Analiza cost-beneficiu, demistificată: 5 pași pentru a lua decizii mai bune

rezumat

O analiză cost-beneficiu este un proces care vă ajută să determinați beneficiul economic al unei decizii, astfel încât să puteți decide dacă merită urmărirea. Este un instrument util atunci când doriți să evitați părtinirea în procesul de luare a deciziilor - mai ales când vă confruntați cu o mare decizie care va afecta succesul echipei sau proiectului. Analizele cost-beneficiu pot părea descurajante la început, dar nu vă îngrijorează - am simplificat procesul în cinci pași concreți.

În 1848, un inginer francez pe nume Jules Dupuit lucra pe un pod. Ca economist amator, el a decisRulați un experimentPentru a răspunde la această întrebare: cât de mult ar trebui să perceapă guvernul pentru taxe pentru a acoperi costurile de construire și întreținere? Acest lucru poate suna simplu, dar Dupuit a aruncat într-o curvă - când luați în considerare costurile nete, el a scăzut în beneficiul social pe care îl va aduce podul.

Calculul beneficiului social al unui pod sună ca un puzzle, dar nu pentru Dupuit. El a măsurat cât de mult erau dispuși să plătească pentru ao folosi. Apoi, cu unele calcule fanteziste, el a reușit să recomande o sumă de taxă care a luat în considerare costurile beneficiile podului său.

Și așa, sa născut analiza cost-beneficiu. Procesul a fost rafinat de la Ziua Dupuit, iar acum este folosit mai puțin pentru calcularea taxelor de trecere a podului și mai mult pentru a afla dacă deciziile sunt fezabile din punct de vedere economic. Dar imaginea de ansamblu rămâne aceeași - când vine vorba de luarea deciziilor, costurile și beneficiile sunt esențiale.

Ce este o analiză cost-beneficiu (CBA)?

O analiză cost-beneficiu (denumită și o analiză a cost-cost) este un instrument de luare a deciziilor care vă ajută să alegeți ce acțiuni merită urmărite. Oferă o viziune cantitativă a unei probleme, astfel încât să puteți lua decizii pe baza dovezilor, mai degrabă decât opinia sau părtinirea.

În timpul analizei dvs., atribuiți valorile monetare la costurile și beneficiile unei decizii - apoi scăderea costurilor din beneficiile pentru a determina câștigurile nete. Acest lucru vă ajută să estimați beneficiul economic complet (sau lipsa acestuia) la alegerea dvs., astfel încât să puteți decide dacă este o idee bună să urmăriți.

Când trebuie să utilizați o analiză cost-beneficiu?

O analiză cost-beneficiu funcționează cel mai bine atunci când doriți să decideți dacă doriți să urmați un anumit curs de acțiune. De asemenea, ajută atunci când decizia dvs. are costuri și beneficii economice clare. De exemplu, este mai ușor să creați un CBA pentru a determina fezabilitatea unui nou proiect decât pentru a evalua dacă o nouă angajare ar fi o potrivire bună pentru echipa dvs. Asta pentru că este greu să alocați costuri financiare concrete și beneficii experienței și potențialului de lucru al cuiva.

Acest tip de analiză economică durează, de asemenea, ceva timp pentru a finaliza, deci este mai bine atunci când vă confruntați cu o mare decizie care va afecta succesul echipei sau proiectului. Pentru decizii mai mici sau mai puțin complexe, încercați să utilizați un proces mai simplu ca amatrice de decizie .

Iată câteva exemple de a utiliza o analiză cost-beneficiu:

Dezvoltarea unui nou lucrustrategie de afaceri

Făcând-o.alocare resurselorsau deciziile de cumpărare

Decizia de a urmări un nou proiect

Comparând oportunitățile de investiții

Măsurarea impactului potențial sau a dorinței noilor politici ale companiei

Evaluarea modificărilor propuse în structura sau procesele companiei

5 pași pentru a crea o analiză cost-beneficiu

Crearea unei analize cost-beneficiu poate părea descurajantă la început, dar am simplificat metodologia în cinci pași concreți. După ce ați continuat prin acest proces o dată, puteți adapta acești pași pentru a se potrivi cu nevoile dvs. specifice sau ale echipei.

