Cost-Fordelanalyse, Demystified: 5 skridt til at træffe bedre beslutninger

Resumé

En costbenefitanalyse er en proces, der hjælper dig med at bestemme den økonomiske fordel ved en beslutning, så du kan beslutte, om det er værd at forfølge. Det er et nyttigt værktøj, når du vil undgå bias i din beslutningsproces - især når du står over for en stor beslutning, der vil påvirke dit hold eller projektsucces. Cost-benefit-analyser kan virke skræmmende i starten, men ikke fret-vi har forenklet processen i fem konkrete trin.

I 1848 arbejdede en fransk ingeniør ved navn Jules Dupuit på en bro. Som en amatørøkonom besluttede han atKør et eksperimentFor at besvare dette spørgsmål: Hvor meget skal regeringen opkræve afgifter til dækning af bygnings- og vedligeholdelsesomkostninger? Dette kan lyde simpelt, men Dupuit kastede i en curveball - når man overvejer nettoomkostninger, subtraherede han den sociale fordel, broen ville bringe.

Beregning af den sociale fordel ved en bro lyder som en puslespil, men ikke for dupuit. Han har lige målt, hvor meget folk var villige til at betale for at bruge det. Så med nogle fancy beregninger var han i stand til at anbefale en tollbeløb, der tog hensyn til omkostningerne Fordele ved hans bro.

Og så blev costbenefitanalysen født. Processen er blevet raffineret siden Dupuit's Day, og nu bruges den mindre til beregning af broafgifter og mere til at finde ud af, om beslutninger er økonomisk mulige. Men det store billede forbliver det samme - når det kommer til beslutningstagning, omkostninger og fordele er nøglen.

Hvad er en costbenefitanalyse (CBA)?

En costbenefitanalyse (også kaldet en ydelsesomkostningsanalyse) er et beslutningstagningsværktøj, der hjælper dig med at vælge hvilke handlinger der er værd at forfølge. Det giver et kvantitativt billede af et problem, så du kan træffe beslutninger baseret på beviser snarere end mening eller bias.

Under din analyse tildeler du monetære værdier til omkostningerne og fordelene ved en beslutning - derefter subtrahere omkostninger fra ydelser for at bestemme nettovinst. Dette hjælper dig med at estimere den fulde økonomiske fordel (eller mangler deraf) efter eget valg, så du kan bestemme, om det er en god ide at forfølge.

Hvornår skal du bruge en costbenefitanalyse?

En cost-benefit-analyse fungerer bedst, når du vil beslutte, om du skal forfølge et bestemt handlingsforløb. Det hjælper også, når din beslutning har klare økonomiske omkostninger og fordele. For eksempel er det lettere at oprette en CBA for at bestemme muligheden for et nyt projekt end at vurdere, om en ny udlejning ville være en god pasform til dit team. Det er fordi det er svært at tildele konkrete finansielle omkostninger og fordele for en persons erfaring og arbejdsmuligheder.

Denne type økonomisk analyse tager også tid til at fuldføre, så det er bedst for, når du står over for en stor beslutning, der påvirker dit hold eller projektsucces. For mindre eller mindre komplekse beslutninger, prøv at bruge en enklere proces som enBeslutning Matrix. .

Her er nogle eksempler på, hvornår man skal bruge en costbenefitanalyse:

Udvikling af en nyforretningsstrategi

Fremstillingressourceallokeringeller købsbeslutninger

Beslutning om at forfølge et nyt projekt

Sammenligne investeringsmuligheder.

Måling af den potentielle virkning eller ønskelighed af nye selskabspolitikker

Vurdering af foreslåede ændringer i din virksomhedsstruktur eller -processer

5 trin til at oprette en costbenefitanalyse

Oprettelse af en costbenefitanalyse kan forekomme skræmmende i starten, men vi har forenklet metoden til fem konkrete trin. Når du har kørt igennem denne proces en gang, kan du skræddersy disse trin, så de passer til dit specifikke projekt eller holdbehov.

1. Opret en ramme

For det første skab en ramme, der indeholder målene for din analyse, din nuværende situation og omfanget af, hvad din analyse vil omfatte.

Din ramme skal indeholde disse komponenter:

En succesfuld CBA starter altid med et godt spørgsmål. Det hjælper med at være så specifikke som muligt - for eksempel er det lettere at svare "Skal vi forbedre vores mobilapp?" end et bredere spørgsmål som "Hvilke produkter skal vi forbedre for at køre adoption?"

Et overblik giver kontekst til din analyse. Det giver dig et udgangspunkt for at arbejde fra, så alle forstår, hvor du kommer fra, og hvorfor du overvejer en ændring. Her er hvad der skal medtages i dit overblik:

Baggrund:En kort beskrivelse af din nuværende situation.

