6 trinn for å opprette en daglig tidsplanmal (med eksempel)
Sammendrag
En daglig tidsplan er en utmerket måte å styre livets bevegelige deler på. Det kan gi deg struktur, redusere stress og øke produktiviteten. Når du oppretter din daglige tidsplanmal i et elektronisk verktøy, får du den ekstra fleksibiliteten til å gjøre endringer og spore oppdateringer i sanntid. I tillegg, ved å visualisere arbeidet ditt på flere måter, kan du planlegge dagen din og sette deg opp for suksess.
Det kan ofte føles som om du ikke har nok timer på dagen. Men det kan være nyttig å tenke på en dag som ikke som en enkelt enhet, men som 24-timers lange blokker av tid. Ved å skille ut hver blokk, kan du dedikere bestemt tidspunkt for å jobbe, sosialisere, spise og skape.
Når du har en klar forståelse av hvordan du bruker din tid, vil du ikke alltid føle at du har gått tom for det. I dag lærer du betydningen av en daglig tidsplan for tidsfordriv . Med daglig planlegging kan du sette deg opp for suksess, selv på dager når du ikke føler alt som produktiv.
Men først: La oss snakke om planleggerplanleggeren din
Vi elsker alle en god fysisk, estetisk behagelig planleggerplanlegger. Men leseren, vi vil være ærlige med deg-som fin som de skal se på, har fysiske daglige tidsplaner, har ikke det som trengs for å hjelpe deg med å organisere livet ditt.
Du har sannsynligvis allerede opplevd de klassiske fysiske tidsplanene: Disorganization, trangt skriving, ikke nok plass, ingen kontekst, og - vi shudder å til og med tenke det som mister planleggeren din.
Sannheten er den eneste måten å unngå forvirring, uorganisering og uleilighet, er å velge en online daglig tidsplan.
I motsetning til en skriftlig daglig tidsplan, har en planleggingsapp følgende fordeler:
Prioriterer oppgaver og hendelser
Gir rom for kontekst
Deltabelt med lagmedlemmer
Alltid tilgjengelig online
Lar deg lage flere kalendere på ett sted
Hvis du leter etter et online planleggingsverktøy, kan du prøve UDN Task Manager . UDN Task Manager Er en arbeidsstyringsplattform som kan hjelpe deg med å organisere arbeidet ditt, slik at du vet hva du trenger å gjøre, og når du trenger å gjøre det.
6 trinn for å lage en daglig tidsplan
Uavhengig av det elektroniske planleggingsverktøyet du velger, følg disse seks trinnene for å skape en organisert, vakker daglig tidsplan.
1. Liste å gjøre elementer
Før du kan organisere din til-DOS, trenger du først å lage en liste av alle elementene du trenger å gjøre for dagen. Du kan legge til disse elementene en etter en til Scheduling-appen din, slik at du vet at du har spilt inn dem, eller bruk en teknikk som Få ting gjort (GTD) metode For å systematisk fange alt du trenger for å bli ferdig.
Inkluder gjentakende oppgaver i listen din som møter, trening og avtaler. Inkluder også engangsoppgaver som tidsfrister eller telefonsamtaler. Du kan bestemme hvor spesifikk å få med oppgavelisten din. For eksempel, hvis du vil inkludere "gå til lunsj" som en gjentakende oppgave å legge til daglig struktur, gå videre.
Tips: Det er ok hvis du ikke kjenner hver oppgave som kommer opp i uken fremover. Du kan alltid legge til flere å gjøre elementer på listen din når de oppstår.
2. Prioritere oppgaver
Ikke vær redd hvis du føler deg overveldet etter at du har opprettet din oppgaveliste. Listen din vil føle deg mer organisert når du prioriterer. Når du prioriterer arbeidet, får du en klarere følelse av hva som må gjøres når. På den måten, hvis det virker som om du ikke vil kunne fullføre alle dine oppgaver på en gitt dag, kan du fokusere på de som er høyest prioritet - med andre ord, de som vil ha størst innvirkning.
Til prioritere Ditt arbeid, begynner med å markere hver oppgave som høy, middels eller lav prioritet. Noen spørsmål du kan spørre deg selv når du sorterer gjennom oppgavene dine, inkluderer:
Hvilke oppgaver har strenge tidsfrister?
Hvilke oppgaver må jeg fullføre på bestemte dager?
Hvilke oppgaver vil jeg stresse om om jeg ikke fullfører dem snart?
Hvilke oppgaver vil jeg fullføre neste?
Hvilke oppgaver kan vente?
Tips: Hvis du har oppgaver som er i konflikt med hverandre, bør du vurdere hvilken oppgave som er mest presserende. For eksempel, hvis ett prosjekt er for en klient og den andre er for sjefen din, vil klientprosjektet trolig komme først. Når deadlines konflikter, be om hjelp fra dine lagmedlemmer og din leder. Se om det er noe arbeid du kan delegat eller utsette.
3. Merknadsfrister
Hvis du ikke allerede har det, gå gjennom din online oppgaveliste og sørg for at hver oppgave har en frist. Hvis du ikke er sikker på hva fristen skal være, velg en frist som gir mening for nå - tross alt, kan du alltid oppdatere den senere.
Som prioriteringer forteller tidsfrister deg hvilke oppgaver som er viktigst, og når du trenger å få arbeidet ditt gjort. Uten klare tidsfrister, kan du ved et uhell savne en leveranse - selv om du hadde god tid til å jobbe med det. Faktisk, uklare prosesser er den nest største bidragende faktoren i ubesvarte frister
Tips: Frister gjelder ikke bare for arbeidsprosjekter. Du kan lage dine egne tidsfrister for personlige oppgaver for å holde deg ansvarlige. For eksempel, hvis du planlegger å kjøre en halv maraton, bør du sette treningsfrister for hvor mange miles å løpe per uke. Ved å skape disse tidsfrister, kan du sørge for at du vil være i form da løpene kommer.
4. Identifiser gjentagende hendelser
Når du har notert tidsfrister i din online oppgaveliste, markerer du eventuelle hendelser som skjer på en gjentakende basis. Disse hendelsene kan omfatte ukentlige lagmøter, en månedlig bokklubb eller telefonsamtaler med klienter.
Da, bruk Prosjektstyringsprogramvare å programmere gjentatte hendelser i din daglige tidsplan. På denne måten trenger du ikke å holde oversikt over omleggingsartikler hver uke eller måned.
Tips: Nå er det også en god tid å gjøre en rask revisjon av dine gjentatte hendelser. Er det noe du gjør regelmessig at du skal slutte å gjøre, eller delegere til noen andre?
5. Bestill gjenstander etter tid, prioritet eller frist
Det store øyeblikket er kommet nå, det er på tide å ta elementene på din gjøremålsliste og bestille dem på dag og tid. Du kan også bestille dine varer av andre preferanser som prioritet eller fristen.
Når du bestiller varene dine til din smak, bør du vurdere trinnene du har utført ovenfor. Dine høye prioriterte elementer bør forekomme først, mens lave prioriterte elementer kan skje senere på dagen eller uken. Spreng dine gjentatte hendelser gjennom hele kalendermalen din tilsvarende. Når din gjøremåltid krymper, vil din daglige agenda fylle opp.
Tips: Du kan bytte din oppgaveliste til Kalendervisning for å se hvor full kalenderen din er. Hvis timeplanen din virker for full, kan du legge til et ekstra trinn i planleggingsprosessen. Fjern eventuelle oppgaver som ikke føler deg nødvendige, slik at du har pustende rom for å hvile eller gjøre endringer.
6. Hold deg fleksibel
Nå som du har en klar visjon om hva din daglige tidsplan vil se ut, kan du komme på jobb. Det er viktig å være fleksibelt gjennom hele dagen og uken fordi tidsplanen du starter med sannsynligvis ikke vil være de eksakte hendelsene som spiller ut.
Den beste delen om en digital planlegger er at planleggingsoppgaver blir lettere, og fremtidige endringer blir mindre byrdefulle. Livet er uforutsigbart og vanskelig å kontrollere. Klienter vil skifte frister, og dine ukentlige mandag møter kan bytte til onsdager. Disse endringene vil være mindre stressende når du kan justere din daglige kalender med klikk på en knapp.
Tips: Du kan bruke Project Management Software som et frittstående planleggingsverktøy. Mest Typer Project Management Software Fokus på organisasjon, tilpasning og visualisering. Hvis du dra nytte av disse funksjonene, kan du opprette en daglig tidsplan som er funksjonell og fleksibel.
Daglig tidsplanmal
Du kan bruke den daglige tidsplanmalen nedenfor når du organiserer din oppgaveliste. Hvis du lager en ukentlig tidsplanmal, kopier denne malen for hver dag i uken.
Mens denne daglige tidsplanmalen bruker generelle tidsblokker, kan du gjøre planen mer detaljert hvis du vil. For eksempel kan du tilordne oppgave 1 mellom klokken 7. og 7:30 for å øve morgenmeditasjon. En timelemal kan danne gode vaner og holde deg ansvarlig for dine mål.
3 måter å ordne din daglige tidsplan
Det finnes ulike måter å ordne din daglige plan på. Du kan foretrekke å fokusere på en tidsramme når du jobber, eller du kan være mer oppgaveorientert. Vurder alternativene nedenfor:
Hver time
En timeplanlegger er det tradisjonelle arrangementet av en daglig tidsplan. For å opprette en timeplan, følg trinnene ovenfor og tilordne tider for dine viktige oppgaver. Denne tidsplanen gir en klar struktur for hver del av dagen. I tillegg kan du også planlegge i forpliktelser utenfor arbeidet, som en personlig legeavtale etter arbeidstid.
Etter prioritet
Hvis du foretrekker en untimed Daily timeplan, kan du liste opp oppgavene dine etter prioritet og jobbe fra denne listen gjennom dagen. Dette kan virke som en enkel å-gjøre liste, men du må fortsatt justere dine prioriteringer for dagen foran deg. For eksempel vil dine prioriteringer endres basert på møter, ærend, hendelser og avtaler som skjer på den dagen.
Nedenfor vil du se en daglig tidsplan sortert etter prioritet ved hjelp av UDN Task Manager 'S. Arbeidsadministrasjonsprogramvare :
Ved frist
Sortering av timeplanen din ved tidsfrister kan gi en følelse av haster til dagen din. Å se hvilke prosjekter som skal betales, vil fortelle deg hva som skal komme først i din personlige planlegger. Som din prioriteringsliste, vil din tidsfrister for å skifte hver dag. Hver morgen må du vurdere listen din og fylle ut eventuelle gjentatte hendelser eller engangsforpliktelser.
Hvorfor er en daglig tidsplan viktig?
Når du lager en daglig tidsplan, gjør du mer enn å skissere oppgavene dine for dagen. En daglig tidsplan kan forbedre tankegangen din, hjelpe deg med å forberede deg på kommende hendelser, og sette tonen for hvordan resten av uken vil spille ut.
Noen fordeler med å skape en daglig tidsplan inkluderer:
Danner gode vaner
Skaper struktur
Hindrer utsettelse
Øker produktivitet
Reduserer stress
Sparer tid
Forbedrer seg fokus
Forskning viser at rutinene fordeler vårt velvære. "Å gjennomføre rutinemessige aktiviteter reduserer stress ved å gjøre situasjonen mer kontrollerbar og forutsigbar," sier Indumathi Bendi, M.D., en primærpleie lege på Piemonte. "Beredskap er en viktig måte å hindre stress på."
Master Time Management med en daglig tidsplan
Å skape en daglig tidsplan er en fin måte å mestre tidshåndtering og føle seg mer i kontroll over livet ditt. Med den riktige daglige planlegger, vil du få struktur i dag mens du fortsatt har fleksibiliteten til å gjøre endringer når de oppstår.
Du trenger ikke å velge hvordan du skal ordne din daglige tidsplan når du bruker Prosjektstyringsprogramvare . Hvis du vil se tidsplanen din sortert etter frist eller prioritet, byttes hvert alternativ øverst på siden. Du kan også se timeplanen din som en månedlig kalender og samarbeide med lagmedlemmer på kalendere.
