6 βήματα για τη δημιουργία ενός ημερήσιου προτύπου προγράμματος (με παράδειγμα)

Περίληψη

Ένα ημερήσιο πρόγραμμα είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να διαχειριστείτε τα κινούμενα μέρη της ζωής. Μπορεί να σας δώσει τη δομή, να μειώσετε το στρες και να αυξήσετε την παραγωγικότητα. Όταν δημιουργείτε το ημερήσιο πρότυπο προγράμματος σε ένα ηλεκτρονικό εργαλείο, θα έχετε την πρόσθετη ευελιξία για να κάνετε αλλαγές και να παρακολουθήσετε ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο. Επιπλέον, οπλίζοντας την εργασία σας με πολλούς τρόπους, μπορείτε να σχεδιάσετε την ημέρα σας και να τοποθετήσετε τον εαυτό σας για επιτυχία.

Μπορεί συχνά να αισθάνεται ότι δεν έχετε αρκετές ώρες την ημέρα. Αλλά μπορεί να είναι χρήσιμο να σκεφτείτε μια μέρα που δεν είναι σαν μια ενιαία μονάδα, αλλά όπως και 24 ώρες και μήκους χρόνου. Διαχωρίζοντας κάθε μπλοκ, μπορείτε να αφιερώσετε συγκεκριμένο χρόνο για την εργασία, την κοινωνικοποίηση, το φαγητό και τη δημιουργία.

Όταν έχετε μια σαφή κατανόηση του τρόπου με τον οποίο χρησιμοποιείτε το χρόνο σας, δεν θα αισθάνεστε πάντα σαν να τελειώσετε από αυτό. Σήμερα, θα μάθετε τη σημασία ενός ημερήσιου χρονοδιαγράμματος γιαδιαχείριση χρόνου. Με καθημερινό σχεδιασμό, μπορείτε να ορίσετε τον εαυτό σας για την επιτυχία, ακόμα και τις ημέρες όταν δεν αισθάνεστε όλα αυτά τα παραγωγικά.

Αλλά πρώτα: Ας μιλήσουμε για το πρόγραμμα προγραμματισμού σας

Όλοι αγαπάμε έναν καλό φυσικό, αισθητικά ευχάριστο πρόγραμμα προγραμματισμού. Αλλά, ο αναγνώστης, θα είμαστε ειλικρινείς μαζί σας - τόσο ωραία όσο πρέπει να κοιτάξουν, τα φυσικά καθημερινά χρονοδιαγράμματα δεν έχουν αυτό που χρειάζεται για να σας βοηθήσει να οργανώσετε τη ζωή σας.

Πιθανότατα έχετε ήδη βιώσει τα κλασικά ζητήματα φυσικού προγράμματος: αποδιοργάνωση, περιορισμένη γραφή, όχι αρκετό χώρο, κανένα πλαίσιο, και-shudder για να σκεφτείτε ακόμη και να χάσετε τον προγραμματιστή σας.

Η αλήθεια είναι ο μόνος τρόπος για να αποφύγετε τη σύγχυση, την αποδιοργάνωση και την ταλαιπωρία, είναι να επιλέξετε ένα online ημερήσιο χρονοδιάγραμμα.

Σε αντίθεση με ένα γραπτό ημερήσιο χρονοδιάγραμμα, μια εφαρμογή προγραμματισμού έχει τα ακόλουθα οφέλη:

Δίνει προτεραιότητα στις εργασίες και τα γεγονότα

Παρέχει χώρο για το περιβάλλον

Μεγάλη με τα μέλη της ομάδας

Πάντα προσβάσιμο σε απευθείας σύνδεση

Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε πολλαπλά ημερολόγια σε ένα μέρος

Αν ψάχνετε για ένα online εργαλείο προγραμματισμού, δοκιμάστε UDN Task Manager . UDN Task ManagerΕίναι μια πλατφόρμα διαχείρισης εργασίας που μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε τη δουλειά σας, ώστε να γνωρίζετε τι πρέπει να κάνετε και πότε πρέπει να το κάνετε.

