جديد لإدارة التكاليف؟ أبدأ هنا.
ملخص
تقدير فعال وميزانية وإدارة تكاليف المشروع مع إدارة التكاليف. في هذه المقالة، نلقي نظرة على خطوات من 6 خطوات لإدارة التكاليف، وكذلك إيجابيات وسلبيات هذه العملية. استخدم إدارة التكلفة في مشروعك التالي للبقاء داخل ميزانية المشروع في كل مرة.
تقدير بدقة ومراقبة الخاص بكميزانية المشروعهي واحدة من أفضل الطرق لتعيين مشروعك للنجاح من البداية. تعرف هذه العملية باسم إدارة التكاليف - ستة خطوات لمساعدتك في تحديد الميزانية وتبقى على الميزانية طوال مدة مشروعك. في هذا الدليل، سنذهب إلى عملية إدارة التكاليف وكيف يمكنك تنفيذ هذه العملية في مشروعك التالي.
ما هي إدارة التكاليف؟
إدارة التكاليف هي عملية تقدير ميزانية الموازنة والتحكم في تكاليف المشروع. عادة ما تبدأ عملية إدارة التكاليف أثناءمراحل بدء المشروع والتخطيطوبعد أثناء دورة حياة المشروع، يقوم مديرو المشاريع بمراجعة ومراقبة تكاليف المشروع لضمان عدم تجاوزها للميزانية المعتمدة.
بمجرد انتهاء المشروع، يقوم مدير المشروع بتقييم التكاليف الفعلية مقابل تقديرات التكلفة لجمع أيالدروس المستفادةمن المشروع. هذا يمكن أن يساعد في التنبؤ والقياس في المشاريع المستقبلية.
لماذا مسائل إدارة التكاليف
إدارة التكاليف هي جزء حاسم من عملية تخطيط المشاريع وإدارة المشاريع. مع إدارة التكاليف الفعالة، يمكنك إنشاء خطط مشروع أكثر دقة، وتطوير فهم أفضل لقيود المشروع، ومنع النطاق زحف أكثر من أسفل الخط.
إنشاء خطط مشروع دقيقة
إدارة التكاليف تساعد مع اثنين من الأجزاء الحرجة منعملية تخطيط المشاريع: تقدير التكلفة والتحكم في التكاليف. معرفة كيفية تقدير بدقة ميزانية المشروع أمر بالغ الأهمية مهارة إدارة المشاريع وبعد
عادة، ستكون ميزانية المشروع واحدة من أول الأشياء التي تحددها. اعتمادا على مؤسستك، قد يكون هذا شيئا تعرفه خلال ميثاق المشروع من أجل الملعب للمشروع. هذا بسبب ميزانية المشروع، أنت غير قادر على بدقةتخصيص مواردلضرب بثقة أهداف المشروع الخاصة بك.
فهم قيود المشروع
التكلفة هي واحدة من العناصر الثلاثة لل مثلث إدارة المشاريع (تسمى أحيانا القيود الثلاثية أو مثلث الحديد): التكلفة والنطاق والوقت. فقط لأن التكلفة هي واحدة من قيود المشروع الثلاثة لا تعني أنه لا يمكنك زيادة التكلفة - ولكن من المهم أن تكون على دراية بنطاق ووقت آثار التكلفة المتزايدة، والعكس صحيح.
منع النطاق زحف
البقاء في الميزانية عنصر أساسي في ما إذا كان المشروع على المسار الصحيح أم لا. هذا يمنع تجاوزات التكاليف، والتي يمكن أن تعرقل مشروعا ويؤدي إلىالنطاق زحفوبعد بمجرد أن يبدأ المشروع، يمكن أن تساعدك عملية مراقبة التكاليف في تتبع ميزانيات المشروع والتأكد من أنك لا تتجاوز الميزانية - أو بالطبع بسرعة صحيح إذا قمت بذلك.
مثل العديد من عناصر إدارة مخاطر المشروع ، إدارة التكاليف استباقية بدلا من التفاعل. الهدف لا يقوم بتقييم أداء المشروع بعد الحقيقة، بل للحكم على أداء التكلفة مع وجود المشروع في رحلة.
