Νέα στη διαχείριση του κόστους; Ξεκινήστε εδώ.
Περίληψη
Εκτίμηση, τον προϋπολογισμό και τη διαχείριση του κόστους του έργου με τη διαχείριση του κόστους. Σε αυτό το άρθρο, ρίχνουμε μια ματιά στα 6 βήματα της διαχείρισης του κόστους, καθώς και τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα αυτής της διαδικασίας. Χρησιμοποιήστε τη διαχείριση του κόστους στο επόμενο έργο σας για να παραμείνετε στο πλαίσιο του προϋπολογισμού του έργου σας κάθε φορά.
Εκτιμώντας με ακρίβεια και παρακολούθηση σαςΠροϋπολογισμός έργουΕίναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να ρυθμίσετε το έργο σας για επιτυχία από την αρχή. Αυτή η διαδικασία είναι γνωστή ως διαχείριση κόστους-έξι βήματα για να σας βοηθήσει να ορίσετε και να παραμείνετε σε προϋπολογισμό για τη διάρκεια του έργου σας. Σε αυτόν τον οδηγό, θα πάμε στη διαδικασία διαχείρισης κόστους και πώς μπορείτε να εφαρμόσετε αυτή τη διαδικασία στο επόμενο έργο σας.
Τι είναι η διαχείριση του κόστους;
Η διαχείριση του κόστους είναι η διαδικασία εκτίμησης, προϋπολογισμού και ελέγχου του κόστους του έργου. Συνήθως η διαδικασία διαχείρισης κόστους ξεκινά κατά τη διάρκεια τηςΔημιουργία εκκίνησης και προγραμματισμού έργων. Κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου, οι διαχειριστές έργων επανεξετάζουν και παρακολουθούν τα έξοδα του έργου για να διασφαλιστεί ότι δεν θα υπερβεί τον εγκεκριμένο προϋπολογισμό.
Μόλις ολοκληρωθεί το έργο, ο διαχειριστής του έργου αξιολογεί το πραγματικό κόστος έναντι των εκτιμήσεων κόστους για τη συλλογή οποιουδήποτεδιδάγματααπό το έργο. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην πρόβλεψη και τη συγκριτική αξιολόγηση σε μελλοντικά έργα.
Γιατί τα θέματα διαχείρισης κόστους
Η διαχείριση του κόστους αποτελεί κρίσιμο μέρος της διαδικασίας σχεδιασμού και διαχείρισης έργων. Με την αποτελεσματική διαχείριση του κόστους, μπορείτε να δημιουργήσετε πιο ακριβή σχέδια έργων, να αναπτύξετε μια καλύτερη κατανόηση των περιορισμών του έργου και να αποτρέψετε την ερπυσμό περαιτέρω στη γραμμή.
Δημιουργία ακριβών σχεδίων έργου
Η διαχείριση κόστους βοηθάει με δύο κρίσιμα μέρη τουΔιαδικασία σχεδιασμού έργου: Εκτίμηση κόστους και έλεγχος κόστους. Γνωρίζοντας πώς να εκτιμήσετε με ακρίβεια τον προϋπολογισμό ενός έργου είναι κρίσιμηΈργα διαχείρισης έργου .
Συνήθως, ένας προϋπολογισμός έργου θα είναι ένα από τα πρώτα πράγματα που ορίζετε. Ανάλογα με τον οργανισμό σας, αυτό μπορεί να είναι ακόμη και κάτι που ορίζετε κατά τη διάρκεια του Χάρτη του Έργου για να βγάλετε το έργο. Αυτό συμβαίνει επειδή χωρίς προϋπολογισμό έργου, δεν είστε σε θέση να ακυρώσετε με ακρίβειαΚΑΤΑΝΟΜΗ ΤΩΝ ΠΟΡΩΝΓια να χτυπήσετε με αυτοπεποίθηση τους στόχους του έργου σας.
Κατανοήστε τους περιορισμούς του έργου
Το κόστος είναι ένα από τα τρία στοιχεία τουΤρίγωνο διαχείρισης έργου(Μερικές φορές ονομάζεται τριπλά περιορισμοί ή το τρίγωνο σιδήρου): Κόστος, πεδίο και ώρα. Ακριβώς επειδή το κόστος είναι ένας από τους τρεις περιορισμούς του έργου δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να αυξήσετε το κόστος - αλλά είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι η αύξηση των επιπτώσεων του κόστους, και το αντίστροφο.
