6 etapas para criar um modelo de agendamento diário (com exemplo)

Resumo

Uma programação diária é uma excelente maneira de gerenciar as partes móveis da vida. Pode dar-lhe estrutura, reduzir o estresse e aumentar a produtividade. Quando você cria seu modelo de programação diária em uma ferramenta on-line, você terá a flexibilidade adicional para fazer alterações e acompanhar as atualizações em tempo real. Além disso, visualizando seu trabalho de várias maneiras, você pode planejar seu dia e se preparar para o sucesso.

Muitas vezes pode sentir que você não tem horas suficientes no dia. Mas pode ser útil pensar em um dia não como uma única unidade, mas como 24 horas de tempo. Ao separar cada bloco, você pode dedicar tempo específico para trabalhar, socializar, comer e criar.

Quando você tem uma compreensão clara de como você está usando o seu tempo, você nem sempre se sentirá que você acabou. Hoje, você aprenderá a importância de uma programação diária paragerenciamento de tempo. Com o planejamento diário, você pode se preparar para o sucesso, mesmo nos dias em que você não se sente tão produtivo.

Mas primeiro: vamos falar sobre o seu planejador de agenda

Todos nós amamos um bom planejador de programação física e esteticamente agradável. Mas, o leitor, seremos honestos com você - tão bom quanto olhar, os horários diários físicos não têm o que é preciso para ajudá-lo a organizar sua vida.

Você provavelmente já experimentou as questões clássicas do horário físico: desorganização, escrita apertada, não espaço suficiente, sem contexto, e - nós estremecemos até mesmo pensar em seu planejador.

A verdade é que a única maneira de evitar confusão, desorganização e inconveniência, é optar por uma programação diária on-line.

Ao contrário de uma programação diária escrita, um aplicativo de agendamento tem os seguintes benefícios:

Prioriza tarefas e eventos

Fornece espaço para contexto

Compartilhável com os membros da equipe

Sempre acessível online

Permite criar vários calendários em um só lugar

Se você está procurando uma ferramenta de agendamento on-line, tente Gerenciador de tarefas UDN. . Gerenciador de tarefas UDN.é uma plataforma de gerenciamento de trabalho que pode ajudá-lo a organizar seu trabalho para que você saiba o que você precisa fazer e quando precisa fazer isso.

6 passos para criar uma programação diária

Independentemente da ferramenta de agendamento on-line escolhida, siga estas seis etapas para criar uma programação diária organizada e bonita.

1. Listar itens para fazer

Antes de poder organizar o seu to-dos, você primeiro precisafaça uma listade todos os itens que você precisa fazer pelo dia. Você pode adicionar esses itens um por um para o seu aplicativo de agendamento para que você saiba que você registrou ou usa uma técnica como oObtendo coisas feitas (GTD)para capturar sistematicamente tudo o que você precisa para ser feito.

Inclua tarefas recorrentes em sua lista como reuniões, exercícios e compromissos. Inclua também tarefas pontuais como prazos ou telefonemas. Você pode decidir como específico para obter sua lista de tarefas. Por exemplo, se você quiser incluir "vá para o almoço" como uma tarefa recorrente para adicionar estrutura diária, vá em frente.

Dica:Tudo bem se você não conhece todas as tarefas que estão chegando na semana seguinte. Você sempre pode adicionar mais itens para sua lista à medida que eles surgem.

2. Priorizar tarefas

Não se preocupe se você se sentir sobrecarregado depois de criar sua lista de tarefas. Sua lista se sentirá mais organizada quando você priorizar. Quando você prioriza o trabalho, você ganha um sentido mais claro do que precisa ser feito quando. Dessa forma, se parece que você não poderá terminar todas as suas tarefas em um determinado dia, você pode se concentrar nas que são mais prioritárias - em outras palavras, as que terão o maior impacto.

