Kiểm soát chi phí: Cách giám sát chi tiêu dự án để tăng lợi nhuận

Tóm lược

Kiểm soát chi phí liên quan đến việc xác định chi phí và tìm cách để giảm chúng để tăng lợi nhuận của công ty. Trong phần này, chúng tôi sẽ giải thích kiểm soát chi phí là gì và cách kiểm soát chi phí phù hợp với hệ thống quản lý chi phí.

Kiểm soát chi phí là một phần thiết yếu của bất kỳ chiến lược tài chính nào. Khi theo dõi tài chính của công ty, làm thế nào bạn có thể ở trong ngân sách?

Giống như ngân sách cá nhân, bạn có thể thực hiện nhiều thứ, như phân loại chi tiêu, xác định các khu vực nơi nhóm của bạn dành nhiều tiền nhất và tìm cách để hạn chế chi tiêu trong từng khu vực. Làm thành công tất cả những điều này là những gì kiểm soát ngân sách và tăng lợi nhuận.

Các nguyên tắc cơ bản của kiểm soát chi phí tương tự cho ngân sách công ty và cá nhân. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích những gì kiểm soát chi phí là và cách kiểm soát chi phí phù hợp với hệ thống quản lý chi phí.

Kiểm soát chi phí là gì?

Kiểm soát chi phí liên quan đến việc xác định và giảm chi phí để tăng lợi nhuận của công ty. Kiểm soát chi phí có thể xảy ra ở cấp độ dự án hoặc công ty rộng. Ở đây, chúng tôi sẽ tập trung vào cách bạn có thể áp dụng quy trình kiểm soát chi phí cho một dự án hoặc nhóm dự án.

Là người quản lý dự án, bạn sẽ sử dụng Kiểm soát chi phí để theo dõi Kế hoạch quản lý tài nguyên và hành động khi bạn nhận thấy bội chi.

Một công cụ báo cáo cũng có thể hữu ích để xác định khi bạn vượt quá Ngân sách dự án. . Nói rằng nhà thiết kế tự do bạn đã đưa vào một dự án mới mất nhiều thời gian hơn dự kiến để chỉnh sửa hình ảnh. Khi bạn xác định chi phí này, bạn có thể quyết định thuê một nhà thiết kế nội bộ trong dự án tiếp theo của mình để giảm chi phí và hiệu quả thúc đẩy.

Tại sao kiểm soát chi phí quan trọng?

Nhóm của bạn có một thời gian khó khăn ở trong phạm vi hoặc ngân sách? Đây là nơi kiểm soát chi phí xuất hiện. Ngay cả khi nhóm của bạn ở trong ngân sách, kiểm soát chi phí có thể giúp bạn giảm ngân sách hơn nữa, điều này sẽ dẫn đến sự gia tăng thu nhập.

Nó cung cấp cái nhìn sâu sắc về chi tiêu chung của công ty bằng cách hiển thị những khu vực nào có giá cao nhất trong kinh doanh và những chi phí xảy ra trong những lĩnh vực đó. Kiểm soát chi phí đầu tiên có thể xảy ra ở cấp độ dự án để giảm chi phí dự án cá nhân với hy vọng rằng công ty có thể tăng lợi nhuận chung.

Các kỹ thuật để kiểm soát chi phí là gì?

Kiểm soát chi phí ban đầu có thể xảy ra ở mức cao hơn trong công ty, nhưng nó thường di chuyển về phía trước ở cấp độ dự án. Mức dự án là nơi bạn có thể đánh giá chi phí thực tế cho mỗi dự án và quản lý những chi phí đó một cách hiệu quả.

Để trở nên tốt hơn trong việc kiểm soát chi phí trong công ty của bạn, hãy thử năm bước sau:

1. Lên kế hoạch ngân sách của bạn

Bước đầu tiên là lập kế hoạch ngân sách của bạn để bạn có thể nhận được dạng hạt với ước tính chi phí và hiệu quả phân bổ nguồn lực . Làm một chi tiết Kế hoạch dự án sẽ dẫn đến các phương sai chi phí thấp hơn hoặc ít khác biệt giữa ngân sách ban đầu và chi tiêu thực tế của bạn.

