ใหม่เพื่อการจัดการต้นทุน? เริ่มที่นี่.

สรุป

ประมาณการงบประมาณอย่างมีประสิทธิภาพและจัดการต้นทุนโครงการด้วยการจัดการต้นทุน ในบทความนี้เราดูที่ 6 ขั้นตอนของการจัดการต้นทุนรวมถึงข้อดีข้อเสียของกระบวนการนี้ ใช้การจัดการต้นทุนในโครงการต่อไปของคุณเพื่ออยู่ในงบประมาณโครงการของคุณทุกครั้ง

ประมาณการและตรวจสอบอย่างแม่นยำงบประมาณโครงการเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการกำหนดโครงการของคุณเพื่อความสำเร็จตั้งแต่เริ่มต้น กระบวนการนี้เรียกว่าการจัดการต้นทุน - หกขั้นตอนในการช่วยให้คุณกำหนดและอยู่ในงบประมาณในช่วงระยะเวลาของโครงการของคุณ ในคู่มือนี้เราจะไปที่กระบวนการจัดการต้นทุนและวิธีที่คุณสามารถใช้กระบวนการนี้ในโครงการต่อไปของคุณ

การจัดการต้นทุนคืออะไร

การจัดการต้นทุนเป็นกระบวนการประเมินค่างบประมาณและการควบคุมต้นทุนโครงการ โดยทั่วไปแล้วกระบวนการจัดการต้นทุนจะเริ่มขึ้นในช่วงการเริ่มต้นโครงการและขั้นตอนการวางแผน. ในระหว่างการแข่งขันวงจรวงจรโครงการผู้จัดการโครงการตรวจสอบและติดตามค่าใช้จ่ายของโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่ผ่านงบประมาณที่ได้รับอนุมัติ

เมื่อโครงการเสร็จสิ้นผู้จัดการโครงการจะประเมินต้นทุนจริงเทียบกับประมาณการต้นทุนเพื่อรวบรวมใด ๆบทเรียนที่เรียนรู้จากโครงการ สิ่งนี้สามารถช่วยในการพยากรณ์และการเปรียบเทียบในโครงการในอนาคต

ทำไมต้องมีการจัดการต้นทุน

การจัดการต้นทุนเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการวางแผนโครงการและการบริหารโครงการ ด้วยการจัดการต้นทุนที่มีประสิทธิภาพคุณสามารถสร้างแผนโครงการที่แม่นยำยิ่งขึ้นพัฒนาความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับข้อ จำกัด ของโครงการและป้องกันขอบเขตการคืบคลานไปต่อสายต่อไป

สร้างแผนโครงการที่ถูกต้อง

การจัดการต้นทุนช่วยให้มีสองส่วนที่สำคัญของกระบวนการวางแผนโครงการ: การประมาณค่าใช้จ่ายและการควบคุมต้นทุน การรู้วิธีการประเมินงบประมาณของโครงการอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญทักษะการจัดการโครงการ .

โดยทั่วไปแล้วงบประมาณโครงการจะเป็นหนึ่งในสิ่งแรกที่คุณกำหนด ขึ้นอยู่กับองค์กรของคุณสิ่งนี้อาจเป็นสิ่งที่คุณกำหนดในระหว่างการเช่าเหมาลำโครงการเพื่อตั้งค่าโครงการ นั่นเป็นเพราะไม่มีงบประมาณโครงการคุณไม่สามารถทำได้อย่างถูกต้องจัดสรรทรัพยากรเพื่อตีเป้าหมายโครงการของคุณอย่างมั่นใจ

เข้าใจข้อ จำกัด ของโครงการ

ค่าใช้จ่ายเป็นหนึ่งในสามองค์ประกอบของสามเหลี่ยมการจัดการโครงการ(บางครั้งเรียกว่าข้อ จำกัด สามหรือสามเหลี่ยมเหล็ก): ค่าใช้จ่ายขอบเขตและเวลา เพียงเพราะค่าใช้จ่ายเป็นหนึ่งในสามข้อ จำกัด ของโครงการไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถเพิ่มต้นทุนได้ แต่เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องระวังว่าการเพิ่มผลกระทบต้นทุนและเวลาและในทางกลับกัน