1. Creați un cadru

În primul rând, creați un cadru care stabilește obiectivele analizei dvs., situația actuală și domeniul de aplicare al ceea ce va include analiza dvs.

Cadrul dvs. ar trebui să includă aceste componente:

Un CBA de succes începe întotdeauna cu o întrebare bună. Ajută la a fi cât mai specific posibil - de exemplu, este mai ușor de răspuns "ar trebui să îmbunătățim aplicația noastră mobilă?" decât o întrebare mai largă, cum ar fi "Ce produse ar trebui să ne îmbunătățim să conducem adoptarea?"

O prezentare generală oferă context pentru analiza dvs. Vă oferă un punct de plecare pentru a lucra, astfel încât toată lumea înțelege de unde veniți și de ce luați în considerare o schimbare. Iată ce să includeți în prezentare generală:

Fundal:O scurtă descriere a situației dvs. actuale.

Performanta curenta:Date cantitative pentru a demonstra modul în care lucrurile merg în situația dvs. actuală.

Oportunități:Orice domeniu de îmbunătățire din situația actuală.

Performanța viitoare proiectată cu status quo:Datele cantitative pentru a prezice modul în care lucrurile vor merge în viitor dacă nu se schimbă nimic.

Riscurile statutului quo:Ce ar putea merge prost dacă nu schimbi nimic.

De exemplu, imaginați-vă că încercați să decideți dacă veți revizui aplicația dvs. mobilă. Iată ce ar putea arăta prezentarea dvs.:

Fundal:Avem o aplicație mobilă și aplicație web.

Performanta curenta:Aplicația noastră mobilă are utilizatori de 100k și aplicația noastră web are 400k utilizatori.

Oportunități:Avem 300k utilizatori care utilizează aplicația web, dar nu mobile.

Performanța viitoare proiectată cu status quo:Adoptarea aplicației noastre web a crescut cu 50%. Proiectăm acest lucru va continua și vor exista 600k utilizatori de la un an de acum înainte. Între timp, adoptarea aplicației noastre mobile a crescut cu 10%. Proiectăm acest lucru va continua și vor fi utilizatori de 110k de la un an de acum.

Riscuri de status quo:Lipsa adopției mobile înseamnă că utilizatorii au mai puțină flexibilitate. Concurenții cu aplicații mobile mai bune ar putea câștiga categoria, în timp ce marca noastră poate deveni cunoscută pentru o experiență mobilă slabă. Fără o aplicație mobilă eficientă, lipsește un număr mare de utilizatori potențiali de aplicații.

În cele din urmă, cadrul dvs. ar trebui să includă domeniul de aplicare al ACB. Ca oDomeniul de aplicare al proiectului, aceasta creează limite pentru analiza dvs. și stabilește ce tip de informații veți lua în considerare în calculele dvs. (plus ceea ce nu veți lua în considerare). De obicei, domeniul dvs. de aplicare include:

Timpul asupra căruia veți estima costurile potențiale și beneficiile așteptate. De exemplu, puteți decide să limitați proiecțiile la un an de acum.

Tipurile de costuri și beneficii pe care le veți include (sau excludeți). De exemplu, ați putea decide să includeți costurile și resursele forței de muncă, dar nu costurile de oportunitate.

Cum veți măsura costurile și beneficiile. De exemplu, puteți atribui valorile dolarului pentru a măsura costurile tangibile cum ar fi munca și resursele și pentru a alocaIndicatori cheie de performanță (KPI)pentru a măsura costurile necorporale sau beneficiile cum ar fi conștientizarea mărcii.

2. Lista și clasificați costurile și beneficiile

Apoi, este timpul să enumerați toate costurile și beneficiile deciziei dvs. Pentru acest pas, este util să colaborațipărțile interesateDeci, puteți beneficia de expertiza lor specifică (de exemplu, echipa dvs. IT ar putea să estimeze cât de mult ar costa noul software). Gândiți-vă la decizia dvs. ca un proiect pe care îl veți completa pentru a vă atinge cursul propus de acțiune. Întrebați-vă ce resurse aveți nevoie (cum ar fi materialele sau forța de muncă) și care vor fi rezultatele deciziei dvs. (cum ar fi venituri suplimentare).

