Mới quản lý chi phí? Bắt đầu ở đây.

Tóm lược

Ước tính hiệu quả, ngân sách và quản lý chi phí dự án với quản lý chi phí. Trong bài viết này, chúng tôi xem xét 6 bước quản lý chi phí, cũng như ưu và nhược điểm của quy trình này. Sử dụng quản lý chi phí trong dự án tiếp theo của bạn để ở trong ngân sách dự án của bạn mỗi lần.

Ước tính và giám sát chính xác của bạn Ngân sách dự án. là một trong những cách tốt nhất để thiết lập dự án của bạn để thành công ngay từ đầu. Quá trình này được gọi là quản lý chi phí - sáu bước để giúp bạn xác định và ở lại ngân sách trong suốt thời gian của dự án của bạn. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ vượt qua quy trình quản lý chi phí và cách bạn có thể thực hiện quy trình này trong dự án tiếp theo của mình.

Quản lý chi phí là gì?

Quản lý chi phí là quá trình ước tính, ngân sách và kiểm soát chi phí dự án. Thông thường quá trình quản lý chi phí bắt đầu trong Dự án bắt đầu và lập kế hoạch giai đoạn . Trong quá trình tham số dự án, các nhà quản lý dự án xem xét và theo dõi chi phí của dự án để đảm bảo nó không vượt qua ngân sách được phê duyệt.

Khi dự án kết thúc, người quản lý dự án đánh giá chi phí thực tế so với ước tính chi phí để thu thập bất kỳ Bài học rút ra từ dự án. Điều này có thể giúp với dự báo và điểm chuẩn trên các dự án trong tương lai.

Tại sao vấn đề quản lý chi phí

Quản lý chi phí là một phần quan trọng của quy hoạch dự án và quy trình quản lý dự án. Với việc quản lý chi phí hiệu quả, bạn có thể tạo các gói dự án chính xác hơn, phát triển sự hiểu biết tốt hơn về các ràng buộc của dự án và ngăn chặn phạm vi leo xa hơn dòng.

Tạo kế hoạch dự án chính xác

Quản lý chi phí giúp với hai phần quan trọng của Quy trình lập kế hoạch dự án : Dự toán chi phí và kiểm soát chi phí. Biết cách ước tính chính xác ngân sách của dự án là một quan trọng Kỹ năng quản lý dự án .

Thông thường, một ngân sách dự án sẽ là một trong những điều đầu tiên bạn xác định. Tùy thuộc vào tổ chức của bạn, điều này thậm chí có thể là thứ bạn xác định trong Điều lệ dự án để đưa dự án. Đó là bởi vì không có ngân sách dự án, bạn không thể chính xác phân bổ nguồn lực để tự tin đạt được mục tiêu dự án của bạn.

Hiểu các ràng buộc dự án

Chi phí là một trong ba yếu tố của Tam giác quản lý dự án (đôi khi được gọi là hạn chế ba hoặc tam giác sắt): chi phí, phạm vi và thời gian. Chỉ vì chi phí là một trong ba hạn chế của dự án không có nghĩa là bạn không thể tăng chi phí, nhưng điều quan trọng là phải biết rằng việc tăng chi phí có tác động và thời gian và ngược lại.

Ngăn chặn phạm vi creep.

Ở trên ngân sách là một yếu tố quan trọng về việc một dự án có đang đi đúng hướng hay không. Điều này ngăn chặn chi phí vượt mức, có thể làm hỏng một dự án và dẫn đến phạm vi creep. . Khi dự án bắt đầu, quy trình kiểm soát chi phí có thể giúp bạn theo dõi ngân sách dự án và đảm bảo bạn không vượt qua ngân sách hoặc khóa học nhanh chóng nếu bạn thực hiện.

Giống như nhiều yếu tố của Quản lý rủi ro dự án , quản lý chi phí là chủ động thay vì phản ứng. Mục tiêu không phải là đánh giá hiệu suất của dự án sau thực tế, mà là để đánh giá hiệu suất chi phí vì dự án đang bay.