6 خطوات لإدارة التكاليف
هناك ست خطوات لبناء خطة إدارة التكاليف الخاصة بك:
1. توفير الموارد
قبل أن تتمكن من تحديد تكاليف المشروع، تحتاج أولا إلى إحساس بالموارد التي ستحتاج إليها للمشروع. إن فهم احتياجات موارد المشروع الخاصة بك يساعدك على تقدير مقدار الوقت والجهد والمال الذي ستنفقه خلال مشروعك.
أ هو أي شيء يساعدك على إكمال المشروع - بما في ذلك الأدوات والمال والوقت والمعدات وحتى أعضاء الفريق. لا بأس إذا كنت لا تعرف بالضبط كل التفاصيل خلال هذه المرحلة الأولى. الهدف من خطوة الموارد في إدارة التكاليف هو الحصول على تقدير بول بارك للموارد - ونتيجة لذلك، تكاليف - ستحتاج إلى مشروعك. في وقت لاحق، ستساعدك خطة إدارة الموارد واضحة في تخصيص الموارد بمجرد أن يبدأ المشروع بالفعل.
انك سوف تحتاج:
محددة بوضوحأهداف المشروع
أ خارطة الطريق المشروع رفيعة المستوىأو أ هيكل انهيار العمل (WBS) ، اعتمادا على تعقيد المشروع
مبدئيخطة إدارة الموارد
أ بيان نطاق المشروع
2. تقدير
خلال مرحلة تقدير التكلفة، ستقدم التكاليف المرتبطة بكل مورد للوصول إلى ميزانية المشروع في نهاية المطاف. يمكنك استخدام مشروع سابق كمعيار إذا كان لديك واحدة أو يمكنك محاولة تقدير التكاليف بناء على خطة إدارة الموارد الخاصة بك.
في الأساس، خلال المرحلة تقدير، تجيب على سؤال رئيسي واحد: كم سيكلف تحقيق أهداف مشروعك؟ ضع في اعتبارك أنه قد يكون هناك تكاليف غير متوقعة، لذلك نتوقع أن تبني في المخزن المؤقت 5-10٪ لأي تقديرات.
ستحتاج إلى كل شيء من الخطوة السابقة، جنبا إلى جنب مع:
الجدول الزمنى للمشروع(أو أ.بيرت الرسم البيانيلمشاريع أكثر تعقيدا)
قائمة Your.النواتج المشروع
محددة بوضوحمقاييس النجاح
مثل المرحلة الأولى من إدارة التكاليف، ستحتاج إلى تقدير التكاليف قبل الموافقة على مشروعك. اعتمادا على تعقيد مشروعك، قد ترغب في إنشاء أكثر من تقدير ميزانية مشروع واحدة مع تكاليف موارد مختلفة أو الناتج النهائي النهائي، بناء على ما تعتقدراعي المشروعوسيافق أصحاب المصلحة التنفيذيون. ضع في اعتبارك دائما أن هذه التقديرات قد تتغير.
بمجرد تقدير تكاليفك، قم بإنشاءميثاق المشروع أو قضية أعماللتحصيل مشروعك والحصول على المتداول الكرة. لاحظ أنك لم تنته بعد عملية إدارة التكلفة حتى الآن، لكنك لا تريد أن تفعل كل هذا من أجل لا شيء.
3. الميزانية
الآن بعد أن تكون لديك تقديرات عامة لاحتياجات المشروع ومتطلبات الموارد الخاصة بك، يمكنك البدء في العمل في ميزانية المشروع الخاصة بك. ميزانية المشروع الخاصة بك هي خطة مفصلة للمقدفة التي تخطط للإنفاق أثناء المشروع، وماذا عندما.
اعتمادا على تعقيد مشروعك، "عندما" قد يؤثر بشكل كبير على استراتيجية إدارة التكاليف بشكل كبير. بالنسبة للمشاريع المتعددة السنوات، قد ترغب في توضيح أنه لا ينبغي إنفاق أكثر من 30٪ من ميزانيتك في السنة الأولى، وما إلى ذلك. هذا يمكن أن يمنع تجاوز التكاليف في وقت لاحق الطريق.
