6 ขั้นตอนในการสร้างเทมเพลตกำหนดการรายวัน (ตัวอย่าง)

สรุป

ตารางประจำวันเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวของชีวิต มันสามารถให้โครงสร้างคุณลดความเครียดและเพิ่มผลผลิต เมื่อคุณสร้างเทมเพลตกำหนดการรายวันของคุณในเครื่องมือออนไลน์คุณจะมีความยืดหยุ่นที่เพิ่มขึ้นเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงและติดตามการอัปเดตแบบเรียลไทม์ นอกจากนี้ด้วยการแสดงผลงานของคุณในหลาย ๆ วิธีคุณสามารถวางแผนวันของคุณและตั้งค่าให้ตัวเองประสบความสำเร็จ

มันมักจะรู้สึกว่าคุณไม่มีชั่วโมงในวันนี้ แต่มันจะเป็นประโยชน์ในการคิดวันหนึ่งที่ไม่เหมือนยูนิตเดียว แต่เหมือนช่วงเวลาที่ยาวนาน 24 ชั่วโมง โดยการแยกแต่ละบล็อกคุณสามารถอุทิศเวลาที่เฉพาะเจาะจงสำหรับการทำงานการเข้าสังคมการรับประทานอาหารและการสร้าง

เมื่อคุณมีความเข้าใจที่ชัดเจนว่าคุณใช้เวลาของคุณคุณจะไม่รู้สึกว่าคุณหมดลงเสมอไป วันนี้คุณจะได้เรียนรู้ถึงความสำคัญของตารางประจำวันสำหรับการจัดการเวลา. ด้วยการวางแผนรายวันคุณสามารถตั้งค่าตัวเองเพื่อความสำเร็จแม้ในวันที่คุณไม่รู้สึกว่ามีประสิทธิผลทั้งหมด

แต่ก่อนอื่น: พูดคุยเกี่ยวกับการวางแผนตารางของคุณ

เราทุกคนรักการวางแผนตารางเวลาที่ดีงามความสวยงาม แต่ผู้อ่านเราจะซื่อสัตย์กับคุณ - ดีเท่าที่ควรดูกำหนดการประจำวันทางกายภาพไม่มีสิ่งที่จะช่วยให้คุณจัดการชีวิตของคุณ

คุณเป็นไปได้ที่จะประสบปัญหากำหนดการทางกายภาพคลาสสิก: ความระส่ำระสายการเขียนที่คับแคบไม่เพียงพอไม่มีบริบทและเราสั่นเพื่อแม้แต่คิดว่าการสูญเสียนักวางแผนของคุณ

ความจริงก็คือวิธีเดียวที่จะหลีกเลี่ยงความสับสนความระส่ำระสายและความไม่สะดวกคือการเลือกกำหนดการออนไลน์ออนไลน์

ซึ่งแตกต่างจากตารางเวลาที่เป็นลายลักษณ์อักษรแอปตั้งเวลามีประโยชน์ดังต่อไปนี้:

จัดลำดับความสำคัญของงานและกิจกรรม

ให้พื้นที่สำหรับบริบท

แบ่งปันได้กับสมาชิกในทีม

เข้าถึงได้เสมอออนไลน์

ช่วยให้คุณสร้างปฏิทินหลายรายการในที่เดียว

หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือจัดตารางเวลาออนไลน์ให้ลอง ผู้จัดการงาน UDN . ผู้จัดการงาน UDNเป็นแพลตฟอร์มการจัดการงานที่สามารถช่วยคุณจัดระเบียบงานของคุณเพื่อให้คุณรู้ว่าคุณต้องทำอะไรและเมื่อคุณต้องทำ

6 ขั้นตอนในการสร้างตารางประจำวัน

โดยไม่คำนึงถึงเครื่องมือการกำหนดเวลาออนไลน์ที่คุณเลือกทำตามหกขั้นตอนเหล่านี้เพื่อสร้างตารางงานประจำวันที่มีการจัดระเบียบ

