Kostnadsanalys, Demystified: 5 steg för att fatta bättre beslut

Sammanfattning

En kostnads-nyttoanalys är en process som hjälper dig att bestämma den ekonomiska fördelen med ett beslut, så du kan bestämma om det är värt att driva. Det är ett användbart verktyg när du vill undvika bias i din beslutsprocess - speciellt när du står inför ett stort beslut som kommer att påverka ditt lag eller projektets framgång. Kostnadsanalyser kan tyckas skrämmande först, men inte fret-vi har förenklat processen i fem konkreta steg.

År 1848 arbetade en fransk ingenjör som heter Jules Dupuit på en bro. Som amatörekonom, bestämde han sig för attdriva ett experimentAtt svara på denna fråga: Hur mycket ska regeringen debitera för vägtullar för att täcka byggnads- och underhållskostnader? Detta kan låta enkelt, men dupuit kastade i en kurveball - när han övervägde nettokostnaderna, subtraherade han den sociala förmånen som bron skulle medföra.

Beräkna den sociala fördelen med en bro låter som en pussel, men inte för dupuit. Han mätt bara hur mycket människor var villiga att betala för att använda den. Sedan med några fina beräkningar kunde han rekommendera ett avgiftsbelopp som tog hänsyn till kostnaderna Fördelar med hans bro.

Och så föddes kostnads-nyttoanalysen. Processen har raffinerats sedan dupuitdagen, och nu används den mindre för att beräkna brotullar och mer för att räkna ut om beslut är ekonomiskt genomförbara. Men den stora bilden är densamma när det gäller beslutsfattande, kostnader och fördelar är nyckeln.

Vad är en kostnads-nyttoanalys (CBA)?

En kostnads-nyttoanalys (även kallad en förmånskostnadsanalys) är ett beslutsfattande verktyg som hjälper dig att välja vilka åtgärder som är värda att förfölja. Det ger en kvantitativ syn på ett problem, så du kan fatta beslut baserat på bevis snarare än åsikt eller bias.

Under din analys tilldelar du monetära värderingar till kostnader och fördelar med ett beslut - då subtraherar kostnader från förmåner för att bestämma nettovinster. Detta hjälper dig att uppskatta den fulla ekonomiska fördelen (eller brist på det) av ditt val så att du kan bestämma om det är en bra idé att fortsätta.

När ska du använda en kostnads-nyttoanalys?

En kostnads-nyttoanalys fungerar bäst när du vill bestämma om man ska driva en viss handlingsplan. Det hjälper också när ditt beslut har tydliga ekonomiska kostnader och fördelar. Det är till exempel lättare att skapa en CBA för att bestämma genomförbarheten av ett nytt projekt än att utvärdera om en ny hyra skulle vara en bra passform för ditt lag. Det beror på att det är svårt att tilldela konkreta ekonomiska kostnader och fördelar med någons erfarenhet och arbetspotential.

Denna typ av ekonomisk analys tar också lite tid att slutföra, så det är bäst för när du står inför ett stort beslut som kommer att påverka ditt lag eller projektets framgång. För mindre eller mindre komplexa beslut, försök att använda en enklare process som aBeslutsmatris .

Här är några exempel på när man ska använda en kostnads-nyttoanalys:

Utveckla en nyaffärsstrategi

Tillverkningresursfördelningeller köpbeslut

Besluta om att driva ett nytt projekt

Jämföra investeringsmöjligheter

Mätning av den potentiella effekten eller önskanheten i den nya bolagets politik

Bedömning av föreslagna ändringar i din företagsstruktur eller processer

5 steg för att skapa en kostnads-nyttoanalys

Att skapa en kostnads-nyttoanalys kan tyckas skrämmande först, men vi har förenklat metodiken i fem konkreta steg. När du har kört igenom den här processen kan du skräddarsy dessa steg för att passa ditt specifika projekt eller lagbehov.

1. Skapa en ram

Först skapa en ram som lägger fram målen för din analys, din nuvarande situation, och omfattningen av vad din analys kommer att inkludera.

Din ram ska innehålla dessa komponenter:

En framgångsrik CBA börjar alltid med en bra fråga. Det hjälper till att vara så specifik som möjligt - till exempel, det är lättare att svara på "Ska vi förbättra vår mobilapp?" än en bredare fråga som "vilka produkter ska vi förbättra för att driva adoption?"

En översikt ger sammanhang för din analys. Det ger dig en utgångspunkt för att arbeta från, så alla förstår var du kommer ifrån och varför du överväger en förändring. Så här kan du inkludera i din översikt:

Bakgrund:En kort beskrivning av din nuvarande situation.