Khi tính toán thời gian và tài liệu cần thiết cho dự án, hãy cố gắng cung cấp cho ngân sách của bạn một số phòng để mở rộng nếu cần. Luôn luôn có một cơ hội bất ngờ rủi ro dự án sẽ xảy ra và bạn sẽ cần mở rộng Dòng thời gian dự án hoặc yêu cầu tài nguyên bổ sung.

2. Giám sát tất cả các chi phí

Bước tiếp theo để kiểm soát chi phí dự án là giám sát chi tiêu dự án khi chúng xảy ra. Hành động khắc phục dễ dàng hơn nếu bạn nhận thấy các phương sai chi phí trong thời gian thực. Nếu bạn không nhận thấy bạn đã đi qua ngân sách cho đến khi dự án hoàn tất, thì bạn đã tiêu tiền. Tại thời điểm đó, tất cả những gì bạn có thể làm là sử dụng thông tin như một Bài học cho các dự án trong tương lai .

Một cách tốt để theo dõi chi phí của bạn trong một dự án là để đặt mốc dự án . Tại mỗi cột mốc, bạn có thể đánh giá chi tiêu của mình và đảm bảo dự án đang ở trong phạm vi . Sau đó, nếu bạn nhận thấy chi phí vượt mức tại bất kỳ cột mốc nào nhất định, bạn có thể xác định cách giảm chi phí chuyển tiếp.

3. Sử dụng hệ thống điều khiển thay đổi

Điều quan trọng là đặt mục tiêu dự án rõ ràng trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, nhưng để đảm bảo bạn đạt được những mục tiêu đó, bạn có thể cần một Thay đổi quy trình kiểm soát .

Kiểm soát thay đổi là một tập hợp các bước quản lý bất kỳ thay đổi nào xuất hiện từ các bên liên quan trong khi một dự án đang được tiến hành. Điều này giúp ngăn ngừa phạm vi creep. Bởi vì bạn có thể được chuẩn bị cho những thay đổi như chúng xảy ra và điều chỉnh dự án tương ứng.

Các bước để thiết lập hệ thống điều khiển thay đổi bao gồm:

Bắt đầu: Quá trình kiểm soát thay đổi bắt đầu khi một bên liên quan yêu cầu thay đổi dự án. Yêu cầu thực tế có thể thay đổi, chúng có thể bao gồm từ phần mở rộng dòng thời gian đến mới dự án có thể bàn giao .

Thẩm định, lượng định, đánh giá: Người quản lý dự án hoặc bộ phận dẫn đánh giá yêu cầu thông tin cơ bản, chẳng hạn như các tài nguyên cần thiết, tác động của yêu cầu và yêu cầu nào sẽ được thông qua. Nếu yêu cầu thay đổi vượt qua đánh giá ban đầu, nó sẽ chuyển sang giai đoạn phân tích.

Phân tích: Giai đoạn phân tích là nơi dẫn đầu dự án thích hợp phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu. Trong một số trường hợp, có thể có một ban kiểm soát thay đổi kiểm soát bất kỳ sự chấp thuận thay đổi nào. Dự án dẫn phê duyệt hoặc giảm yêu cầu và thông báo cho nhóm. Tùy thuộc vào quy mô của dự án, khách hàng tiềm năng cũng có thể ghi lại sự thay đổi trên nhật ký thay đổi để đảm bảo tất cả các bên liên quan của dự án đều biết.

Thực hiện: Thực hiện một sự thay đổi sẽ trông khác nhau tùy thuộc vào Giai đoạn dự án đang ở đâu , nhưng nó thường bao gồm cập nhật các mốc thời gian dự án và cung cấp, cũng như thông báo cho nhóm dự án. Bạn nên đánh giá phạm vi dự án để đảm bảo bất kỳ thay đổi dòng thời gian nào sẽ không có tác động lớn đến các mục tiêu dự kiến.