Nuværende ydeevne:Kvantitative data for at demonstrere, hvordan tingene går i din nuværende situation.

Muligheder:Eventuelle forbedringsområder fra din nuværende situation.

Projiceret fremtidige præstationer med status quo:Kvantitative data for at forudsige, hvordan tingene vil gå i fremtiden, hvis intet ændres.

Risici for status quo:Hvad kan gå galt, hvis du ikke ændrer noget.

For eksempel forestil dig, at du forsøger at afgøre, om du skal overvåge din mobilapp. Her er hvad dit overblik kan se ud:

Baggrund:Vi har en mobilapp og webapp.

Nuværende ydeevne:Vores mobilapp har 100K brugere, og vores web-app har 400K brugere.

Muligheder:Vi har 300k brugere, der bruger webappen, men ikke mobil.

Projiceret fremtidige præstationer med status quo:Vedtagelse af vores web-app er vokset 50% yoy. Vi projekterer dette vil fortsætte, og der vil være 600k brugere et år fra nu. I mellemtiden er vedtagelse af vores mobile app vokset 10% yoy. Vi projekterer dette vil fortsætte, og der vil være 110k brugere et år fra nu.

Risici for status quo:Manglende mobil adoption betyder, at brugerne har mindre fleksibilitet. Konkurrenter med bedre mobile apps kunne vinde kategorien, mens vores mærke kan blive kendt for at have en dårlig mobil oplevelse. Uden en effektiv mobilapp, går vi glip af et stort antal potentielle app-brugere.

Endelig skal din ramme omfatte omfanget af din CBA. Som enprojektets omfang, Dette skaber grænser for din analyse og lægger ud af, hvilken type information du vil overveje i dine beregninger (plus hvad du ikke vil overveje). Typisk omfatter dit omfang:

Timeframe, som du vil estimere potentielle omkostninger og forventede fordele. For eksempel kan du beslutte at begrænse fremskrivninger til et år fra nu af.

De typer af omkostninger og fordele, du vil indeholde (eller udelukke). For eksempel kan du beslutte at inkludere lønomkostninger og ressourcer, men ikke mulighederomkostninger.

Hvordan du måler omkostninger og fordele. For eksempel kan du tildele dollar værdier for at måle håndgribelige omkostninger som arbejdskraft og ressourcer og tildeleNøgleindikatorer (KPI'er)at måle immaterielle omkostninger eller fordele som brandbevidsthed.

2. Liste og kategoriser omkostninger og fordele

Dernæst er det tid til at liste alle omkostninger og fordele ved din beslutning. For dette trin er det nyttigt at samarbejde medinteressenter.Så du kan drage fordel af deres specifikke ekspertise (for eksempel, dit it-team ville være i stand til at estimere, hvor meget ny software ville koste). Tænk på din beslutning som et projekt, du vil afslutte for at nå dit foreslåede handlingsforløb. Spørg dig selv, hvilke ressourcer du har brug for (som materialer eller arbejdskraft), og hvad resultaterne af din beslutning vil være (som yderligere indtægter).

Når du angiver omkostninger og fordele, sorter dem ind i følgende kategorier. Så i det næste trin vil du estimere dollars mængder af hver af disse varer.

Direkte omkostninger:Omkostninger i forbindelse med produktion af dit produkt, service eller projekt. Dette er typisk de materialer, udstyr eller arbejdskraft, du har brug for at følge igennem på din foreslåede handlingsforløb. For eksempel kan disse være de direkte omkostninger ved at genoplive din mobilapp: produkt team timer, en kontrakt med et brugertestfirma og ny udviklingssoftware.

Indirekte omkostninger:Faste omkostninger, der ikke er direkte forbundet med produktionen. Disse er typisk igangværende overheadomkostninger, som du har brug for at betjene din forretningsmæssige leje, forsyningsgebyrer eller transportgebyrer. For eksempel kan disse være de indirekte omkostninger til at oprette en ny mobilapp: Internet til dit fjernudviklingshold, plus abonnementer til ny udvikling ogSamarbejdssoftware .

Immaterielle omkostninger:Omkostninger, som du ikke kan tildele et dollar til, som påvirkning af brand perception eller kundetilfredshed. Dette kan også omfatte mulighederomkostninger, som er tabte muligheder, når du træffer en beslutning i stedet for en anden. For eksempel kan du inkludere denne immaterielle omkostninger for dit app-oprettelsesprojekt: nedsat tilfredshed for potentielle desktopbrugere. Dette er en mulighed koster, da du vælger at opgradere din mobilapp i stedet for at oprette en desktop-app.

