6 trin til at oprette en daglig skabelonskab (med eksempel)

Resumé

En daglig plan er en glimrende måde at styre livets bevægelige dele på. Det kan give dig struktur, reducere stress og øge produktiviteten. Når du opretter din daglige skabelon i et online værktøj, får du den ekstra fleksibilitet til at foretage ændringer og spore opdateringer i realtid. Plus, ved at visualisere dit arbejde på flere måder, kan du planlægge din dag og sætte dig op for succes.

Det kan ofte føle, at du ikke har nok timer på dagen. Men det kan være nyttigt at tænke på en dag, ikke som en enkelt enhed, men som 24 timers lange blokke af tid. Ved at adskille hver blok, kan du dedikere specifik tid til at arbejde, socialisere, spise og skabe.

Når du har en klar forståelse af, hvordan du bruger din tid, vil du ikke altid føle, at du har løbet tør for det. I dag lærer du betydningen af ​​en daglig plan fortidsadministration. Med daglig planlægning kan du sætte dig op for succes, selv om dagen, når du ikke føler alt det produktive.

Men først: Lad os tale om din tidsplanlægger

Vi alle elsker en god fysisk, æstetisk-behagelig planlægningsplanlægger. Men læseren vil vi være ærlige med dig - så godt som de skal se på, fysiske daglige skemaer har ikke det, der kræves for at hjælpe dig med at organisere dit liv.

Du har sandsynligvis allerede oplevet den klassiske fysiske skema problemer: uorganisering, trange skrivning, ikke nok plads, ingen kontekst, og vi ryster til endda at tænke på, at det taber din planlægger.

Sandheden er den eneste måde at undgå forvirring, uorganisering og ulejlighed, er at vælge en online daglig skema.

I modsætning til en skriftlig daglig skema har en planlægning app følgende fordele:

Prioriterer opgaver og begivenheder

Giver plads til kontekst

Usynligt med holdmedlemmer

Altid tilgængelig online.

Giver dig mulighed for at oprette flere kalendere på ét sted

Hvis du leder efter et online planlægningsværktøj, prøv UDN Task Manager . UDN Task ManagerEr en arbejdshåndteringsplatform, der kan hjælpe dig med at organisere dit arbejde, så du ved, hvad du skal gøre, og når du skal gøre det.

6 trin til at oprette en daglig skema

Uanset det online planlægningsværktøj, du vælger, skal du følge disse seks trin for at oprette en organiseret, smuk daglig skema.

1. Liste til at gøre varer

Før du kan organisere din til-DOS, skal du først brugelav en listeAf alle de ting, du skal gøre for dagen. Du kan tilføje disse elementer en efter en til din planlægning app, så du ved, at du har optaget dem, eller brug en teknik somFå tingene gjort (GTD) metodeAt systematisk fange alt hvad du behøver for at blive færdig.

Inkluder tilbagevendende opgaver i din liste som møder, motion og aftaler. Inkluder også engangsopgaver som deadlines eller telefonopkald. Du kan bestemme, hvor specifikke du får med din opgaveliste. For eksempel, hvis du vil medtage "gå til frokost" som en tilbagevendende opgave at tilføje daglig struktur, gå videre.

Tip:Det er ok, hvis du ikke kender hver opgave, der kommer op i den kommende uge. Du kan altid tilføje flere til-gør elementer til din liste, som de opstår.

2. Prioritere opgaver

Må ikke bekymre dig, hvis du føler dig overvældet efter at have oprettet din opgaveliste. Din liste vil føle sig mere organiseret, når du prioriterer. Når du prioriterer arbejde, får du en klarere følelse af, hvad der skal gøres, når. På den måde, hvis det ser ud til, at du ikke vil være i stand til at afslutte alle dine opgaver på en given dag, kan du fokusere på dem, der er højeste prioritet - med andre ord, dem der vil have den højeste virkning.

TilprioritereDit arbejde begynder ved at markere hver opgave som høj, medium eller lav prioritet. Nogle spørgsmål, du kan spørge dig selv, når du sorterer gennem dine opgaver, omfatter:

Hvilke opgaver har strenge deadlines?