ستحتاج إلى كل شيء من الخطوات السابقة، جنبا إلى جنب مع:
صافيميزانية المشروع
تحليل أصحاب المصلحة في المشروع
4. الركل
على الرغم من عدم وجود جزء مباشر من عملية إدارة التكلفة، إلا أن هذه هي المرحلة عند تشغيل مشروعك. تأكد من الانتهاء من ميزانية المشروع الخاصة بك، وتذهب إلى التفاصيل التي تحتاج إليها من أجل أن تكون ناجحا. خطط لمشاركة جميع هذه المعلومات مع أصحاب المصلحة في المشروع أثناء مشروع Nakoff الاجتماع وبعد
ستحتاج إلى كل شيء من الخطوات السابقة، جنبا إلى جنب مع:
الجدول الزمني للمشروع، جنبا إلى جنب مع أيمعالم المشروع
5. التحكم في التكاليف
معظم عملية إدارة التكاليف يحدث خلال الخطوة الخامسةمراقبة الكلفةمرحلة. بمجرد إطلاق مشروعك، فإن محاسبة التكلفة أمر بالغ الأهمية لمساعدتك في تجنب تجاوز ميزانيتك. تتبع كيفية إنفاق ميزانية المشروع الخاصة بك للتأكد من أنك لا تحتاج إلى اتخاذ أي إجراء تصحيحي. هذا هو الجزء الذي تحكم فيه في التكاليف، إذا لزم الأمر، عن طريق ضبط المشروع متوسطة الطيران.
يعتمد التردد الذي تقوم بهذا في مشروعك. في بعض الأحيان سترغب في مراجعة التكاليف في الوقت الفعلي. في حالات أخرى، يمكنك التحقق من شهري أو حتى كل ثلاثة أشهر. حصة تحديثات التكلفة حسب الضرورة تقارير حالة المشروع لذلك فريق المشروع بأكمله هو في نفس الصفحة.
ضع في اعتبارك أن أي تغييرات على نطاق المشروع ستؤثر على ميزانية المشروع والتكاليف، لذلك احتفظ بالعين الوثيقة على النطاق الزحف. إذا انحرفت تكلفة المشروع الكثير من ما تقدمته في ميزانية، فدع أصحاب المصلحة يعرفون حتى يتمكنوا من التوصل إلى خطة عمل.
ستحتاج إلى كل شيء من الخطوات السابقة، جنبا إلى جنب مع:
أداة الإبلاغ العالمي
6. تحديد التباين التكلفة
بمجرد انتهاء المشروع، حان الوقت لتقييم الطريقة التي قمت بها. ما هي إجمالي تكاليف المشروع؟ كيف تقارن تكاليفك الفعلية بالتكاليف المقدرة؟
ضع في اعتبارك - أنت لا تريد أن تكون بعيدة جدا في أي من الاتجاهين. ينتهي مشروع ناجح بالقرب من (ولكن تحت) ميزانية المشروع المتوقعة. إذا أمضيت الكثير من المال، فأنت إما أنها قللت ميزانية مشروعك أو كان لديك الكثير من النفقات غير المتوقعة. إذا حدث هذا، امسك مشروع ما بعد الوفاة الاجتماع لتقييم لماذا حدث ذلك ومنعه من الحدوث في المستقبل.
على الجانب الآخر، فإن الإنفاق القليل جدا من ميزانيتك هو أيضا غير مثالي. قدرت هذه التكاليف لسبب ما، وإذا كنت في إطار الميزانية بشكل كبير، كانت عملية وضع ميزانية التكلفة غير دقيقة. قم بتسجيل هذه المعلومات كبيانات تاريخية واحتفظ بها في الاعتبار للمشاريع المستقبلية، حتى تتمكن من زيادة دقتك خلال مرحلة تقدير التكلفة.
فوائد وتحديات إدارة التكاليف
عند الانتهاء بشكل صحيح، يمكن لإدارة التكاليف مساعدتك في تحسين عملية تخطيط المشروع ومنع مخاطر المشروع على الطريق إلى أسفل الطريق. هناك بعض الفوائد الرئيسية لإدارة التكاليف الفعالة - وكذلك العيوب الرئيسية لمشاهدة ل.