Omkostninger til potentielle risici:Omkostninger forbundet med uventede vejblokke. Med andre ord, hvad skal du bruge penge på, hvis en uforudsete begivenhed banker dit projekt off spore. Tænk på tilbageslag, du vil medtage i et projektRiskregisteret-Lagt datasikkerhedsbrud, planlægning af forsinkelser eller uplanlagt arbejde. For eksempel kan du nævne disse potentielle omkostninger til dit mobilapprojekt: Overarbejde Betal for uplanlagt arbejde, Data Security Team Timer for at løse uforudsete App Privacy Problemer og rush satser for at rumme til planlægning af forsinkelser.

Når du noterer sig håndgribelige omkostninger (som direkte og indirekte omkostninger), skal du følge den samme proces, du ville, når du opretter enprojektbudget. Tænk på alle de opgaver, du har brug for at fuldføre for at følge gennem din beslutning, og udløber derefter de ressourcer, der kræves for hver leverbar. For immaterielle omkostninger skal du bruge lidt mere kreativitet. Hvis du sidder fast, prøv at se på lignende projekter, der tidligere er blevet afsluttet for at se, hvilken type indvirkning de havde.

Direkte fordele:Fordele Du kan måle med en valuta værdi, som omsætningen du får fra et projekt. For eksempel kan dette omfatte indtægter fra nye mobile app abonnementer.

Indirekte fordele:Fordele, du kan opfatte, men kan ikke måle med valutaværdier. For eksempel kan dette omfatte øget kundetilfredshed og forbedret brandbevidsthed.

3. Estimat værdier

Nu er det tid til at estimere værdien af ​​hver omkostning og fordel, du har angivet. Dette er mest ligetil for håndgribelige kategorier, du kan tildele et bestemt dollarbeløb til-lignende direkte omkostninger, indirekte omkostninger og direkte fordele. For immaterielle kategorier som immaterielle omkostninger og indirekte fordele, tildele KPI'er i stedet for dollarbeløb. For eksempel kan du måle kundetilfredshed ved at spore kundekrisen (den hastighed, hvormed kunderne holder op med at bruge din tjeneste). Hvis du kan, skal du bruge samme KPI'er til både omkostninger og fordele, så du nemt kan sammenligne dem senere.

Vi kan ikke forudsige fremtiden, så disse er i sidste ende bare estimater. For at gøre dine beregninger så præcise som muligt, prøv at sammenligne omkostninger og fordele fra lignende projekter, du tidligere har gennemført. Gamle projekter er en guldmine af historiske data ogerfaringer. De kan hjælpe dig med at se den virkelige økonomiske værdi af tidligere omkostninger og fordele - plus eventuelle varer eller omstændigheder, du måske har overset. Ved hjælp af A.ProjektstyringsværktøjKan gøre dette trin let - da alle dine projektoplysninger og kommunikation er anbragt på ét sted, kan du nemt se tilbage i tidligere initiativer.

4. Analyser omkostninger vs. fordele

Nu kommer den sjove del - den egentlige analyse af dine omkostninger og fordele. Før du kommer i gang, er der nogle nøgle vilkår for at huske på:

Samlede omkostninger:Summen af ​​alle omkostninger.

Samlede fordele:Summen af ​​alle fordele.

Netto Cost-Fordel:Samlede fordele minus samlede omkostninger. Dette kaldes også nettoydelser.

Nutidsværdi (NPV):Forskellen mellem nutidsværdien af ​​pengestrømme og nutidsværdien af ​​kontante udstrømninger over en periode. I enklere vilkår er netto nutidsværdien en mere dynamisk måde at måle netto cost-fordel, fordi den indeholder, hvordan din netto cost-fordel vil ændre sig over en periode.

Fordeleprisforhold : Repræsenterer det overordnede forhold mellem omkostninger og fordele over en periode. Det er i det væsentlige den foreslåede samlede kontantydelse divideret med de foreslåede samlede kontantomkostninger - men for at gøre beregningen mere dynamisk, beregner du netto nutidsværdien af ​​dine omkostninger og fordele i forhold til projektets foreslåede levetid. Hvis dit ydelsesomkostningsforhold er større end en, betyder det, at fordele opvejer omkostningerne.

Rabatpriser. : Bruges til at estimere, hvordan værdierne for dine omkostninger og fordele vil ændre sig over en lang periode - for eksempel, hvordan de kan blive påvirket af inflationen. Med andre ord er diskonteringsrenter i det væsentlige en rente, du ansøger om omkostninger og fordele, der vil forekomme i fremtiden, så du kan konvertere dem til deres nutidsværdi. På den måde kan du mere præcist estimere, hvor meget disse omkostninger og fordele ville være værd i dag.

Følsomhedsanalyse. : Bestemmer, hvor usikkerhed påvirker dine beslutninger, omkostninger og overskud. For eksempel kan du bruge en følsomhedsanalyse til at sammenligne de værste og bedste tilfælde for din beslutning. Hvis worst-case-scenariet har flere omkostninger end fordele, kan du se på strategier for at afbøde nogle af disse risici.

Disse er mange fancy vilkår, men lad det ikke skræmme dig. Hvis du ikke vil medtage mere komplekse beregninger som nutidsværdi, ydelsesprisforhold, diskonteringsrenter og følsomhedsanalyse, behøver du ikke. For at holde tingene enkle, kan du bare beregne din nettoomkostningsfordel og lade den efterlade det.

Hvis du brugte KPI'er til at måle immaterielle omkostninger og fordele, kan du sammenligne dem separat. For at analysere KPI'er er der et par forskellige tilgange:

Hvis du har samme KPI'er for omkostninger og fordele, kan du trække omkostningerne fra fordele for at beregne netto gevinster. For eksempel, hvis du estimerer en stigning på 5% i Churn-satsen på grund af din beslutning om ikke at forfølge en stationær app og et fald på 20% i Churn-prisen på grund af din nye mobilapp, ville du have et netto 15% fald i churn sats.

Hvis du har forskellige KPI'er for omkostninger og fordele, kan du sammenligne hver enkelt til status quo. For eksempel kan du sammenligne forudsagt churn-sats til din nuværende churn-sats og forudsagde adoptionssatser til nuværende adoptionshastigheder. Dette giver dig en bedre ide om størrelsen af ​​disse omkostninger og fordele - men i slutningen af ​​dagen skal du lave en subjektiv beslutning om, hvor meget du sætter pris på hver anden KPI. Som sådan er det bedre at bruge de samme metrics til omkostninger og fordele, så du mere præcist sammenligner dem.

5. Lav en anbefaling

Nu hvor du har gennemført din cost-benefit-analyse (Huzzah!), Kan du lave en anbefaling. Her er nogle faktorer at overveje for din beslutning:

Hvis din netto cost-fordel er positiv, det betyder fordelene ved projektet opvejer omkostningerne. Det er dog vigtigt at overveje størrelsen af ​​din nettoomkostningsfordel - hvis det er for lille, kan du ikke få stor fordel af al den indsats, du sætter ind. I så fald vil du måske overveje en alternativ beslutning.

Hvis din netto cost-fordel er negativ, det betyder, at dine projektomkostninger opvejer fordelene. I dette tilfælde er det nyttigt at overveje, hvad de største omkostningsindgange er. Er der en anden tilgang, du kunne tage, der ville mildne nogle af disse ekstra omkostninger?

Hvis du brugte KPI'er til at måle immaterielle omkostninger og fordele, du skal overveje dem ud over din netto cost-gavn. For eksempel, hvis din netto cost-fordel var relativt lille, men du har beregnet et stort fald i churn-satsen, kan dit mobile app-projekt være værd at forfølge trods alt.

Begrænsninger af costbenefitanalyse

Cost-benefit-analyse er et praktisk værktøj tilData-drevet beslutningstagning. Men som enhver estimeringsteknik, er det ikke perfekt. Når man beslutter dig for at anvende en costbenefitanalyse eller en anden beslutningsproces, skal du huske på disse begrænsninger:

Indtægter og pengestrømme kan være uforudsigelige på grund af skiftende markedsforhold.

I nogle tilfælde kan omkostningerne eller fordelene ved et projekt eller en beslutning ikke afspejles direkte af dollarbeløb.

Værdien er subjektiv, når du bruger KPI'er til at måle immaterielle omkostninger og fordele.

Det kan være svært at præcist forudsige alle potentielle risici.

En costbenefitanalyse kræver en betydelig tidsforpligtelse til at fuldføre.

Hvis du beslutter dig for, at en cost-benefit-analyse ikke er den rigtige pasform til din særlige situation, vil du måske overveje at skabe enBeslutning Matrix.ellerbeslutning træ analysei stedet.

Gør dine beslutninger tæller

En costbenefitanalyse hjælper dig med at bruge data til at træffe den bedst mulige beslutning. Det betyder, at du kan sige farvel til Coin flips og vælge dine muligheder med tillid.

Oprettelse af en costbenefitanalyse kan virke som et projekt i sig selv, især hvis du arbejder med flere interessenter for at få arbejdet udført. Før du dykker ind, skal du overveje at bruge enProjektstyringsværktøjat koordinere arbejde. UDN Task Manager Giver dig mulighed for at oprette og tildele opgaver, organisere arbejde og kommunikere med interessenter direkte, hvor der sker arbejde. Du kan også kortlægge hele dit cost-benefit-analyseprojekt og gemme det som en skabelon til fremtidig brug.