Hvilke opgaver skal jeg færdiggøre på bestemte dage?

Hvilke opgaver vil jeg understrege om, om jeg ikke fuldfører dem snart?

Hvilke opgaver vil jeg gerne udfylde næste?

Hvilke opgaver kan vente?

Tip:Hvis du har opgaver, der er i konflikt med hinanden, skal du overveje, hvilken opgave der er mest presserende. For eksempel, hvis et projekt er for en klient, og den anden er til din chef, vil klientprojektet sandsynligvis komme først. Når deadlines konfronteres, bede om hjælp fra dine holdmedlemmer og din leder. Se om der er noget arbejde, du kandelegereteller udskyde.

3. Bemærk Deadlines.

Hvis du ikke allerede har det, skal du gå gennem din online-opgaveliste og sørge for, at hver opgave har en deadline. Hvis du ikke er sikker på, hvad fristen skal være, skal du vælge en deadline, der giver mening for nu. Du kan trods alt altid opdatere det senere.

Ligesom prioriteter fortæller deadlines, hvilke opgaver der er vigtigst, og når du har brug for at få dit arbejde udført. Uden klare deadlines, kan du ved et uheld savne en leverbar - selvom du havde masser af tid til at arbejde på det. Faktisk,uklare processerer den næststørste bidragende faktor i savnet deadlines

Tip:Frister gælder ikke kun for arbejdsprojekter. Du kan oprette dine egne deadlines for personlige opgaver for at holde dig selv ansvarlig. For eksempel, hvis du planlægger at køre en halv maraton, skal du sætte træningsfrister for hvor mange miles at køre om ugen. Ved at oprette disse deadlines kan du sikre dig, at du vil være i form, når løbet kommer.

4. Identificer tilbagevendende hændelser

Når du har noteret fristerne i din online opgaveliste, skal du fremhæve eventuelle begivenheder, der sker på et tilbagevendende grundlag. Disse begivenheder kan omfatte ugentlige holdmøder, en månedlig bogklub eller telefonopkald med klienter.

Derefter brugProjektstyringssoftwareat programmere tilbagevendende begivenheder i din daglige skema. På denne måde behøver du ikke holde styr på omlægning af varer hver uge eller måned.

Tip:Nu er det også en god tid at lave en hurtig revision af dine tilbagevendende begivenheder. Er der noget, du regelmæssigt gør, at du skal stoppe med at gøre eller delegere til en anden?

5. Bestil varer efter tid, prioritet eller deadline

Det store øjeblik er ankommet - nu er det tid til at tage varerne på din opgaveliste og bestille dem om dagen og tid. Du kan også bestille dine varer af andre præferencer som prioritet eller deadline.

Når du bestiller dine varer til din smag, skal du overveje de trin, du har udført ovenfor. Dine høje prioriterede elementer skal ske først, mens lave prioriterede elementer kan ske senere i dag eller uge. Spreder dine tilbagevendende hændelser i hele din kalenderskabelon i overensstemmelse hermed. Da din to-do-liste krymper, vil din daglige dagsorden fylde op.

Tip:Du kan skifte din opgaveliste til kalendervisning for at se, hvor fuld din kalender er. Hvis din tidsplan virker for fuld, kan du tilføje et ekstra skridt i planlægningsprocessen. Fjern eventuelle opgaver, der ikke føler sig nødvendige, så du har vejret til at hvile eller foretage ændringer.

6. Bliv fleksibel

Nu hvor du har en klar vision om, hvad din daglige tidsplan vil se ud, kan du komme på arbejde. Det er vigtigt at forblive fleksibelt i hele din dag og uge, fordi den tidsplan, du starter med sandsynligt, ikke vil være de nøjagtige begivenheder, der spiller ud.

Den bedste del om en digital planlægger er, at planlægningsopgaver bliver lettere, og fremtidige ændringer bliver mindre byrdefulde. Livet er uforudsigeligt og svært at kontrollere. Kunderne vil skifte frister, og dine ugentlige mandagsmøder kan skifte til onsdage. Disse ændringer vil være mindre stressende, når du kan justere din daglige kalender med et klik på en knap.