ป้องกันขอบเขตการคืบ

การอยู่ในงบประมาณเป็นองค์ประกอบสำคัญของโครงการหรือไม่ สิ่งนี้ป้องกันไม่ให้ค่าใช้จ่ายเกินซึ่งสามารถตกรางโครงการและนำไปสู่ขอบเขตคืบ. เมื่อโครงการเริ่มต้นแล้วกระบวนการควบคุมต้นทุนสามารถช่วยให้คุณติดตามงบประมาณโครงการและให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ผ่านงบประมาณหรือแน่นอนอย่างรวดเร็วหากคุณทำ

เหมือนองค์ประกอบมากมายของการบริหารความเสี่ยงโครงการการจัดการต้นทุนเป็นเชิงรุกแทนที่จะเป็นปฏิกิริยา เป้าหมายไม่ใช่เพื่อประเมินประสิทธิภาพของโครงการหลังจากความจริง แต่เป็นการตัดสินประสิทธิภาพต้นทุนในฐานะโครงการอยู่ในเที่ยวบิน

6 ขั้นตอนในการจัดการต้นทุน

มีหกขั้นตอนในการสร้างแผนการจัดการต้นทุนของคุณ:

1. การจัดหาทรัพยากร

ก่อนที่คุณจะสามารถระบุค่าใช้จ่ายโครงการคุณต้องมีความรู้สึกถึงทรัพยากรที่คุณต้องการสำหรับโครงการ การทำความเข้าใจความต้องการด้านการจัดหาโครงการของคุณช่วยให้คุณประเมินระยะเวลาความพยายามและเงินที่คุณใช้ในระหว่างโครงการของคุณ

ให้ เป็นสิ่งที่ช่วยให้คุณทำโครงการรวมถึงเครื่องมือเงินเวลาอุปกรณ์และแม้แต่สมาชิกในทีม ไม่เป็นไรถ้าคุณไม่รู้ทุกรายละเอียดในช่วงแรกนี้ เป้าหมายของขั้นตอนการจัดหาทรัพยากรในการจัดการต้นทุนคือการได้รับการประเมิน Ballpark ของทรัพยากร - และเป็นผลให้ต้นทุนที่คุณต้องการสำหรับโครงการของคุณ ต่อมาแผนการจัดการทรัพยากรที่ชัดเจนจะช่วยคุณในการจัดสรรทรัพยากรเมื่อโครงการเริ่มจริง

คุณจะต้องการ:

กำหนดไว้อย่างชัดเจนวัตถุประสงค์ของโครงการ

ให้แผนงานโครงการระดับสูงหรือโครงสร้างการสลายการทำงาน (WBS)ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของโครงการ

ไม่แน่นอนแผนการจัดการทรัพยากร

ให้คำสั่งขอบเขตโครงการ

2. การประเมิน

ในระหว่างขั้นตอนการประเมินต้นทุนคุณจะประเมินค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับแต่ละทรัพยากรเพื่อให้ถึงงบประมาณโครงการในที่สุดของคุณ คุณสามารถใช้โครงการที่ผ่านมาเป็นเกณฑ์มาตรฐานหากคุณมีหนึ่งหรือคุณสามารถลองประเมินต้นทุนตามแผนการจัดการทรัพยากรของคุณ

โดยพื้นฐานแล้วในระหว่างการประเมินขั้นตอนที่คุณตอบคำถามสำคัญหนึ่งข้อ: ราคาเท่าไหร่ในการบรรลุเป้าหมายโครงการของคุณ? โปรดทราบว่าอาจมีค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดดังนั้นคาดว่าจะสร้างในบัฟเฟอร์ 5-10% สำหรับการประมาณการใด ๆ

คุณจะต้องมีทุกอย่างตั้งแต่ขั้นตอนก่อนหน้าพร้อมกับ:

ตารางโปรเจ็ค(หรือแผนภูมิ pertสำหรับโครงการที่ซับซ้อนมากขึ้น)