1. รายการรายการที่ต้องทำ

ก่อนที่คุณจะสามารถจัดระเบียบ to-dos ของคุณคุณต้องทำรายการของรายการทั้งหมดที่คุณต้องทำในวันนี้ คุณสามารถเพิ่มรายการเหล่านี้ทีละรายการไปยังแอปกำหนดเวลาของคุณเพื่อให้คุณรู้ว่าคุณบันทึกไว้หรือใช้เทคนิคเช่นวิธีการทำสิ่งต่าง ๆ (GTD)ในการจับทุกสิ่งที่คุณต้องทำอย่างเป็นระบบ

รวมถึงภารกิจที่เกิดซ้ำในรายการของคุณเช่นการประชุมการออกกำลังกายและการนัดหมาย รวมถึงงานแบบ One-off เช่น Deadlines หรือโทรศัพท์ คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าจะเจาะจงกับรายการงานของคุณอย่างไร ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการรวม "ไปทานอาหารกลางวัน" เป็นงานที่เกิดขึ้นประจำเพื่อเพิ่มโครงสร้างประจำวันให้ไปข้างหน้า

เคล็ดลับ:ไม่เป็นไรถ้าคุณไม่รู้ทุกงานที่กำลังจะมาถึงในสัปดาห์ข้างหน้า คุณสามารถเพิ่มรายการที่ต้องทำให้มากขึ้นในรายการของคุณได้เสมอเมื่อเกิดขึ้น

2. จัดลำดับความสำคัญของงาน

อย่าหงุดหงิดถ้าคุณรู้สึกท่วมท้นหลังจากสร้างรายการที่ต้องทำ รายการของคุณจะรู้สึกเป็นระเบียบมากขึ้นเมื่อคุณจัดลำดับความสำคัญ เมื่อคุณจัดลำดับความสำคัญของงานคุณจะได้รับความรู้สึกที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำเมื่อใด ด้วยวิธีนี้หากดูเหมือนว่าคุณจะไม่สามารถทำงานทั้งหมดให้เสร็จในวันที่กำหนดคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่มีความสำคัญสูงสุด - ในคำอื่น ๆ ที่จะมีผลกระทบสูงสุด

ถึงจัดลำดับความสำคัญงานของคุณเริ่มต้นด้วยการทำเครื่องหมายแต่ละงานเป็นลำดับความสำคัญสูงปานกลางหรือต่ำ คำถามบางข้อที่คุณสามารถถามตัวเองเมื่อเรียงลำดับผ่านงานของคุณรวมถึง:

งานใดมีกำหนดเวลาที่เข้มงวด?

ฉันต้องทำงานใดในวันที่เฉพาะเจาะจง

ฉันจะทำภารกิจใดที่ฉันจะเครียดถ้าฉันไม่ทำเสร็จเร็ว ๆ นี้?

ฉันต้องการทำงานอะไรต่อไป

งานใดที่สามารถรอได้?

เคล็ดลับ:หากคุณมีงานที่ขัดแย้งกันให้พิจารณาว่างานใดเป็นเรื่องเร่งด่วนที่สุด ตัวอย่างเช่นหากโครงการหนึ่งสำหรับลูกค้าและอื่น ๆ สำหรับเจ้านายของคุณโครงการลูกค้าจะมาก่อน เมื่อกำหนดเวลาความขัดแย้งขอความช่วยเหลือจากสมาชิกในทีมของคุณและผู้จัดการของคุณ ดูว่ามีงานใด ๆ ที่คุณสามารถทำได้ผู้แทนหรือเลื่อน

3. บันทึกกำหนดเวลา

หากคุณยังไม่ได้ให้ไปที่รายการที่ต้องทำออนไลน์ของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่างานทุกงานมีกำหนดเวลา หากคุณไม่แน่ใจว่าควรทำตามกำหนดเวลาให้เลือกกำหนดเวลาที่สมเหตุสมผลในตอนนี้คุณสามารถอัปเดตได้ในภายหลัง