6 bước để quản lý chi phí

Có sáu bước để xây dựng kế hoạch quản lý chi phí của bạn:

1. Tài chính

Trước khi bạn có thể xác định chi phí dự án, trước tiên bạn cần một cảm giác về các tài nguyên bạn cần cho dự án. Hiểu nhu cầu về nguồn lực dự án của bạn giúp bạn ước tính bao nhiêu thời gian, nỗ lực và tiền bạn sẽ dành trong dự án của mình.

MỘT là bất cứ điều gì giúp bạn hoàn thành một dự án bao gồm các công cụ, tiền bạc, thời gian, thiết bị và thậm chí cả các thành viên trong nhóm. Không sao nếu bạn không biết chính xác mọi chi tiết trong giai đoạn đầu tiên này. Mục tiêu của bước tái cung cấp trong quản lý chi phí là có được ước tính ballpark về các tài nguyên, và kết quả là, chi phí sẽ cần cho dự án của mình. Sau đó, một kế hoạch quản lý tài nguyên rõ ràng sẽ giúp bạn phân bổ tài nguyên sau khi dự án thực sự bắt đầu.

2. Ước tính

Trong giai đoạn ước tính chi phí, bạn sẽ ước tính chi phí liên quan đến từng tài nguyên để đến ngân sách dự án cuối cùng của bạn. Bạn có thể sử dụng một dự án trong quá khứ như một điểm chuẩn nếu bạn có một hoặc bạn có thể cố gắng ước tính chi phí dựa trên kế hoạch quản lý tài nguyên của mình.

Về cơ bản, trong giai đoạn ước tính bạn đang trả lời một câu hỏi quan trọng: Chi phí sẽ đạt được bao nhiêu mục tiêu dự án của bạn? Hãy nhớ rằng có thể có chi phí bất ngờ, vì vậy mong đợi việc xây dựng trong bộ đệm 5-10% cho bất kỳ ước tính nào.

Lịch trình dự án (hoặc A. Biểu đồ pert. Đối với các dự án phức tạp hơn)

Giống như giai đoạn đầu tiên của quản lý chi phí, bạn sẽ cần ước tính chi phí trước khi bạn nhận được sự chấp thuận cho dự án của mình. Tùy thuộc vào sự phức tạp của dự án của bạn, bạn có thể muốn tạo nhiều hơn một ước tính ngân sách dự án với chi phí tài nguyên hoặc phân phối cuối cùng, dựa trên những gì bạn nghĩ của bạn nhà tài trợ dự án và các bên liên quan điều hành sẽ phê duyệt. Luôn luôn ghi nhớ rằng những ước tính này có thể thay đổi.

Khi bạn đã ước tính chi phí của mình, hãy tạo một điều lệ dự án hoặc Trường hợp kinh doanh để ném dự án của bạn và có được bóng lăn. Lưu ý rằng bạn chưa hoàn thành quá trình quản lý chi phí, nhưng bạn không muốn làm tất cả những điều này mà không có gì.

3. Ngân sách

Bây giờ bạn có các ước tính chung cho nhu cầu dự án và yêu cầu tài nguyên của bạn, bạn có thể bắt đầu làm việc trên ngân sách dự án của mình. Ngân sách dự án của bạn là một kế hoạch chi tiết về việc bạn dự định chi bao nhiêu trong dự án, cho những gì, và khi nào.

Tùy thuộc vào sự phức tạp của dự án của bạn, "khi" có thể ảnh hưởng đáng kể đến chiến lược quản lý chi phí của bạn. Đối với các dự án nhiều năm, bạn có thể muốn làm rõ rằng không quá 30% ngân sách của bạn nên được sử dụng trong năm đầu tiên, v.v. Điều này có thể ngăn chặn chi phí vượt mức sau đó xuống đường.

