7 सरल चरणों में एक परियोजना समयरेखा कैसे बनाएं

एक परियोजना का प्रबंधन? एक समयरेखा में काम देखना-एक स्प्रेडशीट के बजाय या असंगठित करने की सूची- में से एक है परियोजना प्रबंधन के लाभ । एक समयरेखा आपको दिखा सकती है कि आपकी योजना के सभी टुकड़े कैसे एक साथ फिट होते हैं। तो, आपने अभी तक क्यों नहीं बनाया है? सही तकनीक के बिना, एक परियोजना समयरेखा बनाना गन्दा और मैनुअल हो सकता है।

कोई और नहीं। यहां एक परियोजना टाइमलाइन बनाने के लिए एक चरण-दर-चरण उदाहरण दिया गया है - इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका नौकरी शीर्षक, उद्योग या विभाग क्या है। इन चरणों का पालन करें और जानें कि प्रोजेक्ट टाइमलाइन कैसे बनाएं जो आपको ड्राइवर की सीट में डाल दें और अपनी खुद की परियोजना टाइमलाइन टेम्पलेट बनाएं ।

1. एक परियोजना संक्षिप्त बनाएँ

योजना पर गठबंधन सभी परियोजना हितधारकों को रखने के लिए, प्रत्येक परियोजना को शुरू करना चाहिए परियोजना संक्षेप । यह एक रोडमैप के रूप में कार्य करता है और यह उद्देश्य, लक्ष्यों, मील का पत्थर, और समग्र परियोजना के दृष्टिकोण को समझाने का एक तरीका है। यहां आपके संक्षिप्त में उत्तर देने के लिए कुछ प्रश्न दिए गए हैं:

आपकी क्या हैं लक्ष्य आंतरिक और बाहरी दोनों परियोजना के लिए?

कौन सा आंतरिक और बाहरी हितधारक परियोजना का एक हिस्सा हैं? उनकी भूमिका क्या हैं?

परियोजना के लिए समय सीमा क्या है?

वह क्या हैं महत्वपूर्ण मील के पत्थर परियोजना की?

आइए इस कदम को अभ्यास में डाल दें। आप इस साल के ग्राहक प्रशंसा रात्रिभोज की योजना बनाने के लिए जिम्मेदार हैं। घटना के लिए आपका व्यक्तिगत लक्ष्य के रूप में होना है संभव के रूप में व्यवस्थित, उत्पादक, और कुशल । आपको विश्वास है कि आप इसे कर सकते हैं, और समझ सकते हैं कि यह सब आपके कार्यक्रम के लिए एक समेकित संक्षिप्त एक साथ रखकर शुरू होता है। ऊपर सूचीबद्ध चार प्रश्नों के आपके उत्तर हैं:

आंतरिक और बाहरी दोनों परियोजना के लिए आपके लक्ष्य क्या हैं?

आंतरिक लक्ष्य $ 15,000 के तहत एक उच्च प्रभाव वाले ग्राहक कार्यक्रम की योजना बनाना है। बाहरी लक्ष्य 50% आरएसवीपी दर और 80% उपस्थिति दर हासिल करना है।

कौन सा आंतरिक और बाहरी हितधारक परियोजना का एक हिस्सा हैं?

आंतरिक हितधारक घटना की योजना समिति (जॉन, सैम, तारा, लिंडा), ग्राहक की सफलता का वीपी, और विपणन टीम हैं। बाहरी रूप से, हितधारकों में सभी मौजूदा ग्राहक, और कुछ विक्रेताओं (खानपान कंपनी, घटना स्थल, आदि) शामिल हैं।

परियोजना के लिए समय सीमा क्या है?

परियोजना योजना 15 जनवरी को बंद हो गई और घटना 30 अगस्त को होगी।

परियोजना में कौन से कार्यों को मील का पत्थर माना जाना चाहिए?

पंजीकरण पृष्ठ प्रकाशित करना, स्थल को सुरक्षित करना, और कुछ विक्रेताओं पर हस्ताक्षर करना।

एक बार जब आप अपनी परियोजना संक्षिप्त और लक्ष्यों को रेखांकित करते हैं, तो आप पीछे की ओर काम करने के लिए तैयार होंगे और वहां पहुंचने के लिए आवश्यक सभी चरणों को समझेंगे और आप एक प्रोजेक्ट टाइमलाइन बनाना शुरू कर सकते हैं।

2. अपने टू-डॉस की सूची बनाएं

एक सफल परियोजना टाइमलाइन रखने के लिए, आपको अपने अंतिम वितरण के लिए सभी तरह की परियोजना योजना प्रक्रिया में होने वाली हर चीज की एक सूची बनाना होगा, चाहे वह एक रिपोर्ट या एक घटना हो। चरणों के संदर्भ में बड़े और छोटे दोनों को सोचें। कोई भी कार्य जो आपको समय पर और बजट पर पूरा करने में आपकी परियोजना को पूरा करने में मदद करेगा, इस सूची में जाना चाहिए।