Khép kín: Khi bạn đã ghi lại, phổ biến và thực hiện yêu cầu, nó đã sẵn sàng để được đóng lại. Thật hữu ích khi có một kế hoạch đóng cửa chính thức để tất cả các thành viên trong nhóm biết nơi thông tin được lưu trữ và có thể tham khảo nó trong tương lai.

Khi bạn kiểm soát đúng các thay đổi đối với các dự án của mình, bạn cũng có cơ hội kiểm soát chi phí tốt hơn. Dự báo chính xác ngân sách và thành công của dự án đòi hỏi phải quản lý cẩn thận từ đầu đến cuối. Sẽ luôn có những nấc không thể tránh khỏi trên đường đi, nhưng có các hệ thống tại chỗ để chuẩn bị cho những sai lệch này có thể rất quan trọng.

4. Quản lý thời gian của bạn

Quản lý thời gian là một phương thức kiểm soát chi phí quan trọng bởi vì khi tổng thời gian của dự án tăng lên, tổng chi phí của dự án cũng tăng lên. Ở trong ước tính của bạn Lịch trình dự án là một trong những cách tốt nhất để ở trong ngân sách dự án.

Thực hiện các chiến lược quản lý thời gian để tăng năng suất và giúp các thành viên trong nhóm hoàn thành công việc của họ về thời gian và ngân sách.

TimeBoxing: TimeBoxing. là một chiến lược quản lý thời gian định hướng mục tiêu nơi bạn hoàn thành công việc trong "TimeBoxes". Ví dụ: nếu bạn cần viết một bài đăng trên blog, bạn có thể tạo một thời gian hai giờ để viết một phác thảo. Sau đó sau khi nghỉ ngơi, bạn có thể tạo thêm thời gian ba giờ nữa để bắt đầu dự thảo đầu tiên.

Chặn thời gian: Chặn thời gian tương tự như Timeboxing, nhưng thay vì lên lịch thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ riêng lẻ, bạn sẽ thực hành chặn các giai đoạn đặt lịch của lịch cho công việc liên quan.

Phương pháp pomodoro: Tương tự như TimeBoxing và Chặn thời gian, Phương pháp Pomodoro Giúp bạn giải quyết công việc trong khung thời gian ngắn và sau đó nghỉ giữa các phiên làm việc. Làm việc trong 25 phút và sau đó nghỉ năm phút bốn lần. Sau đó, sau buổi làm việc thứ tư, nghỉ ngơi lâu hơn 20 hoặc 30 phút.

Ăn Ếch: Mark Twain nổi tiếng đã nói: "Nếu đó là công việc của bạn để ăn ếch, tốt nhất là làm điều đó đầu tiên vào buổi sáng." Các Ăn chiến lược quản lý thời gian ếch Lấy cảm hứng từ trích dẫn này và khuyến khích bạn giải quyết các nhiệm vụ lớn hoặc phức tạp trước khi làm việc với công việc ít quan trọng hơn hoặc ít khẩn cấp hơn.

Nguyên tắc Pareto: Thường được gọi là quy tắc "80/20", " Nguyên tắc Pareto Có một quy tắc cơ bản: dành 20% thời gian của bạn trên 80% công việc của bạn. Nếu bạn có thể nhận được 80% nhiệm vụ của mình theo cách đơn hàng tương đối nhanh, bạn sẽ giải phóng ngày làm việc của mình để giải quyết 20% công việc của bạn sẽ mất 80% thời gian của bạn.

Hoàn thành công việc (GTD): David Allen phát minh. các Hoàn thành công việc phương thức vào đầu những năm 2000. Theo Allen, bước đầu tiên để hoàn thành công việc là viết ra mọi thứ bạn cần làm. Bằng cách giải phóng sức mạnh của não và thay vào đó dựa vào các công cụ quản lý nhiệm vụ, bạn có thể tập trung vào hành động và không nhớ những gì bạn cần làm.

Nó có vẻ phản đối để tập trung sự chú ý của bạn vào năng suất khi nghĩ về kiểm soát chi phí, nhưng hiệu suất dự án là gốc của dòng tiền. Nếu nhóm của bạn không hiệu quả, dự án của bạn sẽ không đáp ứng thời hạn của nó. Nếu dự án của bạn không đáp ứng thời hạn của nó, thì nó tốn nhiều tiền hơn. Nếu dự án của bạn tốn nhiều tiền hơn, công ty của bạn có ít dòng tiền hơn.

