6 étapes pour créer un modèle de planification quotidien (avec exemple)
Sommaire
Un horaire quotidien est un excellent moyen de gérer les pièces mobiles de la vie. Il peut vous donner une structure, réduire le stress et augmenter la productivité. Lorsque vous créez votre modèle de planification quotidien dans un outil en ligne, vous aurez la flexibilité supplémentaire pour apporter des modifications et suivre les mises à jour en temps réel. De plus, en visualisant votre travail de plusieurs manières, vous pouvez planifier votre journée et vous préparer au succès.
On peut souvent sentir comme si vous n'avez pas assez d'heures dans la journée. Mais il peut être utile de penser à une journée, pas comme une seule unité, mais comme des blocs de temps de 24 heures sur 24. En séparant chaque bloc, vous pouvez dédier du temps spécifique pour travailler, socialiser, manger et créer.
Lorsque vous comprenez clairement la façon dont vous utilisez votre temps, vous ne vous sentirez pas toujours comme si vous en êtes manqué. Aujourd'hui, vous apprendrez l'importance d'un horaire quotidien pour gestion du temps . Avec une planification quotidienne, vous pouvez vous préparer au succès, même les jours où vous ne ressentez pas tout ce qui est productif.
Mais d'abord: Parlons de votre planificateur d'horaire
Nous aimons tous un bon planificateur physique physique et esthétiquement agréable. Mais, lecteur, nous serons honnêtes avec vous - aussi agréables qu'elles doivent regarder, les horaires quotidiens physiques n'ont pas ce qu'il faut pour vous aider à organiser votre vie.
Vous avez probablement déjà connu les problèmes de calendrier physique classique: désorganisation, écriture crampé, pas assez d'espace, pas de contexte et - nous frissons même de penser à la perte de votre planificateur.
La vérité est que le seul moyen d'éviter toute confusion, désorganisation et inconvénient, est d'opter pour un horaire quotidien en ligne.
Contrairement à un calendrier journalier écrit, une application de planification présente les avantages suivants:
Priorise les tâches et les événements
Fournit la place au contexte
Partage avec les membres de l'équipe
Toujours accessible en ligne
Vous permet de créer plusieurs calendriers au même endroit
Si vous recherchez un outil de planification en ligne, essayez Gestionnaire de tâches UDN[dix] . Gestionnaire de tâches UDN[dix]est une plate-forme de gestion de travail qui peut vous aider à organiser votre travail pour que vous sachiez ce que vous devez faire et quand vous devez le faire.
6 étapes pour créer un horaire quotidien
Indépendamment de l'outil de planification en ligne que vous choisissez, suivez ces six étapes pour créer un horaire journalier organisé et magnifique.
1. Liste des articles à faire
Avant de pouvoir organiser votre TO-DOS, vous avez d'abord besoin de fais une liste de tous les articles que vous devez faire pour la journée. Vous pouvez ajouter ces articles un par un à votre application de planification afin que vous sachiez que vous les avez enregistrés ou utilisez une technique comme le Obtenir la méthode des objets (GTD)[dix]Pour capturer systématiquement tout ce dont vous avez besoin pour vous faire.
Inclure des tâches récurrentes dans votre liste comme des réunions, des exercices et des rendez-vous. Incluez également des tâches uniques telles que les délais ou les appels téléphoniques. Vous pouvez décider de la spécificité pour obtenir avec votre liste de tâches. Par exemple, si vous souhaitez inclure «aller au déjeuner» comme une tâche récurrente pour ajouter une structure quotidienne, allez-y.
Pointe: C'est bon si vous ne connaissez pas toutes les tâches qui montaient dans la semaine à venir. Vous pouvez toujours ajouter plus d'articles à votre liste comme ils se présentent.
2. Prioriser les tâches
Ne vous inquiétez pas si vous vous sentez submergé après avoir créé votre liste de tâches. Votre liste se sentira plus organisée une fois que vous avez la priorité. Lorsque vous préférez le travail, vous obtenez un sentiment plus clair de ce qui doit être fait quand. De cette façon, s'il semble que vous ne puissiez pas terminer toutes vos tâches à une journée donnée, vous pouvez vous concentrer sur ceux qui sont la plus haute priorité - en d'autres termes, ceux qui auront l'impact le plus élevé.
