Kostnadsfordelingsanalyse, Demystified: 5 trinn for å ta bedre beslutninger

En kostnadsfordelingsanalyse er en prosess som hjelper deg med å bestemme den økonomiske fordelen av en beslutning, slik at du kan avgjøre om det er verdt å forfølge. Det er et nyttig verktøy når du vil unngå bias i din beslutningsprosess - spesielt når du står overfor en stor beslutning som vil påvirke teamet ditt eller prosjekts suksess. Kostnadsfordelingsanalyser kan virke skremmende i begynnelsen, men ikke bekymre oss - vi har forenklet prosessen til fem konkrete trinn.

Kostnadsfordelingsanalyse, Demystified: 5 trinn for å ta bedre beslutninger

Sammendrag

UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
[1. 3]

En kostnadsfordelingsanalyse er en prosess som hjelper deg med å bestemme den økonomiske fordelen av en beslutning, slik at du kan avgjøre om det er verdt å forfølge. Det er et nyttig verktøy når du vil unngå bias i din beslutningsprosess - spesielt når du står overfor en stor beslutning som vil påvirke teamet ditt eller prosjekts suksess. Kostnadsfordelingsanalyser kan virke skremmende i begynnelsen, men ikke bekymre oss - vi har forenklet prosessen til fem konkrete trinn.

I 1848 jobbet en fransk ingeniør som heter Jules Dupuit på en bro. Som en amatørøkonom, bestemte han seg for å Kjør et eksperiment For å svare på dette spørsmålet: Hvor mye skal regjeringen betale for toll for å dekke bygg- og vedlikeholdskostnader? Dette kan høres enkelt, men dupuit kastet i en kurveball - når han vurderte nettkostnadene, trakk han den sosiale fordelen broen ville bringe.

Beregning av sosial fordel av en bro lyder som en puslespill, men ikke for Dupuit. Han har bare målt hvor mye folk var villige til å betale for å bruke den. Deretter med noen fancy beregninger, var han i stand til å anbefale et tollbeløp som tok hensyn til kostnadene Fordeler med hans bro.

Og så ble kostnadsfordelingsanalysen født. Prosessen har blitt raffinert siden Dupuit's Day, og nå er det brukt mindre for å beregne brotollene og mer for å finne ut om beslutninger er økonomisk gjennomførbare. Men det store bildet er det samme - når det gjelder beslutningsprosesser, er kostnader og fordeler nøkkelen.

Hva er en kostnadsfordelingsanalyse (CBA)?

UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
[1. 3]

En kostnadsfordelingsanalyse (også kalt en fordel-kostnadsanalyse) er et beslutningsverktøy som hjelper deg med å velge hvilke handlinger som er verdt å forfølge. Det gir et kvantitativt syn på et problem, slik at du kan ta avgjørelser basert på bevis i stedet for mening eller bias.

Under analysen din tildeler du monetære verdier til kostnadene og fordelene ved en beslutning - og deretter subtraktivere kostnadene fra fordeler for å bestemme netto gevinster. Dette hjelper deg med å anslå den fulle økonomiske fordelen (eller mangel på det) etter eget valg, slik at du kan bestemme om det er en god ide å forfølge.

Når skal du bruke en kostnadsfordelingsanalyse?

UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
[1. 3]

En kostnadsfordelingsanalyse fungerer best når du vil avgjøre om du skal forfølge et bestemt handlingsforløp. Det hjelper også når din beslutning har klare økonomiske kostnader og fordeler. For eksempel er det lettere å lage en CBA for å bestemme muligheten for et nytt prosjekt enn å vurdere om en ny leie ville være en god passform for teamet ditt. Det er fordi det er vanskelig å tildele konkrete økonomiske kostnader og fordeler for noens erfaring og arbeidspotensial.

Denne typen økonomisk analyse tar også litt tid å fullføre, så det er best for når du står overfor en stor beslutning som vil påvirke teamet ditt eller prosjekts suksess. For mindre eller mindre komplekse beslutninger, prøv å bruke en enklere prosess som en beslutningsmatrise .