6 βήματα για να δημιουργήσετε ένα ημερήσιο χρονοδιάγραμμα

Ανεξάρτητα από το ηλεκτρονικό εργαλείο προγραμματισμού που επιλέγετε, ακολουθήστε αυτά τα έξι βήματα για να δημιουργήσετε ένα οργανωμένο, όμορφο καθημερινό χρονοδιάγραμμα.

1. Καταγράψτε τα στοιχεία

Πριν μπορέσετε να οργανώσετε το to-dos σας, πρέπει πρώτα να χρειαστείτεΚάνε μία λίστααπό όλα τα στοιχεία που πρέπει να κάνετε για την ημέρα. Μπορείτε να προσθέσετε αυτά τα στοιχεία ένα προς μία στην εφαρμογή προγραμματισμού, ώστε να γνωρίζετε ότι τα έχετε καταγράψει ή χρησιμοποιήστε μια τεχνική όπως τοΛήψη μεθόδου λήψης (GTD)Για να καταγράψετε συστηματικά όλα όσα χρειάζεστε για να τελειώσετε.

Συμπεριλάβετε επαναλαμβανόμενες εργασίες στη λίστα σας, όπως τις συναντήσεις, την άσκηση και τα ραντεβού. Περιλαμβάνουν επίσης εφάπαξ εργασίες όπως οι προθεσμίες ή οι τηλεφωνικές κλήσεις. Μπορείτε να αποφασίσετε πόσο συγκεκριμένο να λάβετε με τη λίστα εργασιών σας. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να συμπεριλάβετε το "Go to Lunch" ως επαναλαμβανόμενο έργο για να προσθέσετε καθημερινή δομή, προχωρήστε.

Υπόδειξη:Είναι εντάξει αν δεν γνωρίζετε κάθε εργασία που έρχεται μέχρι την επόμενη εβδομάδα. Μπορείτε πάντα να προσθέσετε περισσότερα αντικείμενα στη λίστα σας όπως προκύπτουν.

2. Προτεραιότητα στις εργασίες

Μην φοβίζετε αν αισθάνεστε συγκλονισμένοι μετά τη δημιουργία της λίστας υποχρεώσεών σας. Η λίστα σας θα αισθανθεί πιο οργανωμένη μόλις δώσετε προτεραιότητα. Όταν προτεραιτένετε την εργασία, κερδίζετε μια σαφέστερη αίσθηση τι πρέπει να γίνει όταν. Με αυτόν τον τρόπο, αν φαίνεται ότι δεν θα μπορέσετε να ολοκληρώσετε όλα τα καθήκοντά σας σε μια δεδομένη ημέρα, μπορείτε να εστιάσετε σε αυτά που είναι η υψηλότερη προτεραιότητα - με άλλα λόγια, αυτά που θα έχουν τον υψηλότερο αντίκτυπο.

Προς τηνπροτεραιότηταΗ δουλειά σας, αρχίζει επισημαίνοντας κάθε εργασία ως υψηλή, μεσαία ή χαμηλή προτεραιότητα. Ορισμένες ερωτήσεις που μπορείτε να αναρωτηθείτε κατά τη διαλογή μέσω των καθηκόντων σας περιλαμβάνουν:

Ποια καθήκοντα έχουν αυστηρές προθεσμίες;

Ποια καθήκοντα πρέπει να ολοκληρώσω τις συγκεκριμένες μέρες;

Ποια καθήκοντα θα τονίσω αν δεν τα ολοκληρώσω σύντομα;

Ποιες εργασίες θέλω να ολοκληρώσω τη συνέχεια;

Ποιες εργασίες μπορούν να περιμένουν;

Υπόδειξη:Εάν έχετε εργασίες που έρχονται σε σύγκρουση μεταξύ τους, σκεφτείτε ποια εργασία είναι πιο επείγουσα. Για παράδειγμα, εάν ένα έργο είναι για έναν πελάτη και ο άλλος είναι για το αφεντικό σας, τότε το έργο πελάτη πιθανότατα θα έρθει πρώτα. Όταν οι προθεσμίες συγκρούονται, ζητήστε βοήθεια από τα μέλη της ομάδας σας και τον διευθυντή σας. Δείτε αν υπάρχει κάποια δουλειά που μπορείτεαντιπρόσωποςή να αναβάλει.

