Phân tích lợi ích chi phí, DemyStified: 5 bước để đưa ra quyết định tốt hơn

Tóm lược

Một phân tích lợi ích chi phí là một quá trình giúp bạn xác định lợi ích kinh tế của quyết định, vì vậy bạn có thể quyết định xem nó đáng để theo đuổi hay không. Đó là một công cụ hữu ích khi bạn muốn tránh sự thiên vị trong quá trình ra quyết định của mình, đặc biệt là khi bạn phải đối mặt với một quyết định lớn sẽ ảnh hưởng đến thành công của nhóm hoặc dự án của bạn. Các phân tích lợi ích chi phí có thể dễ nản chí lúc đầu, nhưng đừng băn khoăn, chúng tôi đã đơn giản hóa quá trình thành năm bước cụ thể.

Năm 1848, một kỹ sư người Pháp tên là Jules Dupuit đang làm việc trên một cây cầu. Là một nhà kinh tế nghiệp dư, anh quyết định chạy một thí nghiệm Để trả lời câu hỏi này: Chính phủ nên buộc tội phải trả phí bao nhiêu để chi trả chi phí xây dựng và bảo trì? Điều này nghe có vẻ đơn giản, nhưng Dupuit đã ném vào một đường cong-Khi xem xét chi phí ròng, anh ta trừ đi lợi ích xã hội mà cây cầu sẽ mang lại.

Tính lợi ích xã hội của một cây cầu âm thanh giống như một kẻ đánh đố, nhưng không phải cho Dupuit. Ông chỉ đo được bao nhiêu người sẵn sàng trả tiền để sử dụng nó. Sau đó với một số tính toán ưa thích, anh ta đã có thể đề xuất một số tiền thu phí có tính đến chi phí lợi ích của cây cầu của mình.

Và vì vậy, phân tích lợi ích chi phí đã được sinh ra. Quá trình này đã được tinh chế kể từ ngày của Dupuit, và bây giờ nó được sử dụng ít hơn để tính phí cầu và nhiều hơn để tìm ra nếu các quyết định có khả thi về mặt kinh tế. Nhưng bức tranh lớn vẫn như cũ khi nói đến việc ra quyết định, chi phí và lợi ích là chìa khóa.

Phân tích lợi ích chi phí là gì (CBA)?

Phân tích lợi ích chi phí (còn được gọi là phân tích chi phí lợi ích) là một công cụ ra quyết định giúp bạn chọn hành động nào đáng để theo đuổi. Nó cung cấp một quan điểm định lượng về một vấn đề, vì vậy bạn có thể đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng hơn là ý kiến hoặc thiên vị.

Trong quá trình phân tích của bạn, bạn chỉ định các giá trị tiền tệ cho các chi phí và lợi ích của quyết định - sau đó trừ chi phí từ lợi ích để xác định mức tăng ròng. Điều này giúp bạn ước tính lợi ích kinh tế đầy đủ (hoặc thiếu chúng) của sự lựa chọn của bạn để bạn có thể quyết định xem đó là một ý tưởng tốt để theo đuổi.

Khi nào bạn nên sử dụng một phân tích lợi ích chi phí?

Một phân tích lợi ích chi phí hoạt động tốt nhất khi bạn muốn quyết định có nên theo đuổi một quá trình hành động cụ thể. Nó cũng giúp ích khi quyết định của bạn có chi phí kinh tế và lợi ích rõ ràng. Ví dụ, việc tạo CBA dễ dàng hơn để xác định tính khả thi của một dự án mới hơn là đánh giá liệu một thuê mới sẽ phù hợp với đội của bạn hay không. Đó là bởi vì thật khó để chỉ định chi phí tài chính và lợi ích cụ thể cho kinh nghiệm và tiềm năng làm việc của ai đó.