Her er noen eksempler på når du skal bruke en kostnadsfordelingsanalyse:

Utvikle en ny forretningsstrategi

Lager ressurstildeling eller kjøpe beslutninger

Bestemme om å forfølge et nytt prosjekt

Sammenligne investeringsmuligheter

Måling av den potensielle effekten eller ønskeligheten til nye selskapsregler

Vurdere foreslåtte endringer i bedriftens struktur eller prosesser

5 trinn for å skape en kostnadsfordelingsanalyse

UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
[1. 3]

Å skape en kostnadsfordelingsanalyse kan virke skremmende i begynnelsen, men vi har forenklet metodikken til fem konkrete trinn. Etter at du har kjørt gjennom denne prosessen en gang, kan du skreddersy disse trinnene for å passe til ditt spesifikke prosjekt eller lagbehov.

1. Lag et rammeverk

UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
[1. 3]

Først, opprett et rammeverk som legger ut målene for analysen din, din nåværende situasjon, og omfanget av hva analysen din vil inkludere.

Ditt rammeverk bør inkludere disse komponentene:

En vellykket CBA starter alltid med et godt spørsmål. Det bidrar til å være så spesifikt som mulig - for eksempel, det er lettere å svare "Hvis vi forbedrer mobilappen vår?" enn et bredere spørsmål som "Hvilke produkter skal vi forbedre for å drive adopsjon?"

En oversikt gir kontekst for analysen din. Det gir deg et utgangspunkt for å jobbe fra, så alle forstår hvor du kommer fra og hvorfor du vurderer en endring. Her er hva du skal inkludere i oversikten din:

Bakgrunn: En kort beskrivelse av din nåværende situasjon.

Nåværende ytelse: Kvantitative data for å demonstrere hvordan ting går i din nåværende situasjon.

Muligheter: Eventuelle forbedringsområder fra din nåværende situasjon.

Projisert fremtidig ytelse med status quo: Kvantitative data for å forutsi hvordan ting skal gå i fremtiden hvis ingenting endres.

Risikoen for status quo: Hva kan gå galt hvis du ikke endrer noe.

For eksempel, forestill deg at du prøver å bestemme om du skal overhale mobilappen din. Her er hva oversikten din kan se ut som:

Bakgrunn: Vi har en mobilapp og webapp.

Nåværende ytelse: Vår mobilapp har 100k brukere og vår webapp har 400k brukere.

Muligheter: Vi har 300k brukere som bruker webappen, men ikke mobil.

Projisert fremtidig ytelse med status quo: Vedtak av vår webapp har vokst 50% yoy. Vi projiserer dette vil fortsette, og det vil være 600k brukere ett år fra nå. I mellomtiden har adopsjon av vår mobilapp vokst 10% yoy. Vi projiserer dette vil fortsette, og det vil være 110k brukere ett år fra nå.

Risikoen for status quo: Mangel på mobil adopsjon betyr at brukerne har mindre fleksibilitet. Konkurrenter med bedre mobile apper kan vinne kategorien, mens vårt merke kan bli kjent for å ha en dårlig mobilopplevelse. Uten en effektiv mobilapp går vi glipp av et stort antall potensielle appbrukere.

Endelig bør rammen din inneholde omfanget av din CBA. Som en prosjektomfang , Dette skaper grenser for analysen din og legger ut hvilken type informasjon du vil vurdere i beregningene dine (pluss hva du ikke vil vurdere). Vanligvis inkluderer omfanget ditt:

Tidsrammen over hvilke du vil anslå potensielle kostnader og forventede fordeler. For eksempel kan du bestemme deg for å begrense fremskrivninger til ett år fra nå.

Kostnadene og fordelene du vil inkludere (eller ekskludere). For eksempel kan du bestemme deg for å inkludere lønnskostnader og ressurser, men ikke mulighetskostnader.

Hvordan skal du måle kostnader og fordeler. For eksempel kan du tilordne dollarverdier for å måle konkrete kostnader som arbeidskraft og ressurser, og tildele Key Performance Indicators (KPIer) å måle immaterielle kostnader eller fordeler som merkevarebevissthet.