รายการของคุณการส่งมอบโครงการ

กำหนดไว้อย่างชัดเจนตัวชี้วัดความสำเร็จ

เช่นเดียวกับขั้นตอนแรกของการจัดการต้นทุนคุณจะต้องประเมินค่าใช้จ่ายก่อนที่คุณจะได้รับการอนุมัติสำหรับโครงการของคุณ ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของโครงการของคุณคุณอาจต้องการสร้างการประเมินงบประมาณโครงการมากกว่าหนึ่งรายการด้วยต้นทุนทรัพยากรที่แตกต่างกันหรือส่งมอบสุดท้ายตามสิ่งที่คุณคิดผู้สนับสนุนโครงการและผู้มีส่วนได้เสียผู้บริหารจะอนุมัติ โปรดจำไว้เสมอว่าการประมาณการเหล่านี้อาจมีการเปลี่ยนแปลง

เมื่อคุณประเมินค่าใช้จ่ายของคุณให้สร้างกฎบัตรโครงการหรือกรณีธุรกิจเพื่อขว้างโครงการของคุณและรับลูกบอลกลิ้ง โปรดทราบว่าคุณยังไม่เสร็จสิ้นกระบวนการจัดการต้นทุน แต่คุณไม่ต้องการทำทั้งหมดนี้เพื่ออะไร

3. การจัดทำงบประมาณ

ตอนนี้คุณมีการประมาณการทั่วไปสำหรับความต้องการโครงการและความต้องการทรัพยากรของคุณคุณสามารถเริ่มทำงานในงบประมาณโครงการของคุณ งบประมาณโครงการของคุณเป็นแผนรายละเอียดว่าคุณวางแผนที่จะใช้จ่ายในระหว่างโครงการเพื่ออะไรและเมื่อใด

ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของโครงการของคุณ "เมื่อ" อาจมีอิทธิพลต่อกลยุทธ์การจัดการต้นทุนของคุณอย่างมีนัยสำคัญ สำหรับโครงการหลายปีคุณอาจต้องการชี้แจงว่าไม่เกิน 30% ของงบประมาณของคุณควรใช้ในปีแรก ฯลฯ สามารถป้องกันค่าใช้จ่ายที่เกินกว่าถนน

คุณจะต้องมีทุกอย่างตั้งแต่ขั้นตอนก่อนหน้าพร้อม:

ชัดเจนงบประมาณโครงการ

การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ

4. การเตะออก

ในขณะที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดการต้นทุนโดยตรงนี่คือขั้นตอนที่คุณเปิดโครงการของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สรุปงบประมาณโครงการของคุณแล้วไปให้รายละเอียดมากเท่าที่คุณต้องการเพื่อที่จะประสบความสำเร็จ วางแผนที่จะแบ่งปันข้อมูลทั้งหมดนี้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการของคุณในระหว่างคุณการประชุมเขี่ยโครงการ .

คุณจะต้องมีทุกอย่างตั้งแต่ขั้นตอนก่อนหน้าพร้อม:

แผนโครงการ

โครงการไทม์ไลน์พร้อมกับใด ๆเหตุการณ์สำคัญของโครงการ

5. การควบคุมต้นทุน

กระบวนการจัดการต้นทุนจำนวนมากเกิดขึ้นระหว่างขั้นตอนที่ห้า -การควบคุมต้นทุนเฟส เมื่อโครงการของคุณได้เปิดตัวบัญชีต้นทุนมีความสำคัญต่อการช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการใช้งบประมาณของคุณมากเกินไป ติดตามวิธีการที่คุณใช้จ่ายงบประมาณโครงการของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการแก้ไขใด ๆ นี่คือส่วนที่คุณควบคุมค่าใช้จ่ายหากจำเป็นโดยการปรับโครงการเที่ยวบินกลาง

ความถี่ที่คุณตรวจสอบสิ่งนี้จะขึ้นอยู่กับโครงการของคุณ บางครั้งคุณต้องการทบทวนค่าใช้จ่ายแบบเรียลไทม์ ในกรณีอื่น ๆ คุณสามารถเช็คอินรายเดือนหรือแม้กระทั่งรายไตรมาส แบ่งปันการอัปเดตต้นทุนตามความจำเป็นผ่านรายงานสถานะโครงการดังนั้นทีมงานโครงการทั้งหมดอยู่ในหน้าเดียวกัน

