Ny til omkostningsstyring? Start her.
Resumé
Effektivt estimat, budget og administrere projektomkostninger med omkostningsstyring. I denne artikel tager vi et kig på de 6 trin af omkostningsstyring, såvel som fordele og ulemper ved denne proces. Brug omkostningsstyring på dit næste projekt for at blive inden for dit projektbudget hver gang.
Nøjagtigt estimere og overvåge dinprojektbudgeter en af de bedste måder at indstille dit projekt til succes fra starten. Denne proces er kendt som Cost Management-seks trin for at hjælpe dig med at definere og blive på budgettet for varigheden af dit projekt. I denne vejledning går vi over omkostningsstyringsprocessen, og hvordan du kan implementere denne proces på dit næste projekt.
Hvad er omkostningsstyring?
Cost Management er processen med estimering, budgettering og kontrol af projektomkostninger. Typisk begynder omkostningsstyringsprocessen underProjektinitiering og planlægningsfaser. I løbet af projektets livscyklus gennemgår projektledere og overvåger projektets omkostninger for at sikre, at det ikke går over det godkendte budget.
Når projektet er færdigt, evaluerer projektlederen de faktiske omkostninger vs. omkostningsoverslaget til at indsamle nogenerfaringerfra projektet. Dette kan hjælpe med prognoser og benchmarking på fremtidige projekter.
Hvorfor omkostningsstyring betyder noget
Cost Management er en kritisk del af projektplanlægningen og projektledelsesprocessen. Med effektiv omkostningsstyring kan du skabe mere præcise projektplaner, udvikle en bedre forståelse af projektbegrænsninger og forhindre omfanget krybe længere nede på linjen.
Skabe nøjagtige projektplaner
Cost Management hjælper med to kritiske dele afProjektplanlægningsproces: Cost estimering og omkostningsbekæmpelse. At vide, hvordan man præcist estimere et projekts budget er en kritiskProjektledelse Dygtighed .
Typisk vil et projektbudget være en af de første ting, du definerer. Afhængigt af din organisation kan dette endda være noget, du definerer under projektcharteret for at afhjælpe projektet. Det er fordi uden et projektbudget, er du ikke i stand til præcisttildele ressourcer.at trygt ramte dine projektmål.
Forstå projektbegrænsninger.
Omkostningerne er et af de tre elementer iProjektledelse Triangle.(nogle gange kaldet triple begrænsninger eller jern trekanten): omkostninger, omfang og tid. Bare fordi omkostningerne er en af de tre projektbegrænsninger, betyder ikke, at du ikke kan øge omkostningerne - men det er vigtigt at være opmærksom på, at stigende omkostningseffektive rækkevidde og tid og omvendt.
Forhindre omfanget kryb
Opholder sig på budgettet er et centralt element i, om et projekt er på rette spor. Dette forhindrer omkostningsoverskridelser, som kan spore et projekt og føre tilomfanget krybe. Når projektet begynder, kan omkostningsstyringsprocessen hjælpe dig med at holde styr på projektbudgetter og sikre, at du ikke går over budgettet - eller hurtigt kursus korrekt, hvis du gør det.
Ligesom mange elementer afProjektrisikostyring, Cost Management er proaktiv i stedet for reaktive. Målet er ikke at evaluere projektets præstationer efter faktum, men snarere at dømme omkostningseffektiviteten, da projektet er i flyvning.
6 trin til omkostningsstyring
Der er seks trin til at opbygge din omkostningsstyringsplan:
1. RESOURCING.
Før du kan identificere projektomkostninger, har du først brug for en følelse af de ressourcer, du har brug for til projektet. Forståelse af dine projektresource behov hjælper dig med at estimere, hvor meget tid, indsats og penge, du vil bruge under dit projekt.
EN Er der noget der hjælper dig med at fuldføre et projekt, herunder værktøjer, penge, tid, udstyr og endda holdmedlemmer. Det er okay, hvis du ikke ved præcis hver eneste detalje i denne første fase. Målet med ressourcingstrinnet i omkostningsstyring er at få et ballparks estimat af ressourcerne - og som følge heraf, omkostningerne - du har brug for til dit projekt. Senere vil en klar ressourcehåndteringsplan hjælpe dig med ressourceallokering, når projektet faktisk starter.
Du skal bruge:
Klart defineretProjektmål
EN High-Level Project Roadmapeller A.Arbejdsopdelingsstruktur (WBS), afhængigt af projektets kompleksitet
En tentativressource management plan
EN Projektomfattende erklæring.