2. Liste og kategoriser kostnader og fordeler

UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
[1. 3]

Deretter er det på tide å liste alle kostnadene og fordelene med din beslutning. For dette trinnet er det nyttig å samarbeide med interessenter Så du kan dra nytte av deres spesifikke kompetanse (for eksempel IT-teamet ditt vil kunne anslå hvor mye ny programvare ville koste). Tenk på din beslutning som et prosjekt du vil fullføre for å oppnå ditt foreslåtte handlingsforløp. Spør deg selv hvilke ressurser du trenger (som materialer eller arbeidskraft), og hva resultatene av din beslutning vil være (som ekstra inntekter).

Når du lister ut kostnader og fordeler, sorterer du dem i følgende kategorier. Så i neste trinn vil du anslå dollarbeløpene på hver av disse elementene.

Direkte kostnader: Kostnader knyttet til produksjon av produkt, service eller prosjekt. Dette er vanligvis materialer, utstyr eller arbeidskraft du må følge gjennom på ditt foreslåtte handlingsforløp. For eksempel kan disse være den direkte kostnaden for å revolusjonere mobilappen din: Produktteamtimer, en kontrakt med en brukerprøvingfirma og ny utviklingsprogramvare.

Indirekte kostnader: Faste kostnader som ikke er direkte forbundet med produksjonen. Disse er vanligvis pågående overheadkostnader som du trenger å drive din bedriftsløse leie, verktøy eller transportavgift. For eksempel kan disse være de indirekte kostnadene for å lage en ny mobilapp: Internett for ditt eksterne utviklingslag, pluss abonnementer til ny utvikling og Samarbeidsprogramvare .

Immaterielle kostnader: Kostnader som du ikke kan tilordne en dollarbeløp til, som påvirkning til merkevareoppfattelse eller kundetilfredshet. Dette kan også inkludere mulighetskostnader, som er tapt muligheter når du tar en avgjørelse i stedet for en annen. For eksempel kan du inkludere denne immaterielle kostnaden for App Creation Project: redusert tilfredshet for prospektive skrivebordsbrukere. Dette er en mulighetskostnad, siden du velger å oppgradere mobilappen din i stedet for å lage en desktop-app.

Kostnader for potensielle farer: Kostnader forbundet med uventede veikryss. Med andre ord, hva du trenger å bruke penger på hvis en uforutsette hendelse banker prosjektet ditt utenfor sporet. Tenk på tilbakeslag du vil inkludere i et prosjekt Risiko Registrer -Like datasikkerhetsbrudd, planlegging av forsinkelser eller uplanlagt arbeid. For eksempel kan du oppgi disse potensielle kostnadene for ditt mobilappprosjekt: Overtidsbetaling for uplanlagt arbeid, datasikkerhetslaget timer for å løse unforeseen app personvernproblemer, og rush priser for å imøtekomme for planlegging av forsinkelser.

Når du viser ut konkrete kostnader (som direkte og indirekte kostnader), følg den samme prosessen du vil når du lager en prosjektbudsjettet . Tenk på alle oppgavene du trenger for å fullføre for å følge gjennom på din beslutning, og deretter liste ut de ressursene som kreves for hver levering. For immaterielle kostnader må du bruke litt mer kreativitet. Hvis du sitter fast, kan du prøve å se på lignende prosjekter som er ferdigstilt i fortiden for å se hvilken type innvirkning de hadde.

Direkte fordeler: Fordeler du kan måle med en valutaverdi, som omsetningen du vil få fra et prosjekt. For eksempel kan dette inkludere inntekter fra nye mobilappabonnementer.

Indirekte fordeler: Fordeler du kan oppleve, men kan ikke måle med valutaverdier. For eksempel kan dette inneholde økt kundetilfredshet og forbedret merkevarebevissthet.