โปรดทราบว่าการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในขอบเขตโครงการจะส่งผลกระทบต่องบประมาณโครงการและค่าใช้จ่ายดังนั้นจับตามองในขอบเขตการคืบคลาน หากต้นทุนโครงการเบี่ยงเบนไปมากเกินไปจากสิ่งที่คุณงบประมาณให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณรู้เพื่อให้คุณสามารถสร้างแผนปฏิบัติการเชิงรุก

คุณจะต้องมีทุกอย่างตั้งแต่ขั้นตอนก่อนหน้าพร้อม:

เครื่องมือการจัดการโครงการ

เครื่องมือการรายงานสากล

6. การระบุความแปรปรวนของต้นทุน

เมื่อโครงการสิ้นสุดลงแล้วก็ถึงเวลาที่จะประเมินว่าคุณทำอย่างไร ค่าใช้จ่ายทั้งหมดของโครงการคืออะไร ค่าใช้จ่ายจริงของคุณเปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายโดยประมาณของคุณอย่างไร

โปรดจำไว้ว่าคุณไม่ต้องการออกไปในทิศทางใดทิศทางหนึ่ง โครงการที่ประสบความสำเร็จสิ้นสุดลงใกล้กับ (แต่ภายใต้) งบประมาณโครงการที่คาดการณ์ไว้ หากคุณใช้เงินมากเกินไปคุณประเมินงบประมาณโครงการของคุณหรือมีค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดมากเกินไป หากสิ่งนี้เกิดขึ้นให้ถือโครงการการประชุมพิธีกรโพสต์เพื่อประเมินสาเหตุที่เกิดขึ้นและป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นในอนาคต

บน flipside การใช้จ่ายเล็กน้อยเกินไปของงบประมาณของคุณก็ไม่เหมาะ คุณประเมินค่าใช้จ่ายเหล่านี้ด้วยเหตุผลและหากคุณเข้ามาในงบประมาณอย่างมีนัยสำคัญกระบวนการจัดทำงบประมาณค่าใช้จ่ายของคุณไม่ถูกต้อง บันทึกข้อมูลนี้เป็นข้อมูลย้อนหลังและจำไว้ในโครงการในอนาคตดังนั้นคุณสามารถเพิ่มความแม่นยำของคุณในระหว่างการประมาณค่าต้นทุน

ประโยชน์และความท้าทายของการจัดการต้นทุน

เมื่อทำอย่างถูกต้องการจัดการต้นทุนสามารถช่วยคุณปรับปรุงกระบวนการวางแผนโครงการของคุณและป้องกันความเสี่ยงของโครงการต่อไปตามถนน มีประโยชน์หลักบางประการของการจัดการต้นทุนที่มีประสิทธิภาพรวมถึงข้อเสียเปรียบที่สำคัญที่ต้องระวัง

ประโยชน์ของการบริหารต้นทุน

ประโยชน์บางประการของการจัดการต้นทุนรวมถึง:

ป้องกันการโอเวอร์คัลต้นทุนประโยชน์ที่ชัดเจนที่สุดของการจัดการต้นทุนคือช่วยให้คุณจัดการต้นทุนโครงการ ใช้กระบวนการนี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ใช้งบประมาณมากเกินไป การเตรียมการและการมองเห็นระดับนี้ช่วยให้คุณมีความรู้สึกที่ชัดเจนของงบประมาณที่คุณมีอยู่และวิธีที่คุณจะใช้จ่าย

ระดับชุดความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหากทุกคนเข้าใจงบประมาณมันสามารถช่วยป้องกันขอบเขตการคืบคลาน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะมีโอกาสน้อยที่จะขอเปลี่ยนแปลงโครงการเพราะพวกเขาจะมีความรู้สึกที่ชัดเจนว่าการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นส่งผลกระทบต่องบประมาณอย่างไร หากคุณจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญคุณสามารถรวมแผนการจัดการต้นทุนของคุณเข้าสู่เปลี่ยนกระบวนการควบคุมเพื่อลดผลกระทบเชิงลบใด ๆ ต่อไทม์ไลน์โดยรวมของโครงการ