Pe măsură ce enumerați costurile și beneficiile, sortați-le în următoarele categorii. Apoi, în pasul următor, veți estima cantitățile de dolar din fiecare dintre aceste elemente.

Costuri directe:Costurile asociate producției produsului, serviciului sau proiectului dvs. Acest lucru este de obicei materialele, echipamentul sau munca pe care trebuie să o urmați prin cursul propus de acțiune. De exemplu, acestea ar putea fi costul direct al revizuirii aplicației mobile: orele de echipă a produselor, un contract cu o firmă de testare a utilizatorilor și un nou software de dezvoltare.

Costuri indirecte:Costuri fixe care nu sunt asociate direct cu producția. Acestea sunt în mod obișnuit costuri generale de cheltuieli pe care trebuie să le utilizați în chirie, utilități sau taxe de transport de afaceri. De exemplu, acestea ar putea fi costurile indirecte pentru a crea o nouă aplicație mobilă: Internet pentru echipa de dezvoltare de la distanță, plus abonamente la o nouă dezvoltare șiSoftware de colaborare .

Costuri necorporale:Costurile pe care nu le puteți atribui o sumă de dolar, cum ar fi impactul asupra percepției mărcii sau a satisfacției clienților. Acest lucru ar putea include, de asemenea, costuri de oportunitate, care sunt pierdute oportunități atunci când faceți o decizie în loc de alta. De exemplu, ați putea include acest cost intangibil pentru proiectul de creație a aplicațiilor: Scăderea satisfacției pentru utilizatorii desktop potențial. Acesta este un cost de oportunitate, deoarece alegeți să actualizați aplicația dvs. mobilă în loc să creați o aplicație desktop.

Costurile riscurilor potențiale:Costurile asociate blocurilor de drumuri neașteptate. Cu alte cuvinte, ceea ce va trebui să cheltuiți bani în cazul în care un eveniment neprevăzut bate proiectul dvs. de pe pistă. Gândiți-vă la eșecurile pe care le-ați include într-un proiectRegistrul de risc- ca încălcări ale securității datelor, întârzierile de programare sau lucrările neplanificate. De exemplu, puteți enumera aceste costuri potențiale pentru proiectul dvs. de aplicații mobile: plata orelor suplimentare pentru munca neplanificată, orele de securitate a datelor pentru a rezolva problemele de confidențialitate a aplicațiilor neprevăzute și ratele Rush pentru a se potrivi cu întârzierile de programare.

La listarea costurilor tangibile (cum ar fi costurile directe și indirecte), urmați același proces pe care l-ați crea la crearea unui abugetul proiectului. Gândiți-vă la toate sarcinile pe care trebuie să le completați pentru a urmări decizia dvs., apoi enumerați resursele necesare pentru fiecare livrare. Pentru costuri necorporale, va trebui să utilizați un pic mai multă creativitate. Dacă sunteți blocat, încercați să căutați proiecte similare care au fost finalizate în trecut pentru a vedea ce tip de impact au avut.

Beneficii directe:Beneficiile pe care le puteți măsura cu o valoare valută, cum ar fi veniturile pe care le veți câștiga dintr-un proiect. De exemplu, acest lucru ar putea include venituri din noile abonamente aplicații mobile.

Beneficii indirecte:Beneficiile pe care le puteți percepe, dar nu puteți măsura cu valorile valutare. De exemplu, acest lucru ar putea include satisfacția sporită a clienților și îmbunătățirea gradului de conștientizare a mărcii.