3. Estimatverdier

UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
[1. 3]

Nå er det på tide å estimere verdien av hver kostnad og nytte du har oppført. Dette er mest grei for konkrete kategorier du kan tilordne en bestemt dollarbeløp som lignende direkte kostnader, indirekte kostnader og direkte fordeler. For immaterielle kategorier som immaterielle kostnader og indirekte fordeler, tilordne KPIer i stedet for dollarbeløp. For eksempel kan du måle kundetilfredshet ved å spore kundekjøringshastighet (hastigheten der kundene slutter å bruke tjenesten din). Hvis du kan, bruk de samme KPIene for både kostnader og fordeler, slik at du enkelt kan sammenligne dem senere.

Vi kan ikke forutsi fremtiden, så disse er til slutt estimater. For å gjøre beregningene dine så nøyaktige som mulig, kan du prøve å sammenligne kostnader og fordeler fra lignende prosjekter du har fullført i det siste. Gamle prosjekter er en gullgruve av historiske data og Leksjoner lært . De kan hjelpe deg med å se den virkelige økonomiske verdien av tidligere kostnader og fordeler - pluss eventuelle ting eller omstendigheter du kanskje har oversett. Bruker en Prosjektstyringsverktøy Kan gjøre dette trinnet enkelt - siden alt ditt prosjektinformasjon og kommunikasjon er plassert på ett sted, kan du lett se tilbake på tidligere tiltak.

4. Analyser kostnader vs. fordeler

UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
[1. 3]

Nå kommer den morsomme delen - den faktiske analysen av kostnadene og fordelene. Før du kommer i gang, er det noen viktige vilkår for å huske på:

Totale kostnader: Summen av alle kostnader.

Totalt antall fordeler: Summen av alle fordeler.

Netto kostnadsfordel: Totale fordeler minus totale kostnader. Dette kalles også netto fordeler.

Netto nåverdi (NPV): Forskjellen mellom nåverdien av kontantstrøm og nåverdien av kontantstrøm over en tidsperiode. I enklere vilkår er netto nåverdi en mer dynamisk måte å måle netto kostnadsfordel, fordi den inkluderer hvordan netto kostnadsfordelene vil endres over en tidsperiode.

Fordel-kostnadsforhold : Representerer det overordnede forholdet mellom kostnader og fordeler over en periode. Det er i hovedsak den foreslåtte totale kontantfordelen dividert med de foreslåtte totale kontantkostnadene - men for å gjøre beregningen mer dynamisk, beregner du netto nåverdien av kostnadene og fordelene over prosjektets foreslåtte levetid. Hvis ditt fordel-kostnadsforhold er større enn en, betyr det at fordelene oppveier kostnadene.

Rabatter : Brukes til å estimere hvordan verdiene for kostnadene og fordelene vil endres over en lang periode, for eksempel hvordan de kan påvirkes av inflasjonen. Med andre ord er diskonteringsrenten i hovedsak en rente du søker på kostnader og fordeler som vil skje i fremtiden, slik at du kan konvertere dem til deres nåverdi. På den måten kan du mer nøyaktig anslå hvor mye de kostnadene og fordelene ville være verdt i dag.

Følsomhetsanalyse : Bestemmer hvordan usikkerhet påvirker dine beslutninger, kostnader og fortjeneste. For eksempel kan du bruke en følsomhetsanalyse for å sammenligne de verste og best-case scenariene for din beslutning. Hvis det verste fallet har flere kostnader enn fordeler, kan du se på strategier for å redusere noen av disse risikoene.

Dette er mange fancy vilkår, men ikke la det skremme deg. Hvis du ikke vil inkludere mer komplekse beregninger som netto nåverdi, fordel-kostnadsforhold, diskonteringsrente og følsomhetsanalyse, trenger du ikke. For å holde ting enkelt, kan du bare beregne din netto kostnadsfordel og la den være på det.

Hvis du brukte KPIer til å måle immaterielle kostnader og fordeler, kan du sammenligne de separat. For å analysere KPIer, er det et par forskjellige tilnærminger:

Hvis du har samme KPIer for kostnader og fordeler , Du kan trekke kostnader fra fordeler for å beregne netto gevinster. For eksempel, hvis du anslår en 5% økning i churn rate på grunn av din beslutning om ikke å forfølge en desktop app og en 20% reduksjon i churn rate på grunn av din nye mobil app, ville du ha en netto 15% reduksjon i churn rate.

Hvis du har forskjellige KPIer for kostnader og fordeler , Du kan sammenligne hver til status quo. For eksempel kan du sammenligne spådd churn rate til din nåværende churn rate, og forutsagte adopsjonsrater til dagens adopsjonsfrekvenser. Dette gir deg en bedre ide om omfanget av disse kostnadene og fordelene - men på slutten av dagen må du lage en subjektiv beslutning om hvor mye du verdsetter hver annen KPI. Som sådan er det bedre å bruke de samme beregningene for kostnader og fordeler, slik at du kan sammenligne dem mer nøyaktig.

5. Lag en anbefaling

UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
[1. 3]

Nå som du har fullført din kostnadsfordelingsanalyse (Huzzah!), Kan du gjøre en anbefaling. Her er noen faktorer å vurdere for din beslutning:

Hvis netto kostnadsfordelen er positiv , det betyr at fordelene med prosjektet oppveier kostnadene. Det er imidlertid viktig å vurdere størrelsen på netto kostnadsfordel - hvis det er for lite, kan du ikke få mye nytte av all innsats du legger inn. I så fall vil du kanskje vurdere en alternativ beslutning.

Hvis din netto kostnadsfordel er negativ , det betyr at prosjektkostnadene dine oppveier fordelene. I dette tilfellet er det nyttig å vurdere hva de største kostnadsinngangene er. Er det en annen tilnærming du kan ta som ville redusere noen av de ekstra kostnadene?

Hvis du brukte KPIer til å måle immaterielle kostnader og fordeler , Du må vurdere de i tillegg til din netto kostnadsfordel. For eksempel, hvis netto kostnadsfordelen var relativt liten, men du har beregnet en stor nedgang i churn rate, kan ditt mobilappprosjekt være verdt å forfølge tross alt.

Begrensninger av kostnadsfordelingsanalyse

UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
[1. 3]

Kostnadsfordelingsanalyse er et praktisk verktøy for Data-drevet beslutningstaking . Men som enhver estimeringsteknikk, er det ikke perfekt. Når du bestemmer deg for å bruke en kostnadsfordelingsanalyse eller en annen beslutningsprosess, må du huske disse begrensningene:

Inntekter og kontantstrøm kan være uforutsigbar på grunn av endrede markedsforhold.

I noen tilfeller kan kostnadene eller fordelene ved et prosjekt eller beslutning ikke reflekteres direkte av dollarbeløp.

Verdien er subjektiv når du bruker KPIer til å måle immaterielle kostnader og fordeler.

Det kan være vanskelig å nøyaktig forutsi alle potensielle farer.

En kostnadsfordelingsanalyse krever en betydelig tidsforpliktelse for å fullføre.

Hvis du bestemmer deg for at en kostnadsfordelingsanalyse ikke er riktig passform for din spesielle situasjon, kan du vurdere å skape en beslutningsmatrise eller beslutningstreanalyse i stedet.

Ta dine beslutninger

UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
[1. 3]

En kostnadsfordelingsanalyse hjelper deg med å bruke data for å gjøre best mulig avgjørelse. Det betyr at du kan si farvel til myntflips og velge alternativene dine med tillit.

Å skape en kostnadsfordelingsanalyse kan virke som et prosjekt i sin egen rett, spesielt hvis du jobber med flere interessenter for å få jobben gjort. Før du dykker i, bør du vurdere å bruke en Prosjektstyringsverktøy å koordinere arbeidet. UDN Task Manager Lar deg lage og tilordne oppgaver, organisere arbeid og kommunisere med interessenter direkte der arbeidet skjer. Du kan også kartlegge hele kostnadsfordelingsanalyseprosjektet ditt og lagre det som en mal for fremtidig bruk.

Kontakt oss

Leter du etter en enkel, rask, lett, lett, lett, lett, og enkel å bruke løsning for din bedrift? Kontakt oss nå!