ParaPrioritizarSeu trabalho, comece marcando cada tarefa como alta, média ou baixa prioridade. Algumas perguntas que você pode se perguntar ao classificar suas tarefas incluem:

Quais tarefas têm prazos rigorosos?

Quais tarefas devo concluir em dias específicos?

Quais tarefas vou enfatizar se não os completar em breve?

Quais tarefas eu quero completar a seguir?

Quais tarefas podem esperar?

Dica:Se você tiver tarefas que conflitam entre si, considere qual tarefa é mais urgente. Por exemplo, se um projeto for para um cliente e o outro é para o seu chefe, o projeto do cliente provavelmente virá primeiro. Quando os prazos entram em conflito, peça ajuda para os membros da sua equipe e seu gerente. Veja se há algum trabalho que você puderdelegarou adiar.

3. Observe prazos

Se você ainda não tiver, passe pela sua lista de tarefas on-line e certifique-se de que cada tarefa tenha um prazo. Se você não tiver certeza do que o prazo deve ser, selecione um prazo que faça sentido por agora - afinal, você sempre pode atualizá-lo mais tarde.

Como prioridades, os prazos informam quais tarefas são mais importantes e quando você precisa fazer o seu trabalho. Sem prazos claros, você pode acidentalmente perder uma entrega - mesmo que você tenha bastante tempo para trabalhar nisso. Na verdade,processos pouco clarossão o segundo maior fator contribuinte em prazos perdidos

Dica:Os prazos não se aplicam apenas aos projetos de trabalho. Você pode criar seus próprios prazos para tarefas pessoais para se manter responsável. Por exemplo, se você pretende executar uma meia maratona, você deve definir prazos de treinamento por quantas milhas correrem por semana. Ao criar esses prazos, você pode garantir que você estará em forma no momento em que a corrida chegar.

4. Identifique eventos recorrentes

Depois de observar os prazos em sua lista de tarefas on-line, destaque todos os eventos que acontecem em uma base recorrente. Esses eventos podem incluir reuniões semanais de equipe, um clube de livros mensal ou telefonemas com os clientes.

Então, use.Software de gerenciamento de projetospara programar eventos recorrentes em sua programação diária. Dessa forma, você não terá que acompanhar os itens de reprogramamento a cada semana ou mês.

Dica:Agora também é um bom momento para fazer uma auditoria rápida de seus eventos recorrentes. Existe alguma coisa que você faça regularmente que você deve parar de fazer ou delegar para outra pessoa?

5. Encomende itens por tempo, prioridade ou prazo

O grande momento chegou - agora, é hora de levar os itens na sua lista de tarefas e encomendá-los por dia e hora. Você também pode pedir seus itens por outras preferências, como a prioridade ou o prazo.

Ao encomendar seus itens ao seu gosto, considere os passos que você realizou acima. Seus itens de alta prioridade devem ocorrer primeiro, enquanto itens de baixa prioridade podem acontecer no final do dia ou semana. Espalhe seus eventos recorrentes em todo o seu modelo de calendário de acordo. Como sua lista de tarefas encolhe, sua agenda diária se encherá.

Dica:Você pode alternar sua lista de tarefas para a exibição do calendário para ver como é o seu calendário. Se sua programação parece muito cheia, você pode adicionar uma etapa extra no processo de agendamento. Remova quaisquer tarefas que não se sintam necessárias para que você tenha uma sala de respiração para descansar ou fazer alterações.

6. Fique flexível

Agora que você tem uma visão clara do que sua programação diária será, você pode começar a trabalhar. É importante permanecer flexível ao longo do dia e semana, porque o cronograma que você começa com provável não será os eventos exatos que se jogam.

A melhor parte sobre um planejador digital é que as tarefas de agendamento se tornam mais fáceis e futuras mudanças se tornam menos onerígenas. A vida é imprevisível e difícil de controlar. Os clientes mudarão prazos e suas reuniões semanais de segunda-feira podem mudar para as quartas-feiras. Essas alterações serão menos estressantes quando você é capaz de ajustar seu calendário diário com o clique de um botão.