Pour prioriser Votre travail, commencez par marquer chaque tâche de priorité élevée, moyenne ou faible. Quelques questions que vous pouvez vous poser lors de la tri de vos tâches incluent:
Quelles tâches ont des échéances strictes?
Quelles tâches dois-je compléter à des jours spécifiques?
Quelles tâches vais-je souligner si je ne les complète pas bientôt?
Quelles tâches dois-je compléter ensuite?
Quelles tâches peuvent attendre?
Pointe: Si vous avez des tâches qui conflicent les uns avec les autres, considérez la tâche la plus urgente. Par exemple, si un projet est destiné à un client et que l'autre est pour votre patron, le projet client viendra probablement en premier. Lors de la date limite de conflit, demandez de l'aide de vos membres de votre équipe et de votre responsable. Voir s'il y a un travail que vous pouvez déléguer ou reporter.
3. Remarque des délais
Si vous ne l'avez pas déjà fait, suivez votre liste de tâches en ligne et assurez-vous que chaque tâche a une date limite. Si vous n'êtes pas sûr de la date limite, sélectionnez une date limite qui a du sens pour l'instant - après tout, vous pouvez toujours le mettre à jour plus tard.
Comme priorités, les délais vous disent quelles tâches sont les plus importantes et que vous devez effectuer votre travail. Sans des délais clairs, vous risquez de manquer accidentellement une livrable, même si vous aviez beaucoup de temps pour y travailler. En réalité, Processus non clairs sont le deuxième facteur contributif dans les délais manqués
Pointe: Les délais ne s'appliquent pas uniquement aux projets de travail. Vous pouvez créer vos propres délais pour des tâches personnelles pour vous tenir de compte. Par exemple, si vous envisagez d'exécuter un demi-marathon, vous devez définir des délais de formation pendant combien de kilomètres à courir par semaine. En créant ces délais, vous pouvez vous assurer que vous serez en forme au moment où la course arrive.
4. Identifier les événements récurrents
Une fois que vous avez noté les délais de votre liste de tâches en ligne, mettez en surbrillance les événements qui se produisent de manière récurrente. Ces événements peuvent inclure des réunions d'équipe hebdomadaires, un club de lecture mensuel ou des appels téléphoniques avec des clients.
Pointe: C'est également un bon moment pour effectuer un audit rapide de vos événements récurrents. Y a-t-il quelque chose que vous faites régulièrement que vous devriez cesser de faire ou déléguer à quelqu'un d'autre?
5. Commandez des articles par heure, priorité ou délai
Le grand moment est arrivé - maintenant, il est temps de prendre les articles sur votre liste de choses à faire et de les commander de jour et de temps. Vous pouvez également commander vos articles par d'autres préférences telles que la priorité ou la date limite.
Lorsque vous commandez vos articles à votre goût, considérez les étapes que vous avez effectuées ci-dessus. Vos articles de haute priorité devraient d'abord se produire, tandis que des éléments de priorité basse peuvent se produire plus tard dans la journée ou la semaine. Dispisez vos événements récurrents tout au long de votre modèle de calendrier en conséquence. À mesure que votre liste de tâches rétrécie, votre agenda quotidien se remplira.
Pointe: Vous pouvez basculer votre liste de tâches à la vue de calendrier pour voir à quel point votre calendrier est plein. Si votre horaire semble trop complet, vous pouvez ajouter une étape supplémentaire dans le processus de planification. Supprimez toutes les tâches qui ne se sentent pas nécessaires pour que vous ayez une salle de respiration pour vous reposer ou apporter des modifications.
6. Restez flexible
Maintenant que vous avez une vision claire de ce que votre horaire quotidien ressemblera, vous pouvez vous rendre au travail. Il est important de rester flexible tout au long de votre journée et de votre semaine car le calendrier que vous commencez avec probablement ne sera probablement pas les événements exacts qui jouent.
La meilleure partie d'un planificateur numérique est que les tâches de planification deviennent plus faciles et les changements futurs deviennent moins lourds. La vie est imprévisible et difficile à contrôler. Les clients vont déplacer des délais et vos réunions de lundi hebdomadaire peuvent passer au mercredi. Ces modifications seront moins stressantes lorsque vous êtes capable d'ajuster votre calendrier quotidien en cliquant sur un bouton.
