6 bước để tạo một mẫu lịch trình hàng ngày (ví dụ)

Tóm lược

Một lịch trình hàng ngày là một cách tuyệt vời để quản lý các bộ phận chuyển động của cuộc sống. Nó có thể cung cấp cho bạn cấu trúc, giảm căng thẳng và tăng năng suất. Khi bạn tạo mẫu lịch trình hàng ngày của mình trong một công cụ trực tuyến, bạn sẽ có thêm sự linh hoạt để thực hiện các thay đổi và cập nhật cập nhật trong thời gian thực. Ngoài ra, bằng cách trực quan hóa công việc của bạn theo nhiều cách, bạn có thể lên kế hoạch cho ngày của mình và thiết lập để thành công.

Nó thường có thể cảm thấy như bạn không có đủ giờ trong ngày. Nhưng nó có thể hữu ích khi nghĩ về một ngày không giống như một đơn vị duy nhất, nhưng như khối thời gian dài 24 giờ. Bằng cách tách ra từng khối, bạn có thể dành thời gian cụ thể để làm việc, xã hội hóa, ăn uống và tạo ra.

Khi bạn có một sự hiểu biết rõ ràng về cách bạn đang sử dụng thời gian của mình, bạn sẽ không luôn cảm thấy như bạn đã hết nó. Hôm nay, bạn sẽ tìm hiểu tầm quan trọng của một lịch trình hàng ngày cho quản lý thời gian . Với quy hoạch hàng ngày, bạn có thể thiết lập cho mình thành công, ngay cả vào những ngày bạn không cảm thấy có ích.

Nhưng trước tiên: Hãy nói về kế hoạch lịch trình của bạn

Tất cả chúng ta đều yêu một người lập kế hoạch lịch trình thể chất, dễ chịu. Nhưng, người đọc, chúng ta sẽ trung thực với bạn - tốt đẹp như họ đang nhìn vào, lịch trình hàng ngày vật lý không có những gì nó cần để giúp bạn tổ chức cuộc sống của bạn.

Bạn có thể đã trải qua các vấn đề về lịch trình thể chất cổ điển: vô tổ chức, viết chật chội, không đủ không gian, không có bối cảnh, và chúng tôi rùng mình để thậm chí nghĩ rằng việc mất nó.

Sự thật là, cách duy nhất để tránh nhầm lẫn, vô tổ chức và bất tiện, là lựa chọn lịch trình hàng ngày trực tuyến.

Không giống như lịch trình hàng ngày bằng văn bản, một ứng dụng lập lịch có các lợi ích sau:

Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ lập lịch trình trực tuyến, hãy thử Quản lý tác vụ UDN . Quản lý tác vụ UDN là một nền tảng quản lý công việc có thể giúp bạn tổ chức công việc của mình để bạn biết những gì bạn cần làm và khi nào bạn cần phải làm điều đó.

6 bước để tạo lịch trình hàng ngày

Bất kể công cụ lập lịch trình trực tuyến bạn chọn, hãy làm theo sáu bước sau để tạo một lịch trình hàng ngày có tổ chức, đẹp mắt.

1. Liệt kê các mục để làm

Trước khi bạn có thể tổ chức to-dos của mình, trước tiên bạn cần phải Tạo một danh sách của tất cả các mục bạn cần làm trong ngày. Bạn có thể thêm từng mục này từng cái một vào ứng dụng lập lịch để bạn biết bạn đã ghi lại chúng hoặc sử dụng một kỹ thuật như Phương pháp hoàn thành công việc (GTD) để nắm bắt một cách có hệ thống mọi thứ bạn cần để hoàn thành.

Bao gồm các nhiệm vụ định kỳ trong danh sách của bạn như các cuộc họp, tập thể dục và các cuộc hẹn. Cũng bao gồm các nhiệm vụ một lần như thời hạn hoặc các cuộc gọi điện thoại. Bạn có thể quyết định cách cụ thể để có được danh sách nhiệm vụ của bạn. Ví dụ: nếu bạn muốn bao gồm "Đi ăn trưa" như một nhiệm vụ định kỳ để thêm cấu trúc hàng ngày, hãy tiếp tục.

