Новое для управления стоимостью? Начните здесь.

Резюме

Эффективное оценку, бюджет и управление проектами затрат с управлением затратами. В этой статье мы посмотрим на 6 шагов менеджмента затрат, а также плюсы и минусы этого процесса. Используйте управление расходами на вашем следующем проекте, чтобы оставаться в бюджете проекта каждый раз.

Точно оценить и мониторинг вашегобюджет проектаОдин из лучших способов установить ваш проект на успех с самого начала. Этот процесс известен как управление стоимостью - шесть шагов, которые помогут вам определить и пребывать в бюджете на протяжении всего вашего проекта. В этом руководстве мы пройдем процесс управления затратами и как вы можете реализовать этот процесс на следующем проекте.

Что такое управление стоимостью?

Управление затратами - это процесс оценки, бюджетирования и контроля затрат на проект. Обычно процесс управления затратами начинается во времяИнициирование проекта и фазы планированияОтказ В ходе жизненного цикла проекта руководителей проекта просмотра и следит за затратами проекта, чтобы гарантировать, что он не проходит на утвержденный бюджет.

После того, как проект закончен, руководитель проекта оценивает фактические затраты против оценок затрат, чтобы собрать любыеуроки выученыиз проекта. Это может помочь с прогнозированием и сравнительным анализами на будущих проектах.

Почему вопросы управления стоимостью

Управление затратами является важнейшей частью процесса планирования проекта и процесса управления проектами. С помощью эффективного управления затратами вы можете создать более точные планы проекта, разработать лучшее понимание ограничений проекта и предотвращать объем прокалы.

Создание точных планов проекта

Управление затратами помогает с двумя критическими частямиПроцесс планирования проекта: расчетная оценка и контроль затрат. Знание того, как точно оценить бюджет проекта является критическимМастерство управления проектамиОтказ

Как правило, бюджет проекта будет одним из первых, которые вы определяете. В зависимости от вашей организации это может быть даже то, что вы определяете во время Устава проекта, чтобы выставить проект. Это потому, что без бюджета проекта вы не умеете точновыделять ресурсыуверенно ударить ваши цели проекта.

Понять ограничения проекта

Стоимость - один из трех элементовТреугольник управления проектами(Иногда называется тройными ограничениями или железным треугольником): стоимость, область и время. Только потому, что стоимость является одним из трех ограничений проекта, не означает, что вы не можете увеличить стоимость, но важно знать, что повышение воздействий затрат и времени, и наоборот.

Предотвратить объем смысла

Оставаться на бюджете - это ключевой элемент того, находится ли проект на пути. Это предотвращает перерасход стоимости, которые могут сорвать проект и привести кОбласть ползучестиОтказ Как только проект начнется, процесс контроля затрат может помочь вам отслеживать бюджеты проекта и убедиться, что вы не пройдете за бюджет или быстро правильно, если вы.

Как много элементовУправление рисками проектауправление стоимостью проактивно вместо реактивных. Цель не оценивает производительность проекта после того, как этот факт, а скорее судить о себестоимости, поскольку проект находится в полете.

6 шагов к управлению затратами

Существует шесть шагов по созданию вашего плана управления затратами:

1. Ресурс

Прежде чем вы сможете определить проектные затраты, вам сначала нужно ощущение ресурсов, которые вам понадобятся для проекта. Понимание ваших нужд ресурсов проекта помогает вам оценить, сколько времени, усилий и денег вы потратите во время вашего проекта.

А. Это все, что помогает вам завершить проект, включая инструменты, деньги, время, оборудование и даже члены команды. Это нормально, если вы не знаете точно каждую деталь во время этого первого этапа. Целью шага ресурсов в управлении затратами является получение оценки баллы ресурсов - и в результате расходы - вам понадобится для вашего проекта. Позже план управления ресурсами поможет вам с распределением ресурсов, как только проект фактически запущен.

Тебе понадобиться:

Четко определенцели проекта

А. Дорожная карта проекта высокого уровняили аСтруктура разбивки труда (WBS)в зависимости от сложности проекта

ПредварительныйПлан управления ресурсами

А. Выявление охвата проекта

2. Оценка

Во время этапа оценки затрат вы оцените расходы, связанные с каждым ресурсом, чтобы прибыть на ваш возможный бюджет проекта. Вы можете использовать прошедший проект как ориентир, если у вас есть один или вы можете попытаться оценить расходы на основе вашего плана управления ресурсами.

