6 steg för att skapa en daglig schema mall (med exempel)

Sammanfattning

Ett dagligt schema är ett utmärkt sätt att hantera livets rörliga delar. Det kan ge dig struktur, minska stress och öka produktiviteten. När du skapar din dagliga schema mall i ett onlineverktyg, har du den extra flexibiliteten att göra ändringar och spåra uppdateringar i realtid. Plus, genom att visualisera ditt arbete på flera sätt, kan du planera din dag och ställa dig upp för framgång.

Det kan ofta känna att du inte har tillräckligt med timmar på dagen. Men det kan vara till hjälp att tänka på en dag inte som en enda enhet, men som 24 timmars tidsblock. Genom att skilja ut varje block kan du ägna specifik tid för att arbeta, socialisera, äta och skapa.

När du har en tydlig förståelse för hur du använder din tid, kommer du inte alltid att känna att du har slutfört det. Idag lär du vikten av ett dagligt schema förtidsplanering. Med daglig planering kan du ställa upp dig för framgång, även på dagar när du inte känner dig så produktiv.

Men först: Låt oss prata om din schemaläggsplanerare

Vi älskar alla en bra fysisk, estetiskt tilltalande schemaläggningsplanerare. Men, läsaren, vi är ärliga med dig-så trevligt som de ska titta på, har fysiska dagliga scheman inte vad som krävs för att hjälpa dig att organisera ditt liv.

Du har troligen redan upplevt de klassiska fysiska schemaläggningsfrågorna: Disorganisation, trångt skrivning, inte tillräckligt med utrymme, inget sammanhang och-vi shudder att ens tänka på att förlora din planerare.

Sanningen är, det enda sättet att undvika förvirring, disorganisation och besvär är att välja ett online dagligt schema.

Till skillnad från ett skriftligt dagligt schema har en schemaläggningsapp följande fördelar:

Prioriterar uppgifter och evenemang

Ger utrymme för sammanhang

Delbar med lagmedlemmar

Alltid tillgänglig online

Gör det möjligt att skapa flera kalendrar på ett ställe

Om du letar efter ett online schemaläggningsverktyg, försök UDN Task Manager . UDN Task ManagerÄr en arbetshanteringsplattform som kan hjälpa dig att organisera ditt arbete så att du vet vad du behöver göra och när du behöver göra det.

6 steg för att skapa ett dagligt schema

Oavsett det online schemaläggningsverktyg du väljer, följer du dessa sex steg för att skapa ett organiserat, vackert dagligt schema.

1. Lista för att göra saker

Innan du kan organisera din till-dos, måste du förstgör en listaav alla objekt du behöver göra för dagen. Du kan lägga till dessa objekt en efter en till din schemaläggningsapp så du vet att du har spelat in dem, eller använd en teknik somFå saker gjort (GTD) -metodatt systematiskt fånga allt du behöver göra.

Inkludera återkommande uppgifter i din lista som möten, motion och möten. Inkludera även engångsuppgifter som deadlines eller telefonsamtal. Du kan bestämma hur specifikt att få med din uppgiftslista. Till exempel, om du vill inkludera "gå till lunch" som en återkommande uppgift för att lägga till daglig struktur, gå vidare.

Dricks:Det är okej om du inte känner till varje uppgift som kommer upp i veckan framåt. Du kan alltid lägga till fler to-do-objekt i din lista när de uppstår.

2. Prioritera uppgifter

Fräs inte om du känner dig överväldigad efter att du har skapat din att göra-lista. Din lista kommer att känna sig mer organiserad när du prioriterar. När du prioriterar jobbet, får du en tydligare känsla av vad som behöver göras när. På det sättet, om det verkar som om du inte kommer att kunna avsluta alla dina uppgifter på en viss dag, kan du fokusera på de som är högsta prioriterade - de som de har störst påverkan.

TillprioriteraDitt arbete, börja med att markera varje uppgift som hög, medium eller låg prioritet. Några frågor du kan fråga dig när du sorterar igenom dina uppgifter är:

Vilka uppgifter har strikta tidsfrister?

Vilka uppgifter måste jag slutföra på specifika dagar?

Vilka uppgifter kommer jag att betona om jag inte slutför dem snart?

Vilka uppgifter vill jag slutföra nästa?

Vilka uppgifter kan vänta?

Dricks:Om du har uppgifter som strider mot varandra, överväga vilken uppgift som är mest brådskande. Till exempel, om ett projekt är för en klient och det andra är för din chef, kommer klientprojektet sannolikt att komma först. När tidsfrister konflikter, be om hjälp från dina lagmedlemmar och din chef. Se om det finns något arbete du kandelegeraeller skjuta upp.

3. Anm. Deadlines

Om du inte redan har, gå igenom din online-to-do-lista och se till att varje uppgift har en tidsfrist. Om du inte är säker på vad tidsfristen ska vara, välj en tidsfrist som är meningsfullt för nu - det kan du alltid uppdatera det senare.

Liksom prioriteringar berättar deadlines vilka uppgifter som är viktigast och när du behöver få ditt arbete gjort. Utan tydliga tidsfrister kan du oavsiktligt sakna en leveransbar, även om du hade gott om tid att arbeta på det. Faktiskt,Oklara processerär den näst största bidragande faktorn i missade tidsfrister

Dricks:Tidsfrister gäller inte bara på arbetsprojekt. Du kan skapa egna tidsfrister för personliga uppgifter för att hålla dig ansvarig. Till exempel, om du planerar att köra en halv maraton, bör du ställa ut träningsfrister för hur många mil som ska köras per vecka. Genom att skapa dessa tidsfrister kan du se till att du kommer att vara i form när tävlingen kommer.

4. Identifiera återkommande händelser

När du har noterat deadlinesna i din online-to-do-lista, markera eventuella händelser som händer på ett återkommande sätt. Dessa händelser kan innehålla veckovisa möte, en månatlig bokklubb eller telefonsamtal med kunder.

Använd sedanProjektledningsprogramvaraatt programmera återkommande händelser i ditt dagliga schema. På så sätt behöver du inte hålla reda på omläggningsartiklar varje vecka eller månad.

Dricks:Nu är det också en bra tid att göra en snabb revision av dina återkommande händelser. Finns det något du gör regelbundet att du ska sluta göra, eller delegera till någon annan?

5. Beställ artiklar efter tid, prioritet eller deadline

Det stora ögonblicket har kommit - nu är det dags att ta objekten på din att göra-lista och beställa dem om dagen och tiden. Du kan också beställa dina föremål med andra preferenser som prioritet eller tidsfristen.

När du beställer dina objekt till din smak, överväga de steg du utförde ovan. Dina högprioriterade föremål bör förekomma först, medan lågprioritetsartiklar kan hända senare på dagen eller veckan. Scattera dina återkommande händelser under hela kalendermallen. När din att göra lista krymper, kommer din dagliga agenda att fylla upp.

Dricks:Du kan byta din lista till kalendervisning för att se hur fulla din kalender är. Om ditt schema verkar för fullt kan du lägga till ett extra steg i schemaläggningsprocessen. Ta bort eventuella uppgifter som inte känner sig nödvändiga så att du har andningsrum att vila eller göra ändringar.

6. Håll flexibel

Nu när du har en tydlig vision om vad ditt dagliga schema kommer att se ut, kan du komma till jobbet. Det är viktigt att vara flexibel under hela dagen och veckan eftersom det schema du börjar med troligt kommer inte att vara de exakta händelserna som spelar ut.

Den bästa delen om en digital planerare är att schemaläggningsuppgifter blir enklare och framtida förändringar blir mindre belastade. Livet är oförutsägbart och svårt att kontrollera. Klienterna kommer att skifta deadlines, och dina veckovisa måndagsmöten kan byta till onsdagar. Dessa förändringar blir mindre stressiga när du kan justera din dagliga kalender med ett knapptryck.

Dricks:Du kan använda projekthanteringsprogramvara som ett fristående schemaläggningsverktyg. MestTyper av projekthanteringsprogramFokusera på organisation, anpassning och visualisering. Om du utnyttjar dessa funktioner kan du skapa ett dagligt schema som är funktionellt och flexibelt.

Daglig schema mall

Du kan använda den dagliga schemaläggsmallen nedan när du organiserar din att göra-lista. Om du skapar en veckovis schemalägg mall, kopiera den här mallen för varje dag i veckan.

Medan denna dagliga schema mall använder allmänna tidsblock kan du göra ditt schema mer detaljerat om du vill. Till exempel kan du tilldela uppgift 1 mellan klockan 7.00 och 7:30. För att träna morgonmeditation. En timme mall kan bilda goda vanor och hålla dig ansvarig för dina mål.

3 sätt att ordna ditt dagliga schema

Det finns olika sätt att ordna ditt dagliga schema. Du kanske föredrar att fokusera på en tidsram när du arbetar, eller du kan vara mer uppgiftsinriktad. Tänk på alternativen nedan:

Varje timme

En timplanner är det traditionella arrangemanget av ett dagligt schema. För att skapa ett timsschema, följ stegen ovan och tilldela tider för dina viktiga uppgifter. Detta schema ger en tydlig struktur för varje del av din dag. Plus, du kan också schemalägga i förpliktelser utanför jobbet, som en personlig doktors utnämning efter arbetstid.

Med prioritet

Om du föredrar ett untimerat dagligt schema kan du lista dina uppgifter genom prioritet och arbeta från den här listan genom dagen. Det kan tyckas som en enkel att göra-lista, men du behöver fortfarande justera dina prioriteringar för dagen framför dig. Till exempel kommer dina prioriteringar att förändras baserat på möten, ärenden, händelser och utnämningar som händer den dagen.

Nedan ser du ett dagligt schema sorterat efter prioritet medUDN Task Manager S Arbetshanteringsprogramvara :

Av deadline

Sortera ditt schema med deadlines kan ge en känsla av brådska till din dag. Att se vilka projekt som ska betalas kommer att berätta vad som ska komma först i din personliga planerare. Liksom din prioriterade lista, kommer din tidsfristerlista att byta varje dag. Varje morgon måste du bedöma din lista och fylla i eventuella återkommande händelser eller enstaka åtaganden.

Varför är ett dagligt schema viktigt?

När du skapar ett dagligt schema, gör du mer än att skissera dina uppgifter för dagen. Ett dagligt schema kan förbättra din tankegång, hjälpa dig att förbereda dig för kommande evenemang och ställa in tonen för hur resten av din vecka kommer att spela ut.

Några fördelar med att skapa ett dagligt schema inkluderar:

Formar goda vanor

Skapar struktur

Förhindraruppskjutande

Ökningproduktivitet

Reducerar stress

Sparar tid

Förbättrasfokus

Forskning visarde rutinerna gynnar vårt välbefinnande. "Att utföra rutinaktiviteter minskar stressen genom att situationen ser mer kontrollerbar och förutsägbar", säger Indumathi Bendi, M.D., en primärvårdspersonal på Piemonte. "Beredskap är ett viktigt sätt att förhindra stress."

Master Time Management med ett dagligt schema

Att skapa ett dagligt schema är ett bra sätt att behärska tidshantering och känna mer i kontroll över ditt liv. Med den rätta dagliga schemaläggningsplaneraren får du struktur på din dag medan du fortfarande har flexibilitet att göra ändringar när de uppstår.

Du behöver inte välja hur du ordnar ditt dagliga schema när du använderProjektledningsprogramvara. Om du vill se ditt schema sorterat efter tidsfrist eller prioritet, växla varje alternativ längst upp på sidan. Du kan också visa ditt schema som en månadskalender och samarbeta med lagmedlemmar på sina kalendrar.