Loại phân tích kinh tế này cũng mất một thời gian để hoàn thành, vì vậy tốt nhất là khi bạn phải đối mặt với một quyết định lớn sẽ ảnh hưởng đến thành công của nhóm hoặc dự án của bạn. Đối với các quyết định nhỏ hơn hoặc ít phức tạp, hãy thử sử dụng một quy trình đơn giản hơn như một Matrix quyết định. .

Dưới đây là một số ví dụ về thời điểm sử dụng phân tích lợi ích chi phí:

Đo lường tác động tiềm năng hoặc mong muốn của các chính sách công ty mới

Đánh giá các thay đổi được đề xuất đối với cấu trúc hoặc quy trình của công ty bạn

5 bước để tạo ra một phân tích lợi ích chi phí

Tạo một phân tích lợi ích chi phí có vẻ khó khăn lúc đầu, nhưng chúng tôi đã đơn giản hóa phương pháp thành năm bước cụ thể. Sau khi bạn chạy qua quy trình này một lần, bạn có thể điều chỉnh các bước này để phù hợp với nhu cầu của dự án hoặc nhóm cụ thể của bạn.

1. Tạo một khung

Đầu tiên, tạo một khung tạo ra các mục tiêu phân tích của bạn, tình huống hiện tại của bạn và phạm vi của phân tích của bạn sẽ bao gồm những gì.

Một CBA thành công luôn bắt đầu với một câu hỏi hay. Nó giúp cụ thể nhất có thể, ví dụ, ví dụ, việc trả lời "Chúng ta có nên cải thiện ứng dụng di động của mình không?" hơn một câu hỏi rộng hơn như "Những sản phẩm nào chúng ta nên cải thiện để thúc đẩy việc áp dụng?"

Tổng quan cung cấp bối cảnh để phân tích của bạn. Nó cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu để làm việc, vì vậy mọi người đều hiểu bạn đến từ đâu và tại sao bạn đang xem xét một sự thay đổi. Đây là những gì để đưa vào trong tổng quan của bạn:

Tiểu sử: Một mô tả ngắn gọn về tình hình hiện tại của bạn.

Hiệu suất hiện tại: Dữ liệu định lượng để chứng minh cách mọi thứ đang diễn ra trong tình huống hiện tại của bạn.

Những cơ hội: Bất kỳ lĩnh vực cải tiến từ tình hình hiện tại của bạn.

Dự kiến hiệu suất trong tương lai với hiện trạng: Dữ liệu định lượng để dự đoán cách mọi thứ sẽ diễn ra trong tương lai nếu không có gì thay đổi.

Rủi ro của hiện trạng: Điều gì có thể xảy ra nếu bạn không thay đổi bất cứ điều gì.

Ví dụ: hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng quyết định xem có đại tu ứng dụng di động của mình hay không. Đây là những gì tổng quan của bạn có thể trông giống như:

Tiểu sử: Chúng tôi có một ứng dụng di động và ứng dụng web.

Hiệu suất hiện tại: Ứng dụng di động của chúng tôi có 100k người dùng và ứng dụng web của chúng tôi có 400K người dùng.

Những cơ hội: Chúng tôi có 300 nghìn người dùng sử dụng ứng dụng web nhưng không di động.

Dự kiến hiệu suất trong tương lai với hiện trạng: Thông qua ứng dụng web của chúng tôi đã tăng 50% so với cùng kỳ. Chúng tôi dự án này sẽ tiếp tục và sẽ có 600k người dùng một năm kể từ bây giờ. Trong khi đó, việc áp dụng ứng dụng di động của chúng tôi đã tăng 10% YoY. Chúng tôi dự án này sẽ tiếp tục và sẽ có 110 nghìn người dùng một năm kể từ bây giờ.

Rủi ro của hiện trạng: Thiếu áp dụng di động có nghĩa là người dùng có ít tính linh hoạt hơn. Các đối thủ cạnh tranh với các ứng dụng di động tốt hơn có thể giành được danh mục, trong khi thương hiệu của chúng tôi có thể được biết đến với việc có trải nghiệm di động kém. Không có ứng dụng di động hiệu quả, chúng tôi đang bỏ lỡ một số lượng lớn người dùng ứng dụng tiềm năng.

Cuối cùng, khung của bạn nên bao gồm phạm vi CBA của bạn. Giống một phạm vi dự án , Điều này tạo ra các ranh giới cho phân tích của bạn và đưa ra loại thông tin bạn sẽ xem xét trong các tính toán của mình (cộng với những gì bạn sẽ không xem xét). Thông thường, phạm vi của bạn bao gồm:

Khung thời gian mà bạn sẽ ước tính chi phí tiềm năng và lợi ích dự kiến. Ví dụ: bạn có thể quyết định giới hạn dự báo một năm kể từ bây giờ.

Các loại chi phí và lợi ích bạn sẽ bao gồm (hoặc loại trừ). Ví dụ, bạn có thể quyết định bao gồm chi phí và tài nguyên lao động, nhưng không phải chi phí cơ hội.

Làm thế nào bạn sẽ đo lường chi phí và lợi ích. Ví dụ: bạn có thể gán giá trị đô la để đo chi phí hữu hình như lao động và tài nguyên, và chỉ định Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đo lường chi phí vô hình hoặc lợi ích như nhận thức về thương hiệu.

2. Liệt kê và phân loại chi phí và lợi ích

Tiếp theo, đã đến lúc liệt kê tất cả các chi phí và lợi ích của quyết định của bạn. Đối với bước này, thật hữu ích để hợp tác với Các bên liên quan Vì vậy, bạn có thể hưởng lợi từ chuyên môn cụ thể của họ (ví dụ: nhóm CNTT của bạn sẽ có thể ước tính số phần mềm mới sẽ có giá bao nhiêu). Hãy nghĩ về quyết định của bạn như một dự án bạn sẽ hoàn thành để đạt được quá trình hành động được đề xuất của mình. Hãy tự hỏi mình những nguồn lực bạn cần (như vật liệu hoặc lao động), và kết quả của quyết định của bạn sẽ là gì (như doanh thu bổ sung).

Khi bạn liệt kê các chi phí và lợi ích, hãy sắp xếp chúng vào các loại sau. Sau đó, trong bước tiếp theo, bạn sẽ ước tính số lượng đô la của mỗi mục này.

Chi phí trực tiếp: Chi phí liên quan đến việc sản xuất sản phẩm, dịch vụ hoặc dự án của bạn. Đây thường là các vật liệu, thiết bị hoặc lao động bạn cần để theo dõi thông qua quá trình hành động được đề xuất của bạn. Ví dụ: đây có thể là chi phí trực tiếp của việc cải tạo ứng dụng di động của bạn: Giờ nhóm sản phẩm, hợp đồng với công ty thử nghiệm người dùng và phần mềm phát triển mới.

Những chi phí gián tiếp: Chi phí cố định không liên quan trực tiếp đến sản xuất. Đây thường là chi phí trên cao đang diễn ra mà bạn cần để vận hành giá thuê, tiện ích hoặc phí vận chuyển giống như doanh nghiệp của mình. Ví dụ: đây có thể là chi phí gián tiếp để tạo ứng dụng di động mới: Internet cho nhóm phát triển từ xa của bạn, cộng với đăng ký phát triển mới và Phần mềm hợp tác .

Chi phí phi vật thể: Chi phí mà bạn không thể gán một đô la, như tác động đến nhận thức thương hiệu hoặc sự hài lòng của khách hàng. Điều này cũng có thể bao gồm chi phí cơ hội, bị mất cơ hội khi bạn đưa ra quyết định thay vì một quyết định khác. Ví dụ: bạn có thể bao gồm chi phí vô hình này cho dự án tạo ứng dụng của bạn: Giảm sự hài lòng cho người dùng máy tính để bàn tiềm năng. Đây là một chi phí cơ hội, vì bạn đang chọn nâng cấp ứng dụng di động của mình thay vì tạo ứng dụng máy tính để bàn.

Chi phí rủi ro tiềm ẩn: Chi phí liên quan đến các rào cản bất ngờ. Nói cách khác, những gì bạn sẽ cần chi tiền nếu một sự kiện không lường trước đó đánh bật đường đua dự án của bạn. Nghĩ về những thất bại bạn sẽ bao gồm trong một dự án đăng ký rủi ro -Giống như các vi phạm bảo mật dữ liệu, sự chậm trễ lên lịch hoặc công việc không có kế hoạch. Ví dụ: bạn có thể liệt kê các chi phí tiềm năng này cho dự án ứng dụng di động của mình: Thanh toán ngoài giờ cho công việc không có kế hoạch, Giờ nhóm bảo mật dữ liệu để giải quyết các vấn đề về quyền riêng tư của ứng dụng không lường trước và tốc độ vội vàng để phù hợp với sự chậm trễ lập lịch.

Khi liệt kê các chi phí hữu hình (như chi phí trực tiếp và gián tiếp), hãy làm theo quy trình tương tự bạn sẽ khi tạo một Ngân sách dự án. . Hãy nghĩ về tất cả các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành để theo dõi quyết định của mình, sau đó liệt kê các tài nguyên cần thiết cho mỗi giao hàng có thể cung cấp. Đối với chi phí vô hình, bạn sẽ phải sử dụng một chút sáng tạo hơn một chút. Nếu bạn bị mắc kẹt, hãy thử xem xét các dự án tương tự đã được hoàn thành trong quá khứ để xem họ có loại tác động nào.

Lợi ích trực tiếp: Lợi ích Bạn có thể đo bằng giá trị tiền tệ, như doanh thu bạn sẽ đạt được từ một dự án. Ví dụ: điều này có thể bao gồm doanh thu từ đăng ký ứng dụng di động mới.

Lợi ích gián tiếp: Lợi ích bạn có thể nhận thức nhưng không thể đo lường với các giá trị tiền tệ. Ví dụ, điều này có thể bao gồm sự hài lòng của khách hàng tăng lên và cải thiện nhận thức về thương hiệu.

3. Ước tính giá trị

Bây giờ là lúc để ước tính giá trị của từng chi phí và lợi ích bạn đã liệt kê. Điều này rất đơn giản đối với các danh mục hữu hình, bạn có thể chỉ định một lượng đô la cụ thể giống như chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp và lợi ích trực tiếp. Đối với các danh mục vô hình như chi phí vô hình và lợi ích gián tiếp, hãy chỉ định KPI thay cho số tiền đô la. Ví dụ: bạn có thể đo lường sự hài lòng của khách hàng bằng cách theo dõi tốc độ khu vực của khách hàng (tỷ lệ mà khách hàng ngừng sử dụng dịch vụ của bạn). Nếu bạn có thể, hãy sử dụng cùng một KPI cho cả hai chi phí và lợi ích để bạn có thể dễ dàng so sánh chúng sau này.

Chúng ta không thể dự đoán tương lai, vì vậy những điều này cuối cùng chỉ là ước tính. Để thực hiện các tính toán của bạn là chính xác nhất có thể, hãy thử so sánh chi phí và lợi ích từ các dự án tương tự bạn đã hoàn thành trong quá khứ. Các dự án cũ là một mỏ vàng của dữ liệu lịch sử và Bài học rút ra . Họ có thể giúp bạn nhìn thấy giá trị kinh tế thực tế của các chi phí và lợi ích trong quá khứ - cộng với bất kỳ mục hoặc hoàn cảnh nào bạn có thể đã bỏ qua. Sử dụng một Công cụ quản lý dự án Có thể thực hiện bước này dễ dàng - vì tất cả thông tin và thông tin liên lạc dự án của bạn được đặt ở một nơi, bạn có thể dễ dàng nhìn lại các sáng kiến trong quá khứ.

4. Phân tích chi phí so với lợi ích

Bây giờ đến phần thú vị, phân tích thực tế về chi phí và lợi ích của bạn. Trước khi bạn bắt đầu, đây là một số thuật ngữ chính cần ghi nhớ:

Chi phí ròng: Tổng lợi ích trừ tổng chi phí. Đây cũng được gọi là lợi ích ròng.

Giá trị hiện tại ròng (NPV): Sự khác biệt giữa giá trị hiện tại của dòng tiền mặt và giá trị hiện tại của dòng tiền trong một khoảng thời gian. Trong các điều khoản đơn giản hơn, giá trị hiện tại ròng là một cách năng động hơn để đo lường lợi ích chi phí ròng, bởi vì nó bao gồm lợi ích chi phí ròng của bạn sẽ thay đổi trong một khoảng thời gian.

Tỉ số lợi nhuận : Đại diện cho mối quan hệ tổng thể giữa các chi phí và lợi ích trong một khoảng thời gian. Về cơ bản, tổng lợi ích tiền mặt được đề xuất chia cho tổng chi phí tiền mặt được đề xuất, nhưng để tính toán năng động hơn, bạn đã tính toán giá trị hiện tại ròng của chi phí và lợi ích của bạn so với tuổi thọ được đề xuất của dự án của bạn. Nếu tỷ lệ chi phí lợi ích của bạn lớn hơn một, điều đó có nghĩa là lợi ích vượt trội hơn chi phí.

Giảm giá : Được sử dụng để ước tính các giá trị của chi phí và lợi ích của bạn sẽ thay đổi trong một thời gian dài, ví dụ, cách chúng có thể bị ảnh hưởng bởi lạm phát. Nói cách khác, tỷ lệ chiết khấu về cơ bản là lãi suất bạn áp dụng cho các chi phí và lợi ích sẽ xảy ra trong tương lai, do đó bạn có thể chuyển đổi chúng thành giá trị hiện tại của họ. Bằng cách đó, bạn có thể ước tính chính xác hơn bao nhiêu chi phí và lợi ích sẽ có giá trị ngày nay.

Phân tích nhạy cảm : Xác định mức độ không chắc chắn ảnh hưởng đến quyết định, chi phí và lợi nhuận của bạn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng phân tích độ nhạy để so sánh các tình huống xấu nhất và tốt nhất cho quyết định của mình. Nếu trường hợp xấu nhất có nhiều chi phí hơn lợi ích, bạn có thể xem xét các chiến lược để giảm thiểu một số rủi ro đó.

Đây là rất nhiều thuật ngữ ưa thích, nhưng đừng để điều đó làm bạn sợ. Nếu bạn không muốn bao gồm các tính toán phức tạp hơn như giá trị hiện tại ròng, tỷ lệ chi phí lợi ích, tỷ lệ chiết khấu và phân tích độ nhạy, bạn không phải. Để giữ cho mọi thứ đơn giản, bạn chỉ có thể tính toán lợi ích chi phí ròng của mình và để nó ở đó.

Nếu bạn đã sử dụng KPI để đo chi phí và lợi ích vô hình, bạn có thể so sánh các loại riêng biệt. Để phân tích KPI, có một vài cách tiếp cận khác nhau:

Nếu bạn có cùng một KPI cho chi phí và lợi ích , bạn có thể trừ chi phí từ lợi ích để tính lãi ròng. Ví dụ: nếu bạn ước tính tỷ lệ khối lượng tăng 5% do quyết định của bạn để không theo đuổi ứng dụng máy tính để bàn và giảm 20% tốc độ khuấy động do ứng dụng di động mới của bạn, bạn sẽ giảm 15% ròng cho tốc độ khuấy ròng.

Nếu bạn có KPI khác nhau về chi phí và lợi ích , bạn có thể so sánh từng người với hiện trạng. Ví dụ: bạn có thể so sánh tỷ lệ kép dự đoán với tốc độ khuấy hiện tại của bạn và dự đoán tỷ lệ áp dụng cho tỷ lệ áp dụng hiện tại. Điều này mang lại cho bạn một ý tưởng tốt hơn về mức độ của các chi phí và lợi ích này nhưng vào cuối ngày, bạn sẽ cần phải đưa ra quyết định chủ quan về việc bạn coi trọng mỗi KPI khác nhau như thế nào. Như vậy, tốt hơn là sử dụng các số liệu tương tự về chi phí và lợi ích để bạn có thể so sánh chính xác hơn về chúng.

5. Đưa ra một khuyến nghị

Bây giờ bạn đã hoàn thành phân tích lợi ích chi phí của mình (Huzzah!), Bạn có thể đưa ra một khuyến nghị. Dưới đây là một số yếu tố để xem xét cho quyết định của bạn:

Nếu lợi ích chi phí ròng của bạn là tích cực , điều đó có nghĩa là những lợi ích của dự án lớn hơn chi phí. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải xem xét kích thước của chi phí ròng của bạn - nếu quá nhỏ, bạn có thể không nhận được nhiều lợi ích từ tất cả những nỗ lực bạn đưa vào. Trong trường hợp đó, bạn có thể muốn xem xét một quyết định thay thế.

Nếu lợi ích chi phí ròng của bạn là âm Điều đó có nghĩa là chi phí dự án của bạn vượt trội hơn những lợi ích. Trong trường hợp này, thật hữu ích khi xem xét những gì đầu vào chi phí lớn nhất là gì. Có một cách tiếp cận khác nhau bạn có thể làm điều đó sẽ giảm thiểu một số chi phí bổ sung đó?

Nếu bạn đã sử dụng KPI để đo chi phí và lợi ích vô hình , bạn cần xem xét những người ngoài lợi ích chi phí ròng của bạn. Ví dụ: nếu lợi ích chi phí ròng của bạn là tương đối nhỏ nhưng bạn đã tính tỷ lệ khối lượng lớn, dự án ứng dụng di động của bạn có thể đáng để theo đuổi.

Hạn chế phân tích lợi ích chi phí

Phân tích lợi ích chi phí là một công cụ tiện dụng cho Quyết định dựa trên dữ liệu . Nhưng giống như bất kỳ kỹ thuật ước tính, nó không hoàn hảo. Khi quyết định có sử dụng phân tích lợi ích chi phí hay quá trình ra quyết định khác, hãy ghi nhớ những hạn chế này:

Dòng doanh thu và dòng tiền có thể không thể đoán trước do thay đổi điều kiện thị trường.

Trong một số trường hợp, chi phí hoặc lợi ích của một dự án hoặc quyết định không thể được phản ánh trực tiếp với số tiền đô la.

Giá trị là chủ quan khi bạn sử dụng KPI để đo chi phí và lợi ích vô hình.

Một phân tích lợi ích chi phí đòi hỏi phải có một cam kết đáng kể thời gian để hoàn thành.

Nếu bạn quyết định rằng một phân tích lợi ích chi phí không phù hợp với tình huống cụ thể của bạn, bạn có thể muốn xem xét việc tạo ra một Matrix quyết định. hoặc phân tích cây quyết định thay thế.

Đếm quyết định của bạn

Một phân tích lợi ích chi phí giúp bạn sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định tốt nhất có thể. Điều đó có nghĩa là bạn có thể nói lời tạm biệt với xu hướng dẫn và chọn những lựa chọn của mình với sự tự tin.

Tạo một phân tích lợi ích chi phí có thể giống như một dự án theo quyền riêng của mình, đặc biệt nếu bạn đang làm việc với nhiều bên liên quan để hoàn thành công việc. Trước khi bạn lặn, hãy cân nhắc sử dụng một Công cụ quản lý dự án để phối hợp công việc. Quản lý tác vụ UDN Cho phép bạn tạo và gán nhiệm vụ, tổ chức công việc và giao tiếp với các bên liên quan trực tiếp nơi làm việc xảy ra. Bạn cũng có thể lập bản đồ toàn bộ dự án phân tích chi phí của mình và lưu nó dưới dạng mẫu để sử dụng trong tương lai.