Pointe: Vous pouvez utiliser le logiciel de gestion de projet comme outil de planification autonome. Plus Types de logiciels de gestion de projet[dix]Concentrez-vous sur l'organisation, la personnalisation et la visualisation. Si vous tirez parti de ces fonctionnalités, vous pouvez créer un horaire quotidien fonctionnel et flexible.
Modèle de planification quotidien
Vous pouvez utiliser le modèle de planification quotidien ci-dessous lors de l'organisation de votre liste de tâches. Si vous créez un modèle de programmation hebdomadaire, copiez ce modèle pour chaque jour de la semaine.
Bien que ce modèle de planification quotidien utilise des blocs de temps généraux, vous pouvez rendre votre horaire plus détaillé si vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez attribuer une tâche 1 entre les heures de 7 h et 7 h 30 à pratiquer la méditation du matin. Un modèle horaire peut former de bonnes habitudes et vous tenir compte de vos objectifs.
3 façons d'organiser votre horaire quotidien
Il existe différentes façons d'organiser votre horaire quotidien. Vous préférez peut-être vous concentrer sur un calendrier lorsque vous travaillez ou vous pouvez être plus orienté sur les tâches. Considérez les options ci-dessous:
Horaire
Un planificateur horaire est l'arrangement traditionnel d'un horaire quotidien. Pour créer une horaire horaire, suivez les étapes ci-dessus et attribuez des heures pour vos tâches importantes. Cette planification fournit une structure claire pour chaque partie de votre journée. De plus, vous pouvez également planifier des obligations en dehors du travail, comme un rendez-vous médical personnel après les heures de travail.
Par priorité
Si vous préférez un horaire quotidien intégré, vous pouvez énumérer vos tâches par priorité et travailler à partir de cette liste à travers la journée. Cela peut sembler une liste simple à faire, mais vous aurez toujours besoin d'ajuster vos priorités pour la journée devant vous. Par exemple, vos priorités vont changer en fonction des réunions, des courses, des événements et des rendez-vous qui se produisent ce jour-là.
Ci-dessous, vous verrez un horaire quotidien trié par la priorité en utilisant Gestionnaire de tâches UDN[dix]« s Logiciel de gestion de travail[dix] :
Par date limite
Tri de votre emploi du temps par les délais peut apporter un sentiment d'urgence à votre journée. Voyant quels projets devront vous dire ce qui devrait venir d'abord dans votre planificateur personnel. Comme votre liste de priorités, votre liste des délais changera chaque jour. Chaque matin, vous devrez évaluer votre liste et remplir tous les événements récurrents ou engagements uniques.
Pourquoi un horaire quotidien est-il important?
Lorsque vous créez un horaire quotidien, vous faites plus que définir vos tâches pour la journée. Un horaire quotidien peut améliorer votre état d'esprit, vous aider à vous préparer aux événements à venir et à définir la tonalité de la manière dont le reste de votre semaine jouera.
Certains avantages de la création d'un calendrier quotidien incluent:
Forme de bonnes habitudes
Crée une structure
Empêche procrastination[dix]
Augmente productivité
Réduit le stress
Sauve du temps
S'améliorer se concentrer
Des études montrent que les routines bénéficient de notre bien-être. «Effectuer des activités de routine réduit le stress en rendant la situation plus contrôlable et prévisible», déclare Indumathi Bendi, M.D., un médecin de soins primaires chez Piémont. "La préparation est un moyen essentiel d'empêcher le stress."
Gestion du temps maître avec un horaire quotidien
Créer un horaire quotidien est un excellent moyen de maîtriser la gestion du temps et de se sentir plus en contrôle de votre vie. Avec le bon planificateur d'horaire quotidien, vous obtiendrez une structure dans votre journée tout en ayant la flexibilité nécessaire pour apporter des changements au fur et à mesure de leur apparition.
Vous n'avez pas à choisir comment organiser votre horaire quotidien lorsque vous utilisez Logiciel de gestion de projet[dix]. Si vous souhaitez voir votre calendrier trié par date limite ou priorité, utilisez chaque option en haut de la page. Vous pouvez également afficher votre calendrier en tant que calendrier mensuel et collaborer avec les membres de l'équipe sur leurs calendriers.