เช่นเดียวกับลำดับความสำคัญกำหนดเวลาบอกคุณว่างานใดที่สำคัญที่สุดและเมื่อคุณต้องการทำงานให้เสร็จ หากไม่มีกำหนดเวลาที่ชัดเจนคุณอาจพลาดการส่งมอบโดยบังเอิญ - แม้ว่าคุณจะมีเวลาเหลือเฟือในการทำงาน ในความเป็นจริง,กระบวนการที่ไม่ชัดเจนเป็นปัจจัยที่มีส่วนร่วมอันดับสองในกำหนดเวลาที่ไม่ได้รับ

เคล็ดลับ:กำหนดเวลาไม่เพียงใช้กับโครงการทำงาน คุณสามารถสร้างกำหนดเวลาของคุณเองสำหรับงานส่วนตัวเพื่อจับตัวคุณเอง ตัวอย่างเช่นหากคุณวางแผนที่จะทำงานครึ่งมาราธอนคุณควรกำหนดกำหนดเวลาการฝึกอบรมสำหรับจำนวนไมล์ในการทำงานต่อสัปดาห์ ด้วยการสร้างกำหนดเวลาเหล่านี้คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณจะมีรูปร่างตามเวลาที่การแข่งขันมาถึง

4. ระบุเหตุการณ์ที่เกิดซ้ำ

เมื่อคุณระบุถึงกำหนดเวลาในรายการที่ต้องทำออนไลน์ของคุณให้ไฮไลต์เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในพื้นฐานที่เกิดขึ้นซ้ำ เหตุการณ์เหล่านี้อาจรวมถึงการประชุมทีมรายสัปดาห์สโมสรหนังสือรายเดือนหรือโทรศัพท์ที่มีลูกค้า

จากนั้นใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อตั้งโปรแกรมเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในตารางประจำวันของคุณ ด้วยวิธีนี้คุณจะไม่ต้องติดตามการจัดลำดับใหม่ในแต่ละสัปดาห์หรือเดือน

เคล็ดลับ:ตอนนี้เป็นเวลาที่ดีในการตรวจสอบเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ ของคุณอย่างรวดเร็ว มีอะไรที่คุณทำเป็นประจำที่คุณควรหยุดทำหรือมอบหมายให้คนอื่น?

5. สั่งซื้อรายการตามเวลาลำดับความสำคัญหรือกำหนดเวลา

ช่วงเวลาที่ยิ่งใหญ่มาถึง - ตอนนี้ถึงเวลาที่จะใช้รายการในรายการที่คุณต้องทำและสั่งซื้อตามวันและเวลา นอกจากนี้คุณยังสามารถสั่งซื้อสินค้าของคุณด้วยการตั้งค่าอื่น ๆ เช่นลำดับความสำคัญหรือกำหนดเวลา

ในขณะที่คุณสั่งซื้อสินค้าตามที่คุณต้องการให้พิจารณาขั้นตอนที่คุณดำเนินการข้างต้น รายการที่มีลำดับความสำคัญสูงของคุณควรเกิดขึ้นก่อนในขณะที่รายการลำดับความสำคัญต่ำสามารถเกิดขึ้นได้ในภายหลังในวันหรือสัปดาห์ กระจายเหตุการณ์ที่เกิดซ้ำของคุณตลอดเทมเพลตปฏิทินของคุณตามลำดับ ในฐานะที่เป็นรายการที่ต้องทำของคุณจะหดตัววาระการประชุมประจำวันของคุณจะเติมเต็ม