Aktuell prestanda:Kvantitativa data för att visa hur saker går i din nuvarande situation.

Möjligheter:Eventuella områden av förbättring från din nuvarande situation.

Projicerad framtida prestanda med status quo:Kvantitativa data för att förutsäga hur saker kommer att gå i framtiden om inget ändras.

Risker för status quo:Vad kan gå fel om du inte ändrar någonting.

Föreställ dig till exempel att du försöker bestämma om du vill uppdatera din mobilapp. Här är vad din översikt kan se ut:

Bakgrund:Vi har en mobil app och webbapp.

Aktuell prestanda:Vår mobilapp har 100K-användare och vår webbapp har 400K-användare.

Möjligheter:Vi har 300k användare som använder webbappen men inte mobil.

Projicerad framtida prestanda med status quo:Antagandet av vår webbapp har ökat 50% yoy. Vi projekterar detta kommer att fortsätta och det kommer att finnas 600k användare ett år från och med nu. Samtidigt har antagandet av vår mobilapp vuxit 10% yoy. Vi projekterar detta kommer att fortsätta och det kommer att finnas 110k användare ett år från och med nu.

Risker för status quo:Brist på mobila antagande innebär att användarna har mindre flexibilitet. Konkurrenter med bättre mobilappar kan vinna kategorin, medan vårt varumärke kan bli känt för att ha en dålig mobilupplevelse. Utan en effektiv mobil app saknas vi på ett stort antal potentiella appanvändare.

Slutligen bör din ram omfatta omfattningen av din CBA. Som enprojektets omfattning, Detta skapar gränser för din analys och lägger ut vilken typ av information du kommer att överväga i dina beräkningar (plus vad du inte kommer att överväga). Vanligtvis omfattar ditt räckvidd:

Den tidsram som du kommer att uppskatta potentiella kostnader och förväntade fördelar. Till exempel kan du besluta att begränsa prognoser till ett år från och med nu.

De typer av kostnader och fördelar du kommer att inkludera (eller utesluta). Till exempel kan du besluta att inkludera arbetskostnader och resurser, men inte möjlighetskostnader.

Hur ska du mäta kostnader och fördelar. Till exempel kan du tilldela dollarvärden för att mäta konkreta kostnader som arbetskraft och resurser och tilldelaNyckelpresterande indikatorer (KPI)Att mäta immateriella kostnader eller fördelar som varumärkesmedvetenhet.

2. Lista och kategorisera kostnader och fördelar

Därefter är det dags att lista alla kostnader och fördelar med ditt beslut. För det här steget är det bra att samarbeta medintressenterSå du kan dra nytta av sin specifika expertis (till exempel, ditt IT-team skulle kunna uppskatta hur mycket ny programvara skulle kosta). Tänk på ditt beslut som ett projekt du kommer att slutföra för att uppnå din föreslagna handlingsplan. Fråga dig själv vilka resurser du behöver (som material eller arbete), och vad resultaten av ditt beslut kommer att vara (som ytterligare intäkter).

När du listar ut kostnader och fördelar, sorterar dem i följande kategorier. Sedan i nästa steg kommer du att uppskatta dollarmängder av var och en av dessa föremål.

Direkta kostnader:Kostnader i samband med produktion av din produkt, service eller projekt. Detta är typiskt material, utrustning eller arbete du behöver följa med din föreslagna handlingsplan. Till exempel kan dessa vara den direkta kostnaden för att revidera din mobilapp: produktteam timmar, ett kontrakt med ett användarprov och ny utvecklingsprogram.

Indirekta kostnader:Fasta kostnader som inte är direkt förknippade med produktionen. Dessa är vanligtvis pågående kostnader som du behöver använda din affärsuthyrning, verktyg eller transportavgifter. Till exempel kan det vara de indirekta kostnaderna för att skapa en ny mobilapp: Internet för ditt fjärrutvecklingslag, plus abonnemang på ny utveckling ochSamarbetsprogramvara .

Immateriella kostnader:Kostnader som du inte kan tilldela ett dollarbelopp till, som påverkan på varumärkesuppfattning eller kundnöjdhet. Detta kan också omfatta möjlighetskostnader, som är förlorade möjligheter när du fattar ett beslut istället för en annan. Du kan till exempel innehålla denna immateriella kostnad för ditt App Creation Project: Minskad tillfredsställelse för potentiella stationära användare. Detta är en möjlighetskostnad, eftersom du väljer att uppgradera din mobilapp istället för att skapa en skrivbordsapp.