3. Valori estimate

Acum este timpul să estimați valoarea fiecărui cost și beneficii pe care le-ați enumerat. Acest lucru este cel mai simplu pentru categoriile tangibile Puteți atribui o anumită sumă de dolar la prețuri directe, costuri indirecte și beneficii directe. Pentru categoriile necorporale, cum ar fi costurile necorporale și beneficiile indirecte, alocați KPI în loc de sumele dolarului. De exemplu, ați putea măsura satisfacția clienților prin urmărirea ratei clientului (rata la care clienții nu mai folosesc serviciul dvs.). Dacă puteți, utilizați același KPI pentru costuri și beneficii, astfel încât să le puteți compara cu ușurință mai târziu.

Nu putem prezice viitorul, deci acestea sunt doar doar estimări. Pentru a vă face calculele cât mai exacte posibil, încercați să compariți costurile și beneficiile proiectelor similare pe care le-ați terminat în trecut. Proiectele vechi sunt o mină de aur a datelor istorice șilecții învățate. Acestea vă pot ajuta să vedeți valoarea economică reală a costurilor anterioare și a beneficiilor - plus orice elemente sau circumstanțe pe care le-ați fi trecut cu vederea. Folosind unInstrumentul de gestionare a proiectelorPoate face acest pas ușor - deoarece toate informațiile despre proiect și comunicațiile sunt găzduite într-un singur loc, puteți privi cu ușurință înapoi la inițiativele anterioare.

4. Analizați costurile față de beneficiile

Acum vine partea distractivă - analiza reală a costurilor și beneficiilor dvs. Înainte de a începe, aici sunt niște termeni-cheie pentru a ține minte:

Costul total:Suma tuturor costurilor.

Beneficii totale:Suma tuturor beneficiilor.

Beneficiul cost-beneficiu net:Beneficiile totale minus costurile totale. Acest lucru se numește și beneficii nete.

Valoarea actuală netă (Npv):Diferența dintre valoarea actuală a intrărilor de numerar și valoarea actuală a fluxurilor de numerar pe o perioadă de timp. În termeni mai simpli, valoarea actuală netă este o modalitate mai dinamică de a măsura beneficiul cost-net, deoarece include modul în care costul dvs. net se va schimba pe o perioadă de timp.

Rata beneficiu-cost : Reprezintă relația generală dintre costuri și beneficii pe o perioadă de timp. Este, în esență, beneficiul total de numerar propus împărțit la costurile totale de numerar propuse - dar pentru a face calculul mai dinamic, calculați valoarea actuală netă a costurilor și beneficiilor față de durata de viață propusă a proiectului dvs. Dacă raportul dvs. beneficiu-cost este mai mare decât unul, ceea ce înseamnă beneficii depășesc costurile.

Rate de reducere : Folosit pentru a estima modul în care valorile costurilor și beneficiilor se vor schimba pe o perioadă lungă de timp - de exemplu, cum ar putea fi influențate de inflație. Cu alte cuvinte, ratele de reducere sunt, în esență, o rată a dobânzii pe care o aplicați la costurile și beneficiile care vor apărea în viitor, astfel încât să le puteți transforma în valoarea lor actuală. În acest fel, puteți estima mai precis cât de mult costurile și beneficiile ar merita astăzi.

Analiza de sensibilitate : Determină modul în care incertitudinea afectează deciziile, costurile și profiturile. De exemplu, ați putea folosi o analiză de sensibilitate pentru a compara cele mai rele și cele mai bune scenarii pentru decizia dvs. Dacă scenariul cel mai rău are mai multe costuri decât beneficii, puteți examina strategii pentru a atenua unele dintre aceste riscuri.

Acestea sunt o mulțime de termeni fantezi, dar nu lăsa să te sperie. Dacă nu doriți să includeți calcule mai complexe cum ar fi valoarea actualizată, raportul beneficiu-cost, ratele de reducere și analiza sensibilității, nu trebuie. Pentru a păstra lucrurile simple, puteți calcula doar costul dvs. net și lăsați-l la asta.

Dacă ați folosit KPIS pentru a măsura costurile și beneficiile necorporale, puteți compara cele separat. Pentru a analiza KPIS, există câteva abordări diferite:

Dacă aveți același KPI pentru costuri și beneficii, puteți scădea costurile din beneficiile pentru a calcula câștigurile nete. De exemplu, dacă estimați o creștere de 5% a ratei de derurnare datorită deciziei dvs. de a nu urmări o aplicație desktop și o scădere cu 20% a ratei de churn datorită noii aplicații mobile, veți avea o scădere cu 15% netă de 15%.