เคล็ดลับ:คุณสามารถสลับรายการสิ่งที่ต้องทำไปยังมุมมองปฏิทินเพื่อดูว่าปฏิทินของคุณเต็มรูปแบบได้อย่างไร หากกำหนดการของคุณเต็มเกินไปคุณสามารถเพิ่มขั้นตอนพิเศษในกระบวนการกำหนดเวลา ลบภารกิจใด ๆ ที่ไม่จำเป็นดังนั้นคุณจึงมีห้องหายใจเพื่อพักผ่อนหรือเปลี่ยนแปลง

6. มีความยืดหยุ่นอยู่

ตอนนี้คุณมีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนว่าตารางเวลาประจำวันของคุณจะเป็นอย่างไรคุณสามารถไปทำงานได้ เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องมีความยืดหยุ่นตลอดทั้งวันและสัปดาห์ของคุณเพราะตารางเวลาที่คุณเริ่มต้นด้วยโอกาสจะไม่เป็นเหตุการณ์ที่แน่นอนที่เล่นออกมา

ส่วนที่ดีที่สุดเกี่ยวกับการวางแผนดิจิทัลคือการกำหนดเวลาการกำหนดเวลาจะง่ายขึ้นและการเปลี่ยนแปลงในอนาคตกลายเป็นภาระน้อยลง ชีวิตไม่แน่นอนและควบคุมยาก ลูกค้าจะเปลี่ยนกำหนดเวลาและการประชุมวันจันทร์รายสัปดาห์ของคุณอาจเปลี่ยนเป็นวันพุธ การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะเครียดน้อยลงเมื่อคุณสามารถปรับปฏิทินรายวันของคุณได้ด้วยการคลิกปุ่ม

เคล็ดลับ:คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเป็นเครื่องมือตั้งเวลาแบบสแตนด์อะโลน ที่สุดประเภทของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมุ่งเน้นไปที่องค์กรการปรับแต่งและการสร้างภาพ หากคุณใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติเหล่านี้คุณสามารถสร้างตารางงานรายวันที่ใช้งานได้ดีและยืดหยุ่น

เทมเพลตกำหนดการรายวัน

คุณสามารถใช้เทมเพลตกำหนดการรายวันด้านล่างเมื่อจัดรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ หากคุณกำลังสร้างเทมเพลตกำหนดการรายสัปดาห์ให้คัดลอกเทมเพลตนี้ในแต่ละวันของสัปดาห์

ในขณะที่เทมเพลตตารางประจำวันนี้ใช้บล็อกเวลาทั่วไปคุณสามารถกำหนดการของคุณให้ละเอียดมากขึ้นหากคุณต้องการ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถมอบหมายงานที่ 1 ระหว่างชั่วโมง 7.00 น. และ 7:30 น. เพื่อฝึกฝนการทำสมาธิตอนเช้า แม่แบบรายชั่วโมงสามารถสร้างนิสัยที่ดีและให้คุณรับผิดชอบต่อเป้าหมายของคุณ

3 วิธีในการจัดการตารางประจำวันของคุณ

มีหลายวิธีในการจัดการตารางประจำวันของคุณ คุณอาจต้องการมุ่งเน้นไปที่กรอบเวลาเมื่อคุณทำงานหรือคุณอาจมุ่งเน้นงานมากขึ้น พิจารณาตัวเลือกด้านล่าง:

ทุกชั่วโมง

นักวางแผนรายชั่วโมงคือการจัดเรียงแบบดั้งเดิมของตารางประจำวัน ในการสร้างตารางเวลารายชั่วโมงให้ทำตามขั้นตอนข้างต้นและกำหนดเวลาให้กับงานที่สำคัญของคุณ ตารางนี้มีโครงสร้างที่ชัดเจนสำหรับแต่ละวันของคุณ นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนดเวลาในภาระผูกพันนอกงานเช่นการนัดหมายแพทย์ส่วนบุคคลหลังเวลาทำงาน