Αποτρέψτε την ερμηνεία
Η διαμονή στον προϋπολογισμό αποτελεί βασικό στοιχείο του κατά πόσον ένα έργο είναι σε καλό δρόμο. Αυτό εμποδίζει τις υπερβάσεις του κόστους, οι οποίες μπορούν να εκτροχιάσουν ένα έργο και να οδηγήσουνΠεδίο σέρνεται. Μόλις αρχίσει το έργο, η διαδικασία ελέγχου κόστους μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τους προϋπολογισμούς του έργου και να βεβαιωθείτε ότι δεν θα πάτε πάνω από τον προϋπολογισμό - ή γρήγορα να διορθωθείτε αν το κάνετε.
Όπως πολλά στοιχείαΔιαχείριση κινδύνων έργου, η διαχείριση κόστους είναι ενεργητική αντί για αντιδραστική. Ο στόχος δεν είναι να αξιολογηθεί η απόδοση του έργου μετά το γεγονός, αλλά μάλλον να κρίνει την απόδοση του κόστους καθώς το έργο βρίσκεται κατά την πτήση.
6 βήματα για τη διαχείριση του κόστους
Υπάρχουν έξι βήματα για την οικοδόμηση του σχεδίου διαχείρισης κόστους:
1. Πόρος
Πριν μπορέσετε να εντοπίσετε το κόστος του έργου, χρειάζεστε πρώτα μια αίσθηση των πόρων που θα χρειαστείτε για το έργο. Η κατανόηση των αναγκών πόρων του έργου σας βοηθά να εκτιμήσετε πόσο χρόνο, προσπάθεια και χρήματα που θα περάσετε κατά τη διάρκεια του έργου σας.
ΕΝΑ Είναι οτιδήποτε βοηθά να ολοκληρώσετε ένα έργο - συμπεριλαμβανομένων εργαλείων, χρημάτων, χρόνου, εξοπλισμού και ακόμη και μελών ομάδας. Είναι εντάξει αν δεν γνωρίζετε ακριβώς κάθε λεπτομέρεια κατά τη διάρκεια αυτής της πρώτης φάσης. Ο στόχος του βήματος πόρων στη διαχείριση του κόστους είναι να πάρει μια εκτίμηση του Ballpark για τους πόρους - και ως αποτέλεσμα το κόστος - θα χρειαστείτε για το έργο σας. Αργότερα, ένα σαφές σχέδιο διαχείρισης πόρων θα σας βοηθήσει με την κατανομή των πόρων μόλις ξεκινήσει το έργο.
Θα χρειαστείς:
Ξεκάθαρα καθορισμένοστόχοι του έργου
ΕΝΑΕργαλείο πορείας έργου υψηλού επιπέδουή έναΔομή διάσπασης εργασίας (WBS), ανάλογα με την πολυπλοκότητα του έργου
Ένα προσωρινόΣχέδιο διαχείρισης πόρων
ΕΝΑΔήλωση πεδίου εφαρμογής
2. Εκτίμηση
Κατά τη διάρκεια του σταδίου εκτίμησης κόστους, θα εκτιμήσετε το κόστος που σχετίζεται με κάθε πόρο για να φτάσετε στον ενδεχόμενο προϋπολογισμό του έργου σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα προηγούμενο έργο ως σημείο αναφοράς εάν έχετε ένα - ή μπορείτε να δοκιμάσετε να εκτιμήσετε το κόστος βάσει του σχεδίου διαχείρισης των πόρων σας.
Ουσιαστικά, κατά τη διάρκεια της φάσης εκτίμησης απαντάτε σε μια βασική ερώτηση: Πόσο θα κοστίσει για την επίτευξη των στόχων του έργου σας; Λάβετε υπόψη ότι ενδέχεται να υπάρχουν απροσδόκητες δαπάνες, οπότε αναμένετε να δημιουργήσετε ένα buffer 5-10% για τυχόν εκτιμήσεις.
Θα χρειαστείτε τα πάντα από το προηγούμενο βήμα, μαζί με ένα:
Προγραμματισμός έργου(ή αΓράφημαΓια πιο σύνθετα έργα)
Κατάλογος των δικών σαςΠαραδοτέα έργου
Ξεκάθαρα καθορισμένοΜετρήσεις επιτυχίας
Όπως και το πρώτο στάδιο της διαχείρισης του κόστους, θα χρειαστεί να εκτιμήσετε το κόστος πριν πάρετε την έγκριση για το έργο σας. Ανάλογα με την πολυπλοκότητα του έργου σας, ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε περισσότερες από μία εκτιμήσεις προϋπολογισμού έργου με διαφορετικό κόστος πόρων ή τελικά παραδοτέα, με βάση το τι νομίζετε ότι σαςχορηγός προγράμματοςκαι οι εκτελεστικοί ενδιαφερόμενοι θα εγκρίνουν. Πάντα να έχετε κατά νου ότι αυτές οι εκτιμήσεις ενδέχεται να αλλάξουν.