Dacă aveți diferite KPI-uri pentru costuri și beneficii, puteți compara fiecare la status quo. De exemplu, ați putea compara rata estimată a churnului la rata dvs. actuală a churnului și a prezis ratele de adopție la ratele de adopție actuale. Acest lucru vă oferă o idee mai bună despre amploarea acestor costuri și beneficii - dar la sfârșitul zilei, va trebui să luați o decizie subiectivă despre cât de mult prețuiți fiecare kpi diferit. Ca atare, este mai bine să utilizați aceleași valori pentru costuri și beneficii, astfel încât să puteți compara cu mai multă precizie.

5. Faceți o recomandare

Acum că ați terminat analiza cost-beneficiu (Huzzih!), Puteți face o recomandare. Iată câțiva factori care trebuie luați în considerare pentru decizia dvs.:

Dacă costul dvs. net este pozitiv, înseamnă că beneficiile proiectului depășesc costurile. Cu toate acestea, este important să luați în considerare mărimea cost-beneficiu-beneficiu net - dacă este prea mic, este posibil să nu obțineți prea mult beneficii de efortul pe care l-ați pus. În acest caz, poate doriți să luați în considerare o decizie alternativă.

Dacă costul dvs. net este negativ, înseamnă că costurile dvs. de proiect depășesc beneficiile. În acest caz, este util să luați în considerare ce sunt cele mai mari intrări de costuri. Există o abordare diferită pe care ați putea lua acest lucru ar atenua unele dintre aceste costuri suplimentare?

Dacă ați folosit KPI pentru a măsura costurile și beneficiile necorporale, trebuie să luați în considerare cele pe lângă costul dvs. net-beneficiu. De exemplu, dacă beneficiul dvs. net a fost relativ mic, dar ați calculat o mare scădere a ratei de churn, proiectul dvs. Mobile App poate fi în valoare de urmărit după toate.

Limitări ale analizei cost-beneficiu

Analiza cost-beneficiu este un instrument la îndemână pentruluarea deciziilor bazate pe date. Dar, ca orice tehnică de estimare, nu este perfectă. Atunci când decideți dacă să utilizați o analiză cost-beneficiu sau un alt proces decizional, țineți cont de aceste limitări:

Veniturile și fluxul de numerar pot fi imprevizibile datorită schimbării condițiilor pieței.

În unele cazuri, costurile sau beneficiile unui proiect sau decizia nu pot fi reflectate direct de sumele dolarului.

Valoarea este subiectivă când utilizați KPI pentru a măsura costurile și beneficiile necorporale.

Poate fi greu să prezic cu exactitate toate riscurile potențiale.

O analiză cost-beneficiu necesită un angajament de timp semnificativ de a fi finalizat.

Dacă decideți că o analiză cost-beneficiu nu este potrivită potrivită pentru situația dvs. particulară, poate doriți să luați în considerare crearea unui amatrice de deciziesauAnaliza copacilor de deciziein schimb.

Face ca deciziile dvs. să fie numărate

O analiză cost-beneficiu vă ajută să utilizați date pentru a face cea mai bună decizie posibilă. Asta înseamnă că poți să-ți spui la revedere să se rătăcească și să alegi opțiunile cu încredere.

Crearea unei analize cost-beneficiu poate părea un proiect în sine, mai ales dacă lucrați cu mai mulți părți interesate pentru a face treaba. Înainte de a vă scufunda, luați în considerare utilizarea unui aInstrumentul de gestionare a proiectelorpentru a coordona munca. Manager de sarcini UDN. Vă permite să creați și să atribuiți sarcini, să organizați lucrări și să comunicați cu părțile interesate în mod direct unde se întâmplă munca. De asemenea, puteți să vă prezentați întregul proiect de analiză a costurilor-beneficii și să îl salvați ca un șablon pentru utilizare ulterioară.