По сути, во время оценки фазы вы отвечаете на один ключ: сколько будет стоить для достижения ваших целей проекта? Имейте в виду, что могут быть неожиданные расходы, поэтому ожидайте построить в буфере на 5-10% для любых оценок.

Вам нужно все с предыдущего шага, а также:

Расписание проекта(или аГрафикДля более сложных проектов)

Список вашегоПроектные результаты

Четко определенМетрики успеха

Как и первая стадия управления затратами, вам необходимо оценить расходы, прежде чем вы получили одобрение для вашего проекта. В зависимости от сложности вашего проекта, вы можете захотеть создать более одной оценки бюджета проекта с различными ресурсами или окончательными результатами, основываясь на том, что вы считаетеСпонсор проектаИ исполнительные заинтересованные стороны одобряют. Всегда имейте в виду, что эти оценки могут измениться.

Как только вы оценили ваши расходы, создайтеУстав Проектаилиделовой случайЧтобы поставить свой проект и получить шарика. Обратите внимание, что вы еще не закончили процесс управления затратами, но вы не хотите делать все это ни за что.

3. Бюджерирование

Теперь, когда у вас есть общие оценки ваших потребностей в проектах и ​​требованиях к ресурсам, вы можете начать работать над бюджетом вашего проекта. Ваш бюджет проекта - подробный план того, насколько вы планируете проводить во время проекта, для чего и когда.

В зависимости от сложности вашего проекта «Когда» может существенно влиять на вашу стратегию управления стоимостью. Для многолетних проектов вы можете уточнить, что в первый год не следует потратить не более 30% вашего бюджета и т. Д. Это может предотвратить переполнение стоимости позже по дороге.

Вам понадобится все с предыдущих шагов, а также:

Прозрачныйбюджет проекта

Анализ заинтересованных сторон проекта

4. начало

В то время как не является непосредственно частью процесса управления затратами, это этап при запуске вашего проекта. Убедитесь, что вы завершили свой бюджет проекта и входите в подробности, так как вам нужно, чтобы добиться успеха. Планируйте поделиться всей этой информацией с заинтересованными сторонами вашего проекта во время вашегоЗаседание проекта KickoffОтказ

Вам понадобится все с предыдущих шагов, а также:

План проэкта

Сроки реализации проектавместе с любымосновные этапы проекта

5. Контроль затрат

Большая часть процесса управления затратами происходит во время шага пятьконтроль за уровнем издержекфаза. Как только ваш проект запустил, учет стоимости имеет решающее значение для того, чтобы помочь вам избежать превышения бюджета. Следите за тем, как вы тратите свой бюджет проекта, чтобы убедиться, что вам не нужно брать какие-либо корректирующие действия. Это часть, в которой вы контролируете расходы, при необходимости, регулируя проект Mid-Flight.

Частота, с которой вы просматриваете, это будет зависеть от вашего проекта. Иногда вы хотите просмотреть расходы в режиме реального времени. В других случаях вы можете проверить ежемесячно или даже ежеквартально. Поделиться обновлениями стоимости по мере необходимости черезОтчеты о состоянии проектаТаким образом, вся команда проекта находится на одной странице.

Имейте в виду, что любые изменения в области проекта повлияют на бюджет проекта и затраты на проект, поэтому сохраняйте близкий глаз на ползучести охвата. Если проект слишком много отклоняется от того, что вы заблудитесь, пусть ваши заинтересованные стороны знают, что вы можете предварительно придумать план действий.

Вам понадобится все с предыдущих шагов, а также:

Инструмент управления проектами

Универсальный инструмент отчетности

6. Определение отклонения затрат

Как только проект закончится, пришло время оценить, как вы сделали. Каковы были общие расходы проекта? Как ваши фактические расходы сравниваются с вашими оценочными расходами?

Имейте в виду - вы не хотите быть слишком далеко в любом направлении. Успешный проект заканчивается рядом (но в соответствии с) прогнозируемым бюджетом проекта. Если вы потратили слишком много денег, вы либо недооценили свой бюджет проекта или имели слишком много непредвиденных расходов. Если это произойдет, удерживайтеПроект пост Мормовые заседанияОценить, почему это произошло и помешать ему происходить в будущем.

