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Sommaire
Estimation efficace, budget et gérer les coûts du projet avec la gestion des coûts. Dans cet article, nous examinons les 6 étapes de la gestion des coûts, ainsi que des avantages et des inconvénients de ce processus. Utilisez la gestion des coûts sur votre prochain projet pour rester dans votre budget de projet à chaque fois.
Estimation et surveillance avec précision votre budget du projet est l'un des meilleurs moyens de définir votre projet pour réussir dès le début. Ce processus est connu sous le nom de gestion des coûts - six étapes pour vous aider à définir et à rester au budget pendant la durée de votre projet. Dans ce guide, nous passerons sur le processus de gestion des coûts et comment vous pouvez mettre en œuvre ce processus sur votre prochain projet.
Quelle est la gestion des coûts?
La gestion des coûts est le processus d'estimation, de budgétisation et de contrôle des coûts du projet. Généralement, le processus de gestion des coûts commence pendant la Initiation de projet et phases de planification . Au cours du cycle de vie du projet, les chefs de projet examinent et surveillent les coûts du projet pour s'assurer que cela ne dépasse pas le budget approuvé.
Une fois le projet terminé, le gestionnaire de projet évalue les coûts réels contre les estimations des coûts pour collecter tout leçons apprises du projet. Cela peut aider à la prévision et à la benchmarking sur les projets futurs.
Pourquoi la gestion des coûts importe
La gestion des coûts est une partie essentielle du processus de planification du projet et de gestion de projet. Avec une gestion efficace des coûts, vous pouvez créer des plans de projet plus précis, développer une meilleure compréhension des contraintes de projet et empêcher la griffe de la portée plus loin dans la ligne.
Créer des plans de projet précis
La gestion des coûts aide à deux parties critiques de la Processus de planification de projet : Estimation des coûts et contrôle des coûts. Sachant comment estimer avec précision le budget d'un projet est essentiel Compétence de gestion de projet[dix] .
En règle générale, un budget de projet sera l'une des premières choses que vous définissez. Selon votre organisation, cela peut même être quelque chose que vous définissez pendant la charte du projet afin de lancer le projet. C'est parce que sans budget de projet, vous ne pouvez pas être en mesure de allouer des ressources frapper avec confiance vos objectifs de projet.
Comprendre les contraintes de projet
Le coût est l'un des trois éléments de la Triangle de gestion de projet[dix](Parfois appelé les triple contraintes ou le triangle de fer): coût, portée et heure. Juste parce que le coût est l'une des trois contraintes de projet ne signifie pas que vous ne pouvez pas augmenter les coûts - mais il est important de savoir que l'augmentation de la portée et du temps des coûts, et inversement.
Empêcher la fluage de la portée
Rester sur le budget est un élément clé de la question de savoir si un projet est sur la bonne voie. Cela empêche les dépassements de coûts, ce qui peut dérailler un projet et conduire à fluage portée . Une fois que le projet commence, le processus de contrôle des coûts peut vous aider à garder une trace des budgets de projet et à vous assurer que vous n'allez pas sur le budget - ou rapidement bien sûr correctement si vous le faites.
Comme beaucoup d'éléments de Gestion des risques du projet[dix], la gestion des coûts est proactive au lieu de réactive. L'objectif n'est pas d'évaluer les performances du projet après le fait, mais plutôt de juger des performances des coûts à mesure que le projet est en vol.
6 étapes de la gestion des coûts
Il y a six étapes pour construire votre plan de gestion des coûts:
1. Ressource
Avant de pouvoir identifier les coûts de projet, vous avez d'abord besoin d'un sens des ressources dont vous aurez besoin pour le projet. Comprendre vos besoins en ressources de votre projet vous aide à estimer combien de temps, d'efforts et d'argent que vous passerez pendant votre projet.
UNE Est-ce tout ce qui vous aide à remplir un projet, y compris des outils, de l'argent, du temps, de l'équipement et même des membres de l'équipe. C'est bon si vous ne savez pas exactement tous les détails pendant cette première phase. L'objectif de l'étape de ressourcement de la gestion des coûts est d'obtenir une estimation des ressources des ressources - et, par conséquent, les coûts - vous aurez besoin de votre projet. Plus tard, un plan de gestion de ressources claire vous aidera à la répartition des ressources une fois que le projet commence réellement.
Tu auras besoin:
Clairement défini objectifs du projet
UNE Feuille de route de haut niveau ou un Structure de dégradation de travail (WBS)[dix], en fonction de la complexité du projet
Un provisoire Plan de gestion des ressources
UNE Déclaration de portée du projet
2. Estimation
Au cours de l'étape d'estimation des coûts, vous estimerez les coûts associés à chaque ressource afin d'obtenir votre budget de projet éventuel. Vous pouvez utiliser un projet passé comme référence si vous en avez un ou vous pouvez essayer d'estimer les coûts en fonction de votre plan de gestion des ressources.