इस बिंदु पर, अपने सभी चरणों के आदेश के बारे में बहुत अधिक चिंता न करें या जब आपको उन्हें पूरा करने की आवश्यकता हो- हम इसे बाद में कवर करेंगे।

उदाहरण के लिए, हमारे ग्राहक प्रशंसा रात्रिभोज के लिए टूटना इस तरह दिख सकता है:

एक घटना योजना लिखें

अंतिम बजट

घटना स्थल की पुष्टि करें

खानपान का चयन करें

इवेंट थीम चुनें

घटना के लिए रचनात्मक अवधारणाओं को डिजाइन करें

एक आरएसवीपी पेज सेट अप करें

निमंत्रण भेजें

विज्ञापन घटना

आदेश स्वैग

परीक्षण ए / वी

प्रस्तुतियों को अंतिम रूप दें

सभी घटना संपार्श्विक और स्वैग तैयार करें

चेकलिस्ट का दिन

लंबे या अधिक जटिल कदमों के लिए, उन्हें छोटे, आसान-से-डाइजेस्ट उपटास्क में तोड़ दें। न केवल यह आपको एक चरण के वास्तविक दायरे को समझने में मदद करेगा, बल्कि यह भी सुनिश्चित करेगा कि आप किसी भी छोटे से विवरण को न भूलें और इसे अधिक प्रबंधनीय से निपटाएं।

हमारे ईवेंट उदाहरण में, "खानपान का चयन करें" को कम जबरदस्त करने के लिए, हम इस परियोजना के इस हिस्से को पचाने वाले टुकड़ों में विभाजित करेंगे:

संभावित कैटरर्स की एक सूची बनाएं

प्रत्येक कैटरर से उद्धरण प्राप्त करें

उद्धरण और मेनू की तुलना करें

शीर्ष पिक्स के साथ मिलते हैं

कैटरर चुनें

अनुबंध को अंतिम रूप देना

3. अनुमान लगाएं कि प्रत्येक चरण कितना समय लगेगा

एक बार जब आपके पास अपनी परियोजना में हर कदम की एक व्यापक सूची हो, तो आप इसे पूरा करने के लिए प्रत्येक समय आवंटित करेंगे। ऐसा करने पर, अपनी टीम को कार्यों को समाप्त करने और अपने समग्र समय सीमा के भीतर रहने के लिए पर्याप्त समय प्रदान करना संतुलन। एक बार जब आप जानते हैं कि प्रत्येक कार्य कितना समय लेगा, तो आप प्रोजेक्ट रोडमैप बनाने के लिए प्रत्येक कार्य को उचित रूप से योजना और अनुक्रमित करने में सक्षम होंगे।

हमारे ग्राहक प्रशंसा घटना उदाहरण के साथ जारी है, आइए अपने प्रत्येक उपटास के साथ "खानपान का चयन करें" चरण लेते हैं, और अनुमान लगाते हैं कि व्यक्तिगत कार्यों को कितना समय लगेगा।

खानपान का चयन करें (9 सप्ताह)

संभावित कैटरर्स की एक सूची बनाएं (1 सप्ताह)

प्रत्येक कैटरर (3 सप्ताह) से उद्धरण प्राप्त करें

उद्धरण और मेनू की तुलना करें (1 सप्ताह)

शीर्ष पिक के साथ मिलते हैं (2 सप्ताह)

कैटरर चुनें (1 सप्ताह)

अंतिम अनुबंध (1 सप्ताह)

हमारे समय अनुमानों के आधार पर, एक खानपान कंपनी का चयन करने की प्रक्रिया में कुल नौ सप्ताह लगेंगे। पीछे की ओर काम करके आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि आपको इस विशेष चरण पर शुरू करने की आवश्यकता है और वास्तविक तिथियों के साथ अपनी परियोजना टाइमलाइन भरें।

4. निर्भरता मानचित्र

जैसे ही आप एक परियोजना चला रहे हैं, कुछ कदमों पर एक साथ काम किया जा सकता है-खासकर यदि विभिन्न टीम के साथी प्रत्येक ओवरलैपिंग कार्यों के लिए ज़िम्मेदार होते हैं। हालांकि, अन्य कदम समाप्त होने तक दूसरों को शुरू या पूरा नहीं किया जा सकता है। दूसरे शब्दों में, कुछ कदम पहले पूरा होने पर दूसरों पर निर्भर हैं। उदाहरण के लिए, आप कैटरर का चयन करने से पहले भोजन का ऑर्डर नहीं कर सकते हैं। यह कई कारणों में से एक है समय इतना महत्वपूर्ण है। प्रत्येक चरण को देखते हुए, कदम कैसे ओवरलैप करते हैं, और प्रत्येक समय की राशि आपको निश्चित रूप से रखेगी।