На флэйпсиде тратить слишком мало вашего бюджета тоже не идеально. Вы оценили эти расходы по причине, и если вы находитесь в значительной степени под бюджетом, ваш процесс бюджета затрат был неточным. Войдите в систему этой информации как исторические данные и используйте ее в виду для будущих проектов, поэтому вы можете увеличить свою точность во время фазы оценки затрат.

Преимущества и проблемы управления затратами

Когда закончите правильно, управление затратами может помочь вам улучшить процесс планирования проекта и предотвратить риск проекта по сравнению с дорогой. Существуют некоторые ключевые преимущества эффективного управления стоимостью - а также основные недостатки для остеренения.

Преимущества управления затратами

Некоторые из преимуществ управления стоимостью включают в себя:

Предотвратить переполнение стоимости.Наиболее очевидным преимуществом управления затратами является то, что он помогает вам управлять затратами проекта. Используйте этот процесс, чтобы убедиться, что вы не проводите слишком много вашего бюджета. Этот уровень подготовки и видимости дает вам четкое чувство бюджета, которое у вас есть доступно, и как вы будете проводить его.

Уровень Установить ожидания заинтересованных сторон.Если все понимают бюджет, он может помочь предотвратить ползучесть охвата. Заинтересованные стороны будут меньше шансов попросить изменения проекта, потому что у них будет более четкое чувство того, как эти изменения влияют на бюджет. Если вам нужно внести значительные изменения, вы можете включить ваш план управления затратами наИзменить процесс управленияЧтобы смягчить любые негативные последствия на общую графику проекта.

Не допустить риск проекта : Часть процесса управления затратами является пособие по улучшению риска в бюджет проекта. Обычно это 5-10% вашего бюджета проекта, который вы можете использовать для решения любых непредвиденных или неожиданных расходов. Если вы новичок в управлении затратами, стремитесь примерно на 10% пособие на риск - поскольку вы улучшаете свою практику управления затратами, ваша базовая линия станет более точной, поэтому вы можете снизить до 5% пособий на риску.

Упростите будущее планирование:После того, как вы пройдете процесс управления затратами несколько раз на несколько разных проектов, вы получите лучше на планировании ресурсов в будущем. Получение опыта работы с процессом управления затратами дает вам ощущение того, как способность бюджета и оптимизации ресурсов влиять друг на друга, что делает процесс проще (и точнее) со временем.

Общие вызовы управления затратами (и как их преодолеть)

Управление затратами не без его недостатков. Посмотрите на два основных условиях управления стоимостью - и как их предотвратить.

Не имея достаточно большого бюджета проекта, может усердно точно сотрудничать в проекте и завершить результаты.

Решение:Убедитесь, что ваш бюджет реалистичен. При необходимости создайте предложение бюджета проекта в ваш проектный чартер или бизнес-кейс, а также подайте необходимую бюджет. Четко объяснить, почему бюджет важен, и какие ресурсы имеют решающее значение для успеха проекта.

Неправильно, что оценки затрат могут устанавливать ваш проект от трека, прежде чем он даже начинается.

Решение:Убедитесь, что вы понимаете объем вашего проекта перед началом процесса оценки затрат. Имейте в виду, что триОграничения проектаподключены: время, объем и стоимость. Если вы хотите уменьшить расходы, вам может потребоваться увеличить временную шкалу или уменьшить объем. Если вы не хотите этого делать, вам нужно будет увеличить расходы, чтобы уверенно достичь полного объема проекта.

Оставайтесь в рамках бюджета проекта с управлением затратами

Управление затратами имеет много движущихся частей. В результате ваша команда нуждается в видимости, чтобы предотвратить переполнение стоимости и убедиться, что вы заканчиваете свой проект в рамках бюджета каждый раз. Чтобы отслеживать все данные вашего проекта, используйте платформу управления работой, как Диспетчер задач UDN Отказ От проекта стоимостью и покров, чтобы пост-Морт,Диспетчер задач UDNПомогает вам остаться в синхронизации со своими членами команды проекта и заинтересованными сторонами в течение всего процесса проекта.