Essentiellement, pendant la phase d'estimation, vous répondez à une question clé: combien cela coûtera-t-il pour atteindre vos objectifs de projet? N'oubliez pas qu'il peut y avoir des coûts inattendus, alors attendez-vous à construire dans un tampon de 5 à 10% pour toute estimation.
Vous aurez besoin de tout de l'étape précédente, avec un:
Calendrier du projet (ou un Graphique Pour des projets plus complexes)
Liste de votre Project Produits
Clairement défini Metrics de réussite
Comme la première étape de la gestion des coûts, vous devrez estimer les coûts avant que vous ayez reçu l'approbation de votre projet. En fonction de la complexité de votre projet, vous souhaiterez peut-être créer plus d'une estimation budgétaire de projet avec des coûts de ressources différentes ou des produits livrables finaux, en fonction de ce que vous pensez que votre commanditaire de projet et les intervenants exécutifs approuveront. Gardez toujours à l'esprit que ces estimations peuvent changer.
Une fois que vous avez estimé vos coûts, créez un charte de projet ou Business case pour employer votre projet et faire rouler la balle. Notez que vous n'avez pas encore terminé le processus de gestion des coûts, mais vous ne voulez pas faire tout cela pour rien.
3. Budget
Maintenant que vous avez des estimations générales pour vos besoins et vos besoins en ressources, vous pouvez commencer à travailler sur votre budget de projet. Votre budget de projet est un plan détaillé de la quantité que vous envisagez de dépenser pendant le projet, pour quoi, et par quand.
En fonction de la complexité de votre projet, le «quand» peut influencer de manière significative votre stratégie de gestion des coûts. Pour les projets pluriannuels, vous voudrez peut-être préciser qu'augurer 30% de votre budget devraient être dépensés au cours de la première année, etc. Cela peut empêcher les dépassements de coûts plus tard dans la route.
Vous aurez besoin de tout des étapes précédentes, avec un:
Dégager budget du projet
Analyse des parties prenantes du projet
4. Coup de pied
Bien que pas directement partie du processus de gestion des coûts, c'est la scène lorsque vous lancez votre projet. Assurez-vous que vous avez finalisé votre budget de projet et accédez au plus de détails que vous devez avoir besoin pour réussir. Prévoyez de partager toutes ces informations avec vos intervenants de projet pendant votre Réunion de lancement de projet[dix] .
Vous aurez besoin de tout des étapes précédentes, avec un:
Chronologie du projet , avec n'importe quel jalons de projet
5. Contrôler les coûts
La majeure partie du processus de gestion des coûts se produit au cours de la quatrième étape - la contrôle des coûts phase. Une fois votre projet lancé, la comptabilité des coûts est essentielle pour vous aider à éviter de dépasser votre budget. Gardez une trace de la manière dont vous dépensez votre budget de projet pour vous assurer de ne pas avoir besoin d'une action corrective. C'est la partie où vous contrôlez les coûts, le cas échéant, en ajustant le projet à mi-vol.
La fréquence avec laquelle vous examinez cela dépendra de votre projet. Parfois, vous voudrez examiner les coûts en temps réel. Dans d'autres cas, vous pouvez vérifier tous les mois ou même trimestriels. Partager les mises à jour des coûts nécessaires à travers Rapports d'état du projet[dix]L'équipe de projet complète est donc sur la même page.
N'oubliez pas que des modifications apportées à la portée du projet auront une incidence sur le budget et les coûts du projet, alors gardez un œil étroit sur la fluage de la portée. Si le coût du projet s'écarte trop de ce que vous avez budgétisé, laissez vos intervenants le savoir afin que vous puissiez proposer de manière proactive un plan d'action.
Vous aurez besoin de tout des étapes précédentes, avec un:
Outil de gestion de projet[dix]
Outil de reporting universel
6. Identifier la variance des coûts
Une fois le projet terminé, il est temps d'évaluer comment vous avez fait. Quels ont été les coûts totaux du projet? Comment vos coûts réels ont-ils comparer vos coûts estimés?
Gardez à l'esprit - vous ne voulez pas être trop loin dans les deux sens. Un projet réussi se termine à près (mais sous) le budget de projet prévu. Si vous avez dépensé trop d'argent, vous avez sous-estimé votre budget de projet ou si vous aviez trop de dépenses imprévues. Si cela se produit, tenez un Réunion du projet post mortem[dix]Évaluer pourquoi cela s'est passé et l'empêcher de se produire à l'avenir.
Sur le flipside, dépenser trop de votre budget n'est pas non plus idéal. Vous avez estimé ces coûts pour une raison, et si vous êtes présent dans le budget de manière significative, votre processus de budgétisation des coûts était inexact. Connectez-vous ces informations comme des données historiques et gardez-la à l'esprit pour les projets futurs, vous pouvez donc accroître votre précision pendant la phase d'estimation des coûts.
Les avantages et les défis de la gestion des coûts
Une fois terminé correctement, la gestion des coûts peut vous aider à améliorer votre processus de planification de projet et à prévenir les risques de projet plus loin sur la route. Il existe des principaux avantages de la gestion efficace des coûts, ainsi que des inconvénients majeurs à la surveillance.
Avantages de la gestion des coûts
Parmi les avantages de la gestion des coûts, citons:
Prévenir le dépassement des coûts. L'avantage le plus évident de la gestion des coûts est qu'il vous aide à gérer les coûts de projet. Utilisez ce processus pour vous assurer de ne pas trop dépenser votre budget. Ce niveau de préparation et de visibilité vous donne une idée claire du budget que vous disposez et de la façon dont vous allez le dépenser.
Niveau Définir les attentes des parties prenantes. Si tout le monde comprend le budget, cela peut aider à prévenir le fluage de la portée. Les intervenants seront moins susceptibles de demander des changements de projet car ils auront un sentiment plus clair de la manière dont ces changements ont une incidence sur le budget. Si vous avez besoin d'apporter des modifications importantes, vous pouvez incorporer votre plan de gestion des coûts dans la Processus de commande de changement[dix]atténuer les effets négatifs à la chronologie globale du projet.
Empêcher risque de projet : Une partie du processus de gestion des coûts consiste à renforcer l'allocation de risque dans votre budget de projet. Il s'agit généralement de 5 à 10% de votre budget de projet, que vous pouvez utiliser pour traiter des coûts imprévus ou inattendus. Si vous êtes nouveau à la gestion des coûts, visez environ 10% d'allocation de risque - lorsque vous améliorez vos pratiques de gestion des coûts, votre base de référence deviendra plus précise. Vous pourrez donc réduire à 5% d'allocation de risque.
Simplifier la planification future: Une fois que vous avez suivi le processus de gestion des coûts plusieurs fois sur quelques projets différents, vous obtiendrez une meilleure planification des ressources à l'avenir. Obtenir de l'expérience avec le processus de gestion des coûts vous donne un sens de la manière dont la budgétisation et l'optimisation des ressources s'influencent, rendent le processus plus facile (et plus précis) au fil du temps.
Défis de gestion des coûts communs (et comment les surmonter)
La gestion des coûts n'est pas sans que ses inconvénients. Jetez un coup d'œil aux deux principaux inconvénients de la gestion des coûts - et comment les empêcher.
Ne pas avoir un budget de projet assez important peut rendre difficile de travailler avec précision le projet et de compléter les livrables.
Solution: Assurez-vous que votre budget est réaliste. Si nécessaire, construisez votre proposition de budget de projet dans votre charte de projet ou votre analyse de rentabilisation et votre emplacement pour le budget dont vous avez besoin. Expliquer clairement pourquoi le budget est important et quelles ressources sont essentielles au succès du projet.
Obtenir des estimations des coûts Les mauvaises erronées peuvent définir votre projet hors piste avant de commencer.
Solution: Assurez-vous de comprendre la portée de votre projet avant de commencer le processus d'estimation des coûts. Garder à l'esprit que les trois Contraintes de projet sont connectés: temps, portée et coût. Si vous souhaitez réduire les coûts, vous devrez peut-être augmenter la chronologie ou réduire la portée. Si vous ne voulez pas faire cela, vous devrez augmenter les coûts pour atteindre en toute confiance la portée du projet.
Restez dans votre budget de projet avec la gestion des coûts
La gestion des coûts a beaucoup de pièces mobiles. En conséquence, votre équipe a besoin de visibilité pour prévenir le dépassement des coûts et vous assurer que vous avez terminé votre projet sous budget, à chaque fois. Pour suivre toutes les informations de votre projet, utilisez une plate-forme de gestion de travail comme Gestionnaire de tâches UDN[dix] . Des coûts de projet et des coups de pied au post mortem, Gestionnaire de tâches UDN[dix]Vous aide à rester synchronisée avec vos membres de votre équipe de projet et vos intervenants pendant l'ensemble du processus de projet.