โดยลำดับความสำคัญ

หากคุณต้องการกำหนดการประจำวันที่ไม่ได้รับคุณสามารถแสดงรายการงานของคุณได้ตามลำดับความสำคัญและทำงานจากรายการนี้ตลอดทั้งวัน สิ่งนี้อาจดูเหมือนเป็นรายการที่ต้องทำง่ายๆ แต่คุณยังต้องปรับลำดับความสำคัญของคุณสำหรับวันต่อหน้าคุณ ตัวอย่างเช่นลำดับความสำคัญของคุณจะเปลี่ยนไปตามการประชุมธุรการเหตุการณ์และการนัดหมายที่เกิดขึ้นในวันนั้น

ด้านล่างคุณจะเห็นกำหนดการรายวันเรียงลำดับตามลำดับความสำคัญโดยใช้ผู้จัดการงาน UDNแล้วซอฟต์แวร์การจัดการงาน :

ตามกำหนดเวลา

การจัดเรียงตารางเวลาของคุณตามกำหนดเวลาสามารถนำความรู้สึกเร่งด่วนมาสู่วันของคุณ การเห็นโครงการใดที่จะกำหนดจะบอกคุณว่าควรจะมาก่อนในการวางแผนส่วนตัวของคุณ เช่นเดียวกับรายการลำดับความสำคัญของคุณรายการกำหนดเวลาของคุณจะเปลี่ยนในแต่ละวัน ทุกเช้าคุณจะต้องประเมินรายการของคุณและกรอกข้อมูลในเหตุการณ์ที่เกิดซ้ำหรือข้อผูกพันครั้งเดียว

ทำไมตารางประจำวันจึงสำคัญ

เมื่อคุณสร้างตารางงานประจำวันคุณทำมากกว่าร่างงานของคุณสำหรับวันนี้ ตารางเวลาประจำวันสามารถปรับปรุงความคิดของคุณช่วยให้คุณเตรียมความพร้อมสำหรับเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นและตั้งค่าเสียงสำหรับวิธีที่เหลือของสัปดาห์ของคุณจะเล่นได้อย่างไร

ประโยชน์บางประการของการสร้างตารางประจำวันรวมถึง:

สร้างนิสัยที่ดี

สร้างโครงสร้าง

ป้องกันการผัดวันประกันพรุ่ง

เพิ่มขึ้นผลผลิต

ลดความเครียด

ประหยัดเวลา

ปรับปรุงจุดสนใจ

การวิจัยแสดงให้เห็นว่ากิจวัตรนั้นเป็นประโยชน์ต่อความเป็นอยู่ที่ดีของเรา "การดำเนินกิจกรรมประจำการช่วยลดความเครียดด้วยการทำให้สถานการณ์สามารถควบคุมได้และคาดการณ์ได้มากขึ้น" Indmathi Bendi, M.D. , แพทย์ปฐมภูมิที่ Piedmont กล่าว "การเตรียมพร้อมเป็นวิธีที่สำคัญในการป้องกันความเครียด"

การจัดการเวลาหลักพร้อมตารางงานประจำวัน

การสร้างตารางประจำวันเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการเวลาฝึกฝนและรู้สึกถึงการควบคุมชีวิตของคุณมากขึ้น ด้วยการวางแผนกำหนดการประจำวันที่ถูกต้องคุณจะได้รับโครงสร้างในวันของคุณในขณะที่ยังมีความยืดหยุ่นในการเปลี่ยนแปลงเมื่อเกิดขึ้น

คุณไม่ต้องเลือกวิธีจัดตารางเวลาประจำวันของคุณเมื่อคุณใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ. หากคุณต้องการดูตารางของคุณเรียงตามกำหนดเวลาหรือลำดับความสำคัญสลับแต่ละตัวเลือกที่ด้านบนของหน้า นอกจากนี้คุณยังสามารถดูตารางเวลาของคุณเป็นปฏิทินรายเดือนและทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมในปฏิทินของพวกเขา