Analiza kosztów, demystyfikowana: 5 kroków, aby dokonać lepszych decyzji

Streszczenie

Analiza kosztów korzyści jest procesem, który pomaga określić korzyści ekonomiczną decyzji, więc możesz zdecydować, czy warto ścigać. Jest to przydatne narzędzie, gdy chcesz uniknąć stronniczości w procesie decyzyjnym - zwłaszcza gdy masz do czynienia z dużą decyzją, która wpłynie na twój zespół lub sukces projektu. Analizy kosztów korzyści mogą najpierw wydawać się zniechęcające, ale nie fret - uprosiliśmy proces na pięć betonowych kroków.

W 1848 roku francuski inżynier o imieniu Jules Dupuit pracował nad mostem. Jako amatorski ekonomista zdecydował sięprowadzić eksperyment.Aby odpowiedzieć na to pytanie: ile powinna obciążyć rząd za opłaty za przejazd do pokrycia kosztów budowy i konserwacji? Może to brzmieć proste, ale Dupuit rzucił się w krzywej - przy rozważaniu kosztów netto, odjął korzyść społeczną, który przyniosłby.

Obliczanie socjalnej korzyści z mostu brzmi jak puzzler, ale nie dla Dupuit. Właśnie mierzył, jak bardzo ludzie byli gotowi zapłacić za korzystanie z niego. Następnie z jakimś fantazłowymi obliczeniami udało mu się polecić kwotę opłat, która wzięła pod uwagę koszty Korzyści z jego mostu.

Tak więc rodzi się analizę kosztów korzyści. Proces został udoskonalony od dnia Dupuit's Day, a teraz stosuje się mniej do obliczania opłat mostowych i więcej do wymiany, jeśli decyzje są ekonomicznie wykonalne. Ale duży obraz pozostaje taki sam - jeśli chodzi o podejmowanie decyzji, koszty i świadczenia są kluczowe.

Jaka jest analiza kosztów korzyści (CBA)?

Analiza kosztów korzyści (zwana również analizą kosztów korzyści) jest narzędziem decyzyjnym, który pomaga wybrać, które działania są warte realizacji. Zapewnia ilość widoku problemu, dzięki czemu można podejmować decyzje na podstawie dowodów, a nie opinii lub uprzedzeń.

Podczas analizy przypisujesz wartości monetarne do kosztów i korzyści wynikających z decyzji - następnie odjąć koszty korzyści w celu określenia zysków netto. Pomaga to oszacować pełną korzyść ekonomiczną (lub jej brak) Twojej wyboru, dzięki czemu możesz zdecydować, czy to dobry pomysł.

Kiedy należy użyć analizy kosztów korzyści?

Analiza kosztów korzyści działa najlepiej, gdy chcesz zdecydować, czy realizować konkretny kierunek działania. Pomaga również, gdy decyzja ma jasne koszty gospodarcze i korzyści. Na przykład łatwiej jest stworzyć CBA do określenia wykonalności nowego projektu niż oceny, czy nowy wynajem byłby dobrym dopasowaniem do twojego zespołu. To dlatego, że trudno jest przypisać konkretne koszty finansowe i korzyści dla czyjegoś doświadczenia i potencjału pracy.

Ten rodzaj analizy ekonomicznej zajmuje również trochę czasu, więc najlepiej jest, gdy masz do czynienia z dużą decyzją, która wpłynie na twój zespół lub sukces projektu. Dla mniejszych lub mniej złożonych decyzji, spróbuj użyć prostszego procesu jakMatrix decyzji. .

Oto kilka przykładów, kiedy korzystać z analizy kosztów korzyści:

Rozwijanie nowegoStrategia biznesowa

Zrobieniealokacja zasobówlub decyzje zakupu

Podejmowanie decyzji, czy realizować nowy projekt

Porównanie możliwości inwestycyjnych.

Mierząc potencjalny wpływ lub celowość nowych zasad spółki

Ocena proponowanych zmian w strukturze lub procesach firmy

5 kroków, aby utworzyć analizę kosztów

Tworzenie analizy kosztów korzyści może najpierw wydawać trudne, ale uprosiliśmy metodologię na pięć betonowych kroków. Po uruchomieniu tego procesu możesz dostosować te kroki, aby pasowały do ​​Twojego konkretnego projektu lub potrzeb zespołu.

1. Utwórz ramy

Najpierw utwórz ramy, które ustanawia cele swojej analizy, aktualnej sytuacji i zakresu, jaka będzie obejmować analizę.

Twoje ramy powinny zawierać te komponenty:

Udana CBA zawsze zaczyna się od dobrego pytania. Pomaga być jak najbardziej konkretnym, na przykład, łatwiej jest odpowiedzieć "Czy powinniśmy poprawić naszą aplikację mobilną?" niż szersze pytanie, takie jak "Jakie produkty powinniśmy poprawić adopcję?"

Przegląd zawiera kontekst do analizy. Daje ci punkt wyjścia do pracy, więc wszyscy rozumieją, skąd pochodzisz i dlaczego rozważasz zmianę. Oto, co należy dołączyć w swoim przeglądu:

Tło:Krótki opis swojej obecnej sytuacji.

Aktualna wydajność:Dane ilościowe, aby zademonstrować, w jaki sposób rzeczy idą w obecnej sytuacji.

Możliwości:Wszelkie obszary poprawy z obecnej sytuacji.

Przewidywane przyszłe wyniki dzięki status quo:Dane ilościowe, aby przewidzieć, jak będą działać w przyszłości, jeśli nic się nie zmienia.

Ryzyko status quo:Co może się mylić, jeśli niczego nie zmieniysz.

Na przykład wyobraź sobie, że próbujesz zdecydować, czy przeglądać swoją aplikację mobilną. Oto, jak może wyglądać twój przegląd:

Tło:Mamy aplikację mobilną i aplikację internetową.

Aktualna wydajność:Nasza aplikacja mobilna ma 100k użytkowników, a nasza aplikacja internetowa ma 400k użytkowników.

Możliwości:Mamy 300k użytkowników, którzy korzystają z aplikacji internetowej, ale nie mobilnych.

Przewidywane przyszłe wyniki ze status quo:Przyjęcie naszej aplikacji internetowej wzrosła o 50% r / r. Projektujemy, że będziemy kontynuować i odbędzie się od teraz 600 tys. Tymczasem przyjęcie naszej aplikacji mobilnej wzrosła o 10% r / r. Projektujemy, że będzie to kontynuowane, a odbędzie się od teraz 110 tys.

Ryzyko status quo:Brak przyjęcia mobilnego oznacza, że ​​użytkownicy mają mniejszą elastyczność. Zawodnicy z lepszymi aplikacjami mobilnymi mogą wygrać kategorię, podczas gdy nasza marka może znać się z powodu słabego doświadczenia mobilnego. Bez skutecznej aplikacji mobilnej, brakuje nam na dużej liczbie potencjalnych użytkowników aplikacji.

Wreszcie twoje ramy powinny obejmować zakres Twojej CBA. JakZakres projektu, tworzy to granice do analizy i ustanawia, jakiego rodzaju informacji uznasz w swoich obliczeniach (plus, czego nie rozważysz). Zazwyczaj twój zakres obejmuje:

Rameframe, nad którym oszacujesz potencjalne koszty i oczekiwane korzyści. Na przykład możesz zdecydować się na ograniczenie występów do jednego roku.

Rodzaje kosztów i świadczeń dołączysz się (lub wykluczyć). Na przykład możesz zdecydować o obejściu kosztów pracy i zasobów, ale nie kosztów.

Jak mierzysz koszty i korzyści. Na przykład możesz przypisać wartości dolara do pomiaru namacalnych kosztów, takich jak praca i zasoby, a przypisująKluczowe wskaźniki wydajności (KPI)zmierzyć niematerialne koszty lub korzyści, takie jak świadomość marki.

2. Lista i kategoryzuj koszty i korzyści

Następnie nadszedł czas, aby wymienić wszystkie koszty i korzyści z decyzji. Na ten krok jest pomocny, aby współpracowaćinteresariuszeMożesz więc skorzystać z ich specyficznej wiedzy (na przykład, twoja drużyna IT byłaby w stanie oszacować, ile będzie kosztować nowe oprogramowanie). Pomyśl o swojej decyzji jak projekt, który zakończy, aby osiągnąć proponowany sposób działania. Zapytaj sobie, jakiego potrzebują zasobów (jak materiały lub robocze), a jakie wyniki decyzji będą (jak dodatkowe przychody).