Tip:Du kan bruge projektstyringssoftware som et selvstændigt planlægningsværktøj. MestTyper af projektstyringssoftwareFokus på organisation, tilpasning og visualisering. Hvis du udnytter disse funktioner, kan du oprette en daglig plan, der er funktionel og fleksibel.

Daglig skabelon

Du kan bruge den daglige skema skabelon nedenfor, når du organiserer din opgaveliste. Hvis du opretter en ugentlig skabelon, skal du kopiere denne skabelon for hver dag i ugen.

Mens denne daglige skabelon bruger generelle tidsblokke, kan du gøre din tidsplan mere detaljeret, hvis du vil. For eksempel kan du tildele opgave 1 mellem kl. 7.00 og 7:30 til at udøve morgenmeditation. En times skabelon kan danne gode vaner og holde dig ansvarlig over for dine mål.

3 måder at arrangere din daglige skema

Der er forskellige måder at arrangere din daglige skema på. Du foretrækker måske at fokusere på en tidsramme, når du arbejder, eller du kan være mere opgaveorienteret. Overvej mulighederne nedenfor:

Hver time

En timelanlæg er det traditionelle arrangement af en daglig skema. For at oprette en timeplan skal du følge ovenstående trin og tildele tiderne for dine vigtige opgaver. Denne tidsplan giver en klar struktur for hver del af din dag. Plus, du kan også planlægge i forpligtelser uden for arbejde, som en personlig lægeudnævnelse efter arbejdstid.

Efter prioritet

Hvis du foretrækker en untimed daglig plan, kan du liste dine opgaver prioriteret og arbejde fra denne liste gennem dagen. Dette kan virke som en simpel to-do liste, men du skal stadig justere dine prioriteter for dagen foran dig. For eksempel vil dine prioriteter ændres baseret på møder, ærinder, begivenheder og aftaler, der sker på den dag.

Herunder vil du se en daglig skema sorteret efter prioritet ved hjælp afUDN Task ManagerS. S.Arbejdsstyringssoftware :

Ved deadline

Sortering af din tidsplan for deadlines kan bringe en følelse af haster til din dag. At se, hvilke projekter der skal betales, vil fortælle dig, hvad der skal komme først i din personlige planlægger. Ligesom din prioritetsliste vil din deadlines liste skifte hver dag. Hver morgen skal du vurdere din liste og udfylde eventuelle tilbagevendende begivenheder eller engangsforpligtelser.

Hvorfor er en daglig tidsplan vigtig?

Når du opretter en daglig plan, gør du mere end at skitsere dine opgaver for dagen. En daglig skema kan forbedre din tankegang, hjælpe dig med at forberede dig på kommende begivenheder og indstille tonen for, hvordan resten af ​​din uge vil spille ud.

Nogle fordele ved at oprette en daglig skema omfatter:

Danner gode vaner

Skaber struktur

ForhindrerOverspringshandling

Stigningerproduktivitet

Reducerer stress

Sparer tid

Forbedrerfokus

ForskningssprogDisse rutiner nyder godt af vores velvære. "Gennemførelse af rutinemæssige aktiviteter reducerer stress ved at gøre situationen mere kontrollerbar og forudsigelig," siger Indumathi Bendi, M.D., en primærplejepersonale hos Piemonte. "Beredskab er en vigtig måde for at forhindre stress på."

Master Time Management med en daglig skema

Oprettelse af en daglig skema er en fantastisk måde at mestre tidsstyring og føle mere i kontrol med dit liv. Med den rigtige daglige planlægningsplanlægger får du struktur i din dag, mens du stadig har fleksibilitet til at foretage ændringer, som de opstår.

Du behøver ikke at vælge, hvordan du arrangerer din daglige tidsplan, når du brugerProjektstyringssoftware. Hvis du vil se din tidsplan sorteret efter deadline eller prioritet, skal du skifte hver indstilling øverst på siden. Du kan også se din tidsplan som en månedlig kalender og samarbejde med holdmedlemmer på deres kalendere.