Mẹo: Không sao nếu bạn không biết mọi nhiệm vụ xuất hiện trong tuần tới. Bạn luôn có thể thêm nhiều mục để làm vào danh sách của mình khi chúng phát sinh.

2. Ưu tiên các nhiệm vụ

Đừng băn khoăn nếu bạn cảm thấy bị choáng ngợp sau khi tạo danh sách việc cần làm của mình. Danh sách của bạn sẽ cảm thấy được sắp xếp hơn một khi bạn ưu tiên. Khi bạn ưu tiên công việc, bạn có được cảm giác rõ ràng hơn về những gì cần phải hoàn thành khi nào. Bằng cách đó, nếu có vẻ như bạn sẽ không thể hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của mình vào một ngày nhất định, bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ ưu tiên cao nhất trong các từ khác, những từ nào sẽ có tác động cao nhất.

Đến ưu tiên Công việc của bạn, bắt đầu bằng cách đánh dấu từng nhiệm vụ là ưu tiên cao, trung bình hoặc thấp. Một số câu hỏi bạn có thể tự hỏi mình khi sắp xếp thông qua các nhiệm vụ của bạn bao gồm:

Những nhiệm vụ nào tôi phải hoàn thành vào những ngày cụ thể?

Những nhiệm vụ nào tôi sẽ nhấn mạnh nếu tôi không hoàn thành chúng sớm?

Mẹo: Nếu bạn có các nhiệm vụ xung đột với nhau, hãy xem xét nhiệm vụ nào là khẩn cấp nhất. Ví dụ: nếu một dự án dành cho khách hàng và người khác là dành cho sếp của bạn, thì dự án khách hàng có thể sẽ đến trước. Khi kết thúc thời hạn, yêu cầu sự giúp đỡ từ các thành viên trong nhóm của bạn và người quản lý của bạn. Xem nếu có bất kỳ công việc nào bạn có thể đại biểu. hoặc trì hoãn.

3. Lối thời hạn lưu ý

Nếu bạn chưa có, hãy thông qua danh sách việc cần làm trực tuyến của bạn và đảm bảo mọi tác vụ đều có thời hạn. Nếu bạn không chắc chắn thời hạn nào, hãy chọn thời hạn có ý nghĩa cho bây giờ, sau tất cả, bạn luôn có thể cập nhật nó sau.

Giống như các ưu tiên, thời hạn cho bạn biết những nhiệm vụ nào là quan trọng nhất và khi nào bạn cần hoàn thành công việc. Không có thời hạn rõ ràng, bạn có thể vô tình bỏ lỡ một giao hàng có thể giao hàng mặc dù bạn có nhiều thời gian để làm việc trên đó. Trên thực tế, quy trình không rõ ràng là yếu tố đóng góp lớn thứ hai trong thời hạn bị bỏ lỡ

Mẹo: Thời hạn không chỉ áp dụng cho các dự án làm việc. Bạn có thể tạo thời hạn của riêng mình cho các nhiệm vụ cá nhân để giữ cho mình có trách nhiệm. Ví dụ: nếu bạn có kế hoạch chạy một nửa marathon, bạn nên đặt thời hạn đào tạo cho bao nhiêu dặm để chạy mỗi tuần. Bằng cách tạo các thời hạn này, bạn có thể đảm bảo rằng bạn sẽ có hình dạng vào thời điểm cuộc đua đến.

4. Xác định các sự kiện định kỳ

Khi bạn đã lưu ý thời hạn trong danh sách việc cần làm trực tuyến của mình, hãy nhấn mạnh bất kỳ sự kiện nào xảy ra trên cơ sở định kỳ. Những sự kiện này có thể bao gồm các cuộc họp nhóm hàng tuần, câu lạc bộ sách hàng tháng hoặc các cuộc gọi điện thoại với khách hàng.