3. Σημειώσεις προθεσμιών

Εάν δεν το έχετε ήδη, μεταβείτε στη λίστα online to-do και βεβαιωθείτε ότι κάθε εργασία έχει μια προθεσμία. Εάν δεν είστε σίγουροι τι πρέπει να είναι η προθεσμία, επιλέξτε μια προθεσμία που έχει νόημα για τώρα - μετά από όλα, μπορείτε πάντα να το ενημερώσετε αργότερα.

Όπως προτεραιότητες, οι προθεσμίες σας λένε ποιες εργασίες είναι πιο σημαντικές και πότε πρέπει να κάνετε την εργασία σας. Χωρίς σαφείς προθεσμίες, θα χάσετε τυχαία ένα παραδοτέο - παρόλο που είχατε αρκετό χρόνο για να το εργαστείτε. Στην πραγματικότητα,ασαφείς διαδικασίεςείναι ο δεύτερος μεγαλύτερος παράγοντας που συμβάλλει σε χαμένες προθεσμίες

Υπόδειξη:Οι προθεσμίες δεν ισχύουν μόνο για έργα εργασίας. Μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας προθεσμίες για προσωπικές εργασίες για να κρατήσετε τον εαυτό σας υπεύθυνο. Για παράδειγμα, εάν σκοπεύετε να εκτελέσετε ένα μισό μαραθώνιο, θα πρέπει να ορίσετε τις προθεσμίες κατάρτισης για πόσους μίλια να τρέχουν ανά εβδομάδα. Δημιουργώντας αυτές τις προθεσμίες, μπορείτε να εξασφαλίσετε ότι θα έχετε σχήμα από τη στιγμή που φτάνει ο αγώνας.

4. Προσδιορίστε τα επαναλαμβανόμενα συμβάντα

Μόλις σημειώσετε τις προθεσμίες στη λίστα online-do, επισημάνετε τα γεγονότα που συμβαίνουν σε επαναλαμβανόμενη βάση. Αυτά τα γεγονότα ενδέχεται να περιλαμβάνουν εβδομαδιαίες συναντήσεις ομάδας, μια μηνιαία λέσχη βιβλίων, ή τηλεφωνικές κλήσεις με πελάτες.

Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστεΛογισμικό διαχείρισης έργουΓια να προγραμματίσετε τα επαναλαμβανόμενα συμβάντα στο ημερήσιο πρόγραμμα σας. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα χρειαστεί να παρακολουθήσετε τα αντικείμενα αναδιάταξης κάθε εβδομάδα ή μήνα.

Υπόδειξη:Τώρα είναι επίσης μια καλή στιγμή για να κάνετε έναν γρήγορο έλεγχο των επαναλαμβανόμενων συμβάντών σας. Υπάρχει κάτι που κάνετε τακτικά ότι πρέπει να σταματήσετε να κάνετε, ή να εκπλαγείτε σε κάποιον άλλο;

5. Παραγγελία αντικειμένων με το χρόνο, προτεραιότητα ή προθεσμία

Η μεγάλη στιγμή έχει φτάσει - τώρα, ήρθε η ώρα να πάρετε τα στοιχεία στη λίστα σας και να τα παραγγείλετε με τη μέρα και το χρόνο. Μπορείτε επίσης να παραγγείλετε τα στοιχεία σας με άλλες προτιμήσεις όπως η προτεραιότητα ή η προθεσμία.

Καθώς παραγγείλετε τα στοιχεία σας σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας, σκεφτείτε τα βήματα που εκτελέσατε παραπάνω. Τα στοιχεία υψηλής προτεραιότητας πρέπει πρώτα να προκύψουν, ενώ τα χαμηλά στοιχεία προτεραιότητας μπορούν να συμβούν αργότερα την ημέρα ή την εβδομάδα. Διασκορπίστε τα επαναλαμβανόμενα συμβάντα σας σε όλο το προτύπωμα του ημερολογίου σας ανάλογα. Καθώς η λίστα υποχρεώσεων, η καθημερινή σας ατζέντα θα γεμίσει.

Υπόδειξη:Μπορείτε να αλλάξετε τη λίστα υποχρεώσεων σε ημερολόγιο για να δείτε πόσο πλήρης είναι το ημερολόγιό σας. Εάν το πρόγραμμά σας φαίνεται πολύ γεμάτο, μπορείτε να προσθέσετε ένα επιπλέον βήμα στη διαδικασία προγραμματισμού. Αφαιρέστε τυχόν εργασίες που δεν αισθάνονται απαραίτητες ώστε να έχετε χώρο αναπνοής για να ξεκουραστείτε ή να κάνετε αλλαγές.