यह पता लगाने का भी समय है कि प्रत्येक चरण के लिए कौन जिम्मेदार है। यह असाइन करना जो परियोजना के हर हिस्से के लिए जिम्मेदार है, वह समय या संसाधन संघर्षों को स्थानांतरित करने और समायोजित करने में मदद करेगा, और भविष्य की आश्चर्य और देरी से बचें। चरण 6 में, आप सीखेंगे कि आपकी परियोजना टाइमलाइन को उन लोगों के साथ कैसे साझा करें, जिम्मेदारियों को क्रिस्टल स्पष्ट करें।

हमारे उदाहरण कार्यक्रम के लिए कार्यों में से एक निमंत्रण भेजना है। हालांकि यह विशेष कदम एक आसान लगता है, ऐसे कई अन्य चीजें हैं जिन्हें हम निमंत्रण भेजने के बारे में भी सोचने से पहले होने की आवश्यकता होती है। आमंत्रणों को डिजाइन किया जाना चाहिए, और हम उन्हें तब तक डिजाइन नहीं कर सकते जब तक कि हमारे कार्यक्रम के लिए एक थीम नहीं चुनी गई हो। एक कार्य को दूसरे शुरू होने से पहले होने की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए:

घटना विषय (घटना योजना टीम) → डिजाइन अवधारणाएं (लिंडा) → डिजाइन चुनें (घटना योजना टीम) → निमंत्रण बनाएं (लिंडा) → निमंत्रण भेजें (तारा)

यह समय के लायक है प्रत्येक निर्भरता को मानचित्रित करें और प्रत्येक कार्य का अनुक्रम (या आदेश)। आप जल्दी से अपनी परियोजना पहेली को एक साथ आने के लिए शुरू कर देंगे। यह तय करना कि कौन होगा जो भी महत्वपूर्ण है। इवेंट थीम को अंतिम रूप देने पर कौन काम करेगा? निमंत्रण कौन डिजाइन करेगा? किसी को किसी को असाइन करने से पहले शुरू करने के लिए समय होने तक प्रतीक्षा न करें - संघर्षों या हिचकी से बचने के लिए जल्दी सबकुछ लोभी हो जाओ।

अच्छी खबर यह है कि निमंत्रण प्रक्रिया और खानपान चयन एक ही समय में हो सकता है (जो हमारी परियोजना समयरेखा पर दिखाया जाएगा)।

5. अपनी टाइमलाइन बनाएं

क्या आप कल्पना करना शुरू कर रहे हैं आपकी परियोजना टाइमलाइन कैसी दिख सकती है ? हालांकि यह आपके सिर में उस छवि (और उन सभी कार्यों और देय तिथियों) को रखने के लिए व्यावहारिक नहीं है, लेकिन उन्हें कागज पर (या स्क्रीन पर) प्राप्त करने के लिए यथार्थवादी है। आपकी पहली वृत्ति एक एक्सेल स्प्रेडशीट या पावरपॉइंट खोलने के लिए हो सकती है-लेकिन प्रतीक्षा करें। चूंकि न तो परियोजनाओं की योजना बनाने या प्रबंधित करने के लिए डिज़ाइन किए गए थे, इसलिए आप कुछ में भाग लेंगे चुनौतियां आप एक बेहतर उपकरण चुनकर से बच सकते हैं ।

इसके बजाय, एक परियोजना प्रबंधन उपकरण का चयन करें जो निर्माण करने के लिए डिज़ाइन किया गया है और प्रोजेक्ट टाइमलाइन प्रबंधित करें -पसंद यूडीएन कार्य प्रबंधक । न केवल यह आपको अपनी टाइमलाइन ड्राइंग करने में समय बचाएगा (क्योंकि आपको मर्ज कोशिकाओं को हैक करने का प्रयास नहीं करना होगा और स्प्रेडशीट को एक प्रोजेक्ट टाइमलाइन में बदलने के लिए सूत्र जोड़ें), यह आपको प्रोजेक्ट किकऑफ के बाद अपनी टाइमलाइन का प्रबंधन जारी रखने की अनुमति देगा। समर्पित परियोजना प्रबंधन उपकरण आपको अनुमति दें आसानी से अपनी टाइमलाइन को अनुकूलित करें जैसे ही आप काम करते हैं, और अपने हितधारकों को परिवर्तनों और प्रगति पर अपडेट करें।

सही उपकरण के साथ, आपकी टाइमलाइन आपके अंतर्निहित काम से बंधी जाएगी और हमेशा अद्यतित रहती है। यह ट्रैक पर चलने वाली परियोजना के बीच अंतर हो सकता है और एक घास जा रहा है।

में एक समयरेखा कैसे बनाएँ यूडीएन कार्य प्रबंधक

उपयोग यूडीएन कार्य प्रबंधक की टाइमलाइन के लिए सुविधा[2 9 1]अपना खुद का प्रोजेक्ट शेड्यूल बनाएं