فوائد إدارة التكاليف
بعض فوائد إدارة التكاليف تشمل:
منع تجاوز التكلفة.الفائدة الأكثر وضوحا لإدارة التكاليف هي أنها تساعدك على إدارة تكاليف المشروع. استخدم هذه العملية للتأكد من أنك لا تنفق الكثير من ميزانيتك. يمنحك هذا المستوى من التحضير والرؤية إحساسا واضحا بالميزانية التي تتوفر وكيف تقضيها.
ضبط مستوى توقعات أصحاب المصلحة.إذا كان الجميع يفهم الميزانية، فيمكنه المساعدة في منع النطاق الزحف. سيكون من المرجح أن يطلب أصحاب المصلحة أن يطلبوا تغييرات المشروع لأنهم سيكون لديهم شعور أوضح حول كيفية تأثير هذه التغييرات على الميزانية. إذا كنت بحاجة إلى إجراء تغييرات كبيرة، فيمكنك دمج خطة إدارة التكاليف في تغيير عملية التحكم لتخفيف أي آثار سلبية على الجدول الزمني الشامل للمشروع.
يحول دون خطر المشروع في جزء من عملية إدارة التكاليف هو بناء بدل المخاطر في ميزانية المشروع الخاصة بك. هذا هو عادة 5-10٪ من ميزانية المشروع الخاصة بك، والتي يمكنك استخدامها للتعامل مع أي تكاليف غير متوقعة أو غير متوقعة. إذا كنت جديدا في إدارة التكاليف، فهي تهدف إلى حوالي 10٪ من مخاطرة المخاطر - أثناء تحسين ممارسة إدارة التكاليف الخاصة بك، سيصبح خط الأساس الخاص بك أكثر دقة، حتى تتمكن من تقليل بدل المخاطر بنسبة 5٪.
تبسيط التخطيط في المستقبل:بمجرد أن تذهب من خلال عملية إدارة التكاليف عدة مرات في بعض المشاريع المختلفة، ستحصل على تخطيط الموارد في المستقبل. يمنحك تجربة عملية إدارة التكاليف إحساسا بدرجة أن ميزانية وتحسين الموارد التي تؤثر على بعضها البعض، مما يجعل العملية أسهل (وأكثر دقة) بمرور الوقت.
تحديات إدارة التكاليف المشتركة (وكيفية التغلب عليها)
إدارة التكاليف ليست بدون مقدمي السجلات. ألق نظرة على السقوط الكبرى لإدارة التكاليف - وكيفية منعهم.
عدم وجود ميزانية كبيرة بما فيه الكفاية يمكن أن تجعل من الصعب على الموظفين بدقة المشروع وإكمال النواتج.
المحلول:تأكد من أن ميزانيتك واقعية. إذا لزم الأمر، قم ببناء اقتراح ميزانية المشروع في ميثاق المشروع أو قضية العمل، والملعب للميزانية التي تحتاج إليها. شرح بوضوح لماذا الميزانية مهمة، وما هي الموارد الحاسمة لنجاح المشروع.
الحصول على تقديرات التكلفة الخاطئة يمكن أن تحدد مشروعك خارج المسار قبل أن يبدأ حتى.
المحلول:تأكد من فهم نطاق مشروعك قبل بدء عملية تقدير التكلفة. ضع في اعتبارك أن الثلاثةالقيود المشروعمتصلة: الوقت والنطاق والتكلفة. إذا كنت ترغب في تقليل التكاليف، فقد تحتاج إلى زيادة الجدول الزمني، أو تقليل النطاق. إذا كنت لا ترغب في القيام بذلك، فستحتاج إلى زيادة التكاليف لتحقيق بثقة نطاق المشروع الكامل.
البقاء داخل ميزانية مشروعك مع إدارة التكاليف
إدارة التكاليف لديها الكثير من الأجزاء المتحركة. نتيجة لذلك، يحتاج فريقك إلى رؤية لمنع تجاوز التكلفة والتأكد من أن تنهي مشروعك بموجب الميزانية، في كل مرة. لتتبع جميع معلومات المشروع الخاصة بك، استخدم منصة إدارة العمل UDN مدير المهام وبعد من تكلفة المشروع وكلفة إلى ما بعد الوفاة، UDN مدير المهام يساعدك على البقاء في مزامنة مع أعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة خلال عملية المشروع بأكملها.