Jak wymieniasz koszty i korzyści, sortuj je w następujących kategoriach. Następnie w następnym kroku oszacujesz ilości dolara każdego z tych elementów.

Koszty bezpośrednie:Koszty związane z produkcją produktu, usługi lub projektu. Jest to zazwyczaj materiały, sprzęt lub praca, którą trzeba śledzić na proponowanym kierunku działania. Na przykład mogą to być bezpośrednim kosztem modernizacji aplikacji mobilnej: Godziny zespołu produktów, kontrakt z firmą testującą użytkownika i nowe oprogramowanie do rozwoju.

Koszty pośrednie:Naprawiono koszty, które nie są bezpośrednio związane z produkcją. Są one zazwyczaj trwające koszty ogólne, których potrzebujesz, aby obsługiwać działalność-jak czynsz, narzędzia lub opłaty transportowe. Na przykład mogą to być koszty pośrednie tworzenie nowej aplikacji mobilnej: Internet dla zespołu zdalnego rozwoju, a także subskrypcje do nowego rozwoju iOprogramowanie do współpracy .

Koszty prawne:Koszty, których nie możesz przypisać kwotę dolara do, jak wpływ na percepcję marki lub satysfakcję klienta. Może to również obejmować koszty szans, które są utracone możliwości, gdy dokonujesz jednej decyzji zamiast innej. Na przykład można dołączyć ten niematerialny koszt projektu tworzenia aplikacji: zmniejszona satysfakcja dla przyszłych użytkowników pulpitu. Jest to koszt szans, ponieważ wybierasz aktualizację aplikacji mobilnej zamiast tworzenia aplikacji na pulpicie.

Koszty potencjalnego ryzyka:Koszty związane z nieoczekiwanymi blokadami drogowymi. Innymi słowy, co musisz wydać pieniądze, jeśli nieprzewidziane wydarzenie puka projektu OFF Track. Pomyśl o niepowodzeniach, dołączysz w projekcierejestr ryzykaPodobajne naruszenia bezpieczeństwa danych, planowanie opóźnień lub nieplanowanej pracy. Na przykład możesz wymienić te potencjalne koszty projektowania aplikacji mobilnej: nadgodziny wynagrodzenia za nieplanowaną pracę, Godziny zespołu bezpieczeństwa danych, aby rozwiązać nieprzewidziane problemy z prywatnością aplikacji, a stawki pośpiechu w celu dostosowania do planowania opóźnień.

Wykazując materialne koszty (jak bezpośrednie i pośrednie koszty), postępuj zgodnie z tym samym procesem, w którym podczas tworzeniabudżet projektu. Pomyśl o wszystkich zadaniach, które należy wykonać, aby wykonać na swojej decyzji, a następnie wymieniaj zasoby wymagane dla każdego dostarczania. Dla wartości niematerialnych musisz użyć nieco więcej kreatywności. Jeśli utkniesz, spróbuj patrzeć na podobne projekty, które zostały ukończone w przeszłości, aby zobaczyć, jaki wpływ miał wpływ.

Bezpośrednie korzyści:Korzyści, które możesz zmierzyć w wartości walutowej, jak przychody zyskujesz od projektu. Na przykład może to obejmować przychody z nowych subskrypcji aplikacji mobilnych.

Korzyści pośrednie:Korzyści, które można postrzegać, ale nie mogą mierzyć z wartościami walutowymi. Na przykład może to obejmować zwiększoną satysfakcję klienta i poprawić świadomość marki.

3. Oszacuj wartości

Teraz nadszedł czas, aby oszacować wartość każdego, a zasiłek, które wymieniłeś. Jest to najbardziej proste dla namacalnych kategorii, które można przypisać określoną kwotę dolarową, podobnie jak koszty bezpośrednie, koszty pośrednie i bezpośrednie korzyści. W przypadku kategorii niematerialnych jak niematerialne koszty i korzyści pośrednie, przypisz KPI zamiast kwot dolara. Na przykład można zmierzyć satysfakcję klienta poprzez śledzenie szybkości Klienta (stawka, na której klienci przestają korzystać z usługi). Jeśli możesz, użyj tych samych KPI zarówno dla kosztów, jak i korzyści, dzięki czemu można je łatwo porównać później.

Nie możemy przewidzieć przyszłości, więc są to ostatecznie tylko szacunki. Aby Twoje obliczenia były jak najbardziej dokładne, spróbuj porównania kosztów i korzyści z podobnych projektów, które ukończyłeś w przeszłości. Stare projekty to kopalnia złota danych historycznych izdobyta wiedza. Pomoże Ci zobaczyć rzeczywistą wartość ekonomiczną przeszłych kosztów i świadczeń - plus wszelkie przedmioty lub okoliczności, które mogłyście pomijać. UżywaćNarzędzie do zarządzania projektamiMoże ten krok łatwy - ponieważ wszystkie informacje o projekcie i komunikacji mieści się w jednym miejscu, możesz łatwo spojrzeć wstecz w przeszłe inicjatywy.

4. Analizuj koszty vs. Korzyści

Teraz pojawia się zabawna część - rzeczywista analiza kosztów i świadczeń. Zanim zaczniesz, oto kilka kluczowych warunków, aby pamiętać:

Koszty całkowite:Suma wszystkich kosztów.

Całkowite korzyści:Suma wszystkich świadczeń.

Koszt netto:Całkowite korzyści minus koszty całkowite. Nazywa się to również korzyściami netto.

Wartość bieżąca netto (NPV):Różnica między niniejszą wartością wpływów pieniężnych a obecną wartością wypływów pieniężnych przez pewien czas. W prostszych terminach wartość netto wartość netto jest bardziej dynamicznym sposobem na pomiar kosztów netto, ponieważ obejmuje to, w jaki sposób Twoje koszty netto zmieni się w pewnym okresie czasu.

Stosunek kosztów korzyści : Reprezentuje ogólny związek między kosztami a świadczeniami przez pewien czas. Zasadniczo proponowana całkowita korzyść pieniężna podzielona przez proponowane całkowite koszty pieniężne - ale aby obliczyć bardziej dynamiczne, obliczysz wartość bieżącą netto kosztów i korzyści w ramach proponowanego życia twojego projektu. Jeśli stosunek kosztów korzyści jest większy niż jeden, oznacza to, że korzyści przeważają koszty.

Ceny rabatowe : Służy do oszacowania, w jaki sposób wartości kosztów i świadczeń zmieni się przez długi okres czasu - na przykład, jak mogą być pod wpływem inflacji. Innymi słowy, stopy dyskontowe są zasadniczo stopą procentową stosowaną do kosztów i świadczeń, które będą wystąpić w przyszłości, dzięki czemu można je przekształcić w ich obecną wartość. W ten sposób możesz bardziej oszacować, ile kosztów i korzyści byłyby warte dzisiaj.

Analiza wrażliwości : Określa, w jaki sposób niepewność wpływa na twoje decyzje, koszty i zyski. Na przykład można użyć analizy czułości, aby porównać scenariusze najgorsze i najlepsze dla decyzji. Jeśli najgorszy scenariusz ma więcej kosztów niż świadczenia, możesz spojrzeć na strategie, aby złagodzić niektóre z tych zagrożeń.

To mnóstwo fantazyjnych warunków, ale nie pozwól, aby cię przeraża. Jeśli nie chcesz zawierać bardziej złożonych obliczeń, takich jak wartość bieżąca netto, stosunek kosztów kosztów, stopy dyskontowe i analizę wrażliwości, nie musisz. Aby utrzymać rzeczy proste, możesz po prostu obliczyć koszt netto i zostawić go w tym.