Kostnader för potentiella risker:Kostnader förknippade med oväntade vägar. Med andra ord, vad du ska spendera pengar på om en oförutsedd händelse slår ditt projekt av spår. Tänk på motgångar du skulle inkludera i ett projektRiskregister-Liknande datasäkerhetsbrott, schemaläggningsförseningar eller oplanerat arbete. Du kan till exempel lista dessa potentiella kostnader för ditt mobila appprojekt: Övertidsbetalning för oplanerat arbete, datasäkerhetsteam timmar för att lösa oförutsedda app-sekretessfrågor och rushpriser för att tillgodose för planeringsfördröjningar.

När du noterar konkreta kostnader (som direkta och indirekta kostnader), följ samma process som du skulle när du skapar enProjektbudget. Tänk på alla uppgifter du behöver slutföra för att följa igenom ditt beslut, ange de resurser som krävs för varje leverans. För immateriella kostnader måste du använda lite mer kreativitet. Om du är fast, försök att titta på liknande projekt som har slutförts tidigare för att se vilken typ av påverkan de hade.

Direkta fördelar:Fördelar Du kan mäta med ett valutavärde, som de intäkter du får från ett projekt. Till exempel kan detta innehålla intäkter från nya mobila appabonnemang.

Indirekta fördelar:Fördelar du kan uppfatta men kan inte mäta med valutavärden. Till exempel kan detta innefatta ökad kundnöjdhet och förbättrad varumärkesmedvetenhet.

3. Uppskatta värden

Nu är det dags att uppskatta värdet av varje kostnad och nytta du har listat. Detta är mest okomplicerat för konkreta kategorier Du kan tilldela en specifik dollarbelopp som liknar direkta kostnader, indirekta kostnader och direkta fördelar. För immateriella kategorier som immateriella kostnader och indirekta fördelar, tilldela KPIs i stället för dollarbelopp. Du kan till exempel mäta kundnöjdhet genom att spåra kundens churn-kurs (den kurs där kunderna slutar använda din tjänst). Om du kan, använd samma KPI för både kostnader och fördelar så att du enkelt kan jämföra dem senare.

Vi kan inte förutsäga framtiden, så det är slutligen bara uppskattningar. För att göra dina beräkningar så exakta som möjligt, försök jämföra kostnader och fördelar från liknande projekt som du har slutfört tidigare. Gamla projekt är en guldgruva av historiska data ochlärdomar. De kan hjälpa dig att se det verkliga ekonomiska värdet av tidigare kostnader och fördelar - plus eventuella föremål eller omständigheter som du kan ha förbisett. Använder enProjektledningsverktygKan göra det här steget enkelt eftersom all din projektinformation och kommunikation är inrymda på ett ställe, kan du enkelt se tillbaka på tidigare initiativ.

4. Analysera kostnader vs fördelar

Nu kommer den roliga delen - den faktiska analysen av dina kostnader och fördelar. Innan du börjar, är här några viktiga termer för att komma ihåg:

Totala kostnader:Summan av alla kostnader.

Totala fördelar:Summan av alla fördelar.

Nettokostnadsförmån:Totala fördelar minus totala kostnader. Detta kallas också nettofördelar.

Netto nuvarande värde (NPV):Skillnaden mellan nuvärdet av kassaflödet och nuvärdet av kassaflöden under en tidsperiod. I enklare termer är nettovärdet ett mer dynamiskt sätt att mäta nettokostnadsförmån, eftersom det innehåller hur din nettokostnadsförmån kommer att förändras under en tidsperiod.

Förmånsförhållande : Representerar det övergripande förhållandet mellan kostnader och fördelar under en tidsperiod. Det är i huvudsak den föreslagna totala kontantförmånen dividerat med de föreslagna totala kontantkostnaderna - men för att göra beräkningen mer dynamisk, beräknar du nettovärdet av dina kostnader och fördelar över det föreslagna livslängden för ditt projekt. Om ditt förmånskostnad är större än en, betyder det att fördelarna uppväger kostnaderna.

Rabattpriser : Används för att uppskatta hur värdena på dina kostnader och fördelar kommer att förändras under en lång tidsperiod, till exempel hur de kan påverkas av inflationen. Med andra ord är diskonteringsräntorna i huvudsak en ränta som du tillämpar på kostnader och fördelar som kommer att uppstå i framtiden, så du kan konvertera dem till sitt nuvärde. På det sättet kan du noggrant uppskatta hur mycket de kostnader och fördelar som är värda idag.

Känslighetsanalys : Bestämmer hur osäkerhet påverkar dina beslut, kostnader och vinster. Till exempel kan du använda en känslighetsanalys för att jämföra de värsta och bästa scenarierna för ditt beslut. Om det värsta scenariot har mer kostnader än förmåner, kan du titta på strategier för att mildra några av dessa risker.

Det här är många fina termer, men låt inte det skrämma dig. Om du inte vill inkludera mer komplexa beräkningar som nettovärde, förmånskostnadsförhållande, diskonteringsräntor och känslighetsanalys, behöver du inte. För att hålla sakerna enkla, kan du bara beräkna din nettokostnadsförmån och lämna den där.

Om du använde KPI för att mäta immateriella kostnader och fördelar, kan du jämföra de separat. För att analysera KPI, det finns ett par olika tillvägagångssätt:

Om du har samma KPI för kostnader och fördelar, Du kan subtrahera kostnader från förmåner för att beräkna nettovinster. Om du till exempel uppskattar en 5% ökning av churnränta på grund av ditt beslut att inte driva en skrivbordsapp och en 20% minskning av churnränta på grund av din nya mobilapp, skulle du ha en netto 15% minskning av churn rate.

Om du har olika KPIs för kostnader och fördelar, Du kan jämföra var och en till status quo. Till exempel kan du jämföra förutspådd churn rate till din nuvarande churn rate, och förutspådda adoptionsräntor till aktuella adoptionsräntor. Detta ger dig en bättre uppfattning om storleken på dessa kostnader och fördelar - men i slutet av dagen måste du göra ett subjektivt beslut om hur mycket du värderar varje annat KPI. Som sådan är det bättre att använda samma mätvärden för kostnader och fördelar, så du kan mer exakt jämföra dem.

5. Gör en rekommendation

Nu när du har slutfört din kostnads-nyttoanalys (Huzzah!), Kan du göra en rekommendation. Här är några faktorer att tänka på för ditt beslut:

Om din nettokostnadsförmån är positiv, det betyder fördelarna med projektet överväger kostnaderna. Det är emellertid viktigt att överväga storleken på din nettokostnadsförmån - om det är för litet, kanske du inte får mycket nytta av all den ansträngning du lägger in. I det fallet kanske du vill överväga ett alternativt beslut.

Om din nettokostnadsförmån är negativ, det betyder att dina projektkostnader uppväger fördelarna. I det här fallet är det bra att överväga vad de största kostnaderna är. Finns det ett annat tillvägagångssätt du kan ta det skulle mildra några av de extra kostnaderna?

Om du använde KPI för att mäta immateriella kostnader och fördelar, Du måste överväga dem förutom din nettokostnadsförmån. Om din nettokostnadsförmån var relativt liten, men du beräknade en stor minskning av churnränta, kan ditt mobila appprojekt vara värt att driva efter allt.

Begränsningar av kostnads-nyttoanalys

Kostnadsanalys är ett praktiskt verktyg förData-driven beslutsfattande. Men som någon uppskattningsteknik är det inte perfekt. När du bestämmer om du ska använda en kostnads-nyttoanalys eller en annan beslutsprocess, kom ihåg dessa begränsningar:

Intäkter och kassaflöde kan vara oförutsägbara på grund av förändrade marknadsförhållanden.

I vissa fall kan kostnaderna eller fördelarna med ett projekt eller ett beslut inte direkt återspeglas av dollarbelopp.

Värdet är subjektivt när du använder KPI för att mäta immateriella kostnader och fördelar.

Det kan vara svårt att noggrant förutse alla potentiella risker.

En kostnads-nyttoanalys kräver ett betydande tidsåtagande att slutföra.

Om du bestämmer att en kostnads-nyttoanalys inte är rätt passform för din speciella situation, kanske du vill överväga att skapa enBeslutsmatrisellerBeslutsträdanalysistället.

Gör dina beslut räknas

En kostnads-nyttoanalys hjälper dig att använda data för att göra det bästa möjliga beslutet. Det betyder att du kan säga adjö till myntflips och välja dina alternativ med förtroende.

Att skapa en kostnads-nyttoanalys kan verka som ett projekt i sig, särskilt om du arbetar med flera intressenter för att få jobbet gjort. Innan du dyker in, överväga att använda enProjektledningsverktygatt samordna arbetet. UDN Task Manager Låter dig skapa och tilldela uppgifter, organisera arbete och kommunicera med intressenter direkt där arbetet händer. Du kan också kartlägga hela ditt kostnads-nyttoanalysprojekt och spara det som en mall för framtida användning.