ป้องกัน ความเสี่ยงของโครงการ : ส่วนหนึ่งของกระบวนการบริหารต้นทุนกำลังสร้างค่าเผื่อความเสี่ยงในงบประมาณโครงการของคุณ นี่คือ 5-10% ของงบประมาณโครงการของคุณซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อจัดการกับค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดฝันหรือไม่คาดคิด หากคุณยังใหม่กับการจัดการต้นทุนมุ่งหวังประมาณ 10% ค่าเผื่อความเสี่ยง - ในขณะที่คุณปรับปรุงการปฏิบัติงานการจัดการต้นทุนพื้นฐานของคุณจะมีความแม่นยำมากขึ้นดังนั้นคุณสามารถลดค่าเผื่อความเสี่ยงได้ถึง 5%

ลดความซับซ้อนของการวางแผนในอนาคต:เมื่อคุณผ่านกระบวนการจัดการต้นทุนสองสามครั้งในโครงการที่แตกต่างกันคุณจะดีขึ้นในการวางแผนทรัพยากรในอนาคต การได้รับประสบการณ์กับกระบวนการจัดการต้นทุนช่วยให้คุณรู้สึกว่าการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดทำงบประมาณและการเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรซึ่งกันและกันทำให้กระบวนการง่ายขึ้น (และแม่นยำยิ่งขึ้น) เมื่อเวลาผ่านไป

ความท้าทายในการจัดการต้นทุนทั่วไป (และวิธีการเอาชนะพวกเขา)

การจัดการต้นทุนไม่ได้ไม่มีข้อเสีย ดูข้อเสียที่สำคัญสองประการของการจัดการต้นทุน - และวิธีการป้องกันพวกเขา

ไม่มีงบประมาณโครงการที่มีขนาดใหญ่พอสามารถทำให้พนักงานได้อย่างถูกต้องต่อโครงการอย่างถูกต้องและให้การส่งมอบเสร็จสมบูรณ์

สารละลาย:ตรวจสอบให้แน่ใจว่างบประมาณของคุณเป็นจริง หากจำเป็นให้สร้างข้อเสนองบประมาณโครงการของคุณให้เป็นกฎบัตรโครงการหรือกรณีธุรกิจของคุณและ Pitch สำหรับงบประมาณที่คุณต้องการ อธิบายอย่างชัดเจนว่าทำไมงบประมาณจึงมีความสำคัญและทรัพยากรใดที่สำคัญสำหรับความสำเร็จของโครงการ

การประมาณค่าใช้จ่ายที่ผิดสามารถตั้งค่าโครงการของคุณปิดก่อนเริ่ม

สารละลาย:ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจขอบเขตของโครงการของคุณก่อนเริ่มกระบวนการประเมินต้นทุน โปรดทราบว่าทั้งสามข้อ จำกัด ของโครงการเชื่อมต่อ: เวลาขอบเขตและค่าใช้จ่าย หากคุณต้องการลดค่าใช้จ่ายคุณอาจต้องเพิ่มระยะเวลาหรือลดขอบเขต หากคุณไม่ต้องการทำเช่นนั้นคุณจะต้องเพิ่มค่าใช้จ่ายเพื่อให้บรรลุขอบเขตโครงการเต็มรูปแบบอย่างมั่นใจ

อยู่ในงบประมาณโครงการของคุณด้วยการจัดการต้นทุน

การจัดการต้นทุนมีชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวจำนวนมาก เป็นผลให้ทีมงานของคุณต้องการทัศนวิสัยเพื่อป้องกันการโอเวอร์รันค่าใช้จ่ายและให้แน่ใจว่าคุณได้ทำการตกแต่งโครงการของคุณภายใต้งบประมาณทุกครั้ง เพื่อติดตามข้อมูลโครงการทั้งหมดของคุณให้ใช้แพลตฟอร์มการจัดการงานเช่น ผู้จัดการงาน UDN . จากการคิดต้นทุนโครงการและ Kickoff ไปที่ Post-Mortemผู้จัดการงาน UDNช่วยให้คุณสามารถซิงค์กับสมาชิกในทีมโครงการและผู้มีส่วนได้เสียในระหว่างกระบวนการโครงการทั้งหมด