Sau đó sử dụng Phần mềm quản lý dự án Để lập trình các sự kiện định kỳ trong lịch trình hàng ngày của bạn. Bằng cách này, bạn sẽ không phải theo dõi các mục sắp xếp lại mỗi tuần hoặc tháng.

Mẹo: Bây giờ cũng là thời điểm tốt để kiểm toán nhanh các sự kiện định kỳ của bạn. Có bất cứ điều gì bạn làm thường xuyên mà bạn nên ngừng làm, hoặc đại biểu với người khác?

5. Đặt hàng các mặt hàng theo thời gian, ưu tiên hoặc thời hạn

Khoảnh khắc lớn đã đến bây giờ, đã đến lúc thực hiện các mục trong danh sách việc cần làm của bạn và đặt hàng theo từng ngày và thời gian. Bạn cũng có thể đặt hàng các mặt hàng của bạn theo các tùy chọn khác như ưu tiên hoặc thời hạn.

Khi bạn đặt hàng các mặt hàng của mình theo ý thích của bạn, hãy xem xét các bước bạn đã thực hiện ở trên. Các mặt hàng ưu tiên cao của bạn sẽ xảy ra trước tiên, trong khi các mục ưu tiên thấp có thể xảy ra sau đó trong ngày hoặc tuần. Phân tán các sự kiện định kỳ của bạn trong toàn bộ mẫu lịch của bạn cho phù hợp. Khi danh sách việc cần làm của bạn co lại, chương trình nghị sự hàng ngày của bạn sẽ lấp đầy.

Mẹo: Bạn có thể chuyển danh sách việc cần làm của mình thành Chế độ xem Lịch để xem lịch của bạn như thế nào. Nếu lịch trình của bạn có vẻ quá đầy đủ, bạn có thể thêm một bước bổ sung trong quá trình lập lịch. Loại bỏ bất kỳ nhiệm vụ nào không cảm thấy cần thiết để bạn có phòng thở để nghỉ ngơi hoặc thay đổi.

6. Giữ linh hoạt

Bây giờ bạn có một tầm nhìn rõ ràng về lịch trình hàng ngày của bạn sẽ như thế nào, bạn có thể đi làm. Điều quan trọng là vẫn linh hoạt trong suốt cả ngày và tuần của bạn vì lịch trình bạn bắt đầu có khả năng sẽ không phải là những sự kiện chính xác phát ra.

Phần tốt nhất về một kế hoạch kỹ thuật số là các nhiệm vụ lập lịch trở nên dễ dàng và những thay đổi trong tương lai trở nên ít nặng nề hơn. Cuộc sống không thể đoán trước và khó kiểm soát. Khách hàng sẽ thay đổi thời hạn, và các cuộc họp thứ hai hàng tuần của bạn có thể chuyển sang thứ tư. Những thay đổi này sẽ ít căng thẳng hơn khi bạn có thể điều chỉnh lịch hàng ngày của mình bằng một nút bấm.

Mẹo: Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án như một công cụ lập lịch theo một mình. Hầu hết Các loại phần mềm quản lý dự án Tập trung vào tổ chức, tùy biến và trực quan hóa. Nếu bạn tận dụng các tính năng này, bạn có thể tạo một lịch trình hàng ngày có chức năng và linh hoạt.

Mẫu lịch trình hàng ngày

Bạn có thể sử dụng mẫu lịch trình hàng ngày bên dưới khi tổ chức danh sách việc cần làm của bạn. Nếu bạn đang tạo một mẫu lịch trình hàng tuần, hãy sao chép mẫu này cho mỗi ngày trong tuần.

Mặc dù mẫu lịch trình hàng ngày này sử dụng các khối thời gian chung, bạn có thể làm cho lịch trình của mình chi tiết hơn nếu bạn muốn. Ví dụ: bạn có thể gán tác vụ 1 trong khoảng thời gian từ 7 giờ sáng và 7:30 sáng. Để thực hành thiền buổi sáng. Một mẫu hàng giờ có thể hình thành thói quen tốt và giữ bạn có trách nhiệm với mục tiêu của mình.

3 cách để sắp xếp lịch trình hàng ngày của bạn

Có nhiều cách khác nhau để sắp xếp lịch trình hàng ngày của bạn. Bạn có thể thích tập trung vào khung thời gian khi bạn làm việc hoặc bạn có thể định hướng tác vụ nhiều hơn. Xem xét các tùy chọn dưới đây:

Hàng giờ

Một kế hoạch hàng giờ là sự sắp xếp truyền thống của một lịch trình hàng ngày. Để tạo một lịch trình hàng giờ, hãy làm theo các bước trên và gán thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng của bạn. Lịch trình này cung cấp một cấu trúc rõ ràng cho từng phần trong ngày của bạn. Thêm vào đó, bạn cũng có thể sắp xếp các nghĩa vụ ngoài công việc, như một cuộc hẹn của bác sĩ cá nhân sau giờ làm việc.

Theo mức độ ưu tiên

Nếu bạn thích lịch trình hàng ngày không được phép, bạn có thể liệt kê các nhiệm vụ của mình theo ưu tiên và làm việc từ danh sách này trong ngày. Điều này có vẻ như một danh sách việc cần làm đơn giản, nhưng bạn vẫn cần điều chỉnh các ưu tiên của mình trong ngày trước mặt bạn. Ví dụ, các ưu tiên của bạn sẽ thay đổi dựa trên các cuộc họp, việc vặt, sự kiện và các cuộc hẹn xảy ra vào ngày hôm đó.

Bởi thời hạn

Sắp xếp lịch trình của bạn bằng thời hạn có thể mang lại cảm giác cấp bách vào ngày của bạn. Xem những dự án nào đến hạn sẽ cho bạn biết những gì sẽ đến đầu tiên trong kế hoạch cá nhân của bạn. Giống như danh sách ưu tiên của bạn, danh sách thời hạn của bạn sẽ thay đổi mỗi ngày. Mỗi sáng bạn sẽ cần đánh giá danh sách của mình và điền vào bất kỳ sự kiện định kỳ hoặc các cam kết một lần.

Tại sao một lịch trình hàng ngày quan trọng?

Khi bạn tạo một lịch trình hàng ngày, bạn sẽ làm nhiều hơn so với phác thảo các nhiệm vụ của bạn trong ngày. Một lịch trình hàng ngày có thể cải thiện suy nghĩ của bạn, giúp bạn chuẩn bị cho các sự kiện sắp tới và đặt âm điệu về việc phần còn lại của tuần của bạn sẽ diễn ra như thế nào.

Một số lợi ích của việc tạo một lịch trình hàng ngày bao gồm:

NGHIÊN CỨU NGHIÊN CỨU Những thói quen đó có lợi cho sức khỏe của chúng ta. "Thực hiện các hoạt động thường xuyên làm giảm căng thẳng bằng cách làm cho tình huống xuất hiện nhiều khả năng kiểm soát và có thể dự đoán," Indumathi Bendi, M.D., một bác sĩ chăm sóc chính tại Piedmont. "Chuẩn bị là một cách chính để ngăn chặn căng thẳng."

Quản lý thời gian chính với lịch trình hàng ngày

Tạo một lịch trình hàng ngày là một cách tuyệt vời để làm chủ quản lý thời gian và cảm thấy kiểm soát cuộc sống của bạn nhiều hơn. Với quyền lập kế hoạch lịch trình hàng ngày phù hợp, bạn sẽ đạt được cấu trúc trong ngày trong khi vẫn có sự linh hoạt để thực hiện các thay đổi khi chúng phát sinh.

Bạn không phải chọn cách sắp xếp lịch trình hàng ngày khi bạn sử dụng Phần mềm quản lý dự án . Nếu bạn muốn xem lịch trình của mình được sắp xếp theo thời hạn hoặc ưu tiên, hãy chuyển đổi từng tùy chọn ở đầu trang. Bạn cũng có thể xem lịch trình của mình dưới dạng lịch hàng tháng và cộng tác với các thành viên trong nhóm trên lịch của họ.