5. Theo dõi giá trị kiếm được

Theo dõi giá trị kiếm được của bạn có thể giúp bạn dự đoán kết quả tài chính của một dự án. Phương pháp kiểm soát chi phí này có một số kiến thức kế toán chi phí, nhưng nó có thể giúp bạn hiểu khi chi phí biến đổi sẽ phát sinh và cuối cùng ngăn chặn các biến động xảy ra trong các dự án trong tương lai.

Giá trị kiếm được là số lượng công việc thực sự đã được hoàn thành trong một dự án. Để theo dõi giá trị kiếm được và xem liệu bạn đang theo kịp, bạn sẽ cần nhân tỷ lệ phần trăm công việc được hoàn thành bởi ngân sách dự án. Bạn có thể sử dụng các bước sau để theo dõi giá trị kiếm được:

Bước 1: Xác định cách hoàn thành mỗi nhiệm vụ dưới dạng tỷ lệ phần trăm.

Bước 2: Xác định giá trị theo kế hoạch (PV), hoặc chi phí công việc ngân sách của bạn theo lịch trình. Đây là ngân sách được ủy quyền được chỉ định để hoàn thành công việc theo lịch trình.

Bước 3: Xác định giá trị kiếm được (EV) hoặc chi phí công việc ngân sách của bạn được thực hiện. Đây là số tiền của nhiệm vụ thực sự hoàn thành.

Bước 4: Có được chi phí thực tế (AC) hoặc chi phí công việc thực tế của bạn được thực hiện. Đây là bao nhiêu tiền đã được chi cho công việc đã được thực hiện.

Bước 5: Tính toán phương sai chi phí (CV) bằng cách trừ giá trị kiếm được từ chi phí thực tế (CV = EV - AC).

Ba bước đầu tiên yêu cầu thu thập thông tin chi phí từ dự án của bạn, trong khi ba bước cuối cùng yêu cầu tính toán và phân tích. Phương sai chi phí thể hiện trạng thái chi phí của dự án của bạn.

Khi kiểm soát chi phí, CV của bạn là phép đo sẽ thông báo cho bạn nếu dự án của bạn đang thực hiện với tốc độ đáp ứng ngân sách của nó. CV tiêu cực cho thấy dự án đang vượt quá ngân sách.

Kiểm soát chi phí so với quản lý chi phí

Mọi người thường nhầm lẫn kiểm soát chi phí với Quản lý chi phí , nhưng đây là những thuật ngữ riêng biệt phải được xác định và hiểu đúng. Kiểm soát chi phí là một quá trình nhỏ hơn trong hệ thống quản lý chi phí lớn hơn.

Trong khi kiểm soát chi phí liên quan đến việc xác định chi phí và giảm các chi phí này để tăng lợi nhuận, quản lý chi phí là quá trình ước tính, ngân sách và kiểm soát chi phí dự án.

Có khả năng nhiều người tham gia vào hoạt động quản lý chi phí của công ty bạn. Tùy thuộc vào đội của bạn lớn như thế nào, bạn có thể có những người khác nhau làm việc về lập kế hoạch và lập ngân sách tài nguyên.

Để kiểm soát đúng chi phí, các đội phải theo dõi chi tiêu ở các cấp độ khác nhau trong công ty. Điều này cho phép mỗi phần của ngân sách công ty để nhận sự chú ý và phân tích triệt để.

Theo dõi và giảm chi phí dự án với kiểm soát chi phí

Giám sát dữ liệu chi phí để giảm chi phí dự án là một quá trình tẻ nhạt, nhưng quản lý chi phí là rất quan trọng để có lợi nhuận.

Cách tốt nhất để quản lý chi phí là xem tất cả thông tin bạn cần trong bảng điều khiển tùy chỉnh. Bằng cách đó, bạn có thể sử dụng tự động hóa để tung hứng quản lý dự án và kiểm soát chi phí tất cả ở một nơi.