2. Estimering.
Under omkostningsopgørelsesfasen vil du estimere omkostningerne i forbindelse med hver ressource for at komme til dit eventuelle projektbudget. Du kan bruge et tidligere projekt som et benchmark, hvis du har en eller du kan forsøge at estimere omkostningerne baseret på din ressourcehåndteringsplan.
I det væsentlige i den estimerede fase besvarer du et centralt spørgsmål: Hvor meget vil det koste at nå dine projektmål? Husk på, at der kan være uventede omkostninger, så forvent at bygge i en 5-10% buffer for eventuelle estimater.
Du har brug for alt fra det foregående trin sammen med A:
Projektplan(eller A.Pert Chart.for mere komplekse projekter)
Liste over dinprojektleverancer.
Klart defineretsucces metrics.
Ligesom den første fase af omkostningsstyring skal du estimere omkostningerne, før du har fået godkendt til dit projekt. Afhængigt af kompleksiteten af dit projekt vil du måske oprette mere end et projektbudgetoverslag med forskellige ressourcekostnader eller endelige leverancer, baseret på, hvad du synes dinProjekt Sponsor.og executive interessenter vil godkende. Husk altid, at disse estimater kan ændre sig.
Når du har anslået dine omkostninger, skal du oprette enprojektgrundlagetellerBusiness Case.at afhjælpe dit projekt og få bolden rullende. Bemærk, at du ikke har afsluttet prisstyringsprocessen endnu, men du vil ikke gøre alt dette for ingenting.
3. BUDGETNING.
Nu hvor du har generelle estimater for dine projektbehov og ressourcebehov, kan du begynde at arbejde på dit projektbudget. Dit projektbudget er en detaljeret plan for, hvor meget du planlægger at bruge under projektet, for hvad og hvornår.
Afhængigt af kompleksiteten af dit projekt kan "når" væsentligt påvirke din omkostningsstyringsstrategi. For flerårige projekter vil du måske præcisere, at ikke mere end 30% af dit budget skal bruges i det første år mv. Dette kan forhindre omkostningsoverskridelser senere ned ad vejen.
Du har brug for alt fra de foregående trin sammen med A:
Klarprojektbudget
Project Stakeholder Analysis.
4. Kicking off.
Selvom det ikke er direkte en del af prisstyringsprocessen, er dette scenen, når du starter dit projekt. Sørg for, at du har afsluttet dit projektbudget, og gå ind så meget detaljer som du har brug for for at være vellykket. Planlægger at dele alle disse oplysninger med dine projektinteressenter under dinProjekt Kickoff Meeting. .
Du har brug for alt fra de foregående trin sammen med A:
Projekt Tidslinje.sammen med nogenProjekt milepæle
5. Kontrol af omkostninger
Størstedelen af cost management processen sker under trin fem-thepriskontrolfase. Når dit projekt har lanceret, er omkostningsregnskabet afgørende for at hjælpe dig med at undgå at overskrive dit budget. Hold styr på, hvordan du bruger dit projektbudget for at sikre, at du ikke behøver at tage nogen afhjælpende handlinger. Dette er den del, hvor du kontrollerer omkostninger, hvis det er nødvendigt, ved at justere projektet midtflyvning.
Den hyppighed, som du gennemgår dette, afhænger af dit projekt. Nogle gange vil du gerne gennemgå omkostninger i realtid. I andre tilfælde kan du kontrollere månedligt eller endda kvartalsvis. Aktieomkostningsopdateringer efter behovProjektstatusrapporter.Så hele projektteamet er på samme side.
Husk, at eventuelle ændringer i projektets anvendelsesområde vil påvirke projektbudgettet og omkostningerne, så hold øje med rækkevidde kryb. Hvis projektomkostningerne afviger for meget af det, du budgetterede, lad dine interessenter vide, så du kan proaktivt komme med en handlingsplan.
Du har brug for alt fra de foregående trin sammen med A:
Universal Reporting Tool.
6. Identifikation af omkostningsvariation
Når projektet er overstået, er det tid til at evaluere, hvordan du gjorde det. Hvad var projektets samlede omkostninger? Hvordan sammenlignede dine faktiske omkostninger med dine anslåede omkostninger?
Husk - du vil ikke være for langt i begge retninger. Et vellykket projekt slutter tæt på (men under) det forventede projektbudget. Hvis du brugte for mange penge, undervurderede du enten dit projektbudget eller havde for mange uforudsete udgifter. Hvis dette sker, hold enProjekt Post Mortem MeetingAt evaluere hvorfor det skete og forhindre det i fremtiden i fremtiden.
På flipsiden er at bruge for lidt af dit budget også ikke ideelt. Du anslog disse omkostninger af en grund, og hvis du kom betydeligt under budgettet, var din prisbudgetteringsproces unøjagtigt. Log disse oplysninger som historiske data og husk det for fremtidige projekter, så du kan øge din nøjagtighed under omkostnings estimeringsfasen.
Fordelene og udfordringerne i omkostningsstyring
Når det er færdigt korrekt, kan omkostningsstyring hjælpe dig med at forbedre din projektplanlægningsproces og forhindre projektrisici længere nede ad vejen. Der er nogle vigtige fordele ved effektiv omkostningsstyring - såvel som store ulemper at passe på.
Fordele ved omkostningsstyring
Nogle af fordelene ved omkostningsstyring omfatter:
Forhindre omkostningsoverskridelse.Den mest oplagte fordel ved omkostningsstyring er, at det hjælper dig med at styre projektomkostninger. Brug denne proces til at sikre, at du ikke bruger for meget af dit budget. Dette niveau af forberedelse og synlighed giver dig en klar følelse af det budget, du har til rådighed, og hvordan du bruger det.
Niveau sæt interessenter forventninger.Hvis alle forstår budgettet, kan det hjælpe med at forhindre omfanget kryb. Interessenter vil være mindre tilbøjelige til at bede om projektændringer, fordi de vil have en klarere følelse af, hvordan disse ændringer påvirker budgettet. Hvis du har brug for at foretage væsentlige ændringer, kan du indarbejde din omkostningsstyringsplan iSkift kontrolprocesat afbøde eventuelle negative virkninger på projektets overordnede tidslinje.
Forhindre Projektrisiko. : En del af omkostningsforvaltningsprocessen er at bygge risikotillæg i dit projektbudget. Dette er typisk 5-10% af dit projektbudget, som du kan bruge til at håndtere eventuelle uforudsete eller uventede omkostninger. Hvis du er ny til omkostningsstyring, målsættes for ca. 10% risikotillæg - da du forbedrer din omkostningsstyringspraksis, bliver din basislinje mere præcis, så du kan reducere til 5% risikotillæg.
Forenkle fremtidig planlægning:Når du går igennem omkostningsstyringsprocessen et par gange på et par forskellige projekter, bliver du bedre til ressourceplanlægning i fremtiden. At få erfaring med omkostningsforvaltningsprocessen giver dig en mening for, hvordan budgettering og ressourceoptimering påvirker hinanden, hvilket gør processen lettere (og mere præcis) over tid.
Fælles omkostningsstyring udfordringer (og hvordan man overvinder dem)
Cost Management er ikke uden sine ulemper. Tag et kig på de to store ulemper af omkostningsstyring - og hvordan man forhindrer dem.
Ikke at have et stort nok projektbudgettet kan gøre det svært at præcist personale projektet og fuldføre leverancerne.
Opløsning:Sørg for, at dit budget er realistisk. Om nødvendigt opbygge dit projektbudgetforslag til dit projekt charter eller forretningssag, og tonehøjde for det budget, du har brug for. Klart forklare, hvorfor budgettet er vigtigt, og hvilke ressourcer er kritiske for projektsucces.
At få omkostningsoverslag, der er forkerte, kan indstille dit projekt af spor, før det selv begynder.
Opløsning:Sørg for, at du forstår omfanget af dit projekt, før du starter omkostnings estimeringsprocessen. Husk at de treProjektbegrænsninger.er forbundet: tid, omfang og omkostninger. Hvis du vil reducere omkostningerne, skal du muligvis øge tidslinjen eller reducere omfanget. Hvis du ikke vil gøre det, skal du øge omkostningerne til trygt at nå det fulde projektområde.
Bliv inden for dit projektbudget med Cost Management
Cost Management har mange bevægelige dele. Som følge heraf har dit team brug for synlighed for at forhindre omkostningsoverskridelse og sikre, at du er færdig med dit projekt under budget, hver gang. For at holde styr på alle dine projektoplysninger, skal du bruge en arbejdshåndteringsplatform som UDN Task Manager . Fra projekt koster og kickoff til post-mortem,UDN Task ManagerHjælper dig med at blive synkroniseret med dine projektteammedlemmer og interessenter under hele projektprocessen.
