya
Sebagian besar proses manajemen biaya terjadi selama langkah lima -pengendalian biayafase. Setelah proyek Anda diluncurkan, akuntansi biaya sangat penting untuk membantu Anda menghindari overrunning anggaran Anda. Melacak bagaimana Anda menghabiskan anggaran proyek Anda untuk memastikan Anda tidak perlu mengambil tindakan korektif. Ini adalah bagian di mana Anda mengendalikan biaya, jika perlu, dengan menyesuaikan proyek pertengahan proyek.
Frekuensi yang Anda tinjau ini akan tergantung pada proyek Anda. Terkadang Anda ingin meninjau biaya secara real time. Dalam kasus lain, Anda dapat memeriksa bulanan atau bahkan triwulanan. Pembaruan biaya berbagi seperlunya melaluiLaporan Status ProyekJadi seluruh tim proyek berada di halaman yang sama.
Perlu diingat bahwa setiap perubahan pada lingkup proyek akan berdampak pada anggaran dan biaya proyek, jadi perhatikan cincin ruang lingkup. Jika biaya proyek menyimpang terlalu banyak dari apa yang Anda anggungkan, biarkan para pemangku kepentingan Anda tahu sehingga Anda dapat secara proaktif muncul dengan rencana aksi.
Anda akan membutuhkan semuanya, mulai dari langkah-langkah sebelumnya, bersama dengan:
Alat Pelaporan Universal.
6. Mengidentifikasi varians biaya
Setelah proyek selesai, saatnya untuk mengevaluasi bagaimana Anda melakukannya. Berapa total biaya proyek? Bagaimana biaya aktual Anda dibandingkan dengan perkiraan biaya Anda?
Perlu diingat - Anda tidak ingin terlalu jauh ke arah mana pun. Proyek yang sukses berakhir dekat dengan (tetapi di bawah) anggaran proyek yang diperkirakan. Jika Anda menghabiskan terlalu banyak uang, Anda meremehkan anggaran proyek Anda atau memiliki biaya terlalu banyak yang tidak terduga. Jika ini terjadi, tahan aPertemuan Proyek Post Mortemuntuk mengevaluasi mengapa itu terjadi dan mencegahnya terjadi di masa depan.
Di flipside, menghabiskan terlalu sedikit anggaran Anda juga tidak ideal. Anda memperkirakan biaya ini karena suatu alasan, dan jika Anda datang secara signifikan berdasarkan anggaran, proses penganggaran biaya Anda tidak akurat. Catat informasi ini sebagai data historis dan ingatlah untuk proyek-proyek masa depan, sehingga Anda dapat meningkatkan keakuratan Anda selama fase estimasi biaya.
Manfaat dan Tantangan Manajemen Biaya
Setelah dilakukan dengan benar, manajemen biaya dapat membantu Anda meningkatkan proses perencanaan proyek Anda dan mencegah risiko proyek lebih jauh di ujung jalan. Ada beberapa manfaat utama dari manajemen biaya yang efektif - serta kelemahan utama untuk diperhatikan.
Manfaat Manajemen Biaya
Beberapa manfaat manajemen biaya meliputi:
Cegah overrun biaya.Manfaat yang paling jelas dari manajemen biaya adalah membantu Anda mengelola biaya proyek. Gunakan proses ini untuk memastikan Anda tidak menghabiskan terlalu banyak anggaran Anda. Tingkat persiapan dan visibilitas ini memberi Anda rasa anggaran yang jelas yang Anda miliki dan bagaimana Anda akan menghabiskannya.
Tingkat mengatur harapan pemangku kepentingan.Jika semua orang mengerti anggaran, itu dapat membantu mencegah creep creep. Stakeholder akan lebih kecil kemungkinannya untuk meminta perubahan proyek karena mereka akan memiliki perasaan yang lebih jelas tentang bagaimana perubahan tersebut memengaruhi anggaran. Jika Anda perlu melakukan perubahan signifikan, Anda dapat memasukkan rencana manajemen biaya Anda ke dalamUbah proses kontroluntuk memitigasi efek negatif pada timeline keseluruhan proyek.
Mencegah risiko proyek : Bagian dari proses manajemen biaya adalah membangun tunjangan risiko ke dalam anggaran proyek Anda. Ini biasanya 5-10% dari anggaran proyek Anda, yang dapat Anda gunakan untuk menangani biaya yang tidak terduga atau tidak terduga. Jika Anda baru mengenal manajemen biaya, bertujuan untuk sekitar 10% tunjangan risiko - ketika Anda meningkatkan praktik manajemen biaya Anda, baseline Anda akan menjadi lebih akurat, sehingga Anda dapat mengurangi tunjangan risiko 5%.
Sederhanakan Perencanaan Masa Depan:Setelah Anda melalui proses manajemen biaya beberapa kali pada beberapa proyek berbeda, Anda akan menjadi lebih baik dalam perencanaan sumber daya di masa depan. Mendapatkan pengalaman dengan proses manajemen biaya memberi Anda perasaan untuk cara penganggaran dan pengoptimalan sumber daya satu sama lain, membuat proses lebih mudah (dan lebih akurat) dari waktu ke waktu.
Tantangan manajemen biaya umum (dan bagaimana mengatasinya)
Manajemen biaya bukan tanpa kelemahannya. Lihatlah dua downsides utama manajemen biaya - dan bagaimana mencegahnya.
Tidak memiliki anggaran proyek yang cukup besar dapat membuatnya sulit untuk secara akurat staf proyek dan menyelesaikan hasil.
Larutan:Pastikan anggaran Anda realistis. Jika perlu, bangun proposal anggaran proyek Anda ke dalam piagam proyek Anda atau kasus bisnis, dan nada untuk anggaran yang Anda butuhkan. Jelaskan dengan jelas mengapa anggaran itu penting, dan sumber daya apa yang penting untuk keberhasilan proyek.
Mendapatkan perkiraan biaya yang salah dapat mengatur proyek Anda di luar jalur sebelum dimulai.
Larutan:Pastikan Anda memahami ruang lingkup proyek Anda sebelum memulai proses estimasi biaya. Perlu diingat bahwa ketiganyakendala proyekterhubung: waktu, ruang lingkup, dan biaya. Jika Anda ingin mengurangi biaya, Anda mungkin perlu meningkatkan timeline, atau mengurangi ruang lingkup. Jika Anda tidak ingin melakukan itu, Anda harus menambah biaya untuk dengan percaya diri mencapai ruang lingkup proyek penuh.
Tetap dalam anggaran proyek Anda dengan manajemen biaya
Manajemen biaya memiliki banyak bagian yang bergerak. Akibatnya, tim Anda membutuhkan visibilitas untuk mencegah overrun biaya dan memastikan Anda menyelesaikan proyek Anda berdasarkan anggaran, setiap kali. Untuk melacak semua informasi proyek Anda, gunakan platform manajemen kerja seperti UDN Task Manager. . Dari biaya proyek dan kickoff ke post-mortem,UDN Task Manager.Membantu Anda tetap sinkron dengan anggota tim proyek dan pemangku kepentingan selama seluruh proses proyek.