6. Μείνετε ευέλικτοι

Τώρα που έχετε ένα σαφές όραμα για το τι θα μοιάζει το ημερήσιο πρόγραμμα σας, μπορείτε να πάρετε στη δουλειά. Είναι σημαντικό να παραμείνετε ευέλικτοι καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας και της εβδομάδας, επειδή το πρόγραμμα που ξεκινάτε με πιθανό δεν θα είναι τα ακριβή γεγονότα που παίζουν.

Το καλύτερο μέρος για έναν ψηφιακό σχεδιασμό είναι ότι οι εργασίες προγραμματισμού γίνεται ευκολότερες και οι μελλοντικές αλλαγές γίνονται λιγότερο επαχθές. Η ζωή είναι απρόβλεπτη και δύσκολη για έλεγχο. Οι πελάτες θα μετατοπίσουν τις προθεσμίες και οι εβδομαδιαίες συναντήσεις της Δευτέρας μπορούν να μεταβούν στις Τετάρτες. Αυτές οι αλλαγές θα είναι λιγότερο αγχωτικές όταν είστε σε θέση να προσαρμόσετε το ημερήσιο ημερολόγιό σας με το κλικ ενός κουμπιού.

Υπόδειξη:Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό διαχείρισης έργου ως αυτόνομο εργαλείο προγραμματισμού. ΠλέονΤύποι λογισμικού διαχείρισης έργουΕστίαση στην οργάνωση, την προσαρμογή και την απεικόνιση. Εάν επωφεληθείτε από αυτά τα χαρακτηριστικά, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ημερήσιο πρόγραμμα που είναι λειτουργικό και ευέλικτο.

Καθημερινό πρότυπο προγράμματος

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το καθημερινό πρότυπο προγράμματος παρακάτω όταν οργανώνετε τη λίστα υποχρεώσεων. Εάν δημιουργείτε ένα εβδομαδιαίο πρότυπο προγράμματος, αντιγράψτε αυτό το πρότυπο για κάθε ημέρα της εβδομάδας.

Ενώ αυτό το ημερήσιο πρότυπο προγράμματος χρησιμοποιεί γενικά χρονικά μπλοκ, μπορείτε να κάνετε το πρόγραμμά σας πιο λεπτομερές αν θέλετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να αντιστοιχίσετε την εργασία 1 μεταξύ των ωρών 7 π.μ. και 7:30 π.μ. για να εξασκηθείτε στο διαλογισμό του πρωινού. Ένα ωριαίο πρότυπο μπορεί να σχηματίσει καλές συνήθειες και να σας κρατήσει υπεύθυνο στους στόχους σας.

3 τρόποι για να κανονίσετε το ημερήσιο πρόγραμμα

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να κανονίσετε το ημερήσιο πρόγραμμα σας. Μπορεί να προτιμάτε να εστιάσετε σε ένα χρονοδιάγραμμα όταν εργάζεστε, ή ίσως να είστε πιο προσανατολισμένοι στην εργασία. Εξετάστε τις παρακάτω επιλογές:

Ωριαίος

Ένας ωριαίος σχεδιασμός είναι η παραδοσιακή διάταξη ενός ημερήσιου χρονοδιαγράμματος. Για να δημιουργήσετε ένα ωριαίο πρόγραμμα, ακολουθήστε τα παραπάνω βήματα και αναθέστε τους χρόνους για τα σημαντικά καθήκοντά σας. Αυτό το πρόγραμμα παρέχει μια σαφή δομή για κάθε μέρος της ημέρας σας. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να προγραμματίσετε τις υποχρεώσεις εκτός εργασίας, όπως ένα ραντεβού προσωπικού γιατρού μετά τις ώρες εργασίας.