Μόλις εκτιμήσετε το κόστος σας, δημιουργήστε έναΧάρτης έργου ή επαγγελματική υπόθεσηΓια να βγάλετε το έργο σας και να πάρετε τη σφαίρα. Σημειώστε ότι δεν έχετε τελειώσει ακόμα τη διαδικασία διαχείρισης κόστους, αλλά δεν θέλετε να κάνετε όλα αυτά για τίποτα.
3. Προϋπολογισμός
Τώρα που έχετε γενικές εκτιμήσεις για τις ανάγκες του έργου και τις απαιτήσεις πόρων, μπορείτε να αρχίσετε να εργάζεστε στον προϋπολογισμό του έργου σας. Ο προϋπολογισμός του έργου σας είναι ένα λεπτομερές σχέδιο για το πόσο σχεδιάζετε να δαπανήσετε κατά τη διάρκεια του έργου, για το τι, και από πότε.
Ανάλογα με την πολυπλοκότητα του έργου σας, το "πότε" μπορεί να επηρεάσει σημαντικά τη στρατηγική διαχείρισης κόστους σας. Για πολυετή έργα, ίσως θελήσετε να διευκρινίσετε ότι δεν πρέπει να δαπανηθεί περισσότερο από το 30% του προϋπολογισμού σας κατά το πρώτο έτος κλπ. Αυτό μπορεί να αποτρέψει τις υπερβάσεις του κόστους αργότερα κάτω από το δρόμο.
Θα χρειαστείτε τα πάντα από τα προηγούμενα βήματα, μαζί με ένα:
ΣαφήΠροϋπολογισμός έργου
Ανάλυση των ενδιαφερομένων έργων
4. Κτυπώντας μακριά
Ενώ δεν αποτελεί απευθείας μέρος της διαδικασίας διαχείρισης κόστους, αυτό είναι το στάδιο όταν ξεκινάτε το έργο σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ολοκληρώσει τον προϋπολογισμό του έργου σας και πηγαίνετε σε περισσότερες λεπτομέρειες που χρειάζεστε για να είστε επιτυχείς. Σχεδιάστε να μοιραστείτε όλες αυτές τις πληροφορίες με τα ενδιαφερόμενα μέρη του έργου σας κατά τη διάρκεια της δικής σαςΣυνάντηση Kickoff έργου .
Θα χρειαστείτε τα πάντα από τα προηγούμενα βήματα, μαζί με ένα:
Χρονοδιάγραμμα έργου, μαζί με οποιαδήποτεΟρόσημα έργων
5. Έλεγχος του κόστους
Το μεγαλύτερο μέρος της διαδικασίας διαχείρισης κόστους συμβαίνει κατά τη διάρκεια του βήματος πέντεέλεγχος κόστουςφάση. Μόλις το έργο σας έχει ξεκινήσει, η λογιστική του κόστους είναι κρίσιμη για να σας βοηθήσει να αποφύγετε την υπέρβαση του προϋπολογισμού σας. Παρακολουθήστε πώς ξοδεύετε τον προϋπολογισμό του έργου σας για να βεβαιωθείτε ότι δεν χρειάζεται να λάβετε διορθωτικά μέτρα. Αυτό είναι το μέρος όπου μπορείτε να ελέγξετε το κόστος, εάν είναι απαραίτητο, προσαρμόζοντας το σχέδιο μεσαίας πτήσης.
Η συχνότητα με την οποία ελέγχετε αυτό θα εξαρτηθεί από το έργο σας. Μερικές φορές θα θελήσετε να ελέγξετε το κόστος σε πραγματικό χρόνο. Σε άλλες περιπτώσεις, μπορείτε να ελέγξετε μηνιαία ή και τριμηνιαία. Οι ενημερώσεις κόστους μετοχών όπως είναι απαραίτητοΑναφορές κατάστασης έργουΈτσι ολόκληρη η ομάδα του έργου βρίσκεται στην ίδια σελίδα.