4. Đá lại

Trong khi không trực tiếp một phần của quá trình quản lý chi phí, đây là giai đoạn khi bạn khởi chạy dự án của mình. Hãy chắc chắn rằng bạn đã hoàn tất ngân sách dự án của mình và đi vào càng nhiều chi tiết như bạn cần để thành công. Kế hoạch chia sẻ tất cả thông tin này với các bên liên quan dự án của bạn trong thời gian của bạn Cuộc họp khởi động dự án .

5. Kiểm soát chi phí

Phần lớn của quá trình quản lý chi phí xảy ra trong giai đoạn năm- Kiểm soát giá giai đoạn. Khi dự án của bạn đã ra mắt, việc kế toán chi phí rất quan trọng để giúp bạn tránh vượt mức ngân sách của mình. Theo dõi cách bạn chi tiêu ngân sách dự án của mình để đảm bảo bạn không cần phải thực hiện bất kỳ hành động khắc phục nào. Đây là phần mà bạn kiểm soát chi phí, nếu cần thiết, bằng cách điều chỉnh dự án giữa chuyến bay.

Tần số mà bạn xem xét điều này sẽ phụ thuộc vào dự án của bạn. Đôi khi bạn sẽ muốn xem xét chi phí trong thời gian thực. Trong các trường hợp khác, bạn có thể kiểm tra hàng tháng hoặc thậm chí hàng quý. Chia sẻ cập nhật chi phí khi cần thiết thông qua Báo cáo tình trạng dự án. Vì vậy, toàn bộ nhóm dự án nằm trên cùng một trang.

Hãy nhớ rằng bất kỳ thay đổi nào đối với phạm vi dự án sẽ ảnh hưởng đến ngân sách và chi phí của dự án, vì vậy hãy giữ một mắt nhắm vào phạm vi creep. Nếu dự án có giá quá nhiều so với những gì bạn có ngân sách, hãy để các bên liên quan của bạn biết để bạn có thể chủ động đưa ra một kế hoạch hành động.

6. Xác định phương sai chi phí

Khi dự án kết thúc, đã đến lúc đánh giá cách bạn đã làm. Tổng chi phí của dự án là gì? Làm thế nào chi phí thực tế của bạn so với chi phí ước tính của bạn?

Hãy nhớ rằng bạn không muốn quá xa theo một trong hai hướng. Một dự án thành công kết thúc gần với (nhưng dưới) ngân sách dự án dự báo. Nếu bạn đã chi quá nhiều tiền, bạn hoặc đánh giá thấp ngân sách dự án của mình hoặc có quá nhiều chi phí không lường trước được. Nếu điều này xảy ra, giữ một Cuộc họp bài kiểm soát để đánh giá tại sao điều đó xảy ra và ngăn chặn nó xảy ra trong tương lai.

Trên Flipside, chi tiêu quá ít ngân sách của bạn cũng không lý tưởng. Bạn ước tính những chi phí này vì một lý do, và nếu bạn có ngân sách, quy trình lập ngân sách chi phí của bạn không chính xác. Đăng nhập thông tin này dưới dạng dữ liệu lịch sử và ghi nhớ trong tâm trí cho các dự án trong tương lai, vì vậy bạn có thể tăng độ chính xác của mình trong giai đoạn ước tính chi phí.

Những lợi ích và thách thức của quản lý chi phí

Khi được thực hiện chính xác, quản lý chi phí có thể giúp bạn cải thiện quy trình lập kế hoạch dự án của mình và ngăn chặn các rủi ro dự án xuống đường. Có một số lợi ích chính của quản lý chi phí hiệu quả, cũng như những nhược điểm chính để coi chừng.

Lợi ích của quản lý chi phí

Ngăn chặn chi phí tràn ngập. Lợi ích rõ ràng nhất của quản lý chi phí là nó giúp bạn quản lý chi phí dự án. Sử dụng quy trình này để đảm bảo bạn không chi quá nhiều ngân sách của mình. Mức độ chuẩn bị và khả năng hiển thị này cung cấp cho bạn một cảm giác rõ ràng về ngân sách bạn có sẵn và làm thế nào bạn sẽ chi tiêu nó.

Cấp độ đặt các bên liên quan mong đợi. Nếu mọi người hiểu ngân sách, nó có thể giúp ngăn chặn phạm vi creep. Các bên liên quan sẽ ít có khả năng yêu cầu thay đổi dự án vì họ sẽ có ý thức rõ ràng hơn về cách những thay đổi đó ảnh hưởng đến ngân sách. Nếu bạn cần thực hiện những thay đổi đáng kể, bạn có thể kết hợp kế hoạch quản lý chi phí của mình vào Thay đổi quy trình kiểm soát để giảm thiểu bất kỳ tác động tiêu cực nào đối với dòng thời gian chung của dự án.

Ngăn ngừa rủi ro dự án : Một phần của quy trình quản lý chi phí là xây dựng trợ cấp rủi ro vào ngân sách dự án của bạn. Đây thường là 5-10% ngân sách dự án của bạn, mà bạn có thể sử dụng để đối phó với bất kỳ chi phí nào không lường trước hoặc bất ngờ. Nếu bạn chưa quen với quản lý chi phí, hãy nhắm tới khoảng 10% trợ cấp rủi ro - khi bạn cải thiện thực hành quản lý chi phí, đường cơ sở của bạn sẽ trở nên chính xác hơn, do đó bạn có thể giảm tới 5% trợ cấp rủi ro.

Đơn giản hóa quy hoạch trong tương lai: Khi bạn trải qua quá trình quản lý chi phí một vài lần trong một vài dự án khác nhau, bạn sẽ đạt được kế hoạch tài nguyên tốt hơn trong tương lai. Nhận kinh nghiệm với quy trình quản lý chi phí cung cấp cho bạn cảm giác về cách lập ngân sách và tối ưu hóa tài nguyên ảnh hưởng đến nhau, khiến quá trình dễ dàng hơn (và chính xác hơn) theo thời gian.

Thử thách quản lý chi phí chung (và làm thế nào để vượt qua chúng)

Quản lý chi phí không phải là không có nhược điểm của nó. Hãy xem hai nhược điểm lớn của quản lý chi phí và cách ngăn chặn chúng.

Không có ngân sách dự án đủ lớn có thể khiến nhân viên khó khăn chính xác dự án và hoàn thành các sản phẩm giao hàng.

Giải pháp: Hãy chắc chắn rằng ngân sách của bạn là thực tế. Nếu cần thiết, xây dựng đề xuất ngân sách dự án của bạn vào Điều lệ dự án hoặc trường hợp kinh doanh của bạn, và cao độ cho ngân sách bạn cần. Giải thích rõ ràng tại sao ngân sách là quan trọng, và tài nguyên nào rất quan trọng đối với thành công của dự án.

Việc ước tính chi phí sai có thể đặt bản nhạc tắt dự án của bạn trước khi nó bắt đầu.

Giải pháp: Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu phạm vi của dự án của bạn trước khi bắt đầu quá trình ước tính chi phí. Hãy nhớ rằng ba Hạn chế của dự án được kết nối: thời gian, phạm vi và chi phí. Nếu bạn muốn giảm chi phí, bạn có thể cần phải tăng dòng thời gian hoặc giảm phạm vi. Nếu bạn không muốn làm điều đó, bạn sẽ cần tăng chi phí để tự tin đạt được phạm vi dự án đầy đủ.

Ở trong ngân sách dự án của bạn với quản lý chi phí

Quản lý chi phí có rất nhiều bộ phận chuyển động. Do đó, nhóm của bạn cần khả năng hiển thị để ngăn chặn chi phí vượt mức và đảm bảo bạn hoàn thành dự án của mình dưới ngân sách, mọi lúc. Để theo dõi tất cả thông tin của dự án, hãy sử dụng nền tảng quản lý công việc như Quản lý tác vụ UDN . Từ chi phí dự án và khởi động đến hậu thế chấp, Quản lý tác vụ UDN Giúp bạn ở lại đồng bộ với các thành viên nhóm dự án và các bên liên quan trong toàn bộ quá trình dự án.