Με προτεραιότητα

Εάν προτιμάτε ένα ακατέργαστο ημερήσιο χρονοδιάγραμμα, μπορείτε να αναφέρετε τις εργασίες σας με προτεραιότητα και να εργαστείτε από αυτόν τον κατάλογο κατά τη διάρκεια της ημέρας. Αυτό μπορεί να φαίνεται σαν μια απλή λίστα, αλλά θα πρέπει να προσαρμόσετε τις προτεραιότητές σας για την ημέρα μπροστά σας. Για παράδειγμα, οι προτεραιότητές σας θα αλλάξουν με βάση τις συναντήσεις, τα επαφή, τα γεγονότα και τα ραντεβού που συμβαίνουν εκείνη την ημέρα.

Παρακάτω, θα δείτε ένα ημερήσιο πρόγραμμα ταξινομημένο με προτεραιότητα χρησιμοποιώνταςUDN Task Manager'μικρόΛογισμικό διαχείρισης εργασίας :

Κατά προθεσμία

Η ταξινόμηση του χρονοδιαγράμματος σας με προθεσμίες μπορεί να φέρει μια αίσθηση επείγοντος στην ημέρα σας. Βλέποντας ποια έργα οφείλονται θα σας πει τι πρέπει να έρθει πρώτα στον προσωπικό σας προγραμματιστή. Όπως και η λίστα προτεραιοτήτων σας, η λίστα των προθεσμιών σας θα μετατοπιστεί κάθε μέρα. Κάθε πρωί θα χρειαστεί να αξιολογήσετε τη λίστα σας και να συμπληρώσετε τυχόν επαναλαμβανόμενα συμβάντα ή εφάπαξ δεσμεύσεις.

Γιατί είναι σημαντικό ένα ημερήσιο χρονοδιάγραμμα;

Όταν δημιουργείτε ένα ημερήσιο πρόγραμμα, κάνετε περισσότερα από ό, τι περιγράψτε τα καθήκοντά σας για την ημέρα. Ένα ημερήσιο πρόγραμμα μπορεί να βελτιώσει τη νοοτροπία σας, να σας βοηθήσει να προετοιμαστείτε για επερχόμενα γεγονότα και να ρυθμίσετε τον τόνο για το πώς θα παίξει η υπόλοιπη εβδομάδα.

Ορισμένα οφέλη από τη δημιουργία ενός ημερήσιου χρονοδιαγράμματος περιλαμβάνουν:

Σχηματίζει καλές συνήθειες

Δημιουργεί δομή

Εμποδίζειαναβλητικότητα

Αυξάνεταιπαραγωγικότητα

Μειώνει το άγχος

Κερδίζει χρόνο

ΒελτιώνεταιΣυγκεντρώνω

ΕΡΕΥΝΑ ΕΚΘΕΣΕΙΣότι οι ρουτίνες ωφελούν την ευημερία μας. "Η πραγματοποίηση δραστηριοτήτων ρουτίνας μειώνει το άγχος κάνοντας την κατάσταση που εμφανίζεται πιο ελεγχόμενη και προβλέψιμη", λέει ο Indumathi Bendi, M.D., ένας γιατρός πρωτοβάθμιας φροντίδας στο Πιεμόντε. "Η ετοιμότητα είναι ένας βασικός τρόπος για την πρόληψη του άγχους."

Master Time Management με ημερήσιο χρονοδιάγραμμα

Η δημιουργία ενός ημερήσιου χρονοδιαγράμματος είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να κυριαρχήσετε τη διαχείριση του χρόνου και να αισθανθείτε περισσότερο στον έλεγχο της ζωής σας. Με το δεξιό καθημερινό πρόγραμμα προγραμματισμού, θα αποκτήσετε δομή στην ημέρα σας ενώ εξακολουθείτε να έχετε την ευελιξία να κάνετε αλλαγές όπως προκύπτουν.

Δεν χρειάζεται να επιλέξετε πώς να κανονίσετε το ημερήσιο πρόγραμμα όταν χρησιμοποιείτεΛογισμικό διαχείρισης έργου. Εάν θέλετε να δείτε το πρόγραμμά σας ταξινομημένο κατά προθεσμία ή προτεραιότητα, εναλλαγή κάθε επιλογής στην κορυφή της σελίδας. Μπορείτε επίσης να δείτε το πρόγραμμά σας ως μηνιαίο ημερολόγιο και να συνεργαστείτε με τα μέλη της ομάδας στα ημερολόγιά τους.