Λάβετε υπόψη ότι τυχόν αλλαγές στο πεδίο εφαρμογής του έργου θα επηρεάσουν τον προϋπολογισμό και το κόστος του έργου, οπότε κρατήστε προσεκτικά τα στενά τα περιθώρια. Εάν το κόστος του έργου αποκλίνει πάρα πολύ από αυτό που προϋπολογήσατε, αφήστε τους ενδιαφερόμενους να το γνωρίζουν ώστε να μπορείτε να βρείτε προληπτικά ένα σχέδιο δράσης.
Θα χρειαστείτε τα πάντα από τα προηγούμενα βήματα, μαζί με ένα:
Καθολικό εργαλείο αναφοράς
6. Προσδιορισμός της διακύμανσης του κόστους
Μόλις τελειώσει το έργο, ήρθε η ώρα να αξιολογήσετε πώς το κάνατε. Ποιο ήταν το συνολικό κόστος του έργου; Πώς συγκρίθηκε το πραγματικό κόστος με το εκτιμώμενο κόστος σας;
Κρατήστε κατά νου - δεν θέλετε να είστε πολύ μακριά προς οποιαδήποτε κατεύθυνση. Ένα επιτυχημένο έργο τελειώνει κοντά (αλλά κάτω από) τον προβλεπόμενο προϋπολογισμό του έργου. Εάν περάσατε πάρα πολλά χρήματα, είτε υποτιμάτε τον προϋπολογισμό του έργου σας είτε είχατε πάρα πολλά απρόβλεπτα έξοδα. Εάν συμβεί αυτό, κρατήστε έναΣυνάντηση μετά τη σφαγή του έργουνα αξιολογήσει γιατί συνέβη και να την αποτρέψει να συμβεί στο μέλλον.
Στο Flipside, οι δαπάνες πολύ λίγοι από τον προϋπολογισμό σας δεν είναι επίσης ιδανικές. Εκτιμάσατε αυτά τα έξοδα για κάποιο λόγο και αν δημιουργήσατε σημαντικά βάσει του προϋπολογισμού, η διαδικασία του προϋπολογισμού του κόστους σας ήταν ανακριβής. Καταγράψτε αυτές τις πληροφορίες ως ιστορικά δεδομένα και κρατήστε το κατά νου για τα μελλοντικά έργα, ώστε να μπορείτε να αυξήσετε την ακρίβειά σας κατά τη διάρκεια της φάσης εκτίμησης κόστους.
Τα οφέλη και οι προκλήσεις της διαχείρισης του κόστους
Όταν γίνει σωστά, η διαχείριση κόστους μπορεί να σας βοηθήσει να βελτιώσετε τη διαδικασία σχεδιασμού του έργου σας και να αποτρέψετε τους κινδύνους του έργου πιο κάτω από το δρόμο. Υπάρχουν ορισμένα βασικά οφέλη από την αποτελεσματική διαχείριση του κόστους - καθώς και μείζονα μειονεκτήματα για να προσέξετε.
Οφέλη της διαχείρισης του κόστους
Ορισμένα από τα οφέλη της διαχείρισης του κόστους περιλαμβάνουν:
Αποτρέψτε την υπέρβαση του κόστους.Το πιο προφανές όφελος της διαχείρισης του κόστους είναι ότι σας βοηθά να διαχειριστείτε το κόστος του έργου. Χρησιμοποιήστε αυτή τη διαδικασία για να βεβαιωθείτε ότι δεν ξοδεύετε πάρα πολύ τον προϋπολογισμό σας. Αυτό το επίπεδο προετοιμασίας και ορατότητας σας δίνει μια σαφή αίσθηση του προϋπολογισμού που διαθέτετε και πώς θα το ξοδέψετε.
Ορίστε τις προσδοκίες των ενδιαφερομένων μερών.Εάν ο καθένας κατανοεί τον προϋπολογισμό, μπορεί να βοηθήσει στην πρόληψη του πεδίου ερπυσμού. Οι ενδιαφερόμενοι θα είναι λιγότερο πιθανό να ζητήσουν αλλαγές έργων, διότι θα έχουν σαφέστερη αίσθηση του τρόπου με τον οποίο οι αλλαγές επηρεάζουν τον προϋπολογισμό. Εάν χρειάζεται να κάνετε σημαντικές αλλαγές, μπορείτε να ενσωματώσετε το σχέδιο διαχείρισης κόστους σας στοΑλλαγή διαδικασίας ελέγχουνα μετριάσει τυχόν αρνητικές επιπτώσεις στο συνολικό χρονοδιάγραμμα του έργου.
Αποτρέψει κίνδυνος έργου : Μέρος της διαδικασίας διαχείρισης κόστους είναι το επίδομα κινδύνου στον προϋπολογισμό του έργου σας. Αυτό είναι συνήθως 5-10% του προϋπολογισμού του έργου σας, το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αντιμετωπίσετε οποιοδήποτε απρόβλεπτο ή απροσδόκητο κόστος. Εάν είστε νέοι στη διαχείριση του κόστους, στοχεύστε για περίπου 10% επίδομα κινδύνου - καθώς βελτιώνετε την πρακτική διαχείρισης κόστους, η βασική σας γραμμή θα γίνει πιο ακριβής, ώστε να μπορείτε να μειώσετε το 5% επίδομα κινδύνου.
Απλοποιήστε τον μελλοντικό σχεδιασμό:Μόλις περάσετε από τη διαδικασία διαχείρισης κόστους μερικές φορές σε λίγα διαφορετικά έργα, θα βελτιωθείτε καλύτερα στον προγραμματισμό των πόρων στο μέλλον. Η λήψη εμπειρίας με τη διαδικασία διαχείρισης κόστους σας δίνει μια αίσθηση για το πώς η προϋπολογισμός και η βελτιστοποίηση των πόρων επηρεάζουν το ένα το άλλο, καθιστώντας τη διαδικασία ευκολότερη (και πιο ακριβή) με την πάροδο του χρόνου.
Κοινές προκλήσεις διαχείρισης κόστους (και πώς να τα ξεπεράσουν)
Η διαχείριση κόστους δεν είναι χωρίς τα μειονεκτήματά του. Ρίξτε μια ματιά στα δύο σημαντικά downsides της διαχείρισης κόστους - και πώς να τους αποτρέψετε.
Η μη ύπαρξη μεγάλου προϋπολογισμού έργου μπορεί να καταστήσει δύσκολη την ακριβή προσωπική του έργου και να ολοκληρώσει τα παραδοτέα.
Λύση:Βεβαιωθείτε ότι ο προϋπολογισμός σας είναι ρεαλιστικός. Εάν είναι απαραίτητο, δημιουργήστε την πρόταση του προϋπολογισμού του έργου σας στο πρόγραμμα Χάρτη ή την επιχειρηματική σας περίπτωση και το Pitch για τον προϋπολογισμό που χρειάζεστε. Σαφώς εξηγήστε γιατί ο προϋπολογισμός είναι σημαντικός και ποιοι πόροι είναι κρίσιμοι για την επιτυχία του έργου.
Λήψη των εκτιμήσεων κόστους Το λάθος μπορεί να ορίσει το έργο σας Off Track πριν αρχίσει ακόμη και.
Λύση:Βεβαιωθείτε ότι έχετε καταλάβει το πεδίο εφαρμογής του έργου σας πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία εκτίμησης κόστους. Λάβετε υπόψη ότι τα τρίαΠεριορισμοί έργωνσυνδέονται: χρόνος, πεδίο και κόστος. Εάν θέλετε να μειώσετε το κόστος, ίσως χρειαστεί να αυξήσετε το χρονοδιάγραμμα ή να μειώσετε το πεδίο εφαρμογής. Εάν δεν θέλετε να το κάνετε αυτό, θα χρειαστεί να αυξήσετε το κόστος για την επιφύλαξη του πλήρους πεδίου του έργου.
Μείνετε στον προϋπολογισμό του έργου σας με τη διαχείριση του κόστους
Η διαχείριση κόστους έχει πολλά κινούμενα μέρη. Ως αποτέλεσμα, η ομάδα σας χρειάζεται ορατότητα για να αποτρέψει την υπέρβαση του κόστους και να βεβαιωθείτε ότι ολοκληρώνετε το έργο σας υπό προϋπολογισμό, κάθε φορά. Για να παρακολουθείτε όλες τις πληροφορίες του έργου σας, χρησιμοποιήστε μια πλατφόρμα διαχείρισης εργασίας όπως UDN Task Manager . Από το κόστος του έργου και το kickoff σε μεταθανάτια,UDN Task ManagerΣας βοηθά να μείνετε σε συγχρονισμό με τα μέλη της ομάδας έργων σας και τα ενδιαφερόμενα μέρη κατά τη διάρκεια ολόκληρης της διαδικασίας του έργου.