Jeśli korzystałeś z KPI, aby mierzyć niematerialne koszty i korzyści, możesz porównać te osobno. Aby przeanalizować KPI, istnieje kilka różnych podejść:

Jeśli masz takie same KPI za koszty i korzyści, Możesz odjąć koszty z korzyści do obliczania zysków netto. Na przykład, jeśli oszacujesz 5% wzrost wskaźnika Churn z powodu decyzji, aby nie realizować aplikacji na pulpicie, a 20% spadek wskaźnika Kormania z powodu nowej aplikacji mobilnej, miałbyś 15% spadek wskaźnika wskaźnika.

Jeśli masz różne KPI za koszty i korzyści, możesz porównać każdy do status quo. Na przykład można porównać przewidywaną stawkę do swojej obecnej stawki churnowej i przewidywawieni stawki przyjęcia do obecnych stawek adopcyjnych. Daje to lepszy pomysł na wielkość tych kosztów i świadczeń - ale pod koniec dnia trzeba podjąć subiektywną decyzję o tym, jak bardzo cenisz każdy inny KPI. Jako taki, lepiej korzystać z tych samych metryk dla kosztów i świadczeń, dzięki czemu można ich dokładniej porównać.

5. Zrób rekomendację

Teraz, gdy zakończyłeś analizę kosztów korzyści (Huzzah!) Możesz dokonać rekomendacji. Oto kilka czynników, aby rozważyć decyzję:

Jeśli koszt netto jest pozytywnyOznacza to, że korzyści z projektu przewyższają koszty. Jednak ważne jest, aby rozważyć rozmiar kosztów netto - jeśli jest zbyt mały, możesz nie mieć zbyt małego korzystania z całego wysiłku, w takim przypadku możesz rozważyć alternatywną decyzję.

Jeśli koszt netto jest negatywnyOznacza to, że Twoje koszty projektu przewyższają korzyści. W tym przypadku warto rozważyć, jakie są największe wejścia kosztów. Czy istnieje inne podejście, które można wziąć, co mogłoby złagodzić niektóre z tych dodatkowych kosztów?

Jeśli korzystałeś z KPI, aby mierzyć niematerialne koszty i korzyści, Musisz wziąć pod uwagę te oprócz kosztów netto. Na przykład, jeśli koszt netto był stosunkowo niewielki, ale obliczyłeś duży spadek częstotliwości Churn, Twój projekt aplikacji mobilny może być wartowy ściganie.

Ograniczenia analizy kosztów

Analiza kosztów jest przydatna narzędziePodejmowanie decyzji w danych. Ale jak każda technika szacowania, nie jest idealna. Decydując się na korzystanie z analizy kosztów korzyści lub innego procesu podejmowania decyzji, należy pamiętać o tym ograniczeniach:

Przychody i przepływy pieniężne mogą być nieprzewidywalne ze względu na zmieniające się warunki rynkowe.

W niektórych przypadkach koszty lub korzyści z projektu lub decyzji nie mogą być bezpośrednio odzwierciedlone przez kwoty dolarowe.

Wartość jest subiektywna, gdy używasz KPI, aby mierzyć niematerialne koszty i korzyści.

Może być trudny do dokładnego przewidywania wszystkich potencjalnych zagrożeń.

Analiza kosztów korzyści wymaga znacznego zobowiązania do zakończenia.

Jeśli zdecydujesz, że analiza kosztów korzyści nie jest właściwym dopasowaniem do konkretnej sytuacji, możesz rozważyć tworzenieMatrix decyzji.lubAnaliza drzewa decyzyjnegozamiast.

Uczynić twoje decyzje

Analiza kosztów korzyści pomaga wykorzystać dane, aby dokonać najlepszej decyzji. Oznacza to, że możesz pożegnać się z monety i wybierz opcje z pewnością.

Tworzenie analizy kosztów korzyści może wydawać się projektem samodzielnym, zwłaszcza jeśli pracujesz z wieloma interesariuszami, aby wykonać zadanie. Przed nurkowaniem, rozważ przy użyciuNarzędzie do zarządzania projektamikoordynować pracę. Menedżer zadań UDN. Pozwala tworzyć i przypisać zadania, organizować pracę i komunikować się z zainteresowanymi stronami bezpośrednio, gdzie dzieje się dzieje. Możesz także zmienić cały projekt analizy kosztów i zapisać go jako szablon do wykorzystania w przyszłości.