Dica:Você pode usar o software de gerenciamento de projetos como uma ferramenta de agendamento independente. MaioriaTipos de software de gerenciamento de projetosConcentre-se na organização, personalização e visualização. Se você aproveitar esses recursos, poderá criar uma programação diária que seja funcional e flexível.

Modelo de agendamento diário

Você pode usar o modelo de agendamento diário abaixo ao organizar sua lista de tarefas. Se você estiver criando um modelo de programação semanal, copie este modelo para cada dia da semana.

Embora este modelo de programação diária use blocos gerais, você pode tornar sua programação mais detalhada se quiser. Por exemplo, você pode atribuir a tarefa 1 entre as horas das 7 da manhã e as 7:30 da manhã. Para praticar a meditação matinal. Um modelo horário pode formar bons hábitos e mantê-lo responsável por seus objetivos.

3 maneiras de organizar sua programação diária

Existem várias maneiras de organizar sua programação diária. Você pode preferir se concentrar em um prazo quando você trabalha, ou pode ser mais orientado para tarefas. Considere as opções abaixo:

Por hora

Um planejador por hora é o arranjo tradicional de uma programação diária. Para criar uma programação horária, siga as etapas acima e atribua os tempos para suas tarefas importantes. Esta programação fornece uma estrutura clara para cada parte do seu dia. Além disso, você também pode agendar obrigações fora do trabalho, como uma consulta do médico pessoal após o horário de trabalho.

Por prioridade

Se você preferir uma programação diária desavergonada, você pode listar suas tarefas por prioridade e trabalhar nesta lista durante o dia. Isso pode parecer uma simples lista de tarefas, mas você ainda precisará ajustar suas prioridades para o dia na sua frente. Por exemplo, suas prioridades mudarão com base em reuniões, recados, eventos e compromissos que acontecem naquele dia.

Abaixo, você verá uma programação diária por prioridade usandoGerenciador de tarefas UDN.'S.Software de gerenciamento de trabalho :

Por prazo final

Classificando sua programação por prazos pode trazer uma sensação de urgência para o seu dia. Ver o que os projetos são devidos dirão o que deve vir primeiro em seu planejador pessoal. Como sua lista de prioridades, sua lista de prazos mudará todos os dias. Todas as manhãs, você precisará avaliar sua lista e preencher quaisquer eventos recorrentes ou compromissos pontuais.

Por que é importante uma programação diária?

Quando você cria uma programação diária, você faz mais do que delinear suas tarefas para o dia. Uma programação diária pode melhorar sua mentalidade, ajudá-lo a se preparar para os próximos eventos, e definir o tom de como o resto da sua semana será executado.

Alguns benefícios de criar uma programação diária incluem:

Forma bons hábitos

Cria estrutura

Impedeprocrastinação

Aumentaprodutividade

Reduz o estresse

Poupa tempo

Melhorafoco

Shows de pesquisa.que as rotinas beneficiam nosso bem-estar. "Realizar atividades de rotina reduz o estresse, fazendo com que a situação pareça mais controlável e previsível", diz Inducati Bendi, M.D., um médico de cuidados primários no Piemonte. "Preparação é uma maneira fundamental para evitar o estresse".

Mestrado em gerenciamento de tempo com uma programação diária

Criar uma programação diária é uma ótima maneira de dominar o gerenciamento de tempo e sentir mais no controle de sua vida. Com o planejador diário correto, você ganhará estrutura no seu dia, ainda assim ter a flexibilidade de fazer alterações à medida que elas surgem.

Você não precisa escolher como organizar sua programação diária quando você usaSoftware de gerenciamento de projetos. Se você quiser ver sua programação classificada por prazo ou prioridade, alterne cada opção na parte superior da página. Você também pode visualizar sua agenda como calendário mensal e colaborar